会议策划和评估.ppt

会展实务培训过程 成功的会议管理 从策划到评估 会议管理流程 STEP1确定主题STEP2策划和立项STEP3预算和目标STEP4时间进度安排STEP5会议场地预订STEP6会议营销和公共关系STEP7会务操作STEP8现场管理STEP9客户数据整理STEP10评估和总结 STEP1确定主题 市场调研 确定主题 会议目标 市场需求 市场背景 会议定位 新闻亮点 策划的几点要素 主办单位 承办单位和协办单位 赢利点策划 确定与会者 确定会议形式 确定会议日期和地址 营销策略 STEP2策划和立项 主办单位 承办单位和协办单位 主办单位 一般是政府部门或权威机构 承办单位 一般是行业协会或会展公司 协办单位 一般是媒体或赞助单位 主办单位 承办单位和协办单位 承办者 协办者 主办者 项目经理负责制 赢利点策划 Cover成本 确定与会者 VIP 贵宾 VIP 谁来决定哪些人是贵宾是否应有专人负责联络贵宾可能需要为单位贵宾采取哪些特殊的保密措施在会议过程中贵宾是否有可能引荐骚乱或受到恐怖袭击会场是否有保安人员或安全程序是否有贵宾需要警卫局的保护在为贵宾提供安全保护方面是否需要得到一些专家的建议是否需要对相关的房间进行彻底搜寻在贵宾会面或使用的房间是否要控制人员进入 贵宾可以是重要的政府官员 大型企业的高层决策者 重要的专家学者 名人等 演讲者和专业听众 从宏观层面 我们希望演讲者是政府高层官员 企业高层决策者 权威的专家学者 专业受众是 研究机构 企业决策者 行业专家等 从市场需求层面 我们希望演讲者和专业听众能够互动营造成一个上中下供应链充分交流的平台 案例分析 APECMRT会议 赞助商 中国 世界制造业中心的前景 赞助商 营销大师中国行 赞助商和专业受众 世界包装印刷在中国 赞助商和上中下供应链 中国汽车 新材料的应用和发展 赞助商和上中下供应链 会议形式 主题报告会学术研讨技术交流现场访谈 案例分析 会议选址 地点历史服务设施住宿会议地点的工作人员公共区域及设施费用景点安全其他 地点 会议地点离与会者所在地多远会议地点与会议前后的旅行有何关系会议期间 会议地点的气候将怎样会议地点的各个酒店和会场之间的距离怎样 历史 你以前是否在这个地点举办过会议主办者以前是否在这个地点举办过会议你是否知道其他人以前在这个地点举办过会议该会议地点是不是连锁机构中的一个 服务设施 会议地点是否有汽车租赁服务会议地点可以提供哪些娱乐活动会议地点是否与附近的娱乐场所有联系会议地点是否对使用娱乐设施收费会议地点是否有商店 住宿 某个特定会议能够使用的房间总数是多少会议地点是否有为贵宾准备的房间是否所有的卧室都有媒体设备是否定期向每个客房发放报纸那里的房间管理水平是否能接受房间的条件如何是否有一些卧室规定了禁止吸烟是否有客房服务这些客房最早可以何时进入何时退房会议地点是否可以快速退房 会议地点的工作人员 会议地点的工作人员是否需要特殊指导侍者是否着装得体 侍应殷勤前台服务人员是否礼貌周到而且有较高的效率看门人是否能够帮助来宾 公共区域及设施 是否有足够多的供与会者使用会议地点是否设有欢迎与会者的标志会议地点是否为行为障碍者提供了方便走廊和公共区域是否干净整洁是否有足够多的公共卫生间 这些地方是否干净且设施齐备是否有专门的衣帽寄放处 而且有专人管理 需要为有行为障碍的与会者考虑的问题 