库存系统简明操作说明.doc

库存系统简明操作说明一、系统参数说明1 系统业务类型：1.1 期初入库：在系统最开始初始化时以本业务方式录入原始凭证；注意本业务一定要在最开始做，并且要保证完全正确；如果在其他业务发生前发现期初错误，可以用盘点将错误的商品全部盘亏，然后重录该商品的期初。期初的操作方式请看附录一中期初操作一节1.2 采购入库（普通入库）：录入普通入库单；注意除平均记价法以金额为准外，其他都以单价为准1.3 直拨：入库的商品一进一出同时进行，不影响结存及库种商品的单价1.4 调拨：两个仓库之间商品的流转；注意两个仓库都必须存在调拨的商品，否则在审核时会出错1.5 领用：普通出库业务1.6 退货：当入库商品出错时使用该业务进行调整；（除平均法外）退货商品需要选择相应的入库商品，同时不能超过原始单据入库商品数量1.7 退库：当领用商品出错时使用该业务进行调整；退库商品不能大于系统中该部门领用该商品的总量1.8 报损：当商品损坏在仓库中时使用该业务1.9 盘点：当月末盘点产生真实库存量与系统库存量的误差时使用该业务进行调整；盘盈的单价默认为最近单价，但可以更改2 记价方式：系统中定义了三种记价方式：2.1 移动平均记价法：2.1.a 商品在流通时是以金额为准，不已单价为准；2.1.b 出库商品的单价由该种商品当前库存总金额除以当前库存总数量得到；2.1.c 退货、退库时需要输入退回金额2.2 先进现出记价法：2.2.a 商品在流通时是以单价为准；2.2.b 除商品入库（采购、直拨、期初、盘盈）时输入单价外，其他任何业务都不需要输入单价2.2.c 退货、退库时需要指明所退商品的原始出、入库单2.3 分批记价法2.3.a 商品在流通时以批次号为准，同时计算时以单价为准2.3.b 商品入库需要输入批次号2.3.c 领用、退货、退库等都需要输入批次号3 仓库编码：将酒店的库房进行编码，同时设置仓库的记价方式、仓库保管员等信息；4 计量单位：4.1 每个商品都必须有计量单位，4.2 商品的计量单位应该为仓库盘点时的单位，4.3 不可以使用中间单位，4.4 商品的所有业务流通都使用该单位5 商品属性：5.1 冗余属性，可以作为一些特殊统计的分类方式6 商品定义：6.1 商品编码：共分三级：大类、小类、编码；6.1.a 如01030002 大米：01（大类编码：食品）03（小类编码：粮食）0002（编码）6.1.b 大类、小类编码分别最多两位，但其中可以使用字母（建议尽量不要使用字母）6.1.c 编码最多四位，其中可以使用字母（建议尽量不要使用字母）6.2 单位换算：该换算只是在采购入库、直拨入库时使用6.3 商品在这里配置后并不代表商品就可以在仓库中使用了，需要进行仓库商品管理配置后才能在仓库中使用6.4 积压标志：当商品符合积压条件后，由操作员将该标志打上，该商品便会体现在积压报表中6.5 库存上下限：表示商品的库存界限，超过限度的商品反映在查询统计报警查询中6.6 呆滞时间：商品的保质期7 仓库商品管理：7.1 配置每个仓库能够使用那些商品8 供货商定义：8.1 建立供货商时应付帐户同时建立9 部门分组：9.1 将领用部门进行分组，该分组可以在部门领用报表中体现10 领货部门定义：10.1 定义领用出库中对应的领用部门11 业务类型：11.1 系统定义，不能更改12 付款方式：12.1 定义了应付帐中付款时所需的付款类型13 领用用途：13.1 冗余属性，启用其他配置中的必须输入领用用途后，领用单中必须输入该项目，同时领用报表中有体现14 操作员定义：14.1 需要配置各个操作员的权限14.2 需要配置各个操作员使用的仓库15 单位信息：15.1 库存系统使用单位的信息16 初始配置：16.1 查询天数：影响查询分析中进入时的默认查询时间范围16.2 单价、数量、金额小数位：一般应将金额小数位配成单价小数位数量小数位才能消除误差，否则在报表中会产生误差16.3 本月期初：16.3.a 系统在初始化时录入最原始的月初日期，以后的月初日期由月结时的日期决定，最好不要人为更改，16.3.b 