OA系统管理办法修订版.doc

第一章 总则第一条 为了加强对公司办公自动化系统（以下简称OA系统）的管理，提高工作效率，实现公文无纸化传输、信息共享和交流，降低管理成本，规范管理流程，加快办公自动化建设，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 推行OA系统目的在于保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。第三条 本办法适用于公司全体员工。第二章 管理部门职责第四条 信息管理部负责系统的管理和维护,其主要职责：1、管理办法的制定与修正。2、用户账号的建立与关闭：（1）申请账号：普通岗位员工，需转正后由用人部门主管填写OA申请表申请开通账号；如遇特殊岗位员工在试用期间，需要开通账号，由用人部门主管填写紧急程度为紧急的OA申请表申请开通账号。（2）关闭账号：信息管理部以签批员工离职交接表为准，关闭其账号。（3）对于已关闭的账户有临时调取资料的需要，经人事行政中心副总或总经理审批，并确定关闭时间。开放最长时间为30天。（4）为确保数据准确性，帐号与使用人采取实名唯一制，禁止修改账户使用人。（5）移动OA权限的开通，中心副总、部门负责人及关键岗位人员，可不经申请直接开通。其它因工作需要，员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。3、核心工作流程设计与修改：（1）各中心（部门）如需添加、修改OA表单或流程，需填写OA表单制作、修改申请单申请制作，信息管理部接到审核后的表单后，三个工作日内制作完毕，资料不全不予制作。（表单制作资料：表单；设计流程；相关文件。）（2）特殊、重要的表单流程（如借款单，付款单，材料采购计划等），关键节点处理事务缓慢，经使用部门向信息管理部反映现象，由信息管理部向上级领导汇报，由各中心领导三个工作日内召开专题会议，并给出处理结果。4、征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。6、软件的配置升级管理。7、数据备份管理。第三章 系统管理第五条 OA系统网址：内网网址：:8080；外网网址：7:8080。第六条 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。1、中心副总，部门主管及关键岗位的工作人员原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。2、中心副总，部门主管及关键岗位工作人员如遇出差，应每天登陆至少两次手机端（移动OA）处理待办事项，保证流程及时流转。3、流程的发起人为整个流程的负责人，如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确，发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒，以确保流程意见明确与快速办理。第七条 协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过八个工作小时（即一个工作日内）。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。第八条 每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。第九条 OA流程关键承办人在处理OA过程中，认真对OA中涉及内容负责，需要明确处理意见。第十条 OA系统中的各分类制度、公告、发文、新闻均由有权限人员予以发布和更新；各中心（部门）如需发布相关信息，需经人事行政中心副总审核后，予以发布。 第十一条 公司内部各类会议通知、工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。第十二条 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十三条 各级OA用户应认真遵守本办法的相关规定，进行规范使用和操作，违反本办法规定进行操作或使用的，将由中心领导或OA系统管理人员视情节轻重给予警告、绩效考核或罚款等处罚。第四章 安全保密第十四条 各部门使用人员对各自的登录密码严格保管。系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员账号相同。使用人员取得帐号和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，信息管理部信息系统管理员提出申请，恢复初始密码。 第十五条 未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。第十六条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。第五章 考核第十七条 为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，提高办事效率，对OA处理效率实施考核管理。对处理延误造成工作积压的（如：未及时签办工作流或处理周期过长的）处以：5元/条，最高100元/月的罚款进行处罚。（注：延误是指以系统的记录时间累计超过1个工作日仍未处理待办事宜）第十八条 对长期不使用OA系统，不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视情况处以100200元罚款。第十九条 对不遵守本办法、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，追究相关人员和主管领导的连带责任，并抄送到人力资源部参与当月绩效考核。第二十条 OA系统管理员会