是否至少有一处入口是坡道或没有台阶的平地所有的门是否至少有32英寸宽所有的门是否能方便地打开建筑和房间的门槛是否都低于半英寸是否有楼梯的地方都设置了坡道坡道是否都符合每12英寸长度升高距离小于1英寸的陡峭程度是否有水平或者接近水平的道路通向各个建筑物会场附近的人行道是否设有转弯坡道每层建筑之间是否都有电梯相连电梯中是否有操作员 所有的电梯按钮是否都可以被乘轮椅者轻易触及是否所有电梯按钮上都有盲文或突起标志公共厕所的门是否都至少有32英寸宽公共厕所力的过道是否都至少有32英寸宽 并设置有扶杆 会场是否设置了可供乘轮椅者使用的较低的手动饮水机是否每层都有乘轮椅者可以使用的公共厕所会场是否为乘轮椅者可以使用的公共厕所是否设置了带有扩音器的公用电话 以方便听障者使用是否为听障者设置了TTY 一种特殊的电话接线 会议和其他功能性场所是否适合乘轮椅者使用行为障碍者是否能够方便地停车公共交通设施是否为行为障碍者提供了特殊的方便会议及相关场所是否允许导盲犬出入是否需要对发言者进行一定的指导 以便顾及有行为障碍的与会者的需要登记注册环节是否要为有行为障碍的与会者做一些相应的调整 费用 会议地点的收费情况是会议地点是否提供免费使用的时间会议地点的收费是否有淡季折扣工作日和周末的收费标准是否有所不同是否需要交纳押金会议地点对迟到的客人有何处置办法会议地点接受哪些货币是否可以用信用卡消费会议地点是否提供预订服务 会议地点对取消预订有什么规定该会议地点是否已经预订过多会议地点是否要求保险谁将对财产损失负责会议地点是否对某些设施进行特别收费 尤其是在会议的前一天和后一天会议地点对附加收费有哪些规定哪些费用可以延期支付会议地点是否能够保证客房价格会议地点可能还有哪些附加收费 景点 当地的景点是否在会议地点附近与会者是否会对这些景点感兴趣会议地点的管理部门是否与附近的景点互惠合作 安全 会议地点的工作人员是否具有安全意识是否每个房间都设置了烟雾警报器和 或洒水装置会议地点是否设置可可用的火灾警报系统酒店是否公开了撤退程序是否每一个门的出口都做了明显标记是否使用房间钥匙会议地点是否在合适的地方配备了保险箱会议地点是否有常驻医生会议地点是否有一支保安队伍会议地点距离最近的急救中心有多远 其他 会议地点是否提供到那里参观的来往交通会议地点是否正在进行建设或改建会议地点是否有内部通讯工具在会议地点还预定了哪些其他活动 会议营销 换位思维 源自 禅学 你即是我 我即是你说服别人 首先要说服自己 有效营销的途径 受众宣传材料邮寄邮寄名单广告其他 受众 是否对主体受众有明确定义希望从受众那里得到什么目标受众的预期是怎样的 宣传材料 宣传材料应采用什么风格宣传材料是应该整齐划一 还是应量身制作宣传材料是否要现实会议的主题和标志宣传材料是否明确地指出了会议的题目宣传材料中应强调会议的哪些好处宣传材料中应包括多少有关会议策划的信息宣传材料是否要包括一个注册表格宣传材料是否要包括旅行和到达会议城市后的相关信息宣传材料应针对费用问题提供什么信息宣传材料是否可以用来预订酒店客房制作宣传材料的过程是否要有专业人士参与宣传材料中是否要包括照片关于发言人的信息是否能激起人们的兴趣得到宣传材料的人是否能够吸引人们作出反馈宣传材料是否能够吸引人们作出反馈得到宣传材料的人是否能从联系人那里得到更多信息宣传材料中是否能包括一些推荐信息的 宣传材料 风格 长度简洁习语语法气氛次序 邮寄 计划邮寄多少材料什么时候进行邮寄当前的邮局规定是什么信封上加盖邮资印章和打印邮资已付是否会带来不同的影响参展商需要邮寄哪些材料你是否考虑了邮寄成本和反馈率应该单独邮寄每一份材料 