录入单据的日期限定：大于本月期初，小于等于今天；因此机器日期是否准确也是保证数据准确的重要因素17 其他配置：17.1 必须输入领用用途17.2 自动生成库存单据号：按照业务类型自动生成单号，不同业务之间的单号可能相同，不同仓库间同种业务单号不可能相同17.3 单据号分仓库：按照业务类型、仓库自动生成单号，同仓库不同业务间的单号可能相同；不同仓库同种业务间的单号可能相同17.4 辅助单位有效：17.4.a 在商品配置中配置的辅助单位换算有效；17.4.b 在采购入库、期初入库中可以从单位选择中选择辅助单位入库；入库审核后系统按照单位进行换算，按照基本单位进行储存17.5 使用计划管理：配置后重启系统，则可以进入计划管理（见计划管理一节）17.6 计划管理级数：确定计划的级数（见计划管理一节）二、采购管理1 概念说明1.1 系统中每种商品有四种价格1.1.a 最近价格：当该商品进行采购入库、直拨等业务时，系统将录入的价格更新该供货商的当前商品的最近价格1.1.b 最高价格：当该商品进行采购入库、期初入库、直拨等业务时，系统比较录入的价格与该供货商的最高价格，并将最高价格改写1.1.c 最低价格：同最高价格1.1.d 询价价格：有采购部人员从市场调研有填入的价格1.2 每种商品对应不同的供货商均有以上四种价格1.3 是否有效标志：如果将某记录的该标志置为有效，则在每日采购单的录入中系统将从同种商品不同的供货商的有效询价价格中查找出最低的询价价格作为默认价格，同时该供货商也作为默认的供货商1.4 采购单分类：1.4.a 普通采购单：一般指非日常必须的采购；如部门申购办公用品等1.4.b 每日采购单：指每日必须的采购，如餐厅每日蔬菜的采购1.5 采购单状态：1.5.a 未入库：采购单中的商品都还没有进行入库1.5.b 部分入库：采购单中的商品部分入库，但还未入完1.5.c 全部入库：采购单中的商品全部入库1.5.d 已作废：采购单作废；部分入库及全部入库的采购单不能作废2 询价管理2.1 操作说明2.1.a 查询功能：按照窗口中的输入数据查找出符合条件的商品及其价格2.1.b 增加：增加一条空记录，操作员可以在其中输入商品编码、名称、供货商、询价价格、询价日期等项目，保存后形成该商品的询价价格；但如果该商品对应的供货商已经有记录存在，则只需更改存在记录的询价价格即可（需要保存）2.1.c 保存：保存修改及增加2.1.d 修改：查找出记录，直接在列表中修改；只能修改是否有效、询价价格、询价日期的内容2.1.e Ctrl+Del：删除一条新增加的记录，对于已存在的记录不能删除3 采购单查询：3.1 查询：按照窗口中的输入数据查找出符合条件的采购单据3.2 修改：选中查找出的未入库的采购单，点修改可以进入该单据的修改模式；在修改模式中可以进行增、删、改操作，最后可以保存。（注意与复制新建的区别）3.3 复制新建：选中查找出的采购单，点复制新建，则系统按照选中的采购单的内容自动建立一张新的采购单；操作员可以在其中进行增、删、改操作，最后保存形成一张新的采购单。（注意与修改的区别）4 普通采购单：4.1 新建：系统清空所有输入数据，操作员可以输入新单据的数据；录入后需要保存4.2 删除：删除当前显示的单据，删除后需要保存4.3 保存：保存该单据上所作的操作4.4 取消：系统放弃该单据上未保存的操作，同时恢复到最近一次保存的状态（新建操作恢复到空单状态，修改操作、删除操作恢复到单据原状态）5 每日采购单：5.1 与普通采购单的区别：5.1.a 普通采购单可以在采购入库、直拨业务中调出使用；每日采购单只能在直拨业务中调出使用5.1.b 普通采购单整张单只能有一个供货商；每日采购单可以每个商品对印不同的供货商5.2 操作同普通采购单5.3 商品录入时系统会按照前面概念说明中的方式进行单价及供货商的自动填写；如果找不到符合条件的供货商，则为空，需手工填入三、库存管理1 概念说明：1.1 未审核单据与已审核单据：1.1.a 系统将业务单据分为未审核单据及已审核单据两种；操作员录入单据后形成未审核单据，当单据被审核后系统自动形成已审核单据1.1.b 