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第5章 Outlook篇5.1 实践应用技巧(1) 5.1.1 扮靓你的邮件在收到朋友发来的样式精美、书写漂亮的来信时，就觉得自己的邮件实在太蹩脚了。请问该如何设置来装扮自己的邮件呢？答：其实系统提供的邮件样式设置还是很丰富的，可以利用它来扮靓你的邮件。具体操作如下：在新邮件编辑窗口，单击“选项”下拉按钮，在下拉菜单中单击“信纸”命令。接着会弹出如图5-1所示的对话框。图5-1 “电子邮件选项”对话框通过“主题”可以调出“主题设置”对话框，在其中提供了数十种漂亮的信纸，还可以选择不同的有特色的主题样式。利用“新邮件”项下的“字体”按钮，可以设置邮件中的字体样式。最后单击“确定”按钮完成即可。相信这样设置后你的邮件一定会变得赏心悦目了。5.1.2 追踪以发出的邮件请问可以通过什么方法来知道发送的邮件是否成功或是否已经被收信人阅读吗？答：只有邮箱供应商提供Microsoft Exchange Srever 服务才能有这种功能。在系统中进行如下设置即可：单击新建邮件窗口工具栏中的“选项”按钮，在弹出的“邮件选项”对话框中，选择“请在送达此邮件后给出送达回执”和“请在阅读此邮件后给出已读回执”两个复选框，如图5-2所示。图5-2 设置邮件选项同时还可以在“使答复发送到”后的文本框中输入回复发送的邮箱地址。如果没设置，系统默认为发送邮件的地址。这样就可以完全掌握该邮件的行踪了，不用再担心邮件在发送过程中丢失而耽误和朋友联系了。5.1.3 将同一封信发给多个联系人需要将同一封信发送给多个联系人，如果一个人写一次也实在太麻烦了。请问可以同时向这些联系人发送吗？答：其实这就是群发邮件。在Outlook中要实现群发邮件有比较多的方法来实现。首先打开“联系人”文件夹，在其中选择好所有的联系人名称。然后执行“动作”菜单中的“致联系人的新邮件”命令来撰写一封新邮件。而在该邮件的地址栏中已经自动填写好了刚才选择的所有联系人的邮件地址。只要像给一个人发送邮件一样填写邮件内容和添加附件，最后单击“发送”按钮即可。当然除了上述的方法外，还可以通过“邮件合并”功能来群发邮件。具体操作如下：和前面方法相同，先在“联系人”文件夹中选择所有的接收邮件的联系人。然后执行“工具”菜单中的“合并邮件”命令项，在弹出的“邮件合并联系人”对话框中，选中“选定的联系人”单选按钮，如图5-3所示。图5-3 设置群发邮件最后单击“确定”按钮，这时系统会自动执行Word应用程序。在Word中书写和编辑好邮件内容，然后单击Word编辑窗口中“邮件合并”工具栏上的“合并到电子邮件”工具按钮。在弹出的对话框中的“收件人”列表框中选择“电子邮件”项，同时还可以为邮件设置主题或格式等其他内容，如图5-4所示。图5-4 设置邮件主题或格式最后再单击“确定”按钮完成即可。总结以上两种方法，它们各有特点。前一种方法实现起来比较简单，而且可以添加附件。而后一种方法虽然实现比较麻烦一点，也不能添加附件，但是它可以充分应用Word强大而丰富的编辑功能，实现一些特殊的编辑效果。5.1.4 快速输入收件人地址在撰写新邮件时，收件人的邮件地址输入很麻烦的。请问有什么快捷的方法来实现吗？答：如果收件人已经在“联系人”文件夹中，可以打开“联系人”文件夹，选择该联系人，然后直接将其拖动到“收件箱”图标上。松开鼠标后，系统已经为该联系人自动建立了一封新邮件，只要直接输入邮件内容就可以了。5.1.5 创建联系人信息的快捷方式请问可以直接从朋友来信中，将其添加到联系人文件夹中吗？答：这是没问题的。可以按以下操作执行：先打开该电子邮件，然后在发件人地址栏上单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“添加到联系人”命令。再在弹出的“联系人”对话框中，该朋友的名字和邮件地址已经自动被填写好了，只要再填写好其他项的内容，最后单击“保存”按钮即可。