出展小常识.doc

企业出展小常识企 业 出 展 小常识中国国际贸易促进委员会广州市委员会中国国际商会广州商会2013年4月编印（内部资料 仅供参考）目 录1. 展前 - 12. 展中 - 63. 展后 - 84. 怎样正确预算参展费用 - 85. 参展人员应掌握的相关知识 - 96. 参展企业如何选择合适的展会 -117. 知识产权 -118. 出国手续办理-12- 15 -企业出展小常识一、 展前随着对外开放的日益扩大，国内各地区、各行业都热心于同海外的交流，特别是外向型的地区、企业，为扩大同海外的贸易与合作的机制，主动走出国门，参加海外展会或独自在海外举办展览的越来越多。这是一个可喜的现象。但是喜中有忧，不少参展单位在海外进行的展览，往往历经坎坷，花费巨大，却收效甚微。究其原因，当然有产品、市场、包装、价格、广告和销售网络等多方面的问题，但是，展览不能达到预定的展览目标，却大多出于展览本身的组织实施问题了。诸如，事先对展览会调查与市场调查不周，以至展览会选择不当，展览品配置不对，或是运输中对展品造成重大损坏等等。总之，归结于缺乏对海外展览实务的基本知识的经验。为此，我们为大家介绍出国参展的基本知识。国外展会的选择与参加参加展览会是企业最重要的营销方式之一，也是企业开辟新市场的首选方式。在同一时间、同一地点使某一行业中最重要的生产厂家和购买者集中到一起，这种机会在其它场合是找不到的。通过参加展览会，人们可以迅速全面地了解市场行情。许多工商企业正是借助展览会这个渠道，向国内外客户试销新产品、推出新品牌，同时通过与世界各地买家的接触，了解谁是真正的客户，行业的发展趋势如何，最终达到推销产品、占领市场的目的。美国贸易展览局近期作出的一份调查显示，制造业、通讯业和批发业中，2/3以上的企业经常参加展览会；金融、保险等服务性行业虽然只能展示资料和图片，但依然有1/3以上的公司将展览会视作主要的营销手段。(一) 了解特性若要充分利用展览会，必须了解展览会的特性。展览会有别于其它营销方式，它是唯一充分利用人体所感官的营销活动，人们通过展览会对产品的认知是最全面、最深刻的。同时，展览会又是一个中立场所，不属于买卖任何一方私有。从心理学角度看，这种环境易使人产生独立感，从而以积极、平等的态度进行谈判。这种高度竞争而充分自由的气氛，正是企业在开拓市场时最需要的。同时，展览会又是一项极为复杂的系统工程，受制因素很多。从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展场布置、广告宣传、组织成交直至展品回运，形成了一个互相影响互相制约有机整体，任何一个环节的失误，都会直接影响展览活动的效果。如果对展览会的这些特性了解不够，即使展出者花费了大量的人力物力，也未必能达到预期的效果。(二) 明确目标说起参展目标，经常听到的几种典型错误有：“老板让来的！”“因为我们每年都参加这个展览会。”“因为我们的竞争对手也来了。”“这是全行业最大展览会。”实际上，这些都不是参展目标，最多算是展出原因，而且没有一条是根本原因。企业的参展目标通常有以下几种：树立、维护公司形象；开发市场和寻找新客户；介绍新产品或服务；物色代理商、批发商或合资伙伴；销售成效；研究当地市场、开发新产品等等。德国展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为：基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标和销售目标五类。企业可能会同时有几种目的，但在参展之前务必确定主要目标，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。(三) 谨慎选择一般来说，企业在选择展览会时，应结合参展目的重点考虑以下几个因素：1展会性质。每个展览会都有不同的性质，从展览目的可分为形象展和商业展；从行业设置可分为行业展和综合展；按观众构成可分为公众展与专业展；按贸易方式可分为零售展与订货展；以展出者划分，又有综合展、贸易展、消费展凡此种种，不一而足。在发达国家，不同性质的展览会界限分明。但是在发展中国家，由于受到经济环境和展览业水平的限制，往往难有准确的划分。参展商应结合自身需要，谨慎选择。2知名度。现代展览业发展到今天，每个行业的展览都形成了自己的“龙头老大”，成为买家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米兰时装展、汉诺威工业博览会、广州进出口商品交易会等。