还是将几份材料一起打包邮寄 邮寄名单 主办者是否有与会者名单和地址你要选择哪个名单是否可以从其他团体或组织购买或交换与会者名单邮寄名单是否需要删改是否应该对邮寄名单进行测试是否其他形式的宣传能带来更好的效果 广告 是否要使用专业的广告代理应该在哪些刊物中做广告除了印刷品广告之外 还有哪些其他广告形式 其他 会议主办者是否发行期刊除了会议声明外 该期刊还提供哪些信息在邮寄材料和打出广告之后 是否要用电话进行跟踪宣传是否有些与会者更愿意对手写的材料作出反馈 STEP3预算和目标 收入固定开销变动开销预算总帐 收入 固定开销 变动开销 预算总结 STEP4时间进度安排STEP5会议场地预订 STEP6会议营销和公共关系 总体会前媒体人员休息室会议中会后 总体 我们是否谁要开展公关谁有权制定公关策略公关覆盖面有多大是否要使用专业公关代理谁来准备和 或明确新闻 会前 会议地点是否处于中心地区会议地点是否有公关人员当地媒体是什么哪类信息应该透露给媒体信息应该发送到哪里信息应该透露给谁好的信息发布应该包括些什么是否应该把照片作为信息发布的一部分谁控制公关预算谁负责邀请和遣退媒体人员公关宣传材料中应该包括哪些会议地点是否有媒体的联络员是否要联系适当的行业报刊是否要征求发言人对公关工作的意见发言人和其他相关人员要对采访做哪些准备 媒体人员休息室 是否有人负责为媒体人员休息室及相关设施媒体人员休息室的条件如何谁负责为媒体人员休息室安排工作人员媒体人员休息室需要哪些工作人员 会议中 媒体人员如何登记是否要为媒体人员提供简单的会议资料如果会议过程中发生意外事件 应该怎样处理是否要安排拍照和新闻发布会等传统活动会议是否安排了官方摄影师会议是否安排的记者招待会是否需要提供发言人的讲稿 会后 谁来向参加会议的媒体人员发送感谢信谁来对公众活动进行总结分析 STEP7会务操作 会议场地发言人会议场地视听设备餐饮服务其它供应商选择 印刷 搭建 礼品等 会议场地 选择和分配布置出入交通和房间控制全体大会会场其他 选择和分配 谁来分配这些会场承办者是否亲眼看到过这些会场非与会者是否可以使用这些会场 布置 可以使用怎样的会场布置会议地点工作人员哪位是负责会场布置的如何与会议地点工作人员就会场布置进行交流在你的会议之前和之后 该会场是否有他人使用会场的一般布置是怎样的会场布置应该在什么时候安排和撤掉会议地点是否对重新布置会场另行收费会场是否有一个固定的讲台会场的桌子是否配有台布 或桌裙 会场对吸烟是否有控制应该为与会者提供哪些设施会议主办者是否希望在会场中设置会标发言人是否需要工作台 P 布置 U型布局可以通过桌子来改变人员容量所有的与会者都可以看到发言人 但是不能方便地看到其他与会者 布置 正方形 矩形布局实际上是一个封闭的U型可以使会场容纳更多与会者要求发言人和与会者坐在一起 需要发言人有较高的演讲技巧与对面与会者有更多的顷向型交流 P 布置 T型布局最适合进行小组讨论 布置 E型布局T型布局的延伸可容纳更多的与会者局限在于与会者不能方便地看到其他同伴 P 布置 教室型布局最常见的会场布置方案之一需要参考印刷材料时比较适用不利于交流 P 布置 圆桌布局比较常见的会场布置方案之一一般与会者的身份比较平等 P P 圆桌布局 多圆桌布局 布置 M M M SPEAKER 讨论组布局比较常见的会场布置方案之一 出入交通和房间控制 