5.1.6 将图标字段更改为文本字段“收件箱”中的标题栏有些是用图标来表示的，根本就看不明白。请问可以用文字来标注吗？答：要更改该标注，可以执行如下操作：首先打开“收件箱”文件夹，然后单击“视图”菜单中“当前视图”项下的“设置列格式”命令。在弹出的“设置列格式”对话框中，可以在“可用字段”列表中选择需要更改的字段名称，然后再在“格式”下拉列表中将它设置为“带弹出列表的文本”，如图5-5所示。图5-5 更改图标字段为文本字段最后单击“确定”按钮完成即可。这样那些用图标来标注的项目都会以文字表示了，让你一看就明白。5.1.7 制作自己的邮件电子签名一般在给新朋友发送邮件时，我们都要在邮件中输入自己的联系方法和其他信息。可是每次都重新输入未免太费事了，可以有什么好的方法来解决吗？答：可以将自己的联系信息事先编辑好，然后在每次输入时直接将其添加进去即可，就好像我们平时使用名片一样方便。要制作这样的电子名片可以按以下操作完成：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“邮件格式”选项卡。单击“签名”按钮。接着在“创建签名”对话框中执行“新建”按钮，这时会弹出“创建新签名”对话框。在“输入新签名的名称”下面输入名片的名称，再单击“下一步”按钮。在弹出的“编辑签名”对话框中输入名片信息，如图5-6所示。图5-6 “编辑签名”对话框可以通过“字体”和“段落”设置按钮来调整输入的内容。如果觉得这样还不够，还可以单击“高级编辑”按钮，这样可以调用Frontpage程序来设计更完美的个性化电子名片。最后单击“完成”按钮即可。这样以后每次写新邮件时，该签名都会自动添加到电子邮件中。5.1.8 在联系人文件夹中实现快速查找由于联系人文件夹中的数据实在太多了，所以有时要在其中找一个联系人的邮件地址还真不容易。请问有什么办法可以来快速找到吗？答：如果因为数据太多，导致直接在联系人文件夹查找联系人很不方便的话，可以试试利用系统提供的查找工具。打开“联系人”文件夹，然后单击“工具”菜单下的“查找”命令，接着会弹出一个查找设置栏。在“查找”后面的文本框中输入要查找的联系人的名字或地址等信息。即使不太记得某个联系人的具体信息也没关系，因为系统支持模糊查找。只要输入记得的某一部分信息，就算是一个字母或大致的网址名称也行，系统经过查找会列出所有满足条件的信息来供你选择。同时在“查找范围”的下拉列表框中还可以选择在“收件箱”或其他文件夹中执行查找。5.1.9 删除记忆列表中保留的重要信息系统提供的自动记忆功能给我们输入时带来了很大的方便，可是有时并不希望别人知道以前输入过哪些邮件的地址。如何删除保留在自动显示的输入提示下拉列表框中的信息呢？答：系统提供的这个功能的确有可能泄漏一些个人的隐私信息。可以先打开该列表，然后利用方向键移动光标到需要删除的项目上，再按下“Del”键即可删除该项。5.1 实践应用技巧(2) 5.1.10 保存检索设置由于每天收到的电子邮件很多，所以经常要利用系统的检索功能来查找自己真正需要的电子邮件。可是每次搜索时，都要重复地来设置各种搜索条件，这样实在太麻烦了。请问可以保存搜索设置吗？答：当然可以。可以执行以下操作来实现保存检索设置。先单击“工具”菜单中的“高级查找”选项。接着会弹出一个进行查找设置的操作窗口，如图5-7所示。图5-7 “高级查找”窗口在其中可以进行查找条件的设置，在“邮件”选项卡中，可以设置“查找文字”、“位置”、“发件人”和“收件人”，以及进行时间的限定设置。同时还可以在“其他选择”选项卡下，进行更多的查找条件设置，如图5-8所示。图5-8 “其他选择”选项卡当全部查找条件设置完成以后，单击当前操作窗口中“文件”菜单中的“保存搜索条件”命令，分别输入保存的文件名称和路径，最后单击“保存”按钮完成即可。这样，下次当要执行同样的搜索任务时，只要单击“打开搜索文件”命令，找到并执行该文件就可以马上进行搜索了。