一会议概说.ppt

1 项目一会议概说 学习目标 会议是人类最常见的沟通方式之一 是社会组织之间及社会组织内部协商事宜 交流信息 沟通情感 达成共识的一种重要行为过程 因此 认识会议的要素和种类 研究办会的一般规律 提高办会能力和质量 就成了秘书人员的首要任务 2 知识目标 熟悉会议的含义和要素了解秘书与会议的关系掌握会议的组成要素 能力目标 了解如何针对会议要素来准备会议熟悉会议的种类和会议的特点掌握会议的误区及解决对策 3 任务一会议含义与要素 一 会议的含义 会议是人们最常见的一种交往形式 会是指多人相聚 议是指协商事宜 会议合在一起就是人们聚集在一起协商事宜 交流信息 沟通情感 达成共识的一种重要的行为过程 是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式 会议必须具备以下三个条件 必须由两个以上的人参与 必须有一定的议题和目标 必须通过一定的程序达到目标 4 二 会议的要素 会议是由多种要素构成的一种综合性行为方式 认识会议 首先从明确会议的基本要素入手 会议的基本要素如图 所示 图1 1会议的基本要素图 5 一 会议名称 会议名称要求能概括会议的内容 性质 参加对象 主办单位 以及会议时间 届次 地点 范围 规模等 根据会议内容和性质 每次会议名称不尽相同 6 二 会议议题 会议议题 是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题 是会议活动的必备要素 小型会议 特别是小型的专业会议 往往就一个议题进行探讨 如 某企业召开会议 探讨如何提高职工的福利待遇 而大中型会议 特别是综合性会议 往往有多个议题 7 三 会议主题 会议主题 是根据会议议题概括出的主题性口号 一般来讲 大中型会议才确立主题口号 小型或日常会议 只确定议题 会议议题和主题是相互关联又有明显区别的两个概念 主题一定围绕议题 是议题的高度概括 而且 每次会议只有一个主题 而议题则可以有多个 8 四 会议时间 会议时间指会议召开的时间和会期两方面 会议时间是保证会议成功的重要因素 所以 会议时间的选择要恰当 既要避开重要节日 重大事件和其他重要会议 一些紧急性 临时性会议除外 又要考虑到参会人员的相关情况 以便使参会人员能够集中注意力 专心开会 从而提高会议的效率和质量 9 五 会议地点 会议地点合适与否是保证会议顺利进行的要素之一 安静 舒适 优雅的会议环境 相应的会议设施有助于提高会议的效率和质量 会议地点的选择虽然没有铁定的规则可循 但在选择会议地点时首先要考虑会议的目的 主题和内容 10 六 会议议程 会议议程 顾名思义即会议的程序 会议议程所涵盖的内容除了足以实现会议目的的各种议题之外 还包括会议时间 会议地点 会议内容以及与会者姓名等内容 编排会议议程应遵循以下两个原则 按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序 即紧要的事项应安排在议程的前端处理 不紧要的事则安排在议程的后端处理 预估和标示处理每个议案所需要的时间 在会议议程中明示几点几分到几点几分探讨某一议题 以便参会人员更好地把握会议程序和时间 从而提高会议效率 11 七 会议人员 这里会议人员既包括主办方 也包括参会方 会议的主办者是指具体策划 发起会议的单位或个人 2主持人是会议中的特殊角色 其任务是有效地组织会议 介绍领导 来宾 说明会议的意义 控制会议进程 调动听众情绪 营造会场气氛 对会议进行总结等 为了保证会议的质量和效果 应尽可能选择与会议主题有关 并能产生实际作用和影响的人来参加会议 尽量减少代开会 旁听会的人员 12 八 会议形式 不同类型 不同规模的会议常采取不同的形式 适合的形式对会议效果会起到促进作用 会议形式主要有现场办公会 观摩会 座谈会 研讨会 论坛 辩论会等 13 九 会议结果 会议是以解决问题为目标的社会活动 因此 