五级文书处理.doc

第三章 第二节收发文处理本节重点了解文书处理程序，熟悉文书签收、拆封、登记、分发的要求，能够准确无误地签收、拆封、登记、分发文书。一、文书的签收(一)相关知识1收文处理的程序收文处理是对收到文书的办理与管理活动。收文处理程序包括文书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。2发文处理的程序发文处理是根据工作需要形成的发出文书的整个运行过程，是秘书日常文书处理的重要部分。发文处理程序包括草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发。3文书签收的含义文书签收是指收件人在收到来文后，经过清点，在送件人的投递单或送文簿上签字，履行交接手续。4文书签收的要求(1)按照投递单或送文簿对来文进行签收。(2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况，应拒收。(二)示例分析一天上午，初萌刚上班不久就收到几份文书，她查看投送单上的件数与收到件数正好相符，就收下来件，在送件人的投递单上签字。当她进行来件登记时，发现有一封信的收件人姓名自己没有见过，问人力资源部门也说无此人。这时，初萌才知道，自己错收了一份不该收的来件。点评：进行签收，一定要认真清点，仔细核对，既查看数量，又查看收件人，确认无误、无破损之后，才能履行签收手续。(三)工作程序1清点收到文书要逐件清点，查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。2检查检查收件是否属于本单位收件；检查书写的收、发件单位或个人是否明确；检查封口是否破损；检查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。确认没有问题后，方可收下。3签字清点检查无误后，在投递单或送文簿上签字，并注明日期。签字要字迹工整、清晰，急件注明收到的年、月、日、时、分。(四)注意事项(1)签收要态度认真。清点来件时，要集中精力，认真对待，尽可能不受干扰。(2)签收要耐心操作。秘书每天要接收大量的文件和信函，不能怕麻烦，更不能有急躁情绪，要耐心细致，避免出差错。(五)相关链接分拣来件秘书每天都要收到大量文书及其他信息材料。收到来件后，要立即进行分拣：将文书与报纸、杂志、广告分开；将私人邮件与公务邮件分开；将收到的来件按收件部门分开，再把同一部门来件按缓急程度排放，特急件放在最上面，依次为急件和平信，避免积压急件，贻误工作。二、文书的拆封(一)相关知识1文书拆封的含义拆封是把收到的封闭的文件、信函拆开，并将封内的材料取出。2文书拆封的要求(1)拆封前核对来件的接收者。(2)不该自己拆的文书不拆。(3)拆封要避免损坏封内的文书。(4)要取干净信封内的文书。(5)发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系。(6)重要信件的拆封应有两人在场。(二)示例分析初萌收到几份来件，她一看信件上都没有“亲启”、“机密”字样，于是拿起剪刀就剪开了封口。当取出信封内的信件一看，糟了，折叠的信件上部被剪掉了。点评：收到的来件要确保完好无损，避免由于操作不当导致信封内的文书在拆封时受到损坏。(三)工作程序1确定拆封范围秘书应在授权范围内拆封文件。因此，在拆封之前要确定来件是否可以由自己拆封。标明“XXX亲启”或“保密”字样的收件，要经授权方可拆封，否则应当交给收信人或有关人员处理。2启封手拿信封，竖起轻弹数下，用剪刀从一角开启或使用信封开启器，防备信封内的文书或重要物件留在信封的边缘而在拆封时遭致损坏，然后用手将文书小心取出，防止用力过猛将文书粘连处拉损。3检查核对将取出的文书逐件核对，有附件的按附件序号逐一清点，并用曲别针将正件与附件别在一起。遇有多张纸型不规则的附件一般应把较小的附件放在前面。(四)注意事项(1)拆封的文书应按照重要程度或紧急程度自上而下叠放整齐。(2)拆封的文书要分门别类。(3)拆封的文书可用文件夹存放起来。(4)可以通过文件夹的颜色、数字或顺序等识别标记来区分收件的类别。 三、文书登记(一)相关知识1文书登记的含义文书登记是在文书登记簿上记录文书的来源、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况，以保证文书的收发和办理。2文书登记的形式(1)簿式登记。用预先装订成册的登记簿进行登记。(2)卡片式登记。用单张卡片进行登记，每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。(3)联单式登记。采用一次复写两联或两联以上的方式进行交书登记。3文书登记的要求(1）按登记簿所列内容逐项登记。(2)不能漏登、错登。(3)字迹清楚、工整、规范。(4)不可随意涂抹。(二)示例分析2006年5月，天地公司收到一封客户来信，信中说：“曾于去年年底给贵公司写信，反映产品售后服务存在的问题，并提出建议，至今未见回音，希望能尽快给予答复。”公司领导阅后批示要求查找原信。