通常来讲，展览会的知名度越高，吸引的参展商和买家就越多，成交的可能性也越大。如果参加的是一个新的展览会，则要看主办者是谁，在行业中的号召力如何。名气大的展览会往往收费较高，为节省费用，可与人合租展位，即使如此，效果也会好于参加那些不知名的小展览会。3展览内容。现代展览业的一大特点是日趋专业化，同一主题的展览会可细分为许多小的专业展。例如，同样是有关啤酒的展览会，其具体的展出内容可能是麦芽和啤酒花，可能是酿造工艺，可能是生产设备，可能是包装材料技术，也可能是一场品牌大战。参展商事先一定要了解清楚，以免“误入岐途”。4展览时间。任何产品都具有自己的生命周期，即新生、发育、成熟、饱和、衰退五个阶段。展出效率与产品周期之间有一定的规律，对于普通产品而言，在新生和发育阶段，展会有事半功倍的效果；在成熟和饱和阶段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退阶段，展出往往会劳而无功。5展出地点。参加展览会的最终目的是为了向该地区推销产品，所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否是自己的目标市场，是否有潜在买力，必要时可先进行一番市场调查。曾经有一个生产拖鞋的厂家，想当然地认为非洲天气热则非洲人一定会购买其产品。到了那边才发现，非洲天气热不假，但那里一些地区的老百姓平时根本就不穿鞋。(四) 精心准备一旦决定了参加某一个展览会，则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、财力和精神呢？有人对展览会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有六条（见附表一），建议展出者不妨从这里入手。另外，知名展览会规模巨大，主办方会有很多职能部门和专人负责不同的事情，他们分别向展商邮寄许多文件、通知，需要确认和告知很多重要事情。所以负责参展的最好由固定的一两个人负责，及时查看信件和邮件，保证没有遗漏重要信息，和主办方保持良好的信息互动。鉴于主办方的人员众多，你也可以选择主办方的一个工作人员作为你的主要联系对象，有什么疑问这个人请教，由他或她帮助协调，或者告知你向何人求助。影响参观者记忆的因素（附表一）影响因素影响程度占%展品的吸引力39%操作演示25%展台设计14%展台人员表现10%分发资料8%展出者的名气4%1展品选择。展品质展出者能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容；代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点；独特性则是指展品要有自身的独特之处，以便和其它同类产品区分开来。2展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发；如果是服装或背包，则要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。有趣的是，美国人认为只要吸引观众，使用什么手段都可以，所以在精密仪器的展览会上可以看到小丑的表演。而德国人则认为，表演必须与展出内容有关，如果在机床设备的展览会上请几个姑娘跳舞，会显得与严肃的现场气氛很不协调。所以选择展示方式，可以借鉴，可以创新，因展品的种类、特性，因时因地而异。3展位挑选。一般而言，比较理想的展台位置有：展场的主馆（通常是国际馆）；首层；展馆的入口（右侧更佳）和出口；主通道两侧；两条通道的交汇处；餐厅、咖啡厅或卫生间旁边；双开口的摊位。当然，不同的展台位置会有不同的收费标准，还须量力而行。一旦决定参展，就尽快报名。知名展会都会有相对固定的大客户和老客户，主办方会优先分配好的展位给他们，尽管如此还是会有一些好的小展位分配给提前报名的展商。展馆会根据展品类别进行大致的分类。争取分到和自己产品和服务对口的展馆是很重要的，因为展览会规模巨大，同时居住费用昂贵，很多远来的观众会直奔专题场馆，看完就尽快离开，无暇旁顾其它。另外展位众多，同类展品非常齐全，如同进入一个巨大的宝库，满眼珍珠玛瑙，大多数观众都难免会有眼花缭乱的感觉，遗漏那些偏僻的角落也不会觉得遗憾。但是对于展商而言，就非常不妙，花同样的价格，效果却大打折扣，因此一定要事先避免。4. 展台设计。随着我国经济的迅速发展，我国有出口能力的厂家都积极地参加国内外的展览以拓展业务。但尽管中国产品一向以价优物美着称，但不能否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家已注意到这一点亦迫切地感到确实需要改变这一局面。