时间管理的技巧.ppt

时间管理的技巧 时间管理方法就是用技巧 技术和工具帮助我们完成工作 实现目标 时间管理方法并不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间 时间管理方法的目的除了要决定你该做些什么事情之外 另一个很重要的目的也是决定什么事情应该做 什么事情不应该做 时间管理方法不是完全的掌控 而是降低变动性 时间管理方法最重要的功能是透过事先的规划 做为一种提醒与指引 时间管理 1 1 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时 所以我们无法开源 2 无法积蓄 时间不像人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 无论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 3 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 4 无法失而复得 时间无法像失物一样失而复得 它一旦丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 时间的四项独特性 2 以下是你必须要知道的真相1 平均每八分钟会受到一次打扰2 平均每次打扰用时大约是五分钟 总共大约四小时 3 如果你让自己一天做一件事情 你会花一整天去做 4 如果你让自己一天做二十件事情 则会完成七至八件甚至更多 5 一年之中 你真正在做有价值的事情的时间不会超过九十天 6 三年内 如果你好好的规划一下你的人生和时间 你能够取得是之前的三到五倍 浪费时间的原因有主观和客观两大方面 这里 我们来分析一下浪费时间的主观原因 因为 这是一切的根源 3 时间流逝 主观原因 4 1 观念不对进取心不足缺乏时间意识态度消极悲观 2 目标不明缺乏计划抓不住重点分不清主次 3 技巧不够缺乏优先顺序做事有头无尾不会拒绝别人的请求 4 习惯不好5S整理整顿不足工作作风拖拉行为懒散不主动 5 组织不当工作流程不畅标准不明确需返工相互配合衔接不当 如何有效率的利用时间呢 5 人的一生两个最大的财富是 你的才华和你的时间 才华越来越多 但是时间越来越少 我们的一生可以说是用时间来换取才华 如果一天天过去了 我们的时间少了 而才华没有增加 那就是虚度了时光 所以 我们必须节省时间 有效率的使用时间 如何有效率地利用时间呢 明确目标 6 在人生的旅途上 没有目标就好像走在黑漆漆的路上 不知往何处去 美国的一份统计结果显示 一个人退休后 特别是那些独居老人 假设生活没有任何目标 每天只是刻板的吃饭和睡觉 虽然生活无忧 但他们后来的寿命一般不会超过七年 有目标才有结果 目标能激发人的潜能 那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢 我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面 一是目标要符合自己的价值观 二是要了解自己目前的状况 SMART原则 7 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的 1 具体的 Specific 有人说 我要做一个伟大的人 这就是个不具体的目标 目标一定是要具体的 比如说你想把英文学好 那么你就订一个目标 每天一定要背十个单词 抄一篇文章 2 可衡量的 Measurable 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准 你的目标越明确 就能提供给你越多的指引 比如你要盖一套房子 先要在心里有个底 房子要多大 是几层楼 需要几个卧室 有了这些明确的标准 你才会有计划的去实施 3 可达到的 Attainable 不能达到的目标只能说是幻想 太轻易达到的又没有挑战性 应该经常不断的去设定具挑战性但做得到的目标 4 相关的 Realistic 目标的制定应考虑和自己的生活 工作有一定的相关性 比如一个公司的员工 整天考虑的不是怎么样去把工作做好 却一心想去做明星 又不肯努力奋斗 在一天天的消耗中丧失学习 工作能力 不思进取 不努力提高工作能力 最终会被公司 社会所遗弃 5 基于时间的 Tangible 任何一个目标的设定都应该考虑时间限定 比如你说 我一定要拿到律师证书 目标是很明确了 只是不知道是在一年内完成 还是十年后才完成 有计划 有组织的进行工作 8 所谓有计划 有组织的进行工作 就是把目标正确的分解成工作计划 通过采取适当的步骤和方法 最终达成有效的结果 通常体现在以下五个方面 1 将有联系的工作进行分类整理2 将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列3 按排列顺序进行处理4 学会说 不 一旦确定哪些事情是重要的 对那些不重要的事情就应当说 不 5 劳动的价值不在于花费时间的多与少 而在于取得的成果 不要过于追求完美 而要追求办事效果 有计划 有组织的进行工作 9 有了计划 就必须有行动 行动是一件了不起的事 我们请大家记住 1 切实实行你的计划和创意 以便发挥它的价值 不管主意有多好 除非真正身体力行 否则永远没有收获 2 实行时心理要平静 估计困难 做好准备 及时调整 美国的成功学家格林演讲时常对观众开玩笑说 美国最大的快递公司 联邦快递 其实是他发明的 他不说假话 他的确有过这个主意 可能世界上还有一万个和他有同样想法的人 60年代 格林在工作中经常会将文件从美国的一端送到另外一端 当时他就想 如果有人能够开办一个能将重要文件在24小时之内送到任何目的地的服务 该有多好 这个想法在他脑海中驻留了好几年 直到有一个名叫弗列德 史密斯的家伙真的把这个主意转化为实际行动 这个故事的教训是 成功将一个好主意付诸实施 比在家空想出一千个好主意要有价值的多 分清工作的缓急轻重 10 紧急 客户的投诉紧急的问题即将到期的任务 会议准备事项 长期的规划问题的发掘与预防建立人际关系自我充电 外界干扰 一些电话一些信件 报告临时性紧急事情许多凑热闹的活动 工作无关的电话 信件娱乐 