未审核单据可以进行增、删、改的操作；已审核单据不能进行这些操作，只能用相反的业务进行冲减1.1.c 未审核单据不影响结存，不产生真正的出入库，在报表中不能体现（除了未审核单据表）；已审核的单据影响结存，产生真正的出入库，同时在所有的报表及查询中体现1.1.d 在库存管理中建立及查找的单据都是未审核的单据；在查询分析、报表看到的单据都是已审核单据1.2 基本操作：1.2.a 新建：新建单据1.2.b 删除：删除单前单据，需要保存1.2.c 删除恢复：恢复当前单据，需要保存1.2.d 保存：保存所作的操作1.2.d.1 快捷键F1：保存当前单据，同时清空内容进入新单状态，操作员可以继续录入新单1.2.d.2 快捷键F2：保存当前单据，但不退出本帐单，操作员可以继续修改本单据1.2.e 取消：取消最近一次保存到现在的所有操作1.2.f 商品录入：1.2.f.1 在列表中点击商品编码或商品名称，出现按钮，点击按钮进入商品查找窗口1.2.f.2 可以在点击按钮前输入商品编码（全部编码，或从左至右的部分编码），然后点击按钮可以缩小查询范围1.2.f.3 可以再点击按钮前输入商品名称（全部名称或部分名称），然后点击按钮可以缩小查询范围2 查找：2.1 查找：系统按照输入的数据查找出符合条件的未审核单据2.2 修改：选中本结算期的未审核的或已删除的单据，点修改可以进入修改模式，在修改模式可以进行增、删、改、恢复等操作，最后保存状态。（注意与复制的区别）2.3 复制：选中采购入库、直拨单，点复制，系统则按照选中单据的内容新建一张单据，操作员在该单据中进行修改，最后保存形成一张新的单据。（注意与修改的区别）3 添加商品3.1 增加新的商品，输入对应仓库域可以在增加商品定义的同时将该商品分配进选中的仓库4 业务单据录入（除盘点）：基本操作类似5 盘点：在盘点中有两种操作方式5.1 手工录入盘亏盘盈商品：查找出盘点有差异的商品，然后输入盘点数量，如果是盘盈，则需输入单价（默认单价类型在窗口中的单价类型选择）5.2 自动取得结存：点当前结存按钮查找出选择仓库的所有库存商品，系统默认盘点数量与系统结存相等；操作员将盘点不符的商品的盘点量输入，系统自动产生差额；盘盈的商品需要输入单价（默认单价类型在窗口中的单价类型选择）；5.3 点盘点按钮，系统按照差额自动进行盘盈、盘亏四、业务审核1 库存单据审核1.1 点击条件查找，列表中列出符合条件的未审核单据，点审核下列单据，系统自动进行审核2 审核单据查询2.1 按照输入的数据查找出符合条件的单据2.2 窗口的左上方列表：已审核单据信息2.3 窗口的右上方列表：已审核单据中商品明细信息2.4 窗口的左下方列表：已审核单据对应的未审核单据信息2.5 窗口的右下方列表：未审核单据中的商品信息2.6 对于入库业务已审核商品与未审核商品相同2.7 使用了辅助单位时，未审核的商品为录入的计量单位及数量；审核后的商品为换算后的基本计量单位及换算后的数量2.8 对于出库业务：未审核商品没有单价，而已审核商品明细有单价五、应付管理1 概念说明1.1 应付单：在库存业务中录入的采购入库、直拨、退货均会形成相应的应付单；1.2 付款单：在应付帐户中输入的付款1.3 应付单兑现：将付款单的金额兑现进应付单中，减少未兑金额及应付单余额，不影响帐户余额1.4 应付单审计：只有审计后的应付单才能在付款业务中进行兑现2 配置应付帐户：填写限额及付款周期的信息3 查询应付帐：按照应付帐号、帐户名称查找出符合条件的帐户4 应付帐明细：显示应付帐户对应的供货商信息5 应付单业务：5.1 应付单转帐：将选中的未兑现的应付单5.2 应付单审计：将选中的应付单进行审计5.3 全部应付单审计：将查找出来的全部应付单进行审计5.4 查询应付单：输入查找条件，查找符合的应付单5.5 入库单明细：显示选中的应付单对应的已审核单据的内容6 付款业务6.1 填制付款单：新建付款单，输入金额、付款方式、等信息6.2 查询付款单：输入查找条件，查找符合的付款单6.3 查询应付单：输入查找条件，查找符合的应付单6.4 应付单兑现：6.4.a 如果选择了一张付款单，则系统将按照显示的应付单的顺序将该付款单兑现完，如果兑现过程中付款单的金额不足下一张应付单的金额，则兑现停止6.4.b 