可除了在产品的设计和装潢包装上下功夫外，许多厂家忽略了参展时展位的装饰也会对产品形象产生较大的影响。走在一些著名展会里，虽不乏中国企业的摊位，但多数仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，这样的摊位必然会使参展的效果大打折扣。据统计，在有几百个甚至上千个展位的展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足小时。而很多国外企业却能有效地吸引买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬、设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢的确功不可没。国内厂家既然为参展付出了资金，想获得更佳的效果，在这方面不妨可以效仿。展台设计的表面任务是要好看，根本任务则要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调；展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计要考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。目前出国参展的企业以标准摊位为主，如果你不幸和世界知名大公司的摊位挨在一起，你很可能被大公司的光彩照得暗淡无光。如何让大摊位那样吸引观众呢？我现场观察的体会是：充分利用展位的空白位置，例如在资料柜、楣板上可以贴上公司LOGO和鲜艳的旗帜；在你的展板和展品上制作上争取出奇出新；增加一下互动活动；摆上一些有中国特色的饰物和食品等等。例如一家零部件企业把自己的产品组装成恐龙骨架；一家金属板材企业把板材装饰成半拉开各色美丽的窗帘，背景是窗外的春色无限，非常有趣；还有一个在媒体上印制了礼品券，凭借宣传资料可以前往领取等等；有一家企业把自己的样本做成一个可以随意翻转的魔方，非常好玩，让人爱不释手，这些新意都吸引了不少眼球要知道这是很专业的展览会，来参观的人都是或多或少和您的业务是关联的。5. 展示用具。现在流行的展示用具主要有三大类：（1）一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想像的造形充分体现企业和产品的形象。新颖的设计总能造出令人赏心悦目的效果，让参观者驻足，又在不知不觉中在参观者心目中留下深刻的印象。但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较昂贵，又会因场地等因素不可多次使用。（2）循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不会拥有器材的物权，而是向展览工程公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造形，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样。不足之处是价格较高，不易携带。（3）最普遍的要数循环便携式展具。这种展具常常以可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，造出流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，用于布置平方米标摊的展具拆卸折叠后一人就足以搬动，十分适合长途运输到国外参展；外观上，可在结构允许范围内改变形状，也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及上述两种器材多样化。总的来说，对国内一般厂家参展来说，较适合使用第三种便携式展示用具，只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式，而且可循环使用，这确为不错的选择。6人员配备。人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑：第一，根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员；第二，根据工作量的大小决定人员数量；第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性，能动性等。