5.1.11 自定义系统文件夹名称请问系统的文件夹（如“收件箱”、“联系人”文件夹等）名称可以自己重新定义吗？该如何操作？答：当然可以，而且操作起来很简单。首先选择需要重新命名的文件夹。然后再单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“重命名快捷方式”命令，然后直接输入一个喜欢的名字即可。5.1.12 创建新的账户组我的系统中有多个邮箱账户。可是在收发邮件时，系统只提供了单独一个或全部账户的收发功能。请问可以设置包含其中几个账户的用户组来一次性执行收发任务吗？答：可以通过执行以下操作来实现：单击“工具”菜单中的“发送/接收设置”项下的“自定义发送/接收组”命令。在弹出的“发送接收组”对话框中单击“新建”按钮，再在弹出的对话框中的“名称”文本框中输入新组的名称，最后单击“确定”按钮。这时会弹出一个设置对话框，如图5-9所示。图5-9 “发送/接收设置”对话框在左边的“账户”栏下选择需要加入该组的账户，然后选择“将该账户包含在发送/接收组中”复选框。同时还可以设置该账户可执行的动作“发送邮件项目”或“接收邮件项目”项。完成该账户添加后，再添加下一个账户，当全部账户添加完成后单击“确定”按钮即完成新用户组的设定。以后就可以在“工具”菜单中的“发送和接收”项中找到该账户组，直接单击它就可以执行组操作了。5.1.13 按类型整理“收件箱”中的邮件系统接收到邮件后一般都是按先后的顺序放置在收件箱中。可时间一长，邮件一多，就会给查找带来诸多不便。要是能按类型对它们进行整理存贮，这样查找起来就会方便得多。请问该如何执行整理分类。答：要整理重新排列邮件，可以执行如下操作：打开“收件箱”，然后单击“视图”菜单中的“当前视图”命令，在其子菜单中可以选择“发件人”、“收件人”、“未读的邮件”等多种类型来对收件箱中的邮件进行重新整理。5.1.14 按类型整理“联系人”文件夹我的联系人都是直接添加在文件夹中的，现在由于人数逐渐增多，所以这个文件夹就显得很杂乱。请问该如何来按类型整理？答：要整理“联系人”文件夹，可以执行以下操作：先打开“联系人”文件夹，然后再按住“Ctrl”键，用鼠标单击选择好所有需要将其设置为同一个类别的联系人，然后再单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“类别”命令。再在弹出的类别对话框中，在“可用类别”项中选择合适的类型。如果觉得这些类型都不合适，就单击“主类别列表”按钮来创建新的类别，如图5-10所示。然后单击“添至列表”按钮，最后再单击“确定”按钮完成。要为其他的联系人设置类型再重复以上操作。而且还可以为同一个联系人设置多个类别属性，这样多个类型中都会包含该联系人。这样设置完成后，执行“视图”菜单中“当前视图”下的“类别”命。所有的联系人就会按类别进行组合。这样不但可以让联系人文件夹内容显得井井有条，而且更加方便对联系人的查找和管理。图5-10 设置联系人类别5.1.15 另类的日期替代法在安排会议日期、提醒日期或其他日期时，有时往往为了计算出当天的具体日期而颇费周折。请问有什么好的方法来替代表示具体日期吗？ 答：其实我们的Outlook系统不仅仅只能识别具体的日期号码，它还能自动识别我们的许多口头语言表示的日期。比如可以输入“明天”、“后天”、“大后天”。它会以今天的日期自动计算出其具体日期。像这样的口头语还有如节日名称“国庆节”、“儿童节”等。如星期代称“星期二”，“下个星期一”等。最有意思的是，它还可以自动识别数字加日期的组合短语，如输入“今天85天”。这样再也不用扳着指头数85天后的今天是几号了。5.1.16 让系统自动提醒你回复指定邮件有时阅读完对方的电子邮件后，无法马上给对方以回复，可是又怕过后可能忘记。请问有什么办法来让系统提醒吗？答：其实日历中的提醒功能就是一个好工具。只要执行以下简单设置就可以轻松完成：打开收件箱，选择需要提醒回复的邮件。将其拖到“日历”图标或文件夹上。