Notes的知识管理.doc

Notes的知识管理知识经济是以智力、技能资源爲主要依托的经济，是用知识创造财富的经济。知识经济社会的基础是成千上万个具有知识经济特徵的企业。这些知识型企业的成功发展、兴旺发达主要取决於这些企业的知识管理。一、知识管理的概念和内涵知识管理（knowledge management）是一个新的産业行话，是Lotus公司多年客户的实践经验的总结。这就是，当一个企业或公司把知识管理工作定位在商业战略的关键部位上时，它就能取得成功，并得到最大的回报。在Lotus於1998年1月发表的Lotus、IBM和知识管理战略白皮书中，把创新、反应能力、生産率和技能素质作爲特定商业目标和知识管理的基本内涵，以帮助公司自身适应知识管理的活动要求。1。 创新（Innovation）知识经济的生命力在於创新。在以技术迅速变化和産品周期不断缩短爲特徵的商业竞争中，创新往往是保持长久竞争优势的主要源泉。爲此，要经常鼓励和培育新思想、新主张，最大限度地把企业员工聚集到献计献策和通力合作的论坛中来，共同创建新的産品和服务，把创新作爲协作技术的一个关键目标。2。 反应能力（Responsiveness）今天的商业环境中经常出现无法预测的事件，如某个洲金融危机的发生，某项惊人技术的发明，某个非传统竞争者的出现等。爲了把突发事件对自身的影响减小到最低限度和更快地解决客户提出的问题，以便帮助客户作出最好的决断，就要求企业能对市场的变化作出快速的反应，具有较强的应变能力。3。 生産率（Productivity）获取和共用最好的经验以及可重复使用的知识资産，以便缩短回圈时间，并最大限度地减少重复劳动。生産率取决於对个人和群体创造的知识加以收集、综合并提供给其他人再利用的程度。知识管理技术必须向个人提供藉以发现、挖掘和优化已创造的共同知识的工具，并把它们应用於新过程，解决新问题。4。 技能素质（Competency）一个企业要保持竞争力，就必须提高现有员工和新雇用员工的技能素质和行业规范。爲此，要通过在职、在线培训、远端学习和企业网资源浏览，学习新知识。一个企业或公司如果全力支援和促进这种提高员工技能素质的学习，并使之制度化，就是成功的知识管理。二、Lotus的知识管理框架不难看出，Lotus的四个商业目标要受两个因素制约：一个是企业的规模大小，另一个是企业的协作程度。如下图所示。组织规模小，对企业员工的技能素质和创新要求就低；一个企业的协作程度低，对企业的生産率和员工的技能素质要求就低。另一方面，一个企业的组织规模大，则对企业的生産率和反应能力要求就高；一个企业的协作程度高，对企业的创新和反应能力要求就高。这样，企业的组织规模和企业的协作程度就形成一个二维函数的坐标系，而四个商业目标即知识管理的内容分别是该直角坐标系平面中的四个部分。整个坐标系构成了Lotus知识管理解决方案的框架。创造、共用和使用知识的过程包含着各种程度的协作。四个商业目标中的每一个目标，在实现过程中也包含着不同程度的协作。一般来说，凡与技能素质和生産率有关的知识活动，其总体协作程度均较低，如个人学习。相反，与创新和反应能力有关的知识活动具有较高的协作性，如献计献策会。知识管理活动及其産出的多少可以通过整个组织来调整和控制。例如，典型的技术素质培训（如员工叁加讲习班和培训班等）和创新总是在小规模的个人或工作组一级进行，他们所学的并非是能很容易地爲全组织所用，只有当个人学业的産出或一项创新经过包装後再次使用时，其成果才能爲整个组织所掌握和使用。在一定组织规模中重复使用个人和群体所创造的知识，才能在生産率和反应能力上産生积极的效果。框架的四个部分之间存在着相互依存的关系。没有技能素质的个人，就难以实现创新、生産率和反应能力。同样，创新、生産率和技能素质又是反应能力的前提，但四个部分之间又不是完全相互依存的关系。一个公司并不需要在技能素质方面实现完善的知识管理後才能从事创新和提高生産率，或者在其他三个方面都达到最佳状态之後才能具备上佳的反应能力。一个公司可以对任何一个方面进行少量的投资，以便在短期内收到明显的回报，但这不意味着在其他几个方面知识管理已完美无缺。三、Lotus知识管理的成功范例Lotus的知识管理解决方案广泛应用于各类客户的应用中。这些范例的共同点都是在 Lotus Notes知识平台上实行知识管理的。这些企业客户把Notes技术具体运用到知识管理上。1。 巴克曼实验室（Buckman Labs）：技术素质巴克曼依靠高技能素质的员工在特殊化工産品市场中保持领先地位。