第四，加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应付：如果是大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其技术上的突破性。7客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参观者不应被动地等客户到来，要有意识地邀请客户来。可采取直接发函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。企业参加展览会时如果按照以上步骤甄别、选择和筹备的话，会收到事半功倍的效果。8. 时间安排。应提前到会以确保层位秩序井然、展品状态良好。展览结束以后，要有时间充分听取意见。 9. 广告宣传。资料袋制作标志醒目的资料袋，最好是可以肩背，而不是手提的袋子，把您的公司名称缩写、Logo、和展馆展位号标上，佩上礼物使用策略，就会增加数以百计的流动广告员。在路上、地铁，甚至回国的机场上我都看见有人提着通快公司的袋子，业内人士一看就能认出来。会刊广告外国观众喜欢预购会刊，按图索骥，既然参展了，何不索性再多花点银子让效果更好一点呢。如果嫌插页广告太贵，那么就做LOGO 和名字广告好了，五六百就OK，一定要记得印上展位号。和国内不同的是，会刊基本不印你提供的公司简介、产品说明，而是只印你的产品类别编号，所以务必仔细对照展品名录，把自己的产品类别编号报送主办方，否则只有你公司的基本联系信息，别人无法检索到你。展前预览主办方为了吸引观众，会向展商索要资料，这是绝好的免费宣传机会，务必积极响应。预览的不一定是业内最优秀的企业，也不一定是最先进的产品，很多公司可能觉得自己不是最好的，没有勇气提交资料，以致错失良机，我也是到了现场之后，才发现这一点的，后悔得要命。所以大胆地提交你们的图片和产品说明，主办方的编辑人员难为无米之炊的时候，你的资料就是救命草，要知道一旦采用，就是免费获得几万次的阅读机会！此外还有类似的合作媒体，主动和他们积极联系吧，为了吸引您做广告，他们事先也可能会提供一些的报道的。新闻中心新闻中心除了提供主办方资料和新闻通稿之外，还有一个重要的展示功能：那就是新闻中心提供资料架，架子上标注了展商的公司名称和展位号，展商可以存放一些样本在这里，供人查阅。新闻中心的资料架是要事先申请的，这样他们就可以把标签打印出来标示在资料架上。媒体、展览公司和咨询公司在国内展览会上，因为很多媒体喜欢派广告人员前往征集广告，很多咨询公司、展览公司派人收集信息，对于这些非直接的潜在客户，国内的一些参展工作人员往往不胜其烦，不甚重视。国内姑且不论，要想让更多的客户认识我们，就应该充分借助各方面的力量，扩大影响。咨询公司、展览公司和媒体常常会收到各方的询问，说不定他们的一句话就能给我们带来商机。网站发布、信件和电子邮件参展之前和之后最好在网上发布参展信息，同时用信件、电子邮箱将公司参展的事情告诉您的国内外客户。也许您国内的客户根本不可能去光顾您的国外展位，但是您的公司去国外参展就说明了你们的实力，从而提高了信誉度。10. 了解当地习俗。参展的要熟悉当地节日假期，市场的季节性及消费习惯等。 11. 产品报价。要报出全部产品的价格，主要是CIF价。当然FOB价和CIF价在国际贸易中都很重要，但一般来说，FOB价用得较少。还要确定交货期。 12. 标示规格。国际上通用的是公制。所以，出展以前，应准备好产品规格的公铡数据。 13. 了解资信和付款方式。首先，应了解国外代理人的资信，可以通过银行，也可以从咨询公司得到。还应了解有关保险、付款方式等方面的情况。 14. 要保护专利和商标权。如果你已取得专利中商标权，就应该提前与你的专利代理人研究，如何使这种商标或专利在海外继续得到保护。世界上大多数国家都对专利或商标权给予保护。15. 设立展会期间参观顾客登记册及交换名片。登记册项目包括：来宾姓名、公司名称、详细地址、电话等联系方式、感兴趣的产品、对产品的要求建议等二、 展中严格遵守国家法令和外事纪律及外事授权规定，维护民族尊严、国家利益和公司信誉，不做任何有损国格和公司信誉的事情。进行谈判、签订协议、合同等重要活动时，不得利用工作之便谋求私利。参加外事活动，与外宾接触，言谈要有分寸，礼貌要合乎常规。严格按照展览会规定的时间进行工作安排布展时，首先清点发运来的展品，在确认准确无误后进行布展。布展应有一定的艺术性，能够吸引观众，必要时可以请求组展设计人员给予协助展览会的优势在于比较。