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Word表格操作常用技巧三则1.在表格上面加空行 在Word文档中，如果一个表格位于首页且上面是没有空行，要想在其上添加标题可以将光标置于左上角第一个单元格中(单元格内有文字则放在文字前)，回车，表格上方就会空出一行了。注意:如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。如图1。 2.显示表格列(行)具体宽度两招 要知道表格列的具体宽度，除了可以在“表格属性”对话框里查看外，还有以下两种简单的方法。 方法一:将鼠标指针放在表格内的任一列框线上，此时指针将变成等待手工拖动的形状，按下鼠标左键，同时按下Alt键，标尺上将出现每列具体的宽度; 方法二:将指针置于列框线上，先按下左键，再按下右键(注意:次序颠倒无效)，也能看到每列的宽度。如图2。 3.自动调整列宽适应文字宽度 将鼠标指针置于表格列的分隔线上双击，可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度(注意:如果表格列中没有文字，此法无效;如果文字过长，当前列将自动调整为页面允许的最适宽度，调整后如果继续在分隔线上双击，列宽还能以字符为单位继续扩大一定的范围)。图3是对一个表格各列操作前后的对照。 Office2003实现PDF文件转Word文档经过本人尝试，发现可以利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转WORD文档，也就是说利用WORD来完成该任务。方法如下：用Adobe Reader打开想转换的PDF文件，接下来选择“文件打印”菜单，在打开的“打印”窗口中将“打印机”栏中的名称设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。注:如果没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件，选中“Office 工具 Microsoft DRAW转换器”。然后，运行“Microsoft Office Document Imaging”，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具将文本发送到Word”菜单，在弹出的窗口中选中“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统会提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。注:对PDF转DOC的识别率不是特别完美，转换后会丢失原来的排版格式，所以转换后还需要手工对其进行排版和校对工作。以上仅在word2003中可用，其他版本没有Microsoft Office Document Image Writer。 利用Word“自动更正”功能快速输入文字往往打字速度的提高和文字的出错率成正比，尤其是在输入一些英文单词的时候，由于输入的速度快，可能就会将英文单词打错。重复而又仔细地检查输入的材料是必不可少的，但这又会降低工作的效率。对于上述的情况，Word提供的“自动更正”功能就可以很好地解决。 下面我们以一个小实例来说明，比如我们在Word文档中输入英文字母“yuo”，这时只要一按空格键或者回车键，Word就会自动地将其改为“You”，这就是“自动更正”功能的体现。 那么Word对于错误单词是如何判断并改正的呢？它实际上是在您键入空格键、标点符号或者回车键后，才去查核您所输入的文字或者字母是否正确。 我们就Word中的“自动更正”功能进一步扩展，利用“自动更正”功能快速地输入文字。 比如我们可以规定“电”这个文字是“不正确”的，那么以后只要我们输入“电”这个文字，然后按一下空格键、标点符号或者回车键，Word就会用“中国电脑教育报”这几个文字来代替“电”这个字。也就是说自己认定这个字“不正确”，然后利用“自动更正”的功能用“正确”的字来自动代替，如此一来就可以大量地减少按键的次数，提高输入文本的效率。 下面我们具体来操作: 1. 打开Word，并建立一个空白文档，键入一行正确的文字“中国人民解放军”。然后将这一行文字全部选取下来。 2. 接下来单击菜单栏中的“工具自动更正选项”命令，打开自动更正对话框。这时在对话框中我们看到前面所选择的那一行文字已经出现在“替换为”文本栏内了。 3. 下一步我们在“替换”文本栏中键入“电”字即可完成自动更正功能的设置。 4. 下面我们就可以做个实验:输入“电”字，然后按空格键，“中国人民解放军”这一行字就自动拼写出来了，非常快捷。 从上面的操作，我们可以看出自动更正和自动图文集的用法基本上相似，自动更正是Word在遇到空格键、标点符号或者回车键Enter的时候，就会执行自动更正的动作，而自动图文集是在您按F3键时才会去执行。 减少Word文档丢失的几个实用建议没有什么事情比一篇长的文章刚刚打完机器停电且未存盘更糟糕了。其实，我们完全可以进行一些设置，在断电或类似问题发生之后将损失减少到最低限度。 一、改变Word 定时存盘的时间间隔 在许多软件中都内置了定时存盘的功能，每过一段时间如果用户没有存盘，软件就会代为执行，的确非常方便。不过，Word中默认的定时存盘的时间间隔比较长， 由于时间越短，Word 保存文档越频繁，在 Word 中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，所以我们完全可以自行设置，将它变得短一些，这样最多只会在很短的时间内的文章不存盘，从而减少损失。具体操作如下： （1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“保存”选项卡； （2）选中“自动保存时间间隔”复选框； （3）在“分钟”框中，输入时间间隔，如1分钟（如图1）。 注意：（1）定时保存文件功能仅对Word格式的DOC文件有效，其它文件无效，所以笔者建议您在编辑的时候先存为Word格式，等编辑完成后再另存为其它格式； （2）如果是在运行 Windows 95 或 Windows 98 的计算机上使用 Microsoft Word，用于保存自动恢复文件的默认文件夹为：WindowsApplication DataMicrosoftWord 文件夹。