应该在哪些地方设置标记指明会场方向会场外需要使用什么样的标志是否需要设置会场监控人员 全体大会会场 该会场可以在什么时候使用 能够使用多久全体大会前是否安排活动会场是否有保留座位会场是否有二层看台乐手是否需要谱架讲台是固定的 还是临时搭建的会场是否有帘幕录像显示器是固定的 还是可移动的会场是否有发言台会场灯光由谁负责与会者是否需要同声传译耳机 其他 墙壁是否有图片会场是否有柱子屋顶上是否悬挂挂枝形吊灯会场中是否需要设置镜子会场中是否需要任何季节性的装饰会场的高度是否合适会场的空调是否可控会场内的电话是否可控会场的音响设备是否可控会场是否可以畅通会场是否需要衣帽间发言人是否可以根据需要自行调节演讲台会场是否能够提供要求的设备 会场是否需要麦克风 如果需要的话 是哪种麦克风 需要多少会议是否要进行录音会场需要设置哪些过道会场内外的噪音是否会影响会议进行会场的色调是否令与会者感到舒适会场的形状是否合适会场的光源是什么 如何控制会场是否铺设了地点和 或墙纸会场可以提供什么样的座椅会场有何音响特点如果会场使用可移动墙壁 它们是否能够隔音会场多久打扫一次会议所需的材料在哪里储存 发言人 调查邀请发言人接受邀请之后准备现场演讲会后后续工作 调查 发言人管理表 表a 调查 发言人费用安排表 表b 调查 发言人旅行安排表 表c 调查 发言人其他安排表 表d 调查 由谁来负责修改和记录 发言人管理表单 为什么要考虑这个发言人发言人是否明白会议想让其进行哪种类型的发言这个发言人是不是个有争议的人物发言人是否要求出场费由谁来最终确定发言人名单预定的发言人是否经过了事先调查发言人是否需要参考资料是否可以提供预演录音带发言人是否经过了事先面谈 邀请 是否向发言人说明了会议的目的发言人是否知道自己为何收到邀请发言人是就给定的题目讲话 还是自选演讲主题会议之前 是用表格形式和发言人索要讲稿 还是直接请求它们提供讲稿发言人和演讲题目在何时决定发言人在预定会议的日期是否有时间发言人是否认可会议预定的演讲时间长度发言人是否知道自己出席的那一场会议与整个会议中其他活动的关系是怎样的发言人是否能够了解到听众的大致规模发言人可以得知哪些关于听众构成的信息会议和发言人双方是否就收费 花销和其他相关事宜达成了一致会议工作人员是否与发言人就会议形式进行了讨论在会议开始前 是否安排了专人迎候发言人 发言人接受邀请之后 在会议宣传方面需要哪些信息在制作与会者手册方面需要哪些信息关于发言人需要的材料 是否定好了最晚提交日期 准备 发言人是否同意录音是否需要准备一些讲稿复印件发言人是否需要特殊的设备是否需要发言人提供个人简历和照片发言人是否会携带陪同人员出席会议谁负责为发言人预订客房如何安排发言人的往来交通何时能够得到发言人的最终确认是否需要为发言人提供特殊的安全措施需要为发言人提供哪些后台支持会前和现场的紧急情况应如何处理是否需要为与会者中的盲人和听障人士准备特殊设备发言人材料包中应有哪些东西 准备 发言人材料清单 现场 是否要为发言人指定接待人员应该为发言人提供哪些材料是否需要发言人参加预演由谁来负责处理付费和 或补贴发言人是否能够参加会议的其他活动是否需要为发言人提供当地交通是否需要为发言人提供一个进行准备工作的休息室 演讲 会场的布置是否符合预先的约定该发言人是否在餐会等场合发表讲话会议进行过程中的各个因素是否都作了计划是否要为发言人或介绍者安排特殊的座位形式 会后 