买家可以对不同厂家的产品一目了然，并很快作出判断；卖家必须考虑如何才能从众多相似的产品中脱颖而出，吸引买家的注意力。所以，参展人员须结合产品特性，在比较二字上下功夫。面对激烈的竞争，每位参展商都必须有自己的制胜王牌。这张王牌可能是商标、专利或独特的设计，也可能是价格、质量或完善的服务。这就要求展台人员要结合参展商品的特点，灵活应付：如是大众消费品，应着力树立品牌形象，在消费中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品若具独创性，则应强调在技术上的突破性。有效的推销会使潜在的客户对参展公司产生信任，对展出的产品本身和服务感兴趣，从而产生购买意向。 接待客户是展览期间最关键的工作。接待对象可分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众四类，这其中接待潜在客户是参加展览会的主要目标和最大价值所在。对现有客户当然要维持好关系，但不要在展览会上寒暄过久，以免影响接待新客户；对普通观众只需礼貌相对，切勿耗费太多的时间和精力。是否善于筛选和挖掘潜在客户，是衡量参展者业务水平高低的一个重要标志。 展览期间注意事项： 1、坚持参展期间，参展商在有限的展位空间，不应看闲书与报刊。应充分把握机会引起对方对企业与产品的注意，吸引买家与专业观众停下来，对企业与产品进行咨询，精神饱满地回答有关问题。如你在看报纸或杂志，机会也就因此会从身边流失。 2、参展工作期间，展会上应杜绝随意吃喝现象。因为，这种粗俗、邋遢和事不关已的表现会使所有潜在客户对参展企业产生极差的印象，继而影响他们对参展商的企业文化、管理水平、员工素质、产品质量的评估，导致对企业与产品的不信任。 3、关注与发现每一个潜在客户（买家与专业观众）是参展商参展的重要目标。应竭力避免怠慢潜在客户的行为，哪怕是几秒钟。显而易见，谁都不喜欢有被怠慢的感觉。如你工作正忙，不防先与客户打个招呼或让他加入你们的交谈。如你在与参展伙伴或隔壁展位的人谈话，这时应自觉立即停止。 4、参展期间要注意打手机的方式与时间。不恰当的电话，每一分钟就会相应减少与潜在客户交流的时间。从而直接影响企业在展会上的业务目标。在展会上，既便只能找到一个好的潜在客户，也是一种成功。而不恰当地打手机，往往可能会使你与客户失之交臂。 5、展会上，对买家与专业观众，不要以貌取人。展览会上唯一要注重仪表的是参展单位的工作人员，客户都会按自己的意愿穿着随便些，顾客的穿着与参展的效果没有直接影响。 6、在展位上应创造一个温馨、开放、吸引人的氛围，而不要形成与两个或更多参展伙伴或其他非潜在客户群聚闲聊的气氛，使走近展位的每一位买家与专业观众感到无所适从。 7、努力记住潜在客户的名字并能做到善用。人们都喜欢别人喊自己的名字。在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。大胆些，直接看着参观者胸前的名牌，念出他们的名字。遇到难读的字，还可以询问，以此来加深相互地了解与认识。使用适当，你便有可能轻松地与潜在客户建立良好的关系。 8、应做到展会期间会内会外工作相结合，积极走出去，拜访客户，参观工厂，这必须是在保证摊位要有人照管的前提下。 参展期间要做完整的记录。记录内容和方式应在参展前准备好。记录内容应做到规范、全面、精练、易于填写。准确的记录有助于日后工作的针对性和高效率。 国外的展览公司做过统计，50%的参观者漫无目标却四处收集资料，展览会上发出的资料有25%在30分钟内被随手扔进了餐厅、汽车、洗手间和废纸蒌。国内的许多展览对普通观众不加限制，资料浪费的现象更为严重。比较好的方法是印制两类不同形式的资料，一种是印制简单的、内容概括的资料，可以发给每位参观者；另一种是成套的、印刷精美、专业性强的资料，只发给专业客户。 贸易类的展览会通常不允许现场零售，参展人员应集中精力接待客户、捕捉贸易机会，切忌因小失大。国外有些展览会每天辟出专门时间对公众开放，允许零售，但一定要注意时间的划分，并做好相应的安排。 展览会不仅是合适的交易场所，也是理想的调研场所。在展览会上，展出者和参观者都不介意回答一些专业性强的问题，甚至很乐意提供意见和建议，而在其它场合就大不相同。因此，在展览会上做调研，既能节约时间、精力，又能获得有价值的信息。参展者是主要调研对象；可以抽空参观其它展台，针对竞争对手做调研；还可以参加研讨活动、阅读有关展会的报道，对市场情况做调研。 特别要注意客户信息的收集。这是展览会后进一步扩大参展效果的关键。很多情况是展览会上成交不容易，但通过展后联系，在展后3个月才能达到成交的目的。