这样系统会自动建立一个约会。然后在“结束时间”和“提醒”栏中分别输入最晚做出回复的时间日期和提前多久提醒的日期，最后单击“保存并关闭”按钮即可。5.1.17 自动登录到邮件服务器为什么收取邮件时，系统总会弹出一个对话框，要我登录到POP3服务器？该如何解决？答：该提示的产生是因为有部分邮件服务供应商设置了必须登录到邮件服务器才能发送邮件。可以设置让系统自动登录到服务器来解决。具体操作如下：执行“工具”菜单上的“电子邮件账户”命令。在弹出的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”项，再单击“下一步”按钮，在邮件账户列表中，选择要设置的电子邮件账户，再单击“更改”按钮。在弹出的对话框中单击“其他设置”按钮，再单击“发送服务器”选项卡。在弹出来的对话框中，选择“发送邮件前请先登录接收邮件服务器”单选按钮，如图5-11所示。最后单击“确定”按钮完成。图5-11 邮件设置5.1.18 设置个性化的“Outlook今日”一打开Outlook，系统显示的就是“Outlook今日”。想把它设置得更有个性化点，请问该如何操作？答：可以通过“自定义Outlook今日”项来设置更具个性化的“Outlook今日”。具体操作如下：先打开“Outlook今日”页，单击右上角的“自定义Outlook今日”按钮，就可以通过弹出的设置选项页来进行多种设置了。“开始时，直接进入 Outlook 今日”项可决定是否将其作为首页；在“日历”项中可以指定约会显示的时间间隔；在“样式”项中，可以在后面的列表中选择其他的样式来显示背景和版面。最后单击“保存修改”按钮保存设置。5.1.19 快速将联系人信息设置成附件转发需要将某个联系人的信息以邮件的形式通知其他人，请问该如何操作最快捷？答：在邮件中以文本的形式发送给对方显然是不方便的。最快捷的方法是直接将联系人信息的内容以附件的形式发送。具体实现步骤如下：首先打开“联系人”文件夹，然后选择该联系人（如果要发送的联系人信息不只一个，可以按住“Ctrl”键来分别选择）。再单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“转发”（多个联系人时为“转发项目”）命令。这样系统会自动建立一个新邮件，并且刚才选择的联系人的信息已经设置为它的附件。这样收件人不但可以直接在Outlook中打开该附件，而且还可以像自己创建联系人信息一样单击“保存并关闭”按钮将其直接添加到本机的联系人文件夹中。5.1.20 不打开邮件进行预览邮件内容现在的邮件许多都是垃圾或广告内容，还有一些带有病毒的邮件。如果不打开就可以预览到这样些邮件的内容，相信能节省许多时间，也可以更好保证系统的安全。请问该如何设置可以不打开邮件就能预览其中的内容？答：要实现上述要求的方法还是很多的，可以根据需要来选择。最简单的方法是直接单击执行“视图”菜单中的“自动预览”命令。这样“收件箱”中的所有邮件都会自动显示前三行的内容。如果想取消对已经阅读的邮件的预览，可以执行以下操作：单击“视图”菜单中的“当前视图”下的“自定义当前视图”命令。在弹出的对话框中单击“其他设置”按钮，接着会弹出如图5-12所示的对话框。图5-12 “其他设置”对话框单击选择“预览未读项目”单选按钮即可。如果对只预览前三行信息不满足，还可以执行以下操作来预览邮件的全部内容：单击“视图”菜单上的“预览窗格”命令。这样会在当前邮件列表窗口下增加一个预览窗口。在邮件列表框中选择需要预览的邮件，在预览窗口中就可以看到该邮件的内容，以及附件、超链接等信息。同时还可以用鼠标左键双击该邮件来查看有关“发件人”、“收件人”等其他信息。5.1.21 在“日历”中同时查看数天的工作安排系统的“日历”中一般只显示某一天的工作时间安排，请问可以同时查看数天的工作安排吗？答：当然可以。只要按住“Ctrl”键，再在“日历”显示框中来选择要查看的日期即可。选择几天，左边就会显示几个工作安排的列表。