大力推行OA系统 促进办公效率提升.doc

大力推行OA系统 促进办公效率提升当代社会已经进入信息时代，信息技术革命使社会的各个领域都发生了翻天覆地的变化，每个企业都必须紧跟时代的步伐，加强企业竞争力和提升现代化企业的管理能力以适应整个社会的发展变化。企业对信息需求的增长使计算机、网络技术已经渗透到企业的日常工作中，传统的企业内信息的交流方式早已不能满足企业对大量信息的快速传递与处理的需求，中小企OA协同办公系统的应用满足了企业的办公网络化、自动化的管理需求，提高了企业内部的管理水平，进而全面提升了企业在市场竞争中的综合竞争力。一、高度重视，积极完成系统搭建早在2008年四川华西集团就开始推行了OA的应用，但效果并不显著。2015初，我院领导高度重视OA系统的推广应用，要求尽快完成OA系统搭建并运行实施。在集团公司的指导下，根据自身的实际情况，我院科技部、院办、软件中心等部门联合，对需要使用信息化办公的流程进行摸查清理。由于我院的组织架构与集团其他公司不太相同，后期经过科技部的协调，我们特意将泛微公司的工作人员请到现场，与使用部门一起进行商讨，经过反复修改最终向集团提交了符合自身条件的相关需求。2015年5月，经过共同努力，我院OA协同办公系统初步完成搭建，并进入试运行阶段。截止到现在，目前我院系统已经有六个模板进入了正常使用阶段。二、组织培训，形成系统使用习惯 在搭建系统初期，我院积极组织，协调安排，由院办牵头，科技部配合，组织人员参加培训，明确了各部门的职责。同时执行了部分流程取消纸质流程办理的规定，采用从上而下的方式，促进形成使用OA系统办公的习惯。先在一线部门中针对个别人推行新系统的使用，在他们感受到系统的方便快捷后，主动提出让部门更多的人来使用，起到了较好的推广效果。三、规范流程，提高企业办公效率（一）印章的使用印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，因此在印章管理上，我们制定了一系列管理制度。在OA没有使用之前，我们通过使用纸质版的印章审批表实行用印审核。如果遇到部门负责人和院领导不在的话，便不能及时用印，在使用办公系统以后我们修改简化了一下流程，规范了印章的管理制度。在制度中明确了印章的刻制、启用和回收、授权与管理、印章使用范围、人员管理职责。特别提出审批流程：“（一）除有特殊规定外，用印需通过OA系统完整填写用印申请表并上传相关附件后提交，在经有权审批人批准后，至印章管理部门用印。（二）印章管理专员必须核实用印材料与用印申请一致无误后，方可盖章。对未按规定程序进行审查，或未经规定权限审批同意，或提交资料不全、不一致的，印章管理专员有权拒绝加盖印章。（三）印章管理专员须亲自对用印资料盖章，不得将印章交于他人使用。（四）用印完毕后，申请人应核实应盖章资料完全，用印无缺漏。补盖印章需重新申请，或提交已用印的完整原件资料核实。 （二）收发文的使用在OA系统使用之前我们的收文发文也是采用纸质版本，传阅往往间隔时间很长，不能体现文件的时效性。OA系统建立后，发文收文等流程的签批都在系统上进行，大大减轻了工作量，并实现了规范化和标准化。拟稿人在发文流程中建立文稿，提交部门负责人审核、办公室复核、相关院领导会签、签发，办公室进行发文登记、编号、套头、盖章，并进行文件的发放(分发、下发、办结)等工作，最后由公文管理员对办结公文进行归档。整个发文过程中能实现督办、催办的功能。公文到达后,收文登记人利用OA选择公文类别，登记公文，送交相关领导进行批示，并送交相关部门承办、传阅等。一个文件可以同时发给所有相关的人员，并能及时查看处理情况。（三）档案借阅的使用院档案工作是基础管理工作的重要组成部分。档案是维护我院经济利益、保障我院合法权益、还原我院历史发展全貌的重要措施。我院各个科室以及下属公司，按照档案管理相关规定，进行初步收集、整理，院档案室负责对档案进行深度整理分类、立卷归档、保管以及后续的档案信息资源开发（档案编研）。根据档案借阅规定，由借阅人提交相关档案借阅申请，经档案室确定该档案存在，由其所在科室或公司主管领导批准，档案室方允许借阅。若所借阅档案非本科室或公司产生，则有产生科室或公司主管领导批准，方可借阅。申请人须在规定时间内将档案归还，并配合档案室完成借阅流程。随着OA系统的全院推荐不断深化，我院档案借阅工作也搭载OA平台，实现网络化借阅管理。档案不仅记录着我院的生产、经营以及各项科研活动，同时，为我院的各项事业发展提供强有力的信息支持。因此，档案管理工作的基础性地位应得到更多地重视，以及不断地强化。四、总结目前我们院使用oA系统办公的人数还没有达到全覆盖，部分老员工的思想还停留在纸质办公的阶段，有一些部门领导对OA也不是很重视。因此，下一步我们还将继续宣传普及，加强新员工对OA的认识，提高使用率，根据