发言人将在什么时候离开是否要把发言人送至机场是否有任何媒体安排与会者是否有机会和发言人见面 后续工作 谁将负责向发言人送感谢信是否要向发言人提供会议刊物是否要向发言人发送会议的评估 评价表格是否需要着人制作备忘录座位历史记录 视听设备的使用 会议地点租赁会场预演设备工作人员 会议地点 会议地点是否有视听主管会议承办者是否对会议地点的视听设备进行了实地调查秘书处的成员是否在会前会见过电工或机械师谁来设立视听设备视听设备何时设立完成会议主持人是否有一份视听设备出现问题时的紧急维修电话列表视听设备是否上了保险 租赁 会议地点是否有视听设备供应商有哪些可以选择的视听设备租赁费用如何计算如何取消租赁预订视听设备供应商有哪些设备维护支持 会场 是否所有的与会者都能不受阻碍地看到整个屏幕或显示器会场的物质条件是否合适视听设备是不是固定在会场中的会议地点是否能够提供会场的电路平面图会场的人员容量是多少会场里是否设立了讲台会场的高度是否足够使用放映机在过道里的放映机周围是否可以形成 个袋状 预演 是否需要进行预演如何利用预演的反馈预演是否需要额外的成本 设备 需要哪些设备可能需要哪些辅助设备应该准备哪些支持手段和工具可用设备的工作状况如何扩音器是固定的还是可移动的 工作人员 是否有人负责视听设备的安全谁担任放映员 餐饮服务 协商组织餐饮服务主餐桌招待会宴会休息 协商 谁来联系餐饮服务谁负责在餐饮服务的单据上签字是否查阅过当地的餐饮法规什么时候出具担保菜单上的食品和价格是否固定不变是否需要特殊菜单有什么服务是与餐饮相关的餐饮服务是否要有主题采用哪种服务形式会议主办者对酒精饮料有什么规会议地点对酒精饮料有什么规定会议地点在提供餐饮服务时如何处理与会者对酒精的要求在提供餐饮服务之前是否需要再次察看菜单需要使用哪些餐桌饰品选择哪些场地提供各种餐饮服务如果安排了在室外进行的餐饮服务 有哪些后备计划每次餐饮服务需要持续多长时间 组织餐饮服务 是否需要使用餐桌是否可以购买额外的餐券安排固定座位 还是自由入座是否要安排贵宾 发言人和其他特殊人员在特定的餐桌就餐在与会者手册中就会议餐饮服务应该做哪些说明餐桌的大小和餐饮服务的目的有什么关系餐桌是否需要特殊布置谁负责收餐券餐前是否需要做祈祷谁来明确在就餐时间要发布哪些声明谁负责控制环境因素谁与会议地点工作人员联系提供餐饮服务的方式如何将餐饮与接下来的会议活动互相衔接 主餐桌 是否要安排主餐桌主餐桌使用什么结构主餐桌应该安排在什么位置谁将在主餐桌就座是否需要在主餐桌上设麦克风或演讲台在主餐桌就座的人是一起进入场地 还是分别进入如何介绍在主餐就座的人如果在主餐桌就座也需要使用餐券 应该如何处理如何控制主餐桌附近的人员流动 招待会 应该安排哪种类型的招待会招待会在哪里举行与会者手册中是否明确指出了招待会的时间招待会是否与其他会议活动配合设计招待会要使用哪种酒吧 需要多少谁决定在招待会上提供什么饮料如何计算饮料的费用招待会上提供哪些小吃是否与供应商签订提供小吃和饮料的成套服务招待会需要哪些会议地点工作人员参与什么时候必须通知会议地点招待会的最少参加是否要在招待会上提供桌椅招待会使用什么装饰和灯光比较合适是否所有的协商结果都落实在书面上 招待会如何结束 宴会 宴会是否需要特殊的装饰谁负责设计菜单宴会上是否要奏国歌宴会上是否要安排音乐演出 休息 会议是否安排了休息时段休息时段是否要提供饮食是否需要安排会议秘书处的一个工作人员来负责休息时段休息时段应安排多久在会议的什么时候安排休息是否需要餐券 STE