会议的策划与准备.ppt

1 项目二会议的策划与准备 学习目标 俗话说 好的开始是成功的一半 会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础 秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密计划 写好策划方案 做好各项准备工作 特别是对一些可能出现的意外状况 要考虑周全 并做好相应的物质和心理准备 2 知识目标 了解会议准备阶段的基本内容和工作程序熟悉各种会场的特点掌握会议预算的内容和编写要求 能力目标 了解会议计划 会议预算的制作熟悉各种会议文件的格式和写作方法掌握不同性质会议的选址和会场布置的方法 3 任务一会议策划与会议方案 一 会议策划 会议策划是会议的总体构思 是对会议过程中各个环节所做的初步安排和打算 其内容包括召开会议的目的意义 开会的时间地点 参加人 主持人 会议议题 大会程序 会议方式 经费预算 会场布置 突发事件处理等方面 做好会议策划 将为会议的顺利召开奠定坚实的基础 4 一 会议策划 在进行会议策划时 应该做好以下几方面的工作 查阅与本次会议有关的资料 估计各方的观点和利益点 明确会议的议题 议程及要点 大中型会议应成立会议筹备组 小型会议应成立会务组 专门负责会议的各项工作 开一次预备会议 将准备工作落实到人 对会议中可能发生的意外情况进行估计 并预想出应对措施 5 一 会议策划 与会议相关部门或人员进行沟通 征求他们的意见和想法 进行会议有关信息的咨询 如车辆 住宿 会场 饮食等 查阅同类会议的组织方法和经验教训 6 二 会议方案 会议方案是会议策划的具体体现 其中应完整地提出会议基本构想和各项准备工作的情况 一 会议方案的内容 会议概述 会议主题 会议形式 会议日程安排 会议经费来源及预算 会议的准备工作 其他需要说明的事项 7 二 会议方案 二 会议方案的格式会议方案一般包括以下部分 标题 会议方案标题一般直接写明 会议方案 或 会议策划书 正文 会议方案的正文一般分项写成 分别说明会议名称 任务 意义 形式 日程安排 经费 准备工作等各方面情况 落款或签署 会议方案最后要写明具体的策划部门或策划人员 注明成文日期 8 二 会议方案 三 会议方案的写作要求 理由充分 意义明确 会议方案应对会议召开的理由和意义作出充分的阐述 以表明本次会议召开的必要性 条理清楚 叙述简洁 会议方案按照会议筹备的次序 分条款叙述 文字力求简洁清楚 内容详细 要求具体 会议方案具体介绍会议的程序 内容 形式 要求时 一定要描述清楚具体 不能模糊含混 否则会让人觉得会议计划不够清晰 策划不够到位 9 三 会议议程 日程和程序 会议的议程 日程和程序产生于会议之前 是对会议内容和时间的安排 但三者各有不同的作用 一 会议议程会议议程包括两项内容 一是会议的议事程序 二是列入会议的各项议题 它是对会议顺序的总体安排 主要涉及会议所讨论的具体事项 需要解决的问题 10 三 会议议程 日程和程序 二 会议日程会议日程是对会议每天活动的具体安排 也可以看做是会议的时间表 应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容 以控制会议的进程 日程表一般在会议之前发放到与会代表手中 让他们根据会议的安排进行准备 11 三 会议议程 日程和程序 12 三 会议议程 日程和程序 三 会议程序会议程序具体规定一次会议的详细步骤 它既可以让与会代表了解会议内容和顺序 同时也是会议主持人掌控会议的依据 会议应严格按照具体的程序和规定的时间一项项进行 13 三 会议议程 日程和程序 14 四 会议的其他准备工作 会议策划方案制订好后 就要抓紧准备工作的落实 为使会议准备工作万无一失 秘书人员还要制定出准备工作落实日程表 以控制会议准备的进度 为会议的按时召开奠定好的基础 15 四 会议的其他准备工作 16 四 会议的其他准备工作 会议准备工作的进程也可以编制成甘特表让人一目了然 17 任务二会议机构的组成和人员选择 一 成立会议机构 小型会议只需设立会务组 选派专人进行会议的筹划 组织 安排 协调等工作 大中型会议 则要建立完善的会议组织机构 将各项工作任务细分到各小组 各小组在统一指挥下 分工合作 共同承担会务工作 18 一 成立会议机构 每次会议先设置会务领导小组 小组负责人一般为单位主要领导人担任 下设几个小组 一般包括 秘书组 