5.1.22 显示不同时区的时间由于工作需要，想让日历同时显示两个不同时区的时间。请问可以实现吗？答：这是完全可以的。可以按以下操作执行：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“日历选项”按钮，再在弹出的对话框中单击“时区”按钮。在弹出的对话框中，单击选择“显示附加时区”复选框。再从其下的“时区”下拉列表框选择要显示的时区，如图5-13所示。图5-13 设置时区最后单击“确定”按钮即可。这样会发现在“日历”的工作安排项旁会有两个时间尺，它们分别表示两个不同时区的对应时间。5.2 自定义设置技巧(1) 5.2.1 自定义时间的显示格式“收件箱”中“接收时间”字段的时间显示都是一个样式的，请问可以改为其他的显示格式吗？答：要修改该字段显示格式，可以执行如下操作：移动鼠标到字段显示栏，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置列格式”选项。再在弹出的对话框的“可选字段”列表中选择“接收时间”项，在“格式”下拉列表框中选择喜欢的格式，如图5-14所示。图5-14 自定义时间显示格式同时还可以对时间显示的其他属性进行设置。最后单击“确定”按钮即可。5.2.2 以多任务模式显示操作窗口系统默认的是在同一个窗口下，提供各个操作。这给要在各个操作对象文件夹中来回切换带来了不便。请问可以以多窗口模式执行任务吗？答：只要按以下操作执行即可实现。移动鼠标到操作文件夹上，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“在新窗口中打开”命令，这样系统会重新开一个窗口来打开该文件夹。在任务栏上，就可以直接单击各个窗口来切换了。5.2.3 在工具按钮上显示文字说明系统的工具栏中提供的工具按钮操作起来是比菜单命令方便不少，但是却不如菜单命令那么意思明了。对一些不熟悉的按钮常常要通过鼠标停顿一定的时间，才能明白该按钮的功能作用。请问可以在工具按钮直接显示文字说明吗？答：要让工具按钮显示文字说明并不难。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后在工具栏中选择该按钮，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“总是只用文字”或者“图像和文本”选项即可。不过并不是每个工具按钮都会有文字说明的。因此有些按钮的鼠标右键菜单对应项会是灰色。5.2.4 在“日历”中显示农历日期请问可以在在“日历”中显示农历的日期吗？答：当然没问题。做以下设置即可实现：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“首选参数”选项卡，单击“日历选项”按钮。接着在弹出的对话框中选择“启用备用日历”复选框，如图5-15所示。图5-15 “日历选项”对话框同时还可以在后面的下拉列表框中选择一种喜欢的农历日期表示格式。最后单击“确定”按钮完成。这样在“日历”中用汉字小写数字表示的就是农历的日期，不过农历表示日期时，只有在每个月初一才显示月份。5.2.5 在Outlook中直接操作“我的电脑”在应用软件编辑窗口和操作系统之间来回地切换是每个人都很烦躁的事情，请问什么办法在Outlook操作中避免此类不便吗？答：Outlook还真有解决此类不便的功能。打开操作界面最左下角的“其他快捷方式”，其中包含了“我的电脑”、“我的文档”和“收藏夹”。在“我的电脑”单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“属性”命令，还可以调出“系统属性”设置框。5.2.6 自定义邮件存放的路径很不喜欢系统默认的邮件存放路径，因为每次系统出了问题导致要重新安装时，就可能会造成邮件丢失。请问该如何更改邮件的存放路径？