如果选择了一张应付单，则系统按照显示的付款单的顺序将该应付单兑现完，如果不足则不兑现六、查询分析1 当前库存1.1 查询当前库存：按照条件显示当前库存1.2 查询库存入出库明细业务：显示选中商品的入出库明细单据信息1.3 查找商品所在位置：显示商品的货位1.3.a 修改库存位置：输入商品的位置编码1.3.b 查询：按照条件查找出符合的商品2 部门情况：显示各部门的领用情况3 供货情况：显示各供货商的供货情况4 领货排名：5 进货排名：6 报警情况：6.1 过期查询：显示库存物品超过保质期的商品6.2 超限查询：查询超过商品定义的库存上下限的商品七、库存报表1 库存报表：1.1 库存物品盘点表：1.1.a 财务明细：先进现出、分批记价法的物品结存明细表1.1.b 仓库明细：可以打印出来进行手工盘点时记录用1.1.c 金额汇总：先进现出、分批记价法的物品结存金额汇总表1.1.d 核对：物品上月结存与本月结存的对比表1.1.e 盘点简表：可以打印出来进行手工盘点时记录用，盘点内容较仓库明细简单1.1.f 平均法财务明细：平均记价法的物品结存明细表1.1.g 平均记价法盘点简表：显示明细商品的当前结存1.1.h 平均法金额汇总：平均法的物品结存金额汇总表1.2 库存物品积压统计表：显示被标记为积压的物品的进、出、存情况1.3 库存凭证报表：按照凭证方式打印采购入库、直拨入库、直拨出库、领用出库等业务的信息2 库存出库报表2.1 部门领货汇总表：横向为大类，纵向为各个领货部门，显示部门领货的分大类金额汇总表。当大类超过26个时均记为其他2.2 部门领货商品明细表：显示选择的部门领用的商品明细信息2.3 物品部门领用统计表：显示某个商品被领用的情况2.4 部门领货用途统计表：按照领用用途（见系统参数说明）统计2.5 仓库调拨报表：显示仓库的调拨情况，分调入和调出两种统计方式3 购货报表3.1 仓库购货汇总表：横向为大类，纵向为各个仓库，显示仓库购货的分大类金额汇总表。当大类超过26个时均记为其他3.2 供货商供货报表：显示供货商供应商品的报表，分为明细（完全明细），合并商品（按照商品编码合并），汇总（只显示供货商供货总金额）3.3 供货商供货大类汇总表：横向为大类，纵向为各个供货商，显示供货商供货的分大类金额汇总表。当大类超过26个时均记为其他3.4 供货商应供商品报表：此报表按照采购单中的内容形成供货商应供商品明细表3.5 每日采购单收货表：该报表将每日采购单分部门形成各个部门的采购商品明细表，作为部门收货时的凭证3.6 入库单分大类汇总表：该报表分每张入库单（采购入库、直拨、退货）反映供货商每次供货的大类汇总情况3.7 直拨单分部门汇总表：该报表分每张直拨单反映部门的分配情况4 商品业务报表4.1 物品流水帐：4.1.a 流水帐：按照单据日期反映一段时间商品的流水情况4.1.b 帐本：按照业务发生的先后顺序，分每种商品显示一个结存期的进入情况4.2 物品进出存汇总表：反映一段时间的入出库情况；注意，报表中的结存数永远为当前结存，而不是按照所选日期更改4.3 库存业务分类汇总表：分库存业务进行金额汇总5 单据报表5.1 库存入出库单据：打印所选单据的明细5.2 采购单据：打印所选采购单据的明细5.3 未审核单据汇总表：打印未审核的单据信息及汇总金额；该报表可以作为审核前对帐使用6 应付帐报表6.1 应付帐汇总表：打印当前应付帐户的应付、已付及余额情况6.2 应付单明细表：打印应付单的信息及应付单的兑现信息6.3 付款单明细表：打印付款单的信息及付款单的兑现信息八、计划管理1 概念说明1.1 计划管理级数：1.1.a 例如级数为3，则计划可以被制定成：第一级：年计划，第二级：月计划，第三级：部门月计划1.1.b 例如级数为4，则计划可以被制定成：第一级：年计划，第二级：季度计划，第三级：月计划，第四级：部门月计划1.1.c 例如级数为5，则计划可以被制定成：第一级：年计划，第二级：季度计划，第三级：月计划，第四级：周计划，第五级：部门周计划1.1.d 总之最后一级计划一定是与部门相关的，而前面的计划一定不与部门相关1.1.e 在计划管理级数后面可以再增加两级，部门大类领用计划、部门小类领用计划；这两级计划不在计划管理级数所定的数量以内。