采购人员如何选择评估供应商.doc

采购人员如何选择评估供应商 选择和评价供应商是采购流程中最重要的一环，它涉及高质量物料和服务的确定与评价。选择和评价供应商的过程还可细分为物色供货厂商、精选供货厂商和确定供货厂商三个阶段。物色供货厂商的目的在于通过广泛调查和收集信息，尽可能多地征求意见，最后编制出可能的供货厂商的相关情况表，然后在此基础上，进行供货厂商的选择决策，精选供货厂商，有时还可编制出供货厂商精选说明书，最后对供货厂商进行确定。 1初选供应商 (1)确定社会供应群体范围 从社会供应群体中划定参与本物料项目供应的供应商。一般来说，每一个成熟的企业都有自己的供应商群体，如果不能满足项目要求，则到社会行业供应商群体中去寻找。但对一个新企业来说，供应群体的确定较为困难，较妥善解决的办法是招聘有丰富行业采购经验的认证人员。 (2)研究供应商提供的资料，并向相关供应群体发放调查问卷 任何想成为企业供应商的社会供应者都应提供介绍资料，以便成为下一步程序选中的意向供应商。而这种介绍资料包括采购企业从相关供应群体处回收的调查问卷。 (3)实地考察供应商 如有可能，应实地考察供应商，一方面是防止供应链增加不必要的中间环节，另一方面是更好地了解供应商的实力，以便企业作出最真实、最准确的判断。 (4)与供应商进行谈判 与供应商进行正面接触是必不可少的环节，经验丰富的认证人员通过此环节基本上可以弄清供应商群体的实力。 (5)发放认证说明书 经过以上四个环节，基本上确定了参与本次采购项目觅标的供应群体，然后向它们发放认证说明书，包括图纸、技术规范、检验指导书等。 (6)供应商提供改善报告 供应商接到认证说明书及相关资料后，根据自己的情况拟制供应报告。主要内容有供应价格、品质报告、可供数量、售后服务情况等。 (7)供应商参与竞标 一般重要的物料供应，要求进行竞标，中标者才可入选。 (8)选定三个以上初选供应商 通过以上过程，认证人员整理资料，集体决定初选供应商的名额。 2选择供应商 (1)查看采购环境 形成公司物料项目的采购环境后，对小规模的采购，采购环境可能记录在认证报告文档上；对于大规模的采购，采购环境则使用信息系统来管理。订单人员在完成订单准备之后，要查询采购环境信息系统，以寻找适应本次物料的供应商群体。一般来说，一项物料应有三家以上的供应商，特殊情况下也会出现一家供应商，即独家供应商。 (2)分析供应商供应情况 如果向一个容量已经饱和的供应商下单，那么订单会难以被正常执行，最后导致订单操作失败。经验丰富的订单人员，首先应计算采购环境中供应商的容量，哪些是饱和的，哪些有空余的容量。如果全部饱和，应立即通知相关认证人员，商讨紧急对策。 (3)供应商确认 从主观上对供应商的了解需要得到供应商的确认，供应商的组织结构的调整、设备的变化、厂房的扩建等都影响供应商的订单容量。有时需要进行实地考察，尤其是对谎报订单容量的供应商。经过以上活动，订单人员权衡利弊（既要考虑原定的订单分配比例，又要考虑现实容量情况）后可初步确定意向供应商，目的是确定本次订单计划由哪一家供应商供应，这是订单操作实质性进展的一步。 (4)发放订单说明书 既然是意向，就应该向供应商发放相关技术资料。一般来说，采购环境中的供应商应具备通过认证的物料生产工艺文件，如果是这样，订单说明书就不包括额外的技术资料。供应商在接到技术资料并分析后，即向订单人员作出“接单”还是“不接单”的答复。 (5)确定物料供应商 通过以上过程，订单人员决定本次订单计划所投向的供应商，必要时可上报主管审批，供应商可以是一家，也可以是若干家。 1)选择供应商首先要在总包和分包之间作出选择 在总包的情况下，完成整个任务（经常包括设计工作）的责任被交给了供应商。在分包中，任务被分成了几个部分，分别包给不同的供应商，协调由委托人负责。分包通常能够节约开支，但是可能存在沟通问题。 