答：要更改邮件的默认存放路径操作如下：单击“工具”菜单中的“电子邮件账户”命令，再选择“查看或更改现有邮件账户”项，然后单击“下一步”按钮。在弹出的对话框中，在邮件账户列表框中选择需要修改存放地址的账户名称，然后单击“新建Outlook数据文件”按钮，如图5-16所示。单击“确定”按钮后，在弹出的“创建或查看Outlook数据文件”对话框中，可以自定义保存账户数据文件的路径以及文件名称，最后单击“确定”按钮完成即可。图5-16 “电子邮件账户”对话框5.2.7 让系统自动显示操作命令的快捷方式一般的应用软件除了提供菜单命令和工具按钮外，都设定了这些操作的键盘快捷组合键，这给我们操作带来了更大的快捷。可是关键是不知道这些常用菜单命令或工具按钮的快捷组合键。请问怎样获得这些操作的快捷方式？答：要获得操作的快捷方式最基本的方法就是查阅帮助系统，但是如果每次都去查阅帮助系统很显然太麻烦了。其实只要执行如下设置，就可以让大部分操作的快捷方式自动显示出来。单击“工具”菜单中的“自定义”命令项。在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，然后选择“在屏幕提示中显示快捷键”复选框即可，如图5-17所示。以后当鼠标移动到工具栏按钮上时，系统就会自动显示该按钮的快捷方式。图5-17 显示快捷方式5.2.8 自定义邮件列表显示属性“收件箱”中邮件列表的标题栏实在太不醒目了，还有邮件显示列表就一个白底黑字，也太单调。请问可以自己定义其显示属性吗？答：要更改“收件箱”属性请执行如下操作：移动鼠标到标题栏，单击鼠标右键，在弹出菜单中执行“自定义当前视图”命令。再在弹出的对话框中单击“其他选择”按钮，这时会弹出一个对话框，如图5-18所示。图5-18 “其他设置”对话框可以通过“列标题”和“行”下的“字体”按钮来更改列标题和行的字体样式和大小。在“网格线样式”中可以为邮件列表的显示区设置网格，同时可以利用“网格线颜色”来设置其颜色。最后单击“确定”按钮返回即可。5.2.9 添加邮件显示列表的查看选项在“收件箱”中邮件列表显示的属性选项就只有收件人、发送时间、大小等几项。请问可以增加其他显示选项吗？答：当然可以。可以按以下操作来添加：打开“收件箱”。然后在标题栏单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义当前视图”命令，再在弹出的对话框中单击“字段”按钮。接着会弹出一个如图5-19所示的对话框。图5-19 “显示字段”对话框接下来在“可选字段选自”下拉列表框中选择“所有邮件字段”项，然后在上面的“可用字段”列表中选择要添加的字段名，单击“添加”按钮即可加入，利用“上移”和“下移”按钮可以调整显示字段列表中各个字段的排列顺序。最后单击“确定”按钮完成即可。5.2.10 放大工具栏中的图标工具栏中图标太小了，每次单击时不是太方便。请问将工具栏中的图标设置的大一些吗？答：当然可以。系统提供了这种辅助设置功能。只要单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，然后单击选择“大图标”复选框，最后单击“关闭”按钮完成即可。5.2 自定义设置技巧(2) 5.2.11 改变菜单的弹出方式系统菜单的弹出方式太单一了，请问可以设置菜单的弹出方式吗？答：其实菜单的弹出方式是可以设置的。系统提供了其他的弹出方式。可以执行以下操作：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。在弹出的对话框中选择“选项”选项卡。单击“菜单的打开方式”下拉列表框，选择喜欢的弹出方式即可，如图5-20所示。图5-20 改变菜单的弹出方式如果觉得总是一种方式没意思，还可以选择“任意”项。这样系统每次打开菜单时会随机地选择其中的一种方式来弹出菜单。5.2.12 让菜单一次性完全展开为什么每次打开系统的菜单时，总是无法一次性全部显示菜单的命令，总要单击展开按钮才能看到全部命令项。