会议一定要尽可能达到预期的结果 所有的会务工作都必须围绕着会议的结果展开 以使会议达成目标 14 任务二会议的功能与种类 一 会议功能 一 提供信息在当今瞬息万变的信息社会 会议已经成为人们交换信息 获取信息的重要形式 虽然网络 影视 图书 报刊也能够为我们提供大量的信息 但会议作为一种面对面的交流形式 一方面我们可以从主办方 组织者 发言人那里获得相对集中的信息 另一方面还可以从会议代表那里获得多角度的信息 另外在会议的讨论 研讨中还可以产生大量新的信息 15 二 交流经验会议为与会者提供了交流经验的机会和平台 会议之上 既可以交流企业管理 经营策略方面的信息 也可以交流生产流程 技术工艺 实际操作方面的心得 既可以是企业内部的交流 也可以是同行之间 甚至是国际之间的交流 通过会议交流 与会者能够取长补短 相互借鉴 共同提高 16 三 解决问题通过会议 可以将问题所涉及的各方面代表聚集起来 在有限的时间内高效地解决彼此之间的矛盾 商讨最佳方案 达成共识 通过会议 邀请下属共商问题解决方案 集思广益 既能很好地解决问题 又能营造出民主性气氛 使企业上下一心 和谐发展 17 四 宣传政策当一位企业主管准备将既定的政策传达给部属的时候 会议宣传既能当面提要求 讲落实 又能节省人力资源和管理者及员工的时间 是一种较好的宣传方式 五 沟通情感社会交往之中 为增加礼仪和交际效果 我们常举行一些特殊会议 如联谊会 茶话会 联欢会 答谢会等 这些会议的主要功能在于沟通情感 畅叙友情 增进了解 18 二 会议种类 一 按会议性质分类根据不同性质 会议可分为 法定性或制度规定性会议 如党代会 人代会 职代会 妇代会 股东大会等 决策性会议 如常委会 党组会 理事会 行政会 董事会等 工作性会议 如动员大会 工作布置会 经验交流会 现场办公会 总结会 联席会 座谈会 协调会 务虚会等 19 专业性会议 如研讨会 论坛 听证会 答辩会 专题会 鉴定会等 告知性会议 如表彰会 纪念会 庆祝会 庆功会 命名会等 商务性会议 如招商会 订货会 贸易洽谈会 观摩会 产品推介会 促销会等 联谊性会议 如接见 会见 茶话会 团拜会 恳谈会 宴会等 信息性会议 如新闻发布会 记者招待会 报告会 咨询会等 20 二 按会议区域分类按区域分是指按照会议代表来自的地区范围 可分为 国际会议 全国会议 区域会议 单位或部门会议等 三 按规模分是指按照参加会议的人数来分 可分为 大型会议 中型会议 小型会议 四 按会议是否定期分类按周期会议可分为 定期会议和不定期会议 定期会议是指有固定周期 定时召开的会议 不定期会议则是随时根据需要而召开的会议 21 五 按会议阶段分类按阶段会议可分为 预备会议和正式会议 预备会议也可称为筹备会议 是指正式会议之前 为保证会议的顺利召开而进行的准备会议 主要商议正式会议召开的有关事宜 六 按会议手段分类按手段会议可分为 常规会议 电话会议 电视会议 网络会议等 22 任务三会议不良现象及解决对策 会议对人类社会活动有着重要的作用 但由于观念 组织 程序以及认识的误区等各种原因 实际工作中的会议存在诸多弊端 23 一 会议不良现象 一 会议缺乏意义很多公司的会议不是为解决问题而召开 而是由于以下几个理由而召开 为交际而开会 为惯例而开会 为攀比而开会 为表功而开会 为推卸责任而开会 为避免尴尬而开会 24 二 会上议而不决会议的实质是解决问题 但经常有一些会议出现议而不决的情况 即使到了会议结束时大家也不清楚下一步该做什么 引起会议议而不决主要有以下几个原因 推卸责任 追求完美 习惯拖延 信息阻塞 25 三 讲话滔滔不绝一些官员在会议中习惯讲官话套话 滔滔不绝 侃侃而谈却言之无物 一些实实在在需要引起重视的东西 却被淹没在一大堆正确的废话中 让执行打了折扣 落实遇了障碍 四 态度自由散漫由于缺乏对会议的正确态度 在会议召开过程中 自由散漫现象也比较严重 26 五 会议不计成本会议召开必定需要一定的成本 