负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务 材料组 负责会议材料的印制 发放 保管 回收以及会后材料的汇集 归档工作 组织组 负责代表的编组 签到 代表资料审查 会议协调 会议进程的控制等 技术组 负责会议各种设备的安装 调试 维护等工作 19 一 成立会议机构 宣传组 负责对外联络沟通 宣传报道 以及会议的摄影 录音 录像等工作 后勤组 负责会议期间的后勤保障 包括代表的食宿 交通 娱乐 各种生活用品的供应 各种票证的准备与制作 返程车船机票的预订工作 保卫组 负责会议的安全保卫和保密工作 20 二 选择会务人员 会议组织有不同的任务 需要安排不同的工作人员来具体承担 选择会务人员既要考虑工作人员兴趣 能力 工作方式和工作特点 也要考虑人员性格 意愿 需要等心理因素 尽可能做到人尽其用 21 二 选择会务人员 一般而言 秘书组和组织组需要个性外向 语言能力强 善于沟通 应变能力好的人员 后勤组和材料组需要工作细心 踏实稳重 思维周密的人员 技术组要求专业知识扎实 动手能力强 能够处理各种现场问题的人员 宣传组需要有一定艺术修养和设计能力 熟悉各种宣传手段的人员 保卫组要求冷静坚定 目光敏锐 观察力强 反应敏捷 动作迅速的人员 22 任务三会议经费预算 除单位内部的一些例会外 组织会议会有一定的开支 事先做出会议经费预算是保证会议顺利进行的重要一环 会议预算应本着节约 精简 实用 周到的原则 严禁铺张浪费 滥发钱物 以会谋私 23 一 会议开支的项目 一 交通费用 出发地至会务地的交通费用 会议期间交通费用 欢送交通及返程交通费用 24 一 会议开支的项目 二 会场费用 会场租金 会场设备的租赁费用 会场布置费用 其他支持费用 25 一 会议开支的项目 三 住宿费用住宿费有些是完全价格 有些需要另加收政府税金 还有些可以通过各种渠道获得较好的折扣 不同价格和档次的宾馆所提供的服务也不一样 事先应了解清楚 住宿费根 26 一 会议开支的项目 四 餐饮费用餐饮费根据会议的档次 规模 目的的不同而有很大的区别 早中晚三餐通常是自助餐形式 也可以采取围桌式就餐 费用按人数计算即可 2酒水及服务费如果在高星级酒店就餐会收取一定比例的服务费 而且餐厅一般谢绝主办方自带酒水 如果自带可能会另加服务费 3会场茶歇此项费用基本是按人数预算的 预算时可以提出不同时段茶歇的食物 饮料组合 再加上一定比例的服务费 27 一 会议开支的项目 五 游览费用会议结束后 通常安排与会代表参加一些有特点的游览活动 费用根据游览内容 人数 天数来定 最好与当地旅行社联系 以便为代表提供专业服务 六 宣传交际费包括与新闻部门联系 现场录音 录像 采访 宣传 召开新闻发布会 与有关协作方交际的费用 28 一 会议开支的项目 七 各种耗材费用如胶卷 磁带 光盘 磁盘 纸张 文具等 八 会议纪念品一些会议会为与会代表准备纪念品 纪念品的选择要与会议主题相关 同时体现当地特点 费用一般不宜太高 但一定要有纪念意义 九 工作人员劳务费 十 各种临时费用 29 二 会议经费预算表的格式 会议经费预算表应包括以下内容 一 会议基本信息 二 会议目的和意义 三 会议的主要经费开支项目 四 每个项目的经费 五 备用金 30 任务四会议选址和布置 一 会议场所的选择 一 大小适中选择会场要根据会议规模 档次 参会人的身份 并结合会议内容来考虑 二 设施齐全会场一定要有足够的设施 三 保密性好一些机密性会议 要求会场有较强的隐秘性 四 安全性强会场的安全性包括政治安全和环境安全两方面 31 一 会议场所的选择 五 避开干扰会场尽量避开闹市区或噪声严重的工厂 集市 街道 要尽可能避免受外界影响 一些重要会议还要注意避开新闻媒体的干扰 六 经济实用会场要在保持会议效果的前提下 考虑经济实用原则 要考虑租借费用是否超出成本 会场设施是否有必要 七 符合规定会场的选择要与会议规模 主题相符 不可过于豪华 奢侈 不得铺张浪费 32 二 会场布置 一 会场布置的一般要求会场布置要有利于突出会议主题 烘托会议气氛 调节与会者的情绪 提高会议效率 不同会议对于会场有不同的要求 如政治性会议要求严肃 庄重 学术会议则要求气氛和谐宽松 易于交流 单位内部会议要求紧凑 高效 涉外会议则要考虑既有中国特色 又符合主宾习惯 爱好和禁忌 进行会场布置时应尽可能与会议的内容与要求相一致 33 二 会场布置 二 小型会议会场布置其排座目前主要有以下三种具体形式 自由择座 面门设座和依景设座 