有什么办法可以让菜单能完整展开吗？答：可以通过以下设置来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡。单击选择“始终显示整个菜单”复选框。这样系统将自动完整展开整个菜单项了。5.2.13 自定义系统启动时的首页一般用Outlook就是用来查看邮件，可系统启动时首先打开的总是“Outlook今日”，想将启动首页改为“收件箱”可以吗？答：系统启动的首页是可以更改的。可以通过以下设置来实现：先单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“其他”选项卡，然后单击“高级选项”按钮。在弹出的对话框中，单击“启动时定位到”后面的下拉列表框中选择“收件箱”即可，如图5-21所示。当然也可以选择其他项。最后单击“确定”按钮完成。图5-21 “高级选项”对话框5.2.14 设置系统的默认邮件账户系统一般将第一个建立的账户为设为默认的邮件账户，所以像新建邮件这样的操作，就直接使用默认账户作为发件人了。请问如何更改其他邮件账户为默认账户？答：要更默认账户很简单。执行“工具”菜单上的“电子邮件账户”命令，在弹出的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”项，单击“下一步”按钮后，在弹出的对话框的邮件账户的显示列表中，单击要设置为默认的邮件账户，最后单击“设为默认值”按钮即可。 5.2.15 备份系统信息请问该如何才能备份系统的重要信息，使在系统重装后能恢复原来的“联系人”、“收件箱”，以及其他的个性化设置？答：要备份Outlook信息的方法还是很多的，其中最简单的就是直接利用“导出”命令来实现。具体如下：单击“文件”菜单中的“导入/导出”命令，在弹出的“导入/导出向导”对话框中，选择“导出到一个文件”项，然后单击“下一步”按钮，选择“个人文件夹文件（.pst）”，再单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，可以进行导出内容的设置，如图5-22所示。图5-22 设置导出内容如要备份“联系人”文件夹，就在“选定导出的文件夹”列表框中选择“联系人”文件夹（如果该文件夹包含子文件夹，请选择“包括子文件夹”复选项；如果还想对选择的内容作更详细的设置，可以单击“筛选”按钮）。完成设置后单击“下一步”按钮，输入导出文件保存的路径和文件名。最后单击“完成”按钮即可。这样就把Outlook中包含的相应邮件内容备份了。如果要备份其他文件夹信息，重复上述步骤即可。以后要恢复备份信息时，只有执行“导入”操作即可。除了“导出”命令可以备份信息外，其实还可以采用直接拷贝对应信息文件的方式来备份。下面列出部分数据存储和配置文件的地址（在不同操作系统下稍有不同）和文件名称（很多文件或文件夹都是隐藏属性的，需要打开系统的“显示隐藏文件和文件夹”选项才能看到），可以找到它们执行复制操作。l Outlook 数据文件（.pst）Windows 98系统：WindowsLocalSettingsApplication DataMicrosoft OutlookWindows2000或XP系统：Documents and SettingsLocal Settings Application DataMicrosoftOutlookl 个人通信簿（.pab）Windows 98系统：WindowsLocal SettingsApplication DataMicrosoft OutlookWindows 2000或XP系统：Documents and SettingsLocal Settings Application DataMicrosoftOutlookl 签名（.rtf、.txt、.html）Windows 98系统：WindowsApplication