总包。总包的优点在于在项目执行过程中受到委托人的干涉比较有限。总包的缺点在于对项目的成本价格结构缺乏了解，只对所用的原料（质量和数量）存在有限的影响。 分包。分包的优点在于：不要求委托人有相似的项目经验，委托人只需付出有限的努力，委托人对项目的成本价格结构有深入了解，能够更好地对供应商和所用的原料加以控制，项目总成本较低。 分包的缺点在于：要求委托人对相关知识有深入的了解并且经验丰富，项目的协调和监控需要付出较多的时间和努力，沟通问题造成的风险可能会对项目活动造成延误。 分包的主要问题在于委托人必须对于独立的合同之间的相互协调有相当的把握。在此，整个项目活动中的连续性的全部责任在于委托人。如果失误了，很明显期望中的成本优势将不会实现，并会导致一定的额外支出。 2)在这个阶段要做的第二个决定就是在固定价格合同、单位价格合同或者补偿成本之间作出选择 固定价格合同。在按照以固定价格为基础的合同执行工作时，委托人要求供应商以固定的价格执行所要求的活动，要求工作必须在预定时间内完成。 固定价格合同的优点在于：委托人确切地知道其财务状况；工作完成之后没有结算的需要，因为供应商承担了所有的风险；严格的完工日期。 由于价格是固定的，尽可能高效地完成工作就成了供应商所关心的问题。固定的价格成了在协定条款内尽快完成工作或交付货物的诱因。 固定价格合同的缺点在于：如果委托人缺乏专业背景，就难以洞悉供应商的成本分析，这个问题可以通过向更多的供应商发出询价加以避免；准备需要时间，问题在于是否有足够的时间去准备详尽的说明书和进行正式的竞标程序；没人能够确切知道哪一个供应商是最佳的选择。 成本补偿合同。在成本补偿合同的情况下，将要完成的活动的特性和范围不是事先确定的。委托人要求供应商以事先确定的小时费率完成要求的活动，有时会与预先安排的百分比结合以冲销管理费。任务完成后的结算以供应商的每日报告（说明每天完成的工时）和所消耗的材料（如果有关）为基础。 成本补偿合同的优点在于：委托人得到了工作的成本结构情况；委托人在选择供应商时是自由的，事先就知道将与怎样的供应商打交道。 成本补偿合同的缺点在于：没有事先决定的固定价格，所以购买者对财务后果不是特别肯定；由于供应商所付出的每一个工时都会得到偿付，他就没有加紧工作的动机，每一次延误都会向委托人收取费用；完成日期无法确定。 这种方法的另外一个缺点在于委托人不会明确指出什么是他想要的。为了方便，说明书通常会留给供应商。由于最终成本的不确定性，很多购买者都会避免采用成本补偿合同。有些则只将其用于特定的、次要的保养维修活动，因为此时的财务风险相对较为清楚。成本补偿合同并非是没有问题，一些问题必须与供应商事先讨论。采用固定价格或成本补偿合同的决策是由如下几个因素决定的： 说明书的全面性。说明书的实用性是总价合同的至关紧要的先决条件，缺乏说明书会使得不同报价单之间的公平变得比较不可能。 可用时间。委托人是否有足够的时间进行投标程序和价格谈判，或工作是否应该马上开始。 技术专长。如果工作需要专业知识和技能，通常宁愿选择成本补偿合同。 产业知识。指的是委托人对于所从事的特定产业的运作方法和价格协议的了解程度。 总而言之，在选择供应商阶段，第一步，在总包和分包之间作出选择。第二步，需要在固定价格合同和成本补偿合同之间作出选择。 单位价格合同。在外包中经常用到并且应该在此提及的第三种合同类型是单位价格合同。这些合同规定了标准化工作和常规工作的单位活动的价格。例如，在石油公司中，会对外包给供应商的简单的安装和维护工作的单位价格进行一年一度的谈判（例如所安装的管道系统每米的单位价格，或者所清洗的每平方米地板的单位价格）。单位价格合同用于标准化的但是难以用数量和时间来衡量的工作。 所选择的合同方法在很大程度上决定了购买过程的其余步骤将如何演化。因此，这些决策必须由使用者和预算持