会议成本包括显性和隐性两个方面 遗憾的是 在很多会议组织中人们往往只计算能够看得到的显性成本 很少关注会议的隐性成本 从而造成相当惊人的间接浪费 27 二 提高会议质量的策略 一 会议前 判断会议的必要性会议之前首先要判断会议的必要性 对于不必召开的会议 应立即取消 2取消不必要例会偶尔取消一两次例会 以观察这类会议的需要程度 3将会议的决定权上交4确立会议目标5减少开会人员6选择适当的开会时间 28 7选择适当的开会场地8实现发放饮料9计算会议成本10限定出席会议的次数 29 二 会议中1会议应准时开始2控制时间3不宜过于舒适4按议程开会5避免干扰6总结强调7准时结束 30 三 会议后1随即考核2完善会议记录3标明不守会议纪律者4追踪会议的决定与代办事项5解散临时机构 31 任务四秘书与会议 一 秘书会务工作内容 在各种会议的筹备和举行过程中 秘书人员担任着重要的角色 从会议的设计 安排 组织 服务 协调 到各种具体事务的处理 文件的收集 新闻的发布等 会务工作已成为秘书人员的一项最基本的工作职责 其主要任务是保障会议的顺利进行 圆满完成会议目标 32 协助领导进行会议策划 为领导提供会议信息和资料 进行会场布置和器材准备 起草会议文件 会议接待与食宿安排 会议期间的服务工作 会议期间的沟通协调工作 会议记录与资料收集 会议的总结和善后工作 33 一 大型会议规模在 人以上的大型会议 组织工作复杂 涉及面广泛 接待任务繁重 不可能由一两位秘书单独完成会务任务 一般由秘书人员和其他工作人员组成相应的小组 或团队 分别负责不同的工作 二 中型会议规模在 人的中型会议 需要进行认真的策划和组织 秘书人员主要完成策划 组织 接待 协调 后勤服务等工作任务 此类会议要求秘书人员具有较好的综合素质和应变能力 从容应对各种状况 有效组织会议 34 三 小型会议企事业单位最常见的是小型会议 规模一般在 人以内 其会务工作也是秘书日常工作的重要内容 领导作出会议决定后 会前 会中 会后的各项工作一般都由秘书完成 35 二 会务工作对秘书的要求 一 职业道德要求 树立正确的服务观念是指秘书人员在会务服务过程中所体现的热情 周到 主动的服务的欲望和意识 爱岗敬业严格自律做好会务服务工作须具备爱岗敬业的态度 3严守纪律保守秘密有些会议会涉及公司机密 甚至是国家机密 作为一个有素质的秘书 必须具备严格遵守纪律 保守会议机密的职业道德 自觉加强保密观念 不得以任何形式泄露国家或公司机密 36 二 会务工作对秘书的要求 二 业务素质要求1娴熟的服务技能2出色的沟通能力3灵活的应变能力 37 二 会务工作对秘书的要求 三 心理素质要求会务工作紧张忙碌 势必会给秘书带来较大的心理压力 这就要求秘书必须具备良好的心理素质 一名优秀的秘书 应自觉培养自己良好的情感品质 清醒把握自己的情绪状态 保持稳定的心境 能镇静 从容 敏捷 果断地处理问题 38 二 会务工作对秘书的要求 三 心理素质要求会务工作紧张忙碌 势必会给秘书带来较大的心理压力 这就要求秘书必须具备良好的心理素质 一名优秀的秘书 应自觉培养自己良好的情感品质 清醒把握自己的情绪状态 保持稳定的心境 能镇静 从容 敏捷 果断地处理问题 39 二 会务工作对秘书的要求 性格开朗 积极乐观 用良好的心态对待会议的每一个环节和每一个参会者 良好的自我控制能力 能够在各种压力下迅速找到问题的解决方案 忍耐宽容地对待会议中的各种人和事 针对不同的人不同的要求要以一颗平和的心去理解和体谅 增强自我调节能力 避免复杂环境和不良情绪的干扰 40 意识调节 人的意识能够调节情绪的发生和强度 一般来说 思想修养水平高的人能更有效地调节自己的情绪 因为一旦遇到问题 这类人更善于明理与宽容 语言调节 语言是影响人的情绪体验与表现的强有力工具 通过语言可以引起或抑制情绪反应 秘书人员遇到问题时可以用自我语言暗示的方法来缓解不良情绪 注意转移 把注意力从自己的消极情绪上转移到其他方