它的竞争力来源於所拥有的高技能素质的员工，这是该公司针对工业的最新发展和客户的营业情况不断对员工进行有针对性的培训和教育，藉以激励员工不断寻求机会的结果。巴克曼实验室应用Lotus开发的远端学习解决方案的套装软体Learning Space，在不影响工作和个人生活的情况下，把培训安排得恰到好处，使员工能真正学到最多最实用的东西。Lotus的体会是：在提高员工技能素质中要方便学生，要有一位教师，能充分地进行相互交流，要给个人一定程度的自由活动空间，营造一种舒适活泼、开朗坦诚的气氛和环境。2。 蒙桑多生命科学研究所 （Monsanto Life Sciences）：创新该公司的成功归於有创新、可增值又能获得专利的産品。这是该公司对研究和开发进行大量投资的结果。该研究所所聘用的员工都是受过高等教育，一般是一名与世界各地的科学家和研究人员经常有接触的博士。该研究所以发挥高技能专业技术人员的才干爲手段，开展以创新爲中心的知识管理活动。它通过举办电子技术论坛，协助员工交流思想 ，爲创新提供了有利条件。该公司应用了Lotus开发的Solution Space，它是一个以Notes爲基础的正在研究与开发的用於支援团队、部门不断创新的专案。Lotus的体会是：凡是能不断成功创新的公司都有一定的做法。团队协作成员要尽可能地多出好主意，多提好办法，从中选定最有可能取得成功的办法。如果有人主持或负责献计献策会，而且与会人员相互熟悉，讨论就会更加坦率，并会有更多的相互交流。3。 安德森谘询公司（Andersen Consulting）：生産率管理谘询公司是知识管理的广告人。在这个领域的竞争是直接在知识基础上的竞争 ：他们知道些什麽？如何与客户共用这些知识？要使其知识库中的知识有效并保持更新，安德森谘询公司制定了专业知识人员的岗位要求，这些员工是各主题的专家，由他们对文档进行筛选、分类和整理，剔除重复和过时的内容，以确保其质量、适应性和推广价值，并使有价值的珍贵资料容易爲人们所查询。这样，使人们不仅能得到而且能重复利用公司最新和最有用的知识。安德森谘询公司把这种作用称之爲知识服务员（knowledge steward）。该公司应用了TeamRoom，它是Lotus已经开发的一个用於建立协作过程（从制作、行销到完成当前任务）的套装软体，也是用於讨论的Notes资料库的下一代産品。Lotus的体会是：知识库只有在使人们易於获取有用的知识时才是好的。爲此，就要对资料不断进行分类，经常显示有价值的内容，还要对图书馆不断进行整理。4。 英国石油公司（British Petroleum）：反应能力英国石油公司在北海建设石油生産平台，集中了自己的专家和大批建设分包商集体的智慧和知识。爲了应付不测，该公司使用了一种以Notes爲基础的工程项目管理系统，它允许各方提出进度报告，判定瓶颈所在，对各种热点问题（如因天气造成的误工、紧急接送员工到达和撤离建筑工地等）。但是，专案管理并不等於知识管理。英国石油公司发现，以N otes爲基础的专案管理资料库起到了对专门知识进行详细分类编目的作用。在发生不测事件时，公司就使用员工和承包人花名册，一张专门技术人才查询图，就可以迅速确定该谁（如经理、地质专家、财务人员、领班或渡轮人员等）去应付这一不测事件。还可以通过电视会议迅速地在恰当的时间召集恰当的人员，并通过媒体提供尽可能详细的资讯，妥善处理好紧急情况，而不影响紧张的工作安排。专门技术人才查询图的概念是以Notes爲基础的专家网路（Expert Network）套装软体的核心。Lotus的体会是：第一，效益在於不仅要得到文档资料，而且要知道在作出决定时，哪些是可用的恰当人选。一张专门技术人才查询图是一笔无价的知识财富。第二，真正的合作将大大增加专案叁与人员共用知识的价值。它可以创造信任，更加充分地交流某些资讯，并加快实现协商一致的过程。英国石油公司的经验对於不把知识管理固定於某一组织，而是通过协调多家公司的力量使自己特别获益的一个成功范例。Team Network是Lotus正在研究的一个专案，用於支援多个团队的工作，也会对管理多个团队的经理给予支援。四、知识管理平台Notes1。 优势几乎所有Lotus的客户都把Notes作爲其知识管理的最佳平台，这是因爲：_ Notes有知识管理的良好要素；_ Notes文档便於管理和查询；_ Notes所获得的知识易於销售和保持更新；_ Notes提供各种层次的保密；_ Notes知识管理方案与其他解决方