国美业务操作规则及流程简述.doc

国美业务操作规则及流程概述一、 合同管理1、 合同授权1.1、 原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：总部副部长/部长l 使用表单：合同授权申请表l 功能：在新年度内，根据公司经营计划，并对比各品类、各品牌上一年度的合同政策、销售情况等因素（通过OA系统从SAP中提取），确定新年度合同关键要素，上报合同授权，为合同修订、审批和签署提供参考依据。l 类型：合同授权、全国及地方特价机标准及占比授权、工程机授权、全国及地方包销、定制机授权l 注意：此环节无需总部业务参与1.2、 业务流程图333332、 合同/协议范本修订及审批3、 合同预案3.1、 全国合同审批及签署3.1.1、 原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：总部业务/主管l 使用表单：合同预案审批单l 合同发送范围：全国l 功能：在新年度内，公司根据与供应商的谈判结果并结合合同授权的标准（作为审批时的附件），在OA系统中上报合同预案及文本，经各层级环节审批通过后确认合同政策，形成正式合同文本，发与供应商签字盖章，落实合同并维护到SAP系统数据库。l 合同有效期最多可顺延三个月3.1.2、 业务流程图3.2、 物流合同审批及签署3.2、1. 原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：总部业务/主管l 使用表单：合同预案审批单l 合同发送范围：物流l 功能： 未签订全国合同：在新年度内，公司根据与供应商的谈判结果并结合合同授权的标准（作为审批时的附件），在OA系统中上报合同预案及文本，经各层级环节审批通过后确认合同政策，形成正式合同文本，发与供应商签字盖章，落实合同并维护到SAP系统数据库。 已签订全国合同：在政策上直接引用全国合同，复制原合同文本（唯一可修改的部分为甲乙双方公司列表），在OA系统中上报合同预案及文本，经各层级环节审批通过后确认合同政策，形成正式合同文本，发与供应商签字盖章，落实合同并维护到SAP系统数据库。l 合同有效期最多可顺延三个月3.2、2. 业务流程图3.3、 地方合同审批及签署3.3.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：分部业务/主管l 使用表单：合同预案审批单l 合同发送范围：地方l 功能：在新年度内，分部根据与供应商的谈判结果并结合合同授权的标准（作为审批时的附件），在OA系统中上报合同预案及文本，经各层级环节审批通过后确认合同政策，形成正式合同文本，发与供应商签字盖章，落实合同并维护到SAP系统数据库。l 合同有效期最多可顺延三个月l 注意：此环节无需总部业务参与3.3.2、业务流程图4、 协议预案4.1、全国协议审批及签署（特价机、包销机、定制机、工程机、一步到位价、内采赠品协议）4.1.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：总部业务/主管l 使用表单：协议预案l 功能：与供应商洽谈判确定特价机、包销机、定制机、工程机、一步到位价和内采赠品政策，在OA系统中上报协议预案及文本，经各层级环节审批通过后，形成正式协议文本，发与供应商签字盖章，落实合同并维护到SAP系统数据库。l 关键点：工程机采购金额不计入年度合同规模，合同中与进货或销售规模有关的合同政策条款不统计工程机金额。4.1.2、业务流程图4.2、 地区协议审批及签署（特价机、包销机、定制机、工程机、一步到位价、内采赠品协议）4.3、 三方协议审批及签署4.3.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：分部业务/主管l 审批人：分部总监 总部业务 总部品类部长 分管品类副总监l 使用表单：三方协议表单l 定义： 根据年度全国合同，各分部与本地供应商签订的为分部进行供货并结算的协议。 各分部与供应商签订采购合同与相应资金平台谈判结束后，签订三方协议为分部供货并结算。l 功能：各地分部根据年度全国合同或当地签订的采销合同，与当地供应商或资金平台进行谈判，谈判结束后由分部业务在OA系统中上报三方协议，经各层级环节审批通过后，形成正式协议文本，发与供应商签字盖章，落实合同并维护到SAP系统数据库。4.3.2、业务流程图5、 确认函5.