考务管理流程说明.doc

重庆市高职院校招生英语听说智能测试组织工作流程说明2011年2月20日目录1.考试前11.1考试信息发布11.2考试环境准备11.2.1考试场所11.2.2考场硬件环境21.2.3周边环境21.3系统实际部署与调试21.3.1部署21.3.2考场环境确认与保全31.3.3模拟测试31.3.4管理系统账户管理31.4考试管理人员31.4.1人员配备31.4.2人员培训41.5环境布置42.考试实施42.1建立任务和报名42.2导出测试任务计划：52.3下载任务52.4密码获取和管理52.5考试组织62.5.1侯测62.5.2备测62.5.3测试62.5.4应急处理63.考试后63.1考生分流63.2数据上传73.2.1考试数据73.2.2异常考生语音73.2.3全部考生语音73.3获取成绩7附件一：高职院校招生英语听说智能测试考场签字确认表8附件二：听说智能测试组织工作预案建议10附件三：考场布置展板13附件四：英语智能测试考试机房保全方案建议16附件五：重庆市英语听说智能测试工作人员名单18附件六：考试流程说明展架示意图：19附件七：考场设置示意图20附件八：培训会资料列表21重庆市高职院校招生英语听说智能测试组织工作流程说明根据渝教招考20111号和渝教招考20113号文件，重庆市2011年高职院校单独招生英语考试将采用英语听说智能测试的方式进行,相关工作流程要求如下表所示，请各院校根据要求做好相关考务管理和实施工作。图表：考试组织流程1. 考试前1.1 考试信息发布招考院校要尽量利用各种渠道对考生进行智能测试相关知识及技巧的培训，包括在考生报名网站发布重庆市高职院校招生英语听说智能测试考试纲要及相关说明和培训文档，包括培训PPT、FLASH、考生须知等，便于考生报名后，及时进行考前准备。1.2 考试环境准备1.2.1 考试场所各院校考前应设置足够数量的候测室、备测室和测试室（考场）。考生集中在候测室等候测试，每场考试的考生（通常30人）在备测室准备考试，在测试室（考场）完成考试。注：如果考点的备测室安排不过来，可以将备考及培训在侯测室中完成，考生在进入测试室时再适当强调培训要点。1.2.2 考场硬件环境招考院校需要根据附件一（环境确认表）的要求进行考试硬件环境确认并由负责人签字上交。其中侯测室总容量应能满足一个考点半天测试考生集中等候考试的要求，具备播放PPT和FLASH的硬件条件。备测室应满足一场测试考生的考前培训要求，具备播放PPT的条件，考务人员在备测室宣讲考试须知。并且要求备考室与测试室（考场）之间的距离不要大于100M，以便安排考生及时进入测试室（考场）参加考试。测试室（考场）应满足完成所有考生在规定时间进行测试的要求，并设置10%设备作为备用机器。1.2.3 周边环境各院校需要对考场周边环境进行摸底，特别对于测试期间治安、噪音和微波干扰有充分的调研和预处理，与公安、交通、城管、施工单位、电信及校内教学等相关部门进行通报，确保测试期间的环境满足要求。1.3 系统实际部署与调试1.3.1 部署l 软件及加密锁获得各院校将在3月1日的集中考前培训会后，从技术服务公司领取测试站端软件和加密锁。l 系统安装调试与试测在3月1日15日，由技术服务公司协助满足安装条件的招考院校，对测试室（考场）进行软件安装和调试。并根据安装部署实际情况对系统硬件环境进行适应性调整，以达到满意的测试效果，使系统进入可正式测试状态。在此期间院校要对各考点进行一轮全流程的试测，包括下载任务，考试组织，数据上传，以验证环境可用性。1.3.2 考场环境确认与保全在完成系统部署与试测之后，应有院校和技术服务公司对最终环境进行确认与签字，并提交测试环境调试后的保全方案（参见附件保全方案建议），以使系统保持良好状态。