经询问当时经手的人员，都说有印象，可把登记簿看了个遍，也没有关于这封信的记录，翻箱倒柜找不到这封信，谁都不知道这封信的去处。此事受到领导的严厉批评。点评：登记是核对与交接文书的凭据，可以记录文书的来往和处理情况，控制文书的运转，明确交接责任。因此，秘书要加强责任心，重视对来件的登记，避免由于信件漏登，而无法了解信件的接收者、传递情况和处理情况。(三)工作程序1确定登记范围凡属正式的往来的文书和需要答复办理的文书要逐件登记。2选择登记方法选择登记方法，要考虑各种登记形式的特点。簿式登记容易保存，适合按时间顺序进行流水登记，应用比较广；卡片式登记便于多人同时登记，利于分类查找，但容易散乱丢失，分类不当不便查找，主要为中型单位采用；联单式登记能够减少重复登记的手续，提高办文效率，但不便于保管和整理，个别单位采用这种形式。秘书要根据各种登记形式的优缺点，针对单位的具体情况，选择本单位适宜的登记方法，以利于发挥登记的作用。3填写登记表(1)收文登记簿的填写登记项目包括：收文时间、来文单位、信封号、缓急程度、来文序号、密级、内容(标题)、份数、处理隋况、处理时间、处理人等。(2)发文登记簿的填写登记项目包括：发文时间、发文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数和发文编号等。(3)收文登记卡的填写登记项目包括：收文时间、来文单位、来文号、收文单位、标题和处理结果等。(4)联单的填写登记项目包括：收到日期、时间、发信人、收信人、发信日期、主要内容、处理情况及日期等。(四)注意事项1.联单的保存采用联单式登记，文书收受人员和登记人员可在不同时间、不同地点分别填写。填写完的联单，一联保存，另一联或二联随同文书送承办人员或单位继续登记，文书办理完毕后统一归档保存。2密件、急件的登记为了保证密件、急件的安全和及时运转，可以分别建立密件、急件登记簿。(五)相关链接登记的作用登记是为了保存和管理文书，防止疏漏甚至丢失，便于检查和查找文书，方便文书的统计和催办，作为核对和交接文书的凭证。建立、健全完善的登记制度是搞好登记工作的必要条件。四、文书的分办(一)相关知识1文书分办的含义分办是将收到的文书按照一定范围和运行办法发送给有关人员或承办部门的过程。2文书分办的要求(1)准确及时。(2)按分办范围发送。(3)主次分明、手续齐全。(二)示例分析一天，初萌将收到的文书按照先经理后业务部门的顺序进行分办。来到李经理办公室，她将标有“亲启”的信件、请示、宣传单和邮寄广告等交给他，李经理看了看这些来件，把宣传单和邮寄广告又还给了初萌，说：“以后这类材料就不要给我了，需要我处理、阅批的文书转给我就行了。”初萌一边往业务部门走，一边还想着经理刚说过的话。点评：对于收到的来文，要按其内容和性质，区分不同情况，进行分办。宣传单和邮寄广告等材料秘书可以直接处理，没有必要上交。(三)工作程序1文书分类对文书进行分类，将文件按紧急程度、密级、类型和内容涉及的业务部门分开。2明确分办对象根据文书的内容和性质，区分不同情况，确定文书的接受者。3.递送文书文书的递送可以采用直接递送和机要人员传递两种方法。需要分办的文书主要是办件、阅件和简报。属于方针性、指挥性、重要性的文书，先送办公部门负责人或领导；属于单位日常事务性的已有明确分工的文书，或已有批示规定和有规可循的例行文书，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人。上级单位阅件一般情况按固定分送范围分送；其他文件、简报等可按非固定范围分送有关领导和相应部门。4.履行手续在文书分办过程中，要填写“文件登记表”，由收文单位签字。(四)注意事项(1)分送给领导阅批的文书，要连同“文书处理单”一并送上。(2)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交有关人员。 五、文书的封发(一)相关知识1文书封发的含义文书封发是对需要发出的文书进行封装，按发送范围发往指定的单位。2文书封发的要求(1)封发的文书要折叠整齐。(2)文件袋封口要贴实。(3)文书封装后要及时发送。(4)文书的封发要准确周密、避免差错。(5)文书封发要安全可靠，确保机密。(二)示例分析初萌要向天地公司所属的企业下发“关于举办短期业务培训班的通知”和报名表。她将通知放入信封，在信封上写上收件单位邮编、地址、名称，然后封口准备发出。忽然，她看到办公桌一角的报名表。糟了，怎么忘了把报名表装入信封呢?初萌只好拆开信封，重新装封。点评：进行文书封发，要严格清点核对文书的数量，检查正件与附件是否齐全，正确填写封皮。经核对封皮和封装的文书后，将封口封缄。(三)工作程序1检查(1)检查即将装入的文件是否属于应送人员或单位。(2)检查所装文件与送文包或信袋上的名称、数量是否相符。(3)核对发送部门、收文者、密级、附件等内容。(4)核对邮政编码、地址、名称等内容。(5)对密件、急件、亲启件要在文件袋上分别予以标明。2登记将文书序号或标题登记在发文或发信登记簿上，供收件人签字。3书写封面书写封面时，收文单位、名称要用全称或通用的简称，字迹要工整。4装封将文书小心装入包内或信袋内。