排座形式主要是根据会议的性质 目的 参加人数来确定 34 图2 1小型会议会场布置图 35 二 会场布置 会议座次排定的方法主要有以下几种 一是环绕式 所谓环绕式就是不设立主席台 把坐椅 沙发 茶几摆放在会场的四周 不明确座次的具体尊卑 听任与会者在入场后自由就座 二是散座式 散座式排位 常见于在室外举行的茶话会 它的坐椅 沙发 茶几四处自由组合 貌似散乱无序 甚至可由与会者根据个人要求而随意安置 36 二 会场布置 三是圆桌式 圆桌式排位 指的是在会场上摆放圆桌 请与会者在周围自由就座 四是主席式 这种排位是指在会场上 主持人 主人和主宾被有意识地安排在一起就座 在会上 主席式排位要在会场上摆放一目了然的主席台 按照常规 居于上座之处 37 二 会场布置 三 大型会议会场布置 大型会场的主席台一般应面对会场主入口 在主席台上就座之人 通常应与在群众席上就座之人呈面对面之势 图2 2大中型会议会场布置图 38 二 会场布置 主席台排座根据实际情况具体可分为主席团坐席 主持人坐席 发言人席位等三个不同区域 第一 主席团排座 主席团是指在主席台上正式就座的全体人员 国内目前排定主席团位次的基本规则有三 一是前排高于后排 二是中央高于两侧 三是左侧高于右侧 具体来讲 主席团的排座又有单数排座和双数排座两种礼仪模式 第二 主持人座席 按其身份高低安排 位于主席台的左侧 双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方法 第三 发言人坐席 一般位于主席台的后排 按职务高低排列 39 二 会场布置 主席台的座位安排时注意 身份最高的领导人 有时可以是声望较高的来宾 安排在主席台前排中央就座 其他人员按先左后右 以主席台的朝向为准 一左一右的顺序排列 主席台就座的人数为偶数时 前两位领导人共同居中就座 第一位领导人坐在第二位领导人的左侧 40 二 会场布置 大型会场听众席的配置 会场座位格局的类型 座位排列的要求 座位标识 会场装饰 会场必要的视听设备 41 图2 3会场布置实战图 42 任务五会议文件的准备 一 会议通知 会议通知是上级对下级 组织对成员或平行单位之间部署工作 传达事情或召开会议等所使用的应用文 会议通知是向与会者传递会议信息的载体 是会议组织者和与会者沟通的重要渠道 43 一 会议通知 会议通知有正式和非正式两种 正式通知属于公务文书 要按公务文书的要求书写 按公文处理程序处理 非正式通知 也称便条式通知 它经常以便条形式出现 其载体 或是纸质 或写在单位的公告栏内 44 二 会议通知的写作格式 一 标题 发文机关 事由 文种由发文机关 事由和文种类别 会议通知 字样组成 一般不宜省略 特别是 会议 二字要标明 以区别其他类型的通知 二 主送机关名称会议通知的正文 开头是受文单位 顶格列出 其次是发文目的 再次是通知事项 会议通知的具体事项可分条陈述 45 二 会议通知的写作格式 三 正文正文由以下几部分组成 开会目的 用 现就有关问题通知如下 过渡 具体事项 包括会议的时间和地点 主要议题 出席对象及出席者要求 需携带的材料 联系方式等 提出要求 常用 特此通知 等惯用语 有时省略结尾 46 二 会议通知的写作格式 四 落款发文机关 日期会议通知的内容是会前受文单位需要准备的事项 会议的程序和内容不应列入 未列入的内容应在正文结束处用 将另行通知 字样交代清楚 如有 登记表 名额分配表 之类的附件材料 也应在正文中有所交代 附在通知后面 会议通知的形式分为文件式会议通知和备忘录式会议通知 47 三 开幕词 闭幕词 一 开幕词 开幕词是党政机关 社会团体 企事业单位的领导人在会议开幕时所作的讲话 旨在阐明会议的指导思想 宗旨 重要意义 向与会者提出开好会议的中心任务和要求 其主要特点是宣告性和引导性 48 三 开幕词 闭幕词 开幕词通常由标题 称谓 正文三部分组成 具体标注位置和写法如下表 49 三 开幕词 闭幕词 二 闭幕词 闭幕词 是在大型会议或重要会议即将结束时有关领导人对大会的议程及会议中解决的问题所作的带有评价性 总结性的讲话 其主要特点是总结性和评价性 其主要目的是对大会基本内容和主要精神进行肯定和强调 并鼓励与会人员会后进一步贯彻落实大会精神 并提出今后任务 指明前进方向 其二就是宣布会议闭幕 与开幕词前后呼应 保持大会的完整性 50 三 开幕词 闭幕词 闭幕词与开幕词写法大体一致 由标题和正文两大部分构成 格式和写法如下表 51 四 讲话稿 一 讲话稿的概念和特点讲话