1.3.3 模拟测试在市教委巡查期间（3月中旬），各院校要组织本校考务人员进行1轮模拟测试。以验证本校考务人员的实际组织与操作能力。在本轮测试中，以院校为主体，技术服务部技术人员只起咨询和辅助作用，确保院校可以独立进行考试组织工作。1.3.4 管理系统账户管理首先在测试中心管理系统中为各院校建立考点。在3月1日的培训期间将测试站用户名和密码通知主考人员。在为各院校开通正式测试站同时，也会开通模拟测试站，用于试测和模拟测试。模拟测试站的使用统一的用户名和密码。模拟测试站在3月21日关闭，无法再登录使用。1.4 考试管理人员1.4.1 人员配备1） 领导小组每个院校为智能测试成立领导小组，该小组由34名成员组成，负责智能测试的组织管理、资源配备和校内培训。测试期间工作小组对考务工作全面负责并负责突发情况应急预案的启动。领导小组名单和分工需要在教委巡查验收前提交给招考处。2） 考务人员 主考，1人，对整个考点的考试负责。在规定的时间分发教委授权的密码函，并对整个考点的考试流程进行控制。 监考，须保证每一测试室（考场）2人以上。由一名系统操作员和一名名以上监考员组成。熟悉测试系统和考试流程的教师担任。分别进行测试系统操作和考生考试流程安排。 考务员，需保证每一备测室1人及足够的侯测室人员。1.4.2 人员培训 院校领导小组成员负责对本校所有考务人员进行培训（同期进行系统部署），在3月1日培训会之后至教委巡查之前须完成培训，考前须进行一轮以上模拟测试演练。 口语测试技术服务部在各院校设备安装调试和培训过程中，也将协助和辅导各院校考务人员进行培训。1.5 环境布置考场按照以下说明进行布置：1) 考点入口在考点入口明显处张贴考点内考场分布说明，且应包括准考证对应的侯测室、备测室、测试室（考场）的名称、位置、测试时间安排等。2) 侯测室如有多个侯测室，须在门口张贴“第*侯测室”的标牌；侯测室内，须放置测试流程说明（X展架），张贴侯测室规则和测试时间安排，播放考试培训的视频。3) 备测室如有多个备测室，须在门口张贴“第*考场备测室”的标牌；备测室内张贴备测室规则，配合考务员的培训，播放考生培训PPT。4) 测试室（考场）需在门口张贴“第*考场”的标牌，考场内张贴考场规则。2. 考试实施2.1 建立任务和报名招生院校根据本校招生计划及报名情况制定考试安排，根据安排登录信息管理系统建立相应任务，每测试室（考场）的半天测试计划为1个测试任务。再将安排在各测试任务中的考生批量报名表导入该任务，完成报名。（考生批量报名表需要在管理系统中下载并填写）。管理系统提供照片采集/导入工具，报名时，应该将考生照片导入管理系统（考生照片文件名必须与院校准考证号一致）。测试任务和报名工作需要在3月18日前完成。2.2 导出测试任务计划：管理系统可以将考生报名信息导出，其中包含考生所在测试室（考场），具体测试时间段，报考院校的准考证号等信息。管理人员可以将这些信息发布考生准考证中，供学生自己打印或者前往院校领取。（这一点非常重要，是将听说智能测试相关安排告知考生的最好方法！）以上任务计划也应该作为后续测试安排的主要依据。2.3 下载任务考点的考务人员要在市教委规定时间内（3月22日前）将已建好的测试任务下载到对应的考场监考机。下载过程中需确保不出现测试任务与考场对应错误。如果需要重新下载，请及时联系测试中心管理人员，进行重新下载，重新下载前需要删除监考机中错误下载的测试任务。2.4 密码获取和管理各院校在报名3月25号到市教委招考处领取所有的正式测试任务考试密码函。密码函须由专门负责人员保管。在考前45分钟才能拆封。