不可用力过猛，以免折叠或撕坏。5封口用浆糊或胶水粘好信封的封口处。6发出派人发送或通过邮政系统、计算机或传真机等传输渠道或设备，将文书送达收文单位。(四)注意事项。(I)利用计算机或传真机传输秘密文书须采用加密装置。(2)绝密文书不得利用计算机或传真机发送。(3)密件应该有专用密封章或者贴上密封条。一是用单位专用密封章盖在送文包的封口处，或盖在用浆糊或胶水粘好的信封中间的封口处；二是将印有本单位印记的密封条用浆糊或胶水贴在送文包或信封的中间封口处。递送外埠的信件还应在信封的两头中间封口处加封，且不可用订书机订封。第三节文档管理本节重点了解档案、档案收集、归档的含义，熟悉档案的特点与种类，掌握立卷归档工作的内容、方法与要求，能够鉴别需要归档的文件，进行文书的立卷归档。一、归档范围的确定(一)相关知识1档案的概念与特点档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，具有行政、业务、文化、法律和教育作用。档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特点。原始记录性是档案的本质特性，是档案区别于其他事物的本质所在。2档案的种类依据不同的标准，档案种类划分结果不同。常用的档案种类划分是：(1)公务档案与私人档案公务档案是公务机关或其他社会组织在公务活动中形成的原始记录。私人档案是个人在私人生活中形成的原始记录。(2)历史档案与现行档案历史档案是形成时间较早，主要起历史文化作用的原始记录。现行档案是形成时间较晚，对人们的现实工作、生活产生实际作用的原始记录。(3)文书档案、科技档案与专门档案文书档案是在社会的行政管理活动中由各种行政性公文转化而成的档案。科技档案是由人们在科技、生产活动中形成的科技文件材料转化而成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告。专门档案是在专门活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案。3归档、档案收集的含义各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，即为归档。档案收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。4归档制度的内容(1)归档范围归档范围指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。哪些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言，凡是反映本单位工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。(2)归档时间归档时间指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的时间。一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交。(3)归档要求归档要求是单位文书部门向档案部门移交档案时应达到的质量要求，也是档案部门接收档案时的验收标准。(二)示例分析 这是初萌第一次进行归档工作。初萌把所有的文件材料集中到一起，然后进行文件的选择。到底哪些文件要归档呢?初萌真有点难以取舍。拿起一份文件，觉得重 要；再拿出一份文件，认为有用，哪份都舍不得放弃。于是初萌请同办公室的老王帮忙把把关，老王看了看这些文件，很快从里面挑出了介绍信、客户来信、会客登 记表等不需归档的材料放在一边。点评：进行归档工作，首先要从办理完毕的文件中挑选出有保存价值的文件。应以归档文件范围为依据确定归档文件，把不该归档的文件进行归档不仅会浪费时间、空间，还会给日后的查找、利用带来不必要的麻烦。(三)工作程序1熟悉归档范围一个单位形成的文件材料并不是都要归档，只有那些有保存价值的文件材料才需归档。因此，归档工作开始前秘书要熟悉归档范围，知道哪些文件材料应该归档、哪些文件不应该归档，做到心中有数。一个单位应归档的文件材料主要有：(1)上级来文需要贯彻执行的上级重要会议文件；上级业务主管部门的法规性文件；上级视察工作形成的文件材料；代上级草拟并被采用的文件；上级单位转发本单位的文件等。(2)本单位形成的文件 本单位代表性会议、工作会议和专业会议文件材料；本单位的各种正式发文；本单位的请示与上级的批复；反映本单位业务活动的文件材料；本单位的各种工作计 划、统计报表；本单位领导公务活动中形成的重要信件、电话记录；本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本单位的 历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位重要活动事件的简报、荣誉奖励证书；信访工作材料；本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；本单位职工劳动、 工资、福利方面的文件材料；本单位外事活动中形成的文件材料等(3)下级报送的文件下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；下级单位报送的法规性备案文件等。