高效优质的会议组织与管理.ppt

高效优质的会议组织与管理 重新认识会议 1 为什么要开会 政令需要畅通 思想需要统一 人心需要凝聚 问题需要讨论 大事需要决策 士气需要鼓舞 你能在世界上找到一个不开会的组织吗 会议的几大其他工具无可比拟的优势 会议可用来发表宣言传播理想发布政令举办活动声势大速度快 会议可同时达到几种效果如沟通和激励讨论和决定宣传和发动 会议可大可小可多可少可长可短可白天可晚上灵活方便 会议是领导人树立形象施展才华建立威信发挥影响的最好平台 会议也是一个窗口 可以用来观察一个组织的文化和有关人员的能力素质 会议的几种主要类型 大型集会 国家两会 电视电话会议 组织 部门 团体内部会议 企业最常用的几种会议 股东会 董事会 总经理办公会议 经营例会 周例会 晨会 夕会 临时会议 其他会议 临时会议 其他会议包括 研讨会 沟通会 座谈会 说明会 茶话会 经验交流会 欢迎会 欢送会 总结会 表彰会 学习会 批判会 读书会 反思会 企业会议存在问题及原因分析 2 分析一个真实的会议 这个会议开得好吗 存在什么问题 为什么会存在这些问题 大家有什么好的建议 企业会议中普遍存在的问题 参而不议 议而不决 决而不行 行而无果 企业会议效果不佳原因分析 认识不到 重视不够 准备不足 技巧不佳 落实不力 方法不对 目的不明 高效优质会议的 秘密 3 高效优质会议的 标本 一次会议能够称得上高效优质 一定要同时达到三个目的 解决了问题 统一了认识 鼓舞了士气 高效优质会议是这样 炼 成的 思想重视 准备充分 主题明确 纪律严明 组织得当 落实到位 高效优质会议的几个重要环节 目的要清晰 认识要统一 通知要提前 发言要高质 决定要明确 措施要有力 高效优质会议的一般操作流程 确定会议主题与形式 落实会议场地与用品 发布会议通知 按时召开会议 形成会议决议 纪要 记录 跟办会议决议执行情况并通报 根据会议制度执行奖罚 会议文件存档 规范的会议通知是这样的 关于召开 举行 某某会议的通知 各部门经理 兹定于2011年9月18日下午14时在公司二楼第八 会议室举行什么什么会议 会议将重点讨论近期发生的 几起质量事故 分析原因 讨论对策 论题重要 事关 大局 请各部门经理按时参加 不得有误 特此通知 公司总经理办公室 二 一一年九月十二日 高效优质会议的策划组织与管理 4 会议的策划和主题的形成 为什么想到要开这样一个会议 希望通过这次会议达到什么效果 在哪里举办 以什么形式举办 有没有更好的形式 以前同类会议有过什么经验教训 这次需要特别注意什么 会议由谁主持 什么人参加 会议场地的确定 提前确定会议室 提前按会议人数准备用品 提前检查空调 投影设备 会议桌上的资料应该如何摆放 会议桌上的水应该如何摆放 如何解决会议室使用冲突问题 发布会议通知 提前发布会议通知 会议通知的基本要素 什么是规范的会议通知 会议通知发出后就万事大吉了吗 会议提醒 会前短信提醒确认 会前的检查与确认 检查确认会议准备情况 检查确认与会人员到会情况 检查确认会议室准备情况 检查确认会议设备可以正常使用 室外会议检查确认天气正常 检查确认与会议有关的其他情况 会中的注意事项 按时开始 不等迟到者 不要偏离主题 按会议流程进行 引导和激发与会人员踊跃发言 得出应该得出的结论 作好会议记录 会后的跟进与落实 形成 签发会议决议或纪要 按会议决议或纪要组织落实 提醒有关人员工作进展情况 与工作进展异常者沟通并提供协助 形成会议决议或纪要执行情况报告 依据会议管理制度对有关人员作出处罚 会议总结与提升 定期不定期地对会议策划 组织 管理情况进行总结 剖析一次具体的会议 对好的方面进行总结提练 对不好的方面进行原因分析并制定对策 能够标准化的进行标准化 能够优化的流程进行优化 高效优质会议其他注意事项 尽量缩短会议时间 把更多时间用在会前和会后 一次会议只设一个主题 无关人员不参加会议 能够通过沟通解决的问题不上会 向与会人员提出明确而严格的要求 会议确定的任务要有时间 数量 质量 责任人等要素 如何成为优秀的 会议人 5 中高层管理者在会议中的几种角色 与会者 会议召集人 会议策划者 会议组织者 会议主持人 如何做一名优秀的与会者 收到通知 提前准备 思想上要重视 态度上要认真 按时与会 带着以下 装备 与会 事实 数据 意见 建议 某经理 某主管 某主管 副经理 工程师 如何做一名优秀的会议召集人 接到指令 认真准备 理解领导意图和会议目的 会议召集人应该做什么 会议召集人分几个 等级 测试一下你现在在哪个阶段和等级 下一步应该做什么 如何做一名优秀的会议策划者 深刻理解会议的功能和目的 及时总结会议的成败与得失 广泛学习与交流 善于思考和悟 提出优秀的会议方案 跟进方案实施情况 及时总结和完善 推荐一种特别会议 佛山欧陶公司的 360度直面沟通会 即 反思检讨沟通会 董事长欧阳天生 批评也能创造财富 如果领导都听惯了 好话 听不进去批评的话 离失败就没多远了 那些私下忠告我们 指出我们错误的人 才是真正的朋友 马云 听不到奉承的人是一种幸运 听不到批评的人却是一种危险 牛根生 最痛苦的时候 压力最大的时候 脑子里面只有一件事儿的时候 我把全国分公司经理招到荒山脚下北大门那个地方 招待所里面 然后在那个地方闭门开批判会 大家批判我 批判了三天三夜 我觉得那个就很有用 史玉柱 成功的企业还在举行什么会议 腾讯 腾讯 批斗会 诊断腾讯 论坛 2011年2 5月举办了8场 广邀互联网 媒体 投资 咨询 法律等领域的资深人士参加 集体追悼会 2011年7月5日 史玉柱和刘永好 马云 冯仑 茅永红 郑跃文 张征宇在重庆集体研究决定 举办一个集体追悼会 每人给自己致悼词 结束过去 开始未来 每活一天就净赚24小时 珍惜每一天 充实每一天 快乐每一天 史玉柱微博 如何做一名优秀的会议组织者 深刻领会领导意图和会议目的 思想上要重视 态度上要认真 选对会议工作团队 制定会议实施方案 制作表单 关注细节 及时总结 2008年总结表彰暨歌咏比赛活动当日工作安排 总结表彰 歌咏比赛 员工聚餐 人员就位 布置就绪 2008年总结表彰暨歌咏比赛活动倒计时五日工作安排 12月30日 二 12月31日 三 元月3日 六 12月29日 一 12月27日 六 主席台座次安排 周继 张玉美 张玉晶 岳志岗 李宁太 林子丹 李军 何爱斌 李华军 陆传冬 张