打开时，须有主考、监考员、系统操作员（计算机老师）同时在场。2.5 考试组织2.5.1 侯测考生来到报考院校，开考前起码30分钟进入侯测室。侯测室要有足够的考务人员维持秩序和播放考生培训视频（FLASH）。考前15分钟，考务人员需要引导当批考生从侯测室进入备测室。注意：考生在侯测室、备测室、考场、测后的休息室中，都必须关闭手机及其他无线通讯设备。2.5.2 备测考生进入备考室，考务员负责本时段考生的点名工作，逐个验核考生的资格，然后进行考前培训。如无备测室，则适当提前将考生引导入测试室进行考前培训。2.5.3 测试考生在考前进入测试室（考场）。考生进入测试室（考场）后，监考人员指引考生有序入座，并要求考生将准考证放在桌面右上角；监考员指导考生进行智能测试。如发现异常情况，要及时报告系统控制员和主考。测试室（考场）有2位以上考务人员，其中1位系统操作员负责操作监考机，其他负责考试组织。考试过程中，监考人员需关闭手机，以免手机信号对考生录音产生影响。2.5.4 应急处理各院校应在教委巡查验收前设立应急处理预案，并在出现异常情况时按照应急处理预案进行相应应急处理。3. 考试后3.1 考生分流考试结束后，应引导测完的考生离开警戒范围。3.2 数据上传3.2.1 考试数据在完成一个测试任务之后（通常为半天），必须在考试现场打开考务程序，结束测试任务，上传考生成绩。在未完成此工作之前不能开始下场考试。3.2.2 异常考生语音在完成上传考生成绩之后应该尽快上传测试中出现的少量考生异常语音数据。该工作由现场技术服务人员协助完成。3.2.3 全部考生语音院校要在考试结束后最长不超过7个工作日内完成所有考生语音数据的上传。3.3 获取成绩每批考试任务结束并上传考生数据和异常语音后，第二天将会返回考生成绩。所有考生成绩将在3月30日前全部返回。附件一：高职院校招生英语听说智能测试考场签字确认表注：有多个考场须提供多份确认表。院校及考场名称考场位置侯考室座位数投影考务人员/联系方式备测室座位数投影考务人员/联系方式测试室机房环境机房面积（平方米）机器数量耳麦型号耳麦数量机器排列机器间隔距离（米）外网环境（独享不低于2M）内网网络环境监考机配置操作系统IE版本CPU内存可用硬盘空间显示器型号显示器分辨率是否安装还原卡安装的软件安装的杀毒软件考试机配置操作系统IE版本CPU内存可用硬盘空间还原卡安装的软件安装的杀毒软件机房管理员/联系方式监考员/联系方式院校分管领导意见和签字：23附件二：听说智能测试组织工作预案建议为了有效预防、及时控制和妥善处理英语听说智能测试中的突发事件，确保考试的顺利进行，制定本预案建议，各校需根据本校情况在教委巡查验收前拟定自己的应急预案。一、 应急处置反应突发事件发生后，各考场和部门人员立即向考试工作领导小组及负责人报告，领导小组应立即向市教委汇报，知会技术服务部接口人员，并快速作出相关决定；启动应急工作预案，落实各项处置和防控措施；解决处置和防控工作中存在的问题和困难。报告信息包括事件发生的时间、地点、规模、涉及人员、破坏程度等，事件发生的起因、性质判断和影响程度评估，校内外公众及媒体等各方面的反应等，事态发展状态、处置过程和结果等。二、应急处置工作（1）启动预案突发事件的第一发现人应及时向领导小组报告。考试工作领导小组根据事态的危害等级指挥相应的突发事件应急处理工作小组实施应急处理。突发事件应急处理工作小组应立即组织力量对事件的情况进行了解查实，提出处理方案并组织实施。（2）现场处置A. 人力不可抗的紧急情况发生地震、水灾、风灾等自然灾害时，需尽快疏散考生和其他人员，在灾害消除、条件具备的情况下，重新组织考试。