记录控制 程序.doc

宁波杰立化妆品包装用品有限公司记录控制程序文件编号：Q/NJL10022006版本 / 修订状态： A/ 01 目的对质量管理体系有关的记录进行控制和管理，客观、真实地记录和反映质量活动的信息，提供产品符合要求和质量管理体系有效运行的证据。2 范围适用于本公司质量管理体系运行相关的记录的控制和管理。3 职责3.1品质部负责质量管理体系相关记录的归口管理。3.2各部门负责本部门质量记录的实施、整理和保管。3.3记录填写人员，对所记录数据/文字的真实、有效性负责。4 工作程序4.1记录的范围4.1.1质量管理体系相关的记录可包括：a）原始记录操作者对质量活动及结果所作的第一次直接形成的记录； b）统计报表根据原始记录进行统计汇总所形成的报表； c）分析报告在原始记录、统计报表的基础上，为分析现状及采取纠正预防措施对某些质量活动及结果进行调查分析后形成的报告； d）外来记录顾客/供方或相关方为证实其产品满足质量要求所提供的客观证据。4.1.2质量记录根据标准要求、体系文件及质量管理体系运行需要设置，有特殊证实、追溯要求（顾客或社会）时由责任部门提出，品质部审定备案。4.1.3记录可以是纸面表格、图表、报告及磁带、磁盘、照片、计算机信息等形式。4.2 记录的标识和填写要求4.2.1质量记录是一种特殊类型的文件，应参照文件控制程序的相关要求加强管理和控制。对质量管理体系常用记录按以下规则进行编号、标识： Q/NJL 记录顺序号 相关文件编号（临时设置的记录可省略）4.2.2记录的设定内容应满足产品质量和过程运行控制的相关要求。4.2.3 外来的记录格式直接引用作为质量管理体系记录时，可按4.2.1的规则编号。4.2.4各种记录应按规定需要及时填写，做到内容真实、完整，能准确识别所记录的内容，并根据相关要求由填写人签名（章）及注明日期等。 4.2.5保持记录整洁，不随意涂改，如发现重要数据填写错误须更改时，要用划线的方式进行更正，并签名以示负责。4.3记录的收集、整理和归档4.3.1各部门应及时收集、汇总各类记录，按顺序号或日期连续排列以便于查阅。4.3.2记录收集后一般应按月整理，分类成册；每年进行一次总的归档，并在封面注明部门、记录名称及年份，以便于查找和检索。4.4记录管理和保护4.4.1品质部负责编制质量记录汇总表（附录A），确定相关记录的名称、编号、填写及保管部门、保存期等内容和要求，分发至相关部门执行。4.4.2在记录形成过程中，相关部门应进行有效保护：a） 记录在填写阶段由填写人妥善保管，以防丢失、损坏、挪作他用或被人涂改等；b） 当记录随产品流转时，各责任人（按产品责任）应按要求保护和收集，不得随意抛弃或损坏；c） 记录贮存应保存在安全、干燥的地方。并注意做好防火、防潮、防虫蛀等工作，保证记录完整，不受损坏。4.4.3 以其他媒介形成的记录也应有相应的保护和贮存条件，如磁带、软盘应注意防潮、防压、防磁等，以免储存的内容丢失。品质部确定储存在计算机内的主要信息资料的保存期限，必要时，可落实专人复制备份。4.5记录的查阅、借阅4.5.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录。4.5.2 若因需要，有外单位人员借阅相关记录时，应经管理者代表批准。4.5.3合同有规定时，经保存部门负责人核实后，可允许客户或其代表查阅规定范围内的相关记录。4.6记录的保存期及处置4.6.1 当合同或相关法律法规有规定要求时，记录的保存期应不少于规定要求；若无规定要求，根据质量管理体系证实需要或由记录设置部门确定，重要检测数据的记录资料应保存到产品的寿命周期结束。4.6.2对超过保存期限的记录，由保管部门/责任人提出处置要求，经管理者代表批准后，由指定人员销毁或交品质部统一处理。4.6.3外来的记录（如供方提供的物料检验报告、顾