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：总部业务/主管l 使用表单：确认函申请单l 功能：在新年度内，与供应商洽谈促销资源，经供应商签字盖章确认后（供应商签字盖章的确认函/备忘录原件由财务保管并作为财务在OA系统中审批协议的依据），在OA系统中上报确认函/备忘录协议预案及文本，经财务中心审批通过后进入下一相关流程，并维护到SAP系统数据库。l 关键点： 确认函为蓝卡项目，后续流程为蓝卡采购流程； 确认函为其它收费项目，后续流程为财务收入挂账流程；5.2、业务流程图6、 补充6.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：总部业务/主管l 使用表单：协议预案l 定义：在与供应商签订全国合同时，对合同中没有规定的内容进行补充或者对已签订的合同进行修改。l 功能：与供应商洽谈判确定补充政策或合同修改内容，在OA系统中上报补充协议预案及文本，经各层级环节审批通过后，形成正式协议文本，发与供应商签字盖章，落实合同并维护到SAP系统数据库。6.2、业务流程图7、 合同延期7.1、全国合同延期 7.1.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：总部业务/主管l 使用表单：合同延期（终止）申请单l 功能：根据合同范本，SAP系统会将合同自动延期三个月，如果三个月后仍需将合同进行延续，则需通过OA上报合同延期（终止）申请单，经各层级环节审批通过后，系统将自动对合同有效期进行延续。l 关键点：上报合同延期（终止）申请单时要同时上报该合同下的所有补充协议（不含与商品有关的协议） 。 7.1.2、业务流程7.2、地区合同延期7.2.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：分部业务/主管l 使用表单：合同延期（终止）申请单l 功能：根据合同范本，SAP系统会将合同自动延期三个月，如果三个月后仍需将合同进行延续，则需通过OA上报合同延期（终止）申请单，经各层级环节审批通过后，系统将自动对合同有效期进行延续。l 关键点：上报合同延期（终止）申请单时要同时上报该合同下的所有补充协议（不含与商品有关的协议） 。l 注意：此环节无需总部业务参与7.2.2、业务流程图8、 合同终止、撤店8.1、合同终止 8.1.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：分部业务总监l 使用表单：合同延期（终止）申请单l 功能：用于供应商终止合同l 关键点：改变合同有效期的合同延期（终止）单审批后，自合同申请终止日期起停止带货安装类、代销类的销售及结算，停止经销类的结算。l 注意：此环节无需总部业务参与l 供应商撤店审批表通过前，必须经过合同终止申请单来改变合同有效期的结束时间。 8.1.2、业务流程图8.2、撤店 8.2.1、原则及关键点l 使用系统：OA系统l 发起人：分部业务/主管l 使用表单：分部供应商撤店审批表l 功能：用于供应商撤店流程l 注意：此环节无需总部业务参与l 供应商撤店审批表通过前，必须经过合同终止申请单来改变合同有效期的结束时间。 8.2.2、业务流程图9、 供应商评估流程 9.1、原则及关键点l 使用系统：SAP系统l 事物代码：ME61l 发起人：分部业务/主管l 功能：用于供应商评估l 注意：此环节无需总部业务参与l 在进行评估前给定每供应商的评估标准, 为了准确反应供应商的综合质量及得分的整体性，评分的指标设定为价格占25%；交货占25%；品质占25%；服务25%，不同的供应商可以使用不同的评估标准。l 价格指标及交货指标系统自动计算评分，品质及服务得分为依照事先设定的评分标准由相关职能部门给出评定，再经分部IT部门在SAP后台对其进行分数的修改。9.2、业务流程图二、 采购管理1、 订单1.1、 集采订单1.1.1、 全国集采订单推式流程1.1.1.1、 原则及关键点l 使用系统：SAP系统l 事物代码：l 发起人：总部业务/主管l 功能：根据前期签订的集采协议进行商品采购l 关键点： 根据公式确定推式补货系数，在SAP系统自动生成分部采购申请，形成订单上报审批，审批通过后，发送给供应商确认。 同一供应商同一型号二次下订单时，系统自动检查上次订单供应商是否确认，如未确认，必须先终止上次订单。1.1.1.2、 业务流程图1.1.2、 全国集采订单拉式流程1.1.2.1、 原则及关键点l 使用系统：SAP系统l 事物代码：l 发起人：总部业务/主管l 功能：授权分部自行核算订单数量，由总部审批，使用总部物流采购组织的采购订单类型。l 关键点：同一供应商同一型号二次下订单时，系统自动检查上次订单供应商是否确认，如未确认，必须先终止上次订单。