DataMicrosoftSignaturesWindows 2000或XP系统Documents and SettingsApplication Data MicrosoftSignaturesl 模板（.oft）Windows 98系统：WindowsApplication DataMicrosoftTemplatesWindows 2000或XP系统：Documents and SettingsApplication DataMicrosoftTemplatesl 邮件（.msg、.htm、.rtf）Windows 98系统：WindowsApplication DataMicrosoftOutlookWindows 2000或XP系统： Documents and SettingsApplication Data MicrosoftOutlook这样下次需要恢复时，只要将对应文件重新复制到对应目录下即可。除了上面的方法外，微软公司还提供了一款“PST 备份”的工具软件。可以到微软网站下载它：/china/downloads/2002/pfbackup.aspx。它不但可以生成 .pst 数据文件的精确备份，而且还可以设置自动提醒备份功能。5.3 邮件保护技巧 5.3.1 禁止他人启动Outlook由于用系统收发的邮件大都是比较私人性的，所以希望让别人看到邮件内容。请问有什么办法来保护邮件的隐私吗？答：要保护好个人的私人信件，在个人电脑上最好的办法就是禁止他人启动Outlook系统。可以通过下面的方法来实现根据密码启动Outlook：单击“文件”菜单中的“数据文件管理”命令。在弹出的对话框中选择保存个人邮件的文件夹，然后再单击“设置”按钮，接着会弹出如图5-23所示对话框。图5-23 设置邮件保护单击“更改密码”按钮，为文件建立密码保护。这样以后在本机上启动Outlook时，都必须输入正确的密码才能进入系统。5.3.2 自动判断和存储垃圾邮件每次收取邮件时，总是真正有用的少，反而宣传资料或广告很多。这样不但增加了收取邮件的时间，而且它们和有用的邮件都保存在同一文件夹中，管理起来也很不方便。请问可以让系统自动识别这些邮件，然后实现和正常邮件的分开保存吗？答：的确，现在收到这样的垃圾邮件已经是很普遍的事了。但是一般这些邮件都是从一些我们不熟悉或不知道的网址发送的。利用这一点，我们可以让系统自动根据发送网址来判断，将它们和正常邮件分开来保存，这样方便对它们的处理。具体实现步骤如下：首先单击“文件”菜单中“文件夹”项下的“新建文件夹”命令，在弹出的对话框中，在“名称”文本框下输入文件夹的名称，再选择文件夹存放的位置，如图5-24所示。图5-24 选择文件夹存放位置再在弹出的提示框中单击“否”按钮，将该文件夹直接添加到“收件箱”中。这样就为垃圾邮件创建了一个单独的存放目录了。接下来再设置系统的自动识别规则：单击“工具”菜单中的“规则向导”命令，在弹出的对话框中单击“新建”按钮，再在弹出的对话框中选择“由空白规则开始”项，默认为“邮件到达时检查”。单击“下一步”按钮后，在“想要检测何种条件”列表框中选择“仅在本机”。再执行“下一步”按钮，在“该如何处理该邮件”列表框中选择“将它移到指定文件夹”，再在“规则”说明框中单击“指定”文字。在弹出的对话框中选择刚才建立的新文件夹。再单击“下一步”按钮，在“添加例外规则”框中选择第一项“除非发件人为个人或通讯簿列表”。再单击“规则说明”下的“个人或通讯簿列表”字样，在弹出的对话框中，选择“名称”列表中的所有联系人，再单击“发件人”按钮，将其添加到右边的“指定发件人的通讯地址”框中。再执行“下一步”按钮，单击“完成”按钮返回图5-24所示对话框。最后单击“确定”按钮完成判断规则的设置。这样下次如果收到不是联系人文件来的地址发送来的邮件时，系统会自动将其放置在垃圾邮件箱中。5.3.3 自动判断并禁止接收垃圾邮件利用前面的方法虽然可以更好地管理垃圾邮件，可是还是会为这些垃圾邮件浪费