(4)相关文件普查工作中形成的文件材料；同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；同级机关和非隶属单位与本单位联系、协商工作的文件材料等。2分析文件内容对仅从题目上无法判断可否归档的文件，秘书要阅读、分析文件的内容，判断文件的价值。3确定是否归档根据对文件内容的了解，按照归档文件的范围，从形成的文件材料中选择出具有凭证和参考价值的文件材料。(四)注意事项不属于归档范围的文件材料主要包括：(1)本单位的重份文件。(2)一般事务性的无查考、保存价值的文件。(3)上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料。(4)上级单位征求意见的未定稿的文件。(5)未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿。(6)未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件。(7)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。(8)无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信。(9)单位内部互相抄送的文件材料。(10)本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。(11)为参考目的从各方面收集来的文件材料。(12)参加主管单位召开的会议但不需要贯彻执行的文件材料。(13)非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。(14)下级单位送来参阅的简报、情况反映等文件材料。(15)越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。(16)下级单位抄送备案的一般性文件材料。二、文书的立卷归档(一)相关知识1立卷的含义立卷是将文件组合成案卷的工作。2文书归档的要求(1)归档份数的确定。凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的归档份数可增加。(2)履行归档手续。填写移交清单，移交双方按照移交清单核对清点，确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。移交清单或移交目录一式两份，双方签字，各留一份，以备查考。(二)示例分析 为了提高归档案卷的质量，档案室安排有多年档案管理经验的老李对初萌的立卷归档进行指导。老李告诉初萌，做好立卷归档工作，要认真进行文件材料的收集， 既全面收集反映各项工作的文件材料，又重点收集重大活动、重大项目形成的文件材料；既收集纸质文件材料，又注意收集照片、录音、录像以及电子文件等特殊、 新型载体的文件材料，确保文件材料的齐全完整。纸张破损的，要进行裱糊；用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和打印机色带等不耐久字迹书写或打印的文件材料，必须进 行复制或做必要的技术处理，以保证文件的长久保存。初萌按照立卷归档的要求和老李的指导意见，将收集的文件组成案卷。最后，老李对案卷的质量进行了检查验 收，评价初萌的案卷质量达到要求。点评：立卷归档有严格的应该遵循的工作程序和方法。秘书要遵循归档制度的要求，对单位工作中形成的、处理完毕的、具有保存价值的文件，经立卷归档移交给档案部门。(三)工作程序1收集文件将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全。2鉴别文件对收集的文件材料进行分析，鉴别出需要归档的文件材料。3归卷根据归档文件材料的特征，将文件归入案卷。4调整仔细检查归卷的文件材料是否齐全，是否有重份文件或不需要立卷归档的文件；检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量，进行适当的调整，最后确定组卷。5文件的排列、编号与编目根据卷内文件数量、来源、时间等情况，按时间、问题、作者、名称、重要程度等进行文件排列。文件排好顺序后，按照排列顺序逐件编号。然后填写卷内文件目录和备考表。三、装订档案(一)相关知识1档案装订的方法(1)线装式。常见做法是用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，对于较厚的文件也可采用“三孔一线”的装订方式。(2)变形材料。使用变形材料装订方法简单，但对材质要求较高。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品；塑料制品必须有足够强度，以免断裂。(3)粘接式。一般采