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其后续版本的操作系统，或者计算机上有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件会保存在 WindowsProfiles用户名Application DataMicrosoftWord 文件夹下。用户可以自行修改。 二、让 Word 保存文档的备份 如果我们的文档在保存的时候能够再保留一份备份的话，无疑使文档保险了许多。而在Word中我们完全可以进行设置，让Word保存文档的备份。具体设置如下： （1）单击“文件”菜单中的“另存为”命令； （2） 单击“工具”按钮，然后单击“常规选项”命令； （3） 选中“保留备份”复选框； （4） 单击“确定”按钮； （5） 单击“保存”按钮。（如图2） 以后Word在编辑文档时会自动地保存其备份，它的扩展名不是.BAK，而是.WBK，如果遇到文档打不开，则只要在打开的范围中选择“所有文件”，直接打开即可。 三、恢复自动保存的文档 如果您设置Word自动定时存盘，并且在时间间隔内设置了定时存盘的时间，那么，即使遇到所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档此时都会显示出来，并且以自动保存1、自动保存2、自动保存3方式打开，而仅仅只会丢失了最后一次“自动恢复”保存之后所做的修改。 接下来您所要做的是赶紧将它们存盘就可以了。 四、恢复受损文档中的文字 如果我们在试图打开一个文档时，计算机无响应，则该文档可能已损坏。但是，有时候，我们的文档虽然损坏了，但是我们仍然可以从中恢复受损的文字，以防止丢失工作成果。具体操作如下： （1） 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡； （2） 确保选中了“打开时确认转换”复选框，然后单击“确定”按钮； （3） 单击“打开”按钮； （4） 单击“文件类型”框中的“从任意文件中恢复文本”（如图3）； （5）打开损坏的文档后Word 会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复文本。成功打开损坏文档后，可将它保存为 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格式）。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。 注意： 如果在“文件类型”框中没有看到“恢复所有文件中的文本”，则需要安装相应的文件转换器。 五、购买UPS不间断电源 要想更有效地将Word文档丢失减少到最低限度，最好、最有效的方法就是购买UPS不间断电源，一旦系统断电的话，UPS不间断电源系统就会发出叫声，提醒用户存盘。让Word文档瘦身的几种小方法老师们在平时的工作中，经常要用Word编制试卷、教案等内容，而且还经常需要拷来拷去。我们知道，相同内容的Word文档，经过不同的操作处理后，其大小是有所区别的，甚至相当惊人。所以我们希望有办法能给Word文档“瘦身”。 重新进行页面设置可以缩小文件 每当文档编辑完成后，在保存之前，都重新点击“文件”菜单，选“页面设置”打开对话框，鼠标任意点击其中的“纸张大小”或“页边距”等标签(无需改动原来的设置)，按(确定)按钮即可，最后再保存文档。你会发现，文档变小许多。 多次编辑Word文档会增加文件大小 Word文档经过多次编辑，其存盘后的文件迅速膨胀。笔者曾在含有数个图片的Word文档中，编辑了十多次图片后，文件大小由原来的160多KB涨到1.5MB，后来将该文件拷贝到新建文档中存盘，文件长度不过170KB。所以，当一篇文档经过反复编辑并已定稿后，就应将文档内容复制到新建文档中。 插入不同格式的图片会严重影响文件大小 在插入图片之前，首先应对图片格式进行处理。图是同一幅图片以各种不同格式保存的文件大小，从图中不难看出，插入JPG格式的文件较理想。对那些本身颜色不多的图片，可以用较少的颜色保存，这样也会减少存储空间。有趣的是，在Word文档中缩放图片对文件大小无影响。另外，Word对插入的图片也会进行适当处理，如一幅3.5MB的图片插入Word文档后存盘，其大小为1.52MB，480KB的GIF图片插入Word文档后其大小为460KB。 4设置文档格式会影响文件大小 在文档中设置各种字号和字体也会影响文件大小，笔者对长度为KB的文档做单一字号、单一字体、单一颜色的测试，它们对文件长度的影响如图所示。显然，如果设置多种字体、字号、颜色，影响更大。因而在文字格式设置上不必过多渲染。 合理设置Word的智能粘贴功能不知大家注意没有，在Word 2000/2002中对某段文字进行复制或剪切时，如果文字的首或尾部有一个半角空格，粘贴后这个半角空格会自动消失，如果您不希望出现这种情况，可以将这个功能关闭。在Word 2002中，在“工具”菜单中单击“选项”命令，打开“选项”对话框，在“编辑”选项卡中，单击“智能剪切和粘贴”和旁边的“设置”按钮，打开“设置”对话框，将“自动调整语句和单词间隔”的勾选去除，单击“确定”按钮后退出即可。如果您用的是Word 2000，打开“选项”对话框后，在“编辑”选项卡中，直接去除“使用智能粘贴”勾选即可。提示：智能粘贴只对一个半角空格有效，对于多个半角空格无效，若是全角空格，不论一个或多个都是无效的。密码保护1、打开密码：保存Word文件时可以设置“打开密码”和“修改密码”。设置了“打开密码”后，每次打开这个Word文件时都会提示输入密码，如果别人不知道“打开密码”，则无法打开文件看到里面的内容。2、修改权限密码这个主要是针对修改文件的，如果没有密码，无法修改文件内容(当然可以另存一份修改)。3、保护文档启用文档保护后，不需要输入密码就可以打开文件，但是不允许更改文件内容。文档保护有三种方式:批注不允许添加、删除文字或标点，也不能更改格式，但是可以在文档中插入批注修订允许修改文件内容或格式，但是任何修改都会以突出的方式显示，并作为修订保存，原作者可以选择是否接受修订窗体保护窗体后，输入点光标消失，不允许直接用鼠标选择文字，也无法更改文件，常用于公司发文等。Word的页码设置技巧一则某日，一位经常为校办公室打印材料的同事找到我，请求我帮他解决这样一个问题：按惯例，在装订打印的文件或材料中，大多数情况下要求封面不显示页码，而页码“1”要从第二页（也就是正文）开始显示。而他惯用的手法是通过把封面和正文做成两个文档来解决，但感觉这种做法很不“正规”，不知能否在一个文档中就能