认真总结参展情况，向组织者和公司如实反映参展效果和遇到的问题，以确定来年是否参展，如何改进。 展览会期间辅助性的活动。展览会期间一般会安排一些辅助性的活动，如新闻发布会、开幕式、贵宾参观日、招待会、研讨会等。这些活动对于扩大交往、了解信息大有好处，应予足够重视和充分利用。 展会上发资料要注意合适的方法。首先宣传资料费用不菲，更何况企业不乐意将成本很高的宣传资料白白流失在人海中。怎样才能将价值不菲的信息送到真正需要的潜在客户手上呢？邮寄，便是一个较好的方法。在展会上，你可告诉潜在客户，无意让他带太多宣传品，加重他的行程负担。展会后，你会按他要求的材料寄给他。这样做参展商可以一举多得：既表明参展商的专业性；同时又表现出公司对可客户的重视和负责精神，给客户加深印象；也有好的理由做电话或EMAIL的系列追踪。 要热情地宣传自己的企业和产品，宣传时要做到感染力与满腔热情并存。在买家与专业观众看来，你就代表着你的企业。你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。 注意知识产权的保护，避免侵权行为。如遇到侵权情况的发生，要及时向组展者通报，根据当地法规寻求解决方法，避免不必要的争执。 要珍惜签合同的机会，不要零售展样品。尤其在一些禁止零售展样品的展览会上，更不能出售样品。如果样品出售或赠送客户，应在展出结束时再让客人提走，同时照章纳税。 加强在展览会上的考察工作。学习同行的优点，借鉴同行的长处，了解行业的发展趋势为产品的不断更新收集信息资料。参加展会前，要尽量多了解行业间的竞争对手。尽可能搜集有关竞争对手的资料通过参观竞争对手的展位，了解他们推出的新产品。努力搜集一切有助自己事业的信息，如对方的定价、产品比较、付款条件、交货方式等等。研究竞争对手是展览会的独特之处，这不仅是由于专业客户会来找你并提供相关信息，更是因为你的竞争对手就在同一空间中展览，大量信息就在眼前。这是进行现场调研和信息收集的绝好机会。如果参展商能花时间走遍展会的每个角落，表现得象展会的主人一样，收获就会颇丰。携带相机和记事本，尽可能多地采集信息。调查竞争对手，找找自己的产品、销售人员、展品、宣传资料、顾客评价和展会前的营销策略及其在实施效果方面的差距。将这些资料收集完备后，便可在展后来评估与同行间的差距与原因。三、 展后展览会闭幕并不意味着参展工作的结束。美国著名展览专家阿伦科诺帕奇博士在研究中发现：参观者在展览会闭幕后3周内对参观情况的记忆由100%迅速下降到60%，因此他建议参展者趁热打铁，将15%-20%的预算经费用作后续工作。展览后续工作的主要内容是向有兴趣的客户继续做工作，引发其购买意向，或将尚未完成的谈判进行下去，力争成交。每个买家在展览会上都会结识多家参展公司，但这只是一面之交，能否建立长久的贸易关系则在很大程度上取决于事后的联系。因此，有经验的参展商通常会抓紧展览会闭幕后到离开展出地之间的宝贵时间，拜访新结识的当地客户。这是既为了抢在竞争舵手之前做工作，也是为了加深潜在客户对参展产品和服务的印象。回到公司后，对曾经参观展台的新老客户都应发函致谢，以示对其的尊敬和重视。如果能根据会谈记录，在感谢信中就对方关心的问题略作解答，相信会产生意想不到的效果。展览会后要及时进行总结和评估。主要包括：整理展览资料，如成交合同、新客户名单、接待记录、市场信息等；总结参展情况，如有何准备不足或工作不到位的地方，有哪些新发现和新启示，有哪些问题参展者本人无法解决，需要其他部门的配合；作出市场分析，如市场前景、竞争态势、应对措施等等。评估是针对所参加的展览而言，用以决定下届是否继续参与，或以怎样的形式参与。评估内容包括：展览收获、展出成本、规模与影响、参观人次、参观者的构成、专业程度、宣传效果、展台位置、工作效率、配套服务等等。如果总体评估结果令人满意，决定下届继续参与，则要尽快向主办机构报名，从而争取最佳的展台位置和最优的参展价格。四、 怎样正确预算参展费用？参加国外展览的费用包括场地费用、展位搭建、展品运输和人员费用四大块，另外还有报名费、会刊登记费、杂费等相对数额较小的费用。欧洲的展览会公布的场地价格一般是指光地价格，曾经有向博览会直接报名的展商误以为付了场租费就万事大吉了，到了现场才发现自己只有一块没有任何基本装修和道具的光地。AUMA认证的展览会都还有每平方米0.6欧元的管理费用，博览会在收取净场地租金的时候一般还预收每平方米15-20欧元的服务费押金。这项预收服务费指抵扣在参展时发生的和展览公司各项费用，如接电费、插座费、人工费、租赁道具费、清洁费等等杂费，一般基于上届展览会平均服务费用标准。