B 测试系统安全测试系统中包含有所有考生的基本信息和测试其他必要信息，是考试工作顺利进行的最基本保证。发生突发事件时，应首先保障测试系统的安全和保全，并需事前加强测试系统安全和保全工作的教育和培训，确保测试前、测试中和测试后的维护工作。C. 测试供电英语听说智能测试期间，必须确保供电。考试前，由后勤服务部门检查校内供电线路，保证考试机房、照明、信号等系统安全用电。如出现意外停电或局部出现用电故障，由后勤保障应急处理工作小组负责处理，安排考场电工及时在现场排查电源、处理，确保考场用电，有条件的备用供电设施和UPS等应处于随时可用状态。考试过程中出现断电，需要安定考场内的考生，等待送电后重新组织考试，如果断电事件较长，需要及时对考点内及下一批次考生通过现场、网络、电话等多种方式进行合理的处置和安排。D. 医疗保障英语听说智能测试考试期间，为确保考生安全，如出现考生晕考、食物中毒等身体不适症状，由医疗保障应急处理工作人员负责处理，安排考场医生及时医治处理。F. 意外事件的发生a) 发生个体、群体性违纪舞弊行为时，由现场考务人员作为第一责任人向领导小组报告，领导小组组织封闭现场，终止作弊人员的考试，并调查取证、向上级报告。b) 发生群体性罢考、骚动事件时，由现场监考教师对其进行教育劝阻，劝阻无效，报告领导小组，由领导小组启动应急方案，尽量减少事件对其他考生的影响。c) 发生火灾时，第一发现人立即报告领导小组，领导小组组织尽快开展疏散、救护工作，组织人力、物力救灾。三、应急处置措施（1）每个考试任务结束后，监考教师需要认真填写考场记录，向主考报告本考场的考试过程、考风考纪等情况。（2）各应急工作小组把责任落实到人，在考试前、考试期间认真履行职责，发现问题及时进行整改。（3）注重对监考教师及考试工作人员的监考培训。通过培训，使所有监考教师及考试工作人员明确职责，增强工作责任感，熟练掌握监考规则、工作流程等。（4）加强宣传工作与舆论导向，利用多种形式进行考风考纪等的宣传教育。（5）做好考试突发事件的预防和后勤保障工作，设立考试工作办公室。（6）建立值班制度。考试前及考试期间，建立24小时值班制度，责任到人；主考及工作小组24小时开通手机，确保通信联系畅通。附件三：考场布置展板宣传板一：英语听说智能测试测试室规则1.应试人进入对应测试机房或指定测试机房。2.应试人配合考务人员核对准考证。3.应试人严格智能测试系统的提示和程序进行操作和测试。4.应试人应关闭通讯工具，不得翻阅任何资料。5.应试人在测试中如出现问题，应及时报告考务人员。宣传板二：英语听说智能测试备测室规则1.应试人按顺序入座。2.应试人配合考务人员核对准考证。3.应试人认真接受考前培训，时间为10分钟左右。4.应试人不得与他人交谈，并关闭通讯工具。5.应试人不得向考务人员作任何有关考试内容的提问。6.应试人准备完毕，在考务人员引导下进入测试室。宣传板三：英语听说智能测试候测室规则1. 应试人必须在规定的考前30分钟报到，迟到于该时间15分钟取消应试资格。2.应试人需交验准考证，等候确认考试顺序。3.应试人应仔细阅读重庆市高职院校招生英语听说智能测试考试纲要和考生注意事项。4.候测室应保持安静，应试人未经许可不得擅自离开。5.应试人按顺序进入备测室。宣传板四:英语听说智能测试考点负责人岗位职责1.负责英语听说智能测试组织管理工作，包括考场安排、考点布置和后勤保障等。2.指导、协调和监督考点各岗位工作，保证测试正常进行。3.负责测试财务结算工作。4.接待和处理有关投诉，处理突发事件。宣传板五：英语听说智能测试考务人员岗位职责（一） 候测室工作人员职责1.维持候测室纪律。2.验看应试人准考证、考场信息和批次信息。