人事档案管理相关.doc

人事档案管理制度为规范公司人事档案管理，完善各类人事档案资料，增强人事档案的保密性，建立起整个公司完整的人事档案管理体系，确保及时、准确的提供各项数据、资料，特制订本制度。一、 人事档案的范围1、 员工个人人事档案（是指被公司正式录用的编制内已签劳动合同人员的个人人事档案）；2、 公司为员工建立的内部人事档案；3、 公司为外用工建立的内部人事档案（外用工是指被公司录用的编制外人员）；4、 公司后备人才库；5、 公司内部产生的和政府部门下发的各类人事文件、资料、报表材料等。二、 人事档案的建立1、凡公司录用的正式员工，自签订劳动合同之日起公司将其个人人事档案转至公司委托人事代理的人才交流中心集中进行管理，交纳相应的档案托管费。2、对于公司录用的正式员工，自办理录用手续之日起，公司为其建立内部人事档案。内部人事档案内容包括：（1） 个人应聘资料（简历和成果证明，身份证、学历、学位、专业技术资格等相关证书复印件）（2） 职位申请表（3） 担保书（库管、驾驶员、财务、销售等岗位）（4） 试用员工协议（5） 劳动合同（聘用合同）（6） 转正申请表（7） 考核、奖惩、任免、调动材料（8） 其他相关人事证明材料员工内部档案包括文字档案和电子档案两种版本，文字档案存放上述各类的原始材料；电子档案对上述各类的原始材料进行提炼和摘要，以便于查询和统计。3、为提高人力资源信息的利用效率，在每次招聘后，人事专员对落选材料进行进一步的筛选，将备选人员的材料建档保存，建立后备人才库，并定期维护和更新。4、为加强各类人事资料、文件的管理，增强保密性，对公司内部产生的和政府部门下发的各类人事文件、资料、报表材料统一由综合部人事专员建档、管理，同时注意资料的保密性。三、档案的管理1、 管理权限：员工个人人事档案由公司委托当地的人才市场代为管理。具体档案转移手续，由人事专员负责办理。内部人事资料由办公室人事专员统一管理。2、 档案维护新员工入档材料由办公室人事专员按照招聘和录用制度的规定认真审核、整理入档，并填写档案材料目录，以后内部人事档案添加新的资料时，须及时在档案材料目录上注明。归档的员工书面材料必须内容真实、各项内容填写完整齐全、文字工整。需组织审查盖章或本人签字的材料，需盖章签字完毕后方能归入个人档案。如发现归档材料不齐全、内容不真实、手续不完备等不符合要求的情况，应及时通知有关员工限期补办材料或手续，有关部门须按规定认真办理；在规定期限内没有补办材料且无合理理由者，综合部有权让其停职，停职期间工资不发。综合部对所管理的人事档案要建立相应台帐，记载档案内容的变动和查阅情况。对员工在职期间产生的考核、奖惩、任免、调动等材料应及时整理归档。档案材料严禁私自涂改、抽取或伪造；不得擅自处理或销毁档案材料。档案材料应及时整理、更新，对已失效确需销毁的档案材料应及时抽取，并作好登记，另行保管。主管级以下人员的失效材料，经主管领导审核后予以销毁，销毁档案需有两人以上在场方可进行。人事档案应设专门的档案柜由专人加以管理。应保持档案柜的干燥，严禁在档案柜周围吸烟，放置易燃易爆物品、其它杂物等影响档案安全的物品。档案管理人员发生岗位变动时，应办理详细档案的交接手续。3、 档案资料的查阅和借用为便于档案的查阅和借用，档案管理人员需建立相应的档案查询目录。（1） 查阅档案资料的查询只能指定的区域内进行，严禁将档案资料私自带出。经理级及以上级别人员方有权查阅人事档案。凡查阅人事档案，需事先在查阅（借用）档案登记表上登记后方可查阅。除公司级领导外，其他人员只允许查阅本部门员工人事档案，查阅非本部门员工人事档案，需报综合部部长审批。员工本人不得查阅自己的人事档案。（2） 借用公司级领导方有权借阅人事档案。外借材料只提供复印，使用完毕后及时归还。凡借用人事档案，需事先在查阅（借用）档案登记表上登记后方可借阅。档案管理人员在不泄露员工个人秘密的情况下可接受电话查询，如涉及保密内容，应事先向有关领导请示后，方可回复。档案管理人员应保证所管档案的保密性，对未办手续或手续不全者不予提供档案的查询和借用服务；档案管理人员不得泄露或公布员工人事档案的内容；违者予以严肃处理，直至辞退。查阅和借用档案的人员对查阅和借用的档案材料不得任意涂改、拆散、增添、圈划和污损。收回档案材料时，档案管理人员必须当面认真检查档案材料是否完好齐全，防止档案资料的流失。严禁任何人私自保存他人档案。对伪造、涂改、私自销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法和公司有关规定的，视其情节轻重，予以严肃处理。下班时，档案管理员须将档案柜关好，并将所有档案材料归置妥当，不得随意放置。四、档案转移对于录用的新员工，档案管理人员应及时为其办理个人人事档案的转入和内部人事档案的建立手续。员工离职后，档案管理人员须将其辞职报告、离职表、解除用工合同的材料、养老保险关系转移单、失业救济金审批表等相关材料及其内部人事档案归入其个人人事档案，并及时办理其个人人事档案的转出手续；同时建立其内部人事档案的副本，另行保管。离职人员书面档案副本三年之内不得销毁，电子档案5年后方可销毁。档案转递单（存根）字第 号（存根联） ：兹将 等 人的档案材料转去你处，请按存档材料清单查收，并将回执寄回。 年 月 日档案转递单字第 号（通知联） ：兹将 等 人的档案材料转去你处，请按存档材料清单查收，并将回执寄回。 年 月 日回 执 ： 你处于 年 月 日