德国展览会的所有报价都需加收19%的增值税，如果公司自行报名参展索要20平方米单价150欧元的场地，那么在确认报名后，您收到的场地费付费帐单将是(150+0.6+20)1.19204060.28欧元而不是3000欧元。另外，博览会报名费、会刊登录费也是依据各个展览会的标准而有所不同，均需列入成本预算中。展位搭建是一笔可高可低的预算，如果要节省费用，可以用最简单的装修，如果要体面而有风格，自然花销不菲。如果希望节省成本又醒目实用，参加展团统一施工是最好的选择。而且即使在中国馆内，各个参展商的特殊展示要求我们都可以尽量照顾到。很多有实力的国内公司非常注重参加境外展时的公司形象，不惜花重金从国内送去展架及搭建工人。其实，与在国外寻找适合的搭建公司做装修方案并搭建展位相比，前者的费用支出及所消耗的人力、物力并不少，语言方面的障碍也可通过值得信赖的组展公司得以克服。随展团运输展品对参展企业来说是比较便捷并节省成本的途径，组展公司报出的展品运输价格，通常分为海运(按照体积：XX元/立方米)，空运(按照重量：XX元/公斤)两种方式，包括从指定仓库集货起直至博览会展台的全程运输费、仓储费、报关手续费等费用。展商只要根据自身运输的展品情况结合相应的报价，即可提前计算运输成本。需要注意的是，因为展品类别或参展国别、地域的不同，展览品的关税额度也有各自的规定，组展公司会根据当地海关的要求提前报价，并指导展商如何计算关税开支。人员费用则是往返交通加境外餐饮、交通及住宿等境外生活开支，组展公司通常会详细列出各项费用的预算情况。总之，只有真正的了解了参展的费用结构，参展公司才会在自己参展或通过组展公司两者间做出适合自己的选择。五、参展人员应掌握的相关知识尽管人的条件各不相同，但所有成功的展览人员身上必定具备一些共有的知识和能力。为了获取展会的成功，参展人员应掌握以下知识：公司的相关知识所有参展人员都需了解一些有关公司历史、目标、组织、政策和程序的信息，了解公司的历史和当前的使命非常重要，这些背景知识有助于参展代表对公司产生理解和接受最高管理层的价值观。参展人员需明白如何在公司系统如何操作，他们还应了解公司政策与程序及其原因。当参展代表了解这些原因后，他们就能自觉遵守这些规定，也能更好地向观众解释。产品知识及应用的有关知识参展人员必须了解参展产品，并掌握产品的不同使用方法。熟悉产品特点可从书面知识开始，进而做到能在实践中运用这些信息解决顾客的问题。现在，大量的产品信息被存放在计算机数据库，参展代表可以直接提取。许多参展代表带笔记本电脑进行参展拜访。这使得参展人员可以在顾客的办公室调出任何产品的信息。竞争对手的产品知识参展人员应该像了解自己的产品一样了解竞争对手的产品，因为他们必须在参展时与对手竞争。对竞争产品的细致了解可以使参展代表设计出优于对手的产品参展演示系统。展览知识有关展览性质、分类、展览设计、展览实施等知识。客户知识在今天的竞争环境下，参展人员必须以顾客为导向才能成功。因此，他们必须了解客户的业务。每个客户的重点和问题不同，参展人员必须能够识别它们，并做出相应的反映，对于每家企业，参展人员通常要与几个不同的客户打交道。参展代表必须了解所有对购买决策起影响作用的人的偏好。业务实践知识许多参展人员负责各自区域的利润。而且参展人员经常充当顾客的顾问。因此，了解本公司和客户公司经营背后的基本业务实践非常重要。团队参展的技巧许多参展人员在团队中工作。团队成功所需具备的技能与单纯强调个人能力不一样。因此，培训中必须重视几个要素：善于察觉同伴的需要；接受别人的缺点；合作，信息共享；虚心接受别人的意见；将团队的成功置于个人成功之上等等。关系建立技巧许多公司专注于与特定的客户发展长期关系。参展人员必须进行有关培训，以便识别这些客户，并培育与他们的关系。着重长期利益的客户管理与关心短期参展的客户管理，对参展人员的活动安排有不同的要求。他们必须同客户一起工作，预测并识别问题，并找到互益的解决方案。这要求很大程度的相互公开、信任和承诺，而这很难在交易型营销中看到。时间管理技巧大多数参展代表都有管理自己区域的很大自主权。他们不仅要在客户配时间，还要在工作的各个方面分配时间，特别是参展、服务和行政工作之间。参展人员应相信时间的无效使用将大大降低他们的成效。计算机辅助参展许多公司培训参展人员使用软件来分配在客户之间的接待时间，制定拜访日程，以及处理工作的许多管理细节，比如发出定单，提交拜访日志和报告，设计说明书和报价单。许多参展人员还把笔记本电脑作为其参展介绍的必要工具。由于参展活动的成效越来越依赖于计算机的使用，许多公司开展计算机应用技术的培训课程。