办公室闲谈阅读令人上瘾的小说毫无内容的电视节目 不紧急 重要 不重要 分清工作的缓急轻重 11 现在不妨回顾下上周的工作和生活 你在哪个象限花费的时间最多 请注意 在划分第一象限和第三象限时要特别小心 急迫的事很容易被误认为重要的事 其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标 如果答案是否定的 应该归入第三象限 那你是否知道在哪一方面如果持续有优异的表现 对个人生活和工作会有极大的帮助 这个问题曾经调查过数万人 发现绝大多数答案可以归类如下 1 改善人际关系2 改善事先准备工作3 更周详的规划与组织4 保持积极的心态5 充实自我6 不断增加个人能力这些都是属于第二象限的 因此也都是重要的事 如果你的答案也属于这六项 为什么不身体力行呢 合理的安排时间 12 穆尔于1939年大学毕业后 在哥利登油漆公司找到业务员的工作 当时的月薪是160美元 但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标 当穆尔逐渐对工作感到得心应手后 他立即拿出客户资料以及销售图表 以确认大部分的业绩来自哪些客户 他发现 80 的业绩都来自于20 的客户中 同时 不管客户购买量的大小 他花在每个客户身上的时间都是一样的 于是 穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回了公司 然后全力服务其余20 的客户 结果如何 第一年 他就实现了月薪1000美元的目标 第二年便轻易超越了这个目标 而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商 最后还当上了凯利穆尔油漆公司的董事长 这个故事告诉了我们树立正确目标的重要性 还体现了帕累托法则 也称二八定律 总结果的80 是由总消耗时间中的20 所形成的 二八定律 13 二八定律又名80 20定律 帕累托法则 定律 最省力的法则等 被广泛应用于社会学及企业管理学 管理学 20 的产品或20 的客户 为企业赚得约80 的销售额 经济学 20 的人手里掌握着80 的财富 日常生活中的 二八法则 以下是二八定律在生活中的体现 20 的人正面思考 80 的人负面思考20 的人我要怎么做才有钱 80 的人我要有钱我就怎么做20 的人爱投资 80 的人爱购物20 的人有目标 80 的人爱瞎想20 的人做简单的事情 80 的人不愿意做简单的事情20 的人如何能办到 80 的人不可能办到20 的人记笔记 80 的人忘性好20 的人相信自己会成功 80 的人不愿改变自己20 的人永远赞美 鼓励 80 的人永远漫骂 批评20 的人会坚持 80 的人会放弃20 的人敢于面对困难 80 的人逃避现实 20 symptom 80 Hiddencauses 与别人的时间取得协作 14 任何人类的组织 不论大小 都具有周而复始的节奏性 周期性 而我们作为社会或是团体组织中的一员 毫无疑问的要与周边部门或人发生必然的联系 在这种情况下 我们需要互相尊重对方的时间安排 也就是说要与别人的时间取得协作 同样的 当我们需要到某个部门去参观学习 也需要提前与该部门人员进行预约 双方共同达成一个有关时间 地点 人员安排等等的约定 否则 突如其来的打扰会令对方措手不及 甚至有可能将你拒之门外 大家想想 我们是不是也在经常抱怨外部的打扰 电话 来访等 突发事件 既然如此 我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题 严格要求自己 提前做好计划与安排 与他人的时间取得协作 少一份慌乱 多一份从容 30秒电梯理论 15 麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训 该公司曾经为一家重要的大客户做咨询 咨询结束的时候 麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长 该董事长问麦肯锡的项目负责人 你能不能说一下现在的结果呢 由于该项目负责人没有准备 而且即使有准备 也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚 最终 麦肯锡失去了这一重要客户 从此 麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚 凡事要直奔主题 直奔结果 麦肯锡认为 一般情况下人们最多记得住一二三 记不住四五六 所以凡事要归纳在3条以内 这就是如今在商界流传甚广的 30秒钟电梯理论 或称 电梯演讲 制定规则 遵守纪律 16 有的年轻人会说自己 没有时间学习 其实 换个说法就是 学习没有被排上优先级次序 曾经有一个教学生做时间管理的老师 他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头 他做了一个实验 在其中一个玻璃缸中先把小石 砂倒进去 最后大石头就放不下了 而另一个玻璃缸中先放大石头 其它小石和砂却可以慢慢渗入 他以此为比喻说 时间管理就是要找到自己的优先级 若颠倒顺序 一堆琐事占满了时间 重要的事情就没有空位了 因此 我们说 制定规则 遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面 1 在进行工作的时候 一定要念念不忘这个工作应于何时截止 2 即使外部没有规定截止的日期 自己也要树立一个何时完成的目标 3 由于不得已原因而不能按期完成时 一定要提前和相关部门取得联系 将影响缩小在最小范围内 大石头理论 17 如果把你一星期的时间看作是七个桶的容量 你在没有计划的前提下使用这些桶 并且用些小鹅卵石和沙子 或是任何你走在路上遇到的碎片来装满你的桶 很快 你的桶将没有空间来装那些有价值的BigRocks 可理解为大石块 了 你的桶被装满的速度比你想像中还快 而且一旦你的桶全被装满了 你也就不能再改变什么了 你不可能得到更大的桶 你应该做的事是先把BigRocks放进桶 接着再把小鹅卵石和沙子放在其旁边 事先做好你下一周的计划 先安排放入你的BigRocks 这是和MITs 意指一天当中最重要的事情 相似的一个概念 就是把范