3.答复应试人有关测试规程的咨询，指导应试人阅读重庆市高职院校招生英语听说智能测试考试纲要和考生注意事项，看考前培训的视频动画。5.确认编排应试人测试顺序，在准考证上注明测试机号。6.引导应试人进入备测室。（二）备测室工作人员职责1.指导应试人按顺序就座。2.核对应试人准考证以及测试机。4.维持备测室纪律。5.负责应试人的考前培训6.引导应试人进入测试室。（三）测试室工作人员职责1.引导应试人员按准考证上的测试机号上机操作。2.巡视考场，检查计算机运行情况，保障测试系统正常运行。3.填写测试室情况记录表。展板六：后勤工作人员职责1.安排考点场地。2.张贴标语、标志和指示牌。3.维护考点秩序。4.做好考点安全、卫生工作。附件四：英语智能测试考试机房保全方案建议为确保各院校部署验收后的软硬件系统及网络条件状态的保全，保证英语听说考试工作顺利进行，特制定以下方案建议，各院校须根据本校情况，在教委巡查验收前制定自己的保全方案：1. 保全范围：测试相关的硬件、软件、网络和网络环境。2. 保全手段：2.1 软件保护方式各院校的所有考点在系统安装结束并经过调试和模拟测试一切正常后，应做好测试软件系统及其运行软件环境的备份和保全工作。具体可以采用以下方法：2.1.1 Ghost镜像备份采取ghost镜像备份的方式对现场使用的监考机和所有考试机进行Ghost备份；也可以选择一台考试机进行备份，还原时进行同传和考试机号修改。在正式测试前一天还原以上镜像，并调整整体测试测试环境如初。2.1.2 双系统如机器安装有双操作系统，或者院校机房需要使用必要的时候也可以新装双系统，在其中一个系统上部署安装听说测试软件，并确保该操作系统不再用于其它其它用途，保障后续模拟测试和正式测试系统的正常运行。2.1.3 还原卡以上GHOST镜像放置的硬盘及双系统中装载测试软件的系统和C盘，都应该利用还原卡进行保护。并且不进行无关系统设置的保存操作。2.2 硬件保护方式测试系统所必须的监考机、测试机应该加强常规管理和维护，确保系统硬件系统不发生变动和损坏，其中测试通过的耳麦应该进行封存管理（不用于与测试无关事务），直至测试前一天启用至测试状态。条件允许的院校考点，在做完最后一次模拟测试工作结束之后，对机房进行全封闭，包括机房机器、环境和人员的出入。2.3 网络保护方式 各院校在部署同期应该将网络配置调整为每一测试室独享2M以上的带宽，并保持至测试结束。相关测试任务需要通报电信等网络服务商，务必强调测试期间网络服务的保障。院校内部的网络路由等设施也需进行特别的维护和巡查，确保测试期间的可用性。2.4 测试环境保护方式各院校需要对考场周边环境进行摸底，特别对于测试期噪音源和微波干扰有充分的调研和预处理，对于施工、广播系统、手机、运动场等噪音源进行集中治理，并确保测试期间的语音环境满足要求。对于考点和考场布置（横幅、指示牌、标识、展示架等）在考前12天需要到位，并且安排专人值守，确保测试期的良好状态。3. 工作时间安排和程序1) 3月4日15日期间，各考点以机房机器保全方案为指导思想，完成系统安装调试和第一次模拟测试及试运行；2) 安装并模拟测试试运行成功后，需做好测试系统保全工作。3月中旬，各考点需做好市教委巡查验收工作；3) 3月18日25日，各考点在相关人员指导下，再次对考点的机器和环境进行模拟测试工作，确保各考场及其设备状态良好、配套人员操作熟练无误，下载测试任务正常，做好进一步的保全工作。附件五：重庆市英语听说智能测试工作人员名单市教科院：伍家文 63631952市招考处：程 静 67006144市语委办：陈芳芳 63875534技术人员:张宏, 技术人员:王晓慧, 15823