1.1.f 同级计划之间存在日期范围冲突检测1.1.g 同级计划与父计划之间存在日期范围超限检测，及预算金额超限检测1.2 明细计划1.2.a 要定义明细计划就必须定义到部门小类领用计划1.2.b 明细商品的总金额可以不受部门小类领用计划中定义的预算金额的控制2 计划制定2.1 计划部分2.1.a 新建同级计划：最开始必须使用此功能建立计划的第一个节点，此后该功能用来建立与选定计划同级的计划2.1.b 新建子计划：建立选定计划的子计划2.1.c 添加计划明细：当建立完部门小类领用计划后就可以使用此同能建立商品明细计划了2.1.d 修改计划：修改后需保存2.1.e 删除计划：删除时系统自动删除该计划及其所有子计划，删除后需保存2.1.f 保存：保存操作2.1.g 取消：取消最近一次保存，至今的所有计划操作2.2 商品明细部分2.2.a 新建计划明细：新建商品明细计划2.2.b 修改计划：修改商品明细计划2.2.c 删除计划：删除商品明细计划2.2.d 保存：保存操作2.2.e 取消：取消最近一次保存，至今的所有明细操作3 完成情况3.1 计划完成：显示选中的计划领用完成情况3.2 明细完成：显示选中的计划下所有明细的领用完成情况3.3 采购完成：显示选中的计划的入库完成情况附录一 系统配置及初始化1 服务器安装a) 建立kucun数据库b) 将初始库进行恢复c) 建立Login用户inv，密码为inventoryd) 在数据库的用户（数据库Groups/Userspublic）中除了保留dbo外其他的均删除e) 新建用户kc；login：invf) 在建立的用户上点右键，选择permissions；在窗口中选择Grand All，然后点Set；将所有表的对勾变成蓝色g) 退出2 工作站安装a) 要安装BDE Administrator5.01以上版本b) 需要安装SQL客户端（组建不用完全安装）c) 需要在c:program filescss中软库存目录下拷贝：kc.exe,kcrpt.exe,prnbill.dll三个基本程序，可以附加拷贝suptoap.exe工具d) 在BDE中新建别名，Database Driver Name选择MSSQLe) BDE的配置i. Databasename：数据库名称ii. LangDriver：Paradox China 936iii. Server Name：服务器名称iv. User Name：Inv3 数据初始化参数配置a) 需要准备数据：仓库编码、商品及编码、计量单位、仓库使用商品分配、供货商、部门分组、部门编码、付款方式、操作员及权限b) 将月初日期设置为上月月末之前的某一天，不能是上月月末日期c) 将参数录入后进行一次备份，保存最原始的空库d) 录入期初数据：两种方法，所有的单据日期必须小于上月月末日期（可以先将计算机日期调整为上月月末日期，与月初日期之间的某天；正常使用时再改回来）i. 方法一：使用期初业务1. 将上月月末的盘点单数据作为期初数据进行录入；2. 录入时将每个类别录一张期初单3. 录入完后先不要审核，打印报表未审核单据汇总表，进行核对4. 正确无误后进行审核5. 如果审核后发现错误，则用盘点调整6. 优点：方便，录入简便7. 缺点：由于录入时不分供货商，因此如果期初数据日后有退货的情况就不能做了。期初只能通过盘点进行删减。ii. 方法二：使用采购入库业务1. 将上月月末的帐本数据作为采购入库的数据2. 分每个供货商进行录入3. 录入完后先不要审核，打印报表未审核单据汇总表，进行核对4. 正确无误后进行审核5. 如果审核后发现错误，则用退货调整6. 优点：避免期初的缺点7. 缺点：复杂，录入工作量大；对于同种商品不同的价格需分别录入（平均记价法除外）e) 打印出盘点明细表进行核查，如果有误则进行调整f) 进行月结：将月结日期（不是月初日期）改为上月月末日期进行月结，形成上月结存数据g) 备份一个新设