参展技巧参展人员必须学习参展技巧与手段，以使他们能够与客户有效交流，并说服客户。知识产权与法律知识在展览计划、实施、施工展出等工作中必须遵守有关规定。与施工有关的法规可能有：建筑法规、技术设施法规、展台施工规定（如防火）等；和展品与贸易有关的法规有：贸易法规、商业法规、海关法规、保险法规、版权法规等。六、 参展企业如何选择合适的展会会展经济的持续升温，致使招展竞争日趋激烈，尤其是每到年初，各企业都会收到如雪片般飞来的各类展会邀请函，对此，企业须慎重选择，做到心中有数。 考察展会是否适合自己企业 一个好展会未必适合本企业，因为展会分为专业展会、贸易综合展会、科技展会等，不同展会有不同特点。企业选择展会应从以下3方面来考虑，一是看展会是不是能满足公司的销售策略，如增加现存市场的产品销售，推出换代产品，开拓新的市场等。二是不同展会吸引的展商和观众是不同的，有的吸引全国各地的买家，有的吸引当地买家，这会影响到企业的销售针对性与效果。如在一个以科技为主的展览会上，也许推出采用新技术的产品，突出其技术的先进性与含量；在这样的展会上如果想靠采取优惠的方法去增加老产品的销售，显然是不合适的。三是考虑展出时机是否合适，是不是能配合企业的销售计划。四是考虑展会是否列入当地或者国家的相关补贴项目，可以为参展降低成本。 要客观分析宣传材料 很多企业反映，面对雪片般的各种展会通知、介绍等宣传材料，往往眼花缭乱，要么扔进纸篓，要么选择一些规格高的展会。事实上，这两种态度均不可取，建议将会展材料整理归类，建立档案，一旦需要便于查找和分析。另外，面对规格较高的展会，要客观分析其承诺，并应注意3个方面的问题：1.对承诺有高层领导或著名专家参会的展会，要看主办单位是否可靠。正规的主办单位在会议通知里一般都注明有“拟邀请领导和专家参会”、“被邀请的领导和专家正在沟通中，如有变化会尽快通知”等字样。2.对高层领导和著名专家云集的会议，特别是提前3个多月就承诺领导和专家能参会的，企业要特别注意，因为高层领导和著名专家临时开会或出差等不确定因素多，参加活动的时间变数很大，承诺非常肯定是不客观的。3.一般而言，正规主办单位招展工作人员都经过培训，礼貌客气、语言规范、让你自愿选择决定，诚信度也比较高。所以，对招展工作人员的言行，企业应该多加注意。 了解主办和承办单位相关背景 目前，各种展会的费用一般都较高，要防止参展费用打“水漂”，必须对展会有一个基本评估，要了解主办单位和承办单位的背景，凡是成功举办过知名品牌会展的单位或会展公司，其专业素质、策划能力、组织管理水平相对较高。 企业要选择好展会，就需要掌握多方面信息，加强对会展知识的学习。目前，在激烈的市场竞争中，展会已不再是单一形式，越来越多的会议与展览、旅游、评选、演出等结合并不断出新，客观上给企业识别带来一定的难度。但是，随着会展市场逐渐规范和完善，企业选择参会的能力也在不断提高。同时，作为会展经济最大受益者，只要企业积极面对当前十分活跃的会展市场，不断总结参展经验，就能利用好这个平台，不断发展壮大自己。七、知识产权近年来，中国经济发展迅速，企业赴国外参加各类国际展览会越来越踊跃。知识产权保护成为展会领域的重要课题，加强会展行业的知识产权保护是保证中国会展行业迅速健康发展的必然选择。什么是知识产权？知识产权的法律定义是：对创造性智力成果、商业标志以及其他具有商业价值的信息等各项知识财产的权利。知识产权包括文学、艺术、科学作品的著作权、工业品设计专利权、商标、服务标记以及商业名称和标志，以及具有商业价值的信息产生的其他权利。知识产权是新信息社会的核心，它被运用在媒体和计算机系统上的具有商业价值的信息提供了法律保护。随着知识产权争议在国际展览会中出现的频率越来越多，中国企业参加海外展览会越来越多地面临知识产权方面的困扰，中国官方和民间都启动了相关的应对方案。国际展览管理协会和中国国际贸易促进委员会在2006年1月第二届CEFCO论坛召开期间，联合签署了展览业知识产权保护申明”。2006年3月1日，商务部、海关总署、国家工商总局、国家版权局、国家知识产权局审议后通过展会知识产权保护办法。但自展会知识产权保护办法实施以来，中国企业海外参展遭遇知识产权方面的投诉仍然不见其少，反见其多。两年来，随着中国企业赴海外参展日益频繁，国外企业以知识产权和不正当竞争的理由，对中国参展商和中国产品采取措施的事件时有发生。我委历年来组织的境外展览会，极其重视知识产权问题，在招展和确认参展的过程中都预先和企业积极沟通，防患于未然。我们提请各参展企业增强法律意识，增强对自有知识产权的保护，禁止有商标侵权、外观侵权和假冒产品参