集团会议室使用管理规定(修订).doc

集团会议室使用管理规定（修订）一、目的为了更好、更合理的利用会议室，为创造良好的使用环境，保障会议的成功召开，结合集团现会议室情况制定本管理规定。二、适用范围本规定适用于集团办公楼会议室。其他公司会议室可参照执行。三、职责（一）集团总裁办行政部负责会议室的统一管理1、前台接待文员是会议室的管理人员，负责：对会议室的预约申请及使用情况进行监督管理；对有时间冲突的会议提醒预约各方合理调整；保管钥匙、无线话筒、投影仪与空调遥控器；负责会议设备的开关等。2、信息部负责投影仪、音响、话筒等会议室专用设备的调试及维修等。（二）会议召集单位（部门）负责：指派本单位（部门）专人申请使用会议室，并做好本单位（部门）会议的会前、会中、会后的各项工作。四、管理规则（一）会议室的使用原则1、会议室使用原则上按照提前申请原则。2、如有例外：按照先预约后临时、先上级后下级、先集团后子公司、先重要后次要、先大型后小型的调整原则。（二）会议室使用流程1、会议室申请（1）各单位（部门）使用会议室应至少提前1天通过OA办公系统会议管理模块预约会议室，并注明会议的开始时间和结束时间，如有变动须及时在OA系统上作出相应的变更。（2）各单位在OA办公系统通知公告模块发布的会议通知，作为会议室预约的唯一有效凭证。（3）没有经过OA系统或者没有提前1天申请的会议将一律不安排会议室（特殊情况除外）。2、会前准备工作（1）会议室申请人负责找会议室所在楼层前台接待文员领取会议室钥匙；（2）前台人员提前检查音响、投影仪、话筒、空调等使用情况，保证会议室通风，并检查灯光的照明情况。（3）会议使用单位（部门）会务人员做好桌椅的摆放，窗帘闭启等工作。需要使用投影仪的，请提前自行准备好手提电脑并到前台接待文员处拿遥控器，放下投影仪幕布，调试好后，派专人操作。如有问题，请及时与前台接待文员联系，不得随意调试会议设备；（4）会议室使用单位（部门）需提前安排好本单位（部门）人员做好会议记录、准备所需会议用品、茶叶等工作。如需水瓶、水杯请提前和会议室所在楼层前台接待文员联系，自行提前打好开水。如需水果等，提前自行采购清洗并摆放到位。（5）如需要座次表、席卡等，请使用会议室单位（部门）自行提前打印、装好，并张贴、摆放好。（6）会议召集部门需提前通知提醒参会人员准时参会。3、会中工作（1）参会人员讲话，尽量做到声音洪亮、清晰；（2）做好清晰的会议记录；（3）本部门会务人员要密切注意参会人员情况，及时做好加水等服务工作。4、会后结束工作（1）使用单位（部门）负责会场的打扫和清理。离开将窗帘拉开到同一角度，做到桌面无纸杯、烟灰缸、垃圾及杂物、摆放好桌椅等。通知当层前台接待文员关好空调、投影仪、音响、话筒及灯等，收起投影仪幕布，并锁好门，使会议室恢复原样。（2）会议室所在前台接待文员做好使用记录，并对使用情况进行评价。五、会议室使用的日常管理注意事项：1、爱惜室内财物，不得随便移动会议室的家俱及物品。会议过程中出现物品、器材损坏事件，会后及时与会议室所在楼层前台接待文员联系，不得隐瞒不报。2、使用过程中应保持会议室的整洁，会后应由会议组织单位（部门）安排专人清理会场；3、不参加会议、无会议时，无关人员不得随意进入会议室；4、会议室在不使用的时候要一直保持锁闭状态，由会议室所在楼层前台接待文员定期检查安全卫生，视频设备、音响设备、投影设备、灯光、空调等的状况，发现异常及时调整或报修，确保会议室随时可正常使用。六、会议室外借的注意事项：1、会议室使用单位（部门）需提前1-2天告知总裁办相关人员，进行预约所需会议室，如取消会议室使用，需今早告知；2、总裁办负责：（1）提供会议室，前台人员提前检查音响、投影仪、话筒、空调等使用情况，保证会议室通风，并检查灯光的照明情况。（2）会议设备的操作，提供投影仪、音响、话筒等设备；3、会议室借用单位（部门）负责：（1）会议使用单位（部门）需派专人提前做好桌椅的摆放，窗帘闭启、悬挂横幅等工作。（2）会议使用单位（部门）需派专人做好一楼及会议楼层的签到指引工作；（3）会议使用单位（部门）需自行携带所需会议用品，如：茶叶、铅笔、抽纸盒、抽纸、三联杯垫、糖果罐等（4）会议室使用单位（部门）需派专人进行茶水会务工作；（5）茶歇由会议室使用单位（部门）相关人员自行准备、清洗并摆放到位；（5）会后使用单位（部门）负责会场的打扫和清理。离开前将窗帘拉开到同一角度，做到桌面无纸杯、烟灰缸、垃圾及杂物、摆放好桌椅等。通知当层前台接待文员关好空调、投影仪、音响、话筒及灯等，收起投影仪幕布，并锁好门，使会议室恢复原样。七、监督管理会议室使用情况每月按前台接待文员登记情况，计入当月各部门评价中。使用情况不良的单位（部门）与其他单位（部门）会议