1.1.2.2、 业务流程图1.2、 地采订单1.2.1、地方采购送货到DC的订单1.2.2、地方采购送货到门店的订单1.3、 带货安装订单1.4、 采购订单打印流程1.4.1、原则及关键点l 使用系统：SAP系统l 事务代码：ME29N、ZMMP0024、ZMMF0007l 发起人：总部业务/主管l 功能： 采购订单通过审批完成后，通过邮件发送给供应商； 供应商确认订单后，通过邮件回传给总部业务/主管； 总部业务/主管收到邮件后，把该订单上传至SAP系统； 订单上传成功后，打印；1.4.2、系统操作流程1操作步骤：在菜单栏里输入事务代码ZMMP0024，点击回车进入采购订单打印界面。3412操作步骤： 输入采购订单号、供应商、勾选需确认数量后点击（此为执行键）执行。操作步骤：点击执行键后，会出现采购订单的信息界面，选中此条订单信息后点击发送PDF给供应商。点击发送PDF给供应商后，系统会提示邮件已发送到供应商邮箱，点击后，系统提示邮件发送成功1条，失败0条。2143521操作步骤：确认日期、确认数量可以更改。如所输入确认数量大于订单数量，系统会提示确认数量不合法，请输入订单数量以内的数字，可以等于订单数量，不能大于订单数量。1进行供应商采购回执的流程： 操作步骤： 在菜单栏里输入事务代码ZMMF0007，点击回车进入供应商回执界面。21操作步骤： 选择需要导入文件路径，点击执行，把确认的订单上传至SAP。21操作步骤： 选中PDF文件清单，点击上传PDF文件。12操作步骤： 点击检查采购订单，然后点击更新采购订单后，文件上传成功。操作步骤： 当供应商回执确认订单上传SAP成功后，系统自动更新供应商确认状态为已审核状态。（事务代码ME29N查看）12操作步骤： 用事务代码ZMMP0024进行采购订单的打印。 输入采购订单号点击执行，进入订单打印界面。21操作步骤： 选中要打印的订单，在点击打印按钮。或者把订单下载到本地打印。1.5、 订单终止流程1.5.1、原则及关键点：l 使用系统：SAP系统l 事务代码：ME23N、ZMMF0006l 发起人：分部业务/主管l 关键点： 采购订单终止前，必须检查供应商是否确认该订单到货数量和到货时间，并且系统是否已经通过供应商的回馈邮件获取了相关数据。如果系统已经确认了该订单，那么该订单就不能被终止，否则该订单就可以被终止了。 只有该订单制作人才可以终止订单 供应商在回馈订单邮件中确认的到货时间加一天作为所有订单的自动终止日期。1.5.2、业务流程图2、 补货2.1、系统自动日补货流程（DC到门店）2.2、补货参数维护管理流程3、 调拨3.1、审批集采商品分部间调拨3.1.1、原则及关键点l 使用系统：SAP系统l 事务代码：MMBE、ZMMF0003l 发起人：总部业务/主管l 功能：本流程为集采商品分部间调拨，总部根据集采商品在各个分部间的库存，进行优化分配。3.1.2、业务流程图3.1.3、系统操作流程图1查询库存操作步骤：进入SAP系统，在主菜单界面输入事务码“MMBE”，敲回车键进入查询界面查询库存操作步骤：库存查询界面（里面包含商品，门店，存储地点等相关信息）34查询库存操作步骤：进入库存概览界面后，在数据库选择项目里面，输入商品编码信息100212991（举例）点击（此为选中键）后进入库存100212991这个商品的库存明细表。8765查询库存操作步骤：进入库存基本清单，可查询到包括库存地点、批次信息、非限制使用数（即可卖数）等信息，举例：河北石家庄3C正品库100212991库存为111台。名词解释：非限制使用数：可以使用的数量，即可卖数质量检验：调拨单冻结库存数量未清采购订单数：需要收货的数量库存传送地点：DC内转仓在途数量1商品调拨（同物流转储）操作步骤：进入SAP系统，在主菜单界面输入事务码“ZMMF0003”，敲回车键进入商品调拨界面2商品调拨（同物流转储）操作步骤：此图为商品调拨界面（里面包含供应商，商品编码，品牌，品类，发出地点，接受地点等信息。543商品调拨（同物流转储）操作步骤：选中商品调拨。在商品调拨界面中输入相关信息（举例：业务机型01，供应商10018843，商品编码100212991，品牌00074，品类R12，发出地点，库存地点等信息）点击（此为选中键）后进入商品调拨界面。名词解释：业务机型：指标准商品，特价机，报销机，定制机等。商品调拨（同物流转储）操作步骤：此图为商品调拨界面876商品调拨（同物流转储）操作步骤：进入商品调拔单制单界面：勾选商品，并填写调拔数量，点击“分配批次”按键，系统会自动按照同业务机型批次先进先出的原则进行配次分配，批次状态改变左下角会出现1009商品调拨（同物流转储）操作步骤：点击“生成订单”，选择采购