财务会计档案管理办法.doc

财务会计档案管理办法本办法规定了会计档案的定义以及会计档案管理的整理、保管、保密、借阅、归档等方面的内容。一、 定义会计档案是会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。二、 会计档案的整理1 会计档案的整理范围（1） 会计凭证：包括收、付款凭证和转帐凭证。（2） 会计帐簿：包括总帐、各种日记帐和明细帐及各种登记簿。（3） 会计报表：包括月（季）、半年度会计报表、年度决算会计报表和会计报表汇总底稿等资料包括分公司的各类报表。（4） 财务预算及相关资料（5） 资产清查相关资料（6） 财务分析（7） 财务人员工作交接表（8） 相关的文件（9）征税/扣税单证及相关资料（10）收款收据、发票存根、收据和发票领用及交回登记簿（11）会计电算化资料：包括历年软盘备份资料、各版本财务软件安装程序盘、总公司下发的操作系统及数据库盘。（12）其他会计资料：包括各种会计核算和管理等资料。2 会计档案的整理方法：（1） 会计凭证的整理。会计凭证要求每月按凭证顺序进行装订。要求厚薄均匀，每本凭证的厚度约在3.5CM4CM之间。一般情况下，凭证附件必须附在原始凭证后，如附件数量过多时，也可单独组卷装订，但存放应紧随原始凭证卷后。凭证封面应注明如下内容：单位名称、凭证种类、本月共几本、该本是第几本、起止号数、年份月份、装订人。凭证脊背也要注明年份月份、凭证种类、起止号数、第几本等内容。（2） 会计帐簿的整理，按帐簿名称组卷装订，根据厚度，可以一本一卷，也可几本一卷。同时每卷要填写帐簿启用表，包括如下内容：单位名称、帐簿页数、启用日期、经管人、接管时间、移交时间、会计负责人，同时粘贴印花税票，填写帐簿目录。（3） 会计报表的整理，要求每月将财务处的报表根据厚度组卷装订成册，标明年月时间。（4） 其他资料的整理，要求定期将各种会计核算和管理等方面资料、财务信息反馈资料、合同、管理台帐、文件及函件等分类装订成册，并有专柜保管。（5） 在会计资料装订之前，要求剔除金属物，如书钉、大头针、曲别针等，防止年久腐蚀，装订时要墩齐勒紧线绳防止脱漏，装订成册后，加装卷盒，按归档要求填写卷盒封面和卷脊的各项内容。三、 会计档案的保管1. 会计档案管理人员设置: 公司财务处根据业务量及档案资料数量，必须由专人或兼职人员对会计档案进行专人管理。2. 会计档案的交接（1） 每月15日前，将装订成册的会计凭证及会计报表交档案管理人员。次年3月20日前，将上年各类帐簿等档案资料交档案管理人员。（2） 档案管理人员应对所交资料作详细的登记，必须写明交接日期，资料名称，并经移交人员签章。（3） 应入档的会计档案资料，必须装订整齐，印章齐全，手续完备，完整无缺。3. 会计档案的保管（1）整理装订后的会计档案，按凭证、帐簿、报表、其他等分类存放在专柜里，同时按时间、卷号顺序排列，并定期对所保管的档案进行清理、核对，对破损霉变的档案，及时进行修补、复制。（2） 财务处由专人对会计档案进行保管，做到妥善保管，存放有序，查找方便。（3） 会计档案保管期限分为永久、定期两种。从会计年度终了后的第一天算起。会计凭证的保管期限一般为15年，现金和银行日记帐为25年，总帐及各种明细帐为15年，月（季）、半年度会计报表为3年，年度会计报表为永久，会计档案保管清册为永久，会计档案销毁清册为永久，其他会计资料至少应保管3年。 四、会计档案的保密1 会计档案必须执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁损毁、散失和泄密。2 凡查阅会计档案，要在指定地点翻阅，因工作需要复制时，需经财务处领导批准，复制的内容要妥善保管，严禁口传、转借，更不能丢失，应在查阅登记簿上登记，并由提供人员和查阅人员共同签章。五、 会计档案的借阅1. 财务处人员查阅会计档案时，应向档案管理人员提出需用资料的依据，并填写档案借阅登记表，阅毕应交档案管理人员放回原处。2. 公司其他部门查阅会计档案时，必须经财务处长批准后方可查阅，并办理查阅登记手续。3. 外单位人员查阅会计档案时，必须持所在单位介绍信，列明查阅项目的详细内容，经财务处长批准，办理查阅登记手续后，在指定地点查阅，不得带走。4. 查阅会计档案的单位和个人，要爱护档案，保证所查档案的完整与整洁，严禁在会计档案上涂改、划线。5. 借阅资料的时间一般不应超过一天。经批准借出的会计档案，必须在规定的时间内归还。归还时，严格履行检查制度，不能有缺损、涂改、遗失，否则要追究当事人的责任，并报请有关领导进行处理。六、 会计档案的归档1. 按照财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法的规定：各单位形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册。当年会计档案在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。（因公司无专职档案部门，财务会计档案在财务处保管一年后，移交公司综合处保管。）2. 财务处的会计档案保管人员，必须按规定期限将应归档的会计档案，全部移交公司综合处。3. 会计档案移交时，经办人和档案接收人必须办理正式的交接手续，双方签字后方可生效。4. 移交综合处后的会计档