储值金卡业务管理制度.docx

金卡业务管理制度第一条为确保三泽购物金卡发放流程的准确、顺利，保证金卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本办法。第二条本办法所称三泽购物金卡，是可以在门店消费所使用的三泽购物金卡。第三条金卡的进销存业务由财务部负责，信息部对该业务进行配合。业务部门均须配备专职操作人员做此项工作，并明确责任。第四条三泽购物金卡业务的职能部门分工（1） 财务部设落实专项负责人，负责定制、客服部售卡的需求统计、备用卡领用、销售、售后服务等客服销售管理工作。（二）财务部负责金卡的保管、开户、开通、充值、复核；执行与购卡单位的衔接工作，并且负责监督金卡的使用。（三）信息部保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。（四）采购部负责空白金卡招标采购。第五条空白金卡的定制、验收、入库（一）定制。财务部根据市场需求，按季度制定金卡需求计划，确保常备50万元的各面值卡；在重大节假日前要提前制定节日用卡需求计划，一律交由采购部门进行招标采购。(2) 验收。财务部负责按批次抽检空白金卡的卡面印刷质量及数量后将定制的金卡交付财务部，财务部在与需求计划核对后交本部保管员入库。（3） 入库。财务部保管员负责空白金卡的保管。第六条金卡开户、开通、充值、复核、交付（一）客服部根据市场情况制定次周金卡需求计划表，于当周五前报财务部。（二）财务部根据客服部申报的金卡需求计划，由财务部保管员填写储值卡注册单（附表1）一式两联，一联由财务部记账，一联交操作员留存。（三）财务部专职人员根据金卡注册单开户、开通、充值、复核完成。遇大宗团购，财务部需增加人员（增加人员拥有独立的开户、开通、充值权限）。在刷卡充值前应核对每盒金卡的初始卡号，并在开通、充值后进行复核，以核实系统号与卡号的准确性，财务部安排两人以上复核，复核率达到100% 。（四）对无法刷卡写磁的金卡，由专职人员填制金卡注销单（附表2）一式两联，保管员与专职人员各存一联，按照废卡处理规定办理。 （五）交付。客服部与财务部在确认无误后，将已充值金卡交付客服部人员。第七条金卡的领用（一）日常待售备用卡的领用。客服部负责人按一周售卡量到财务部填制金卡申领单（附表3）领备用卡。金卡申领单一式两联，一联由财务记账，一联由售卡人留存备查。财务部在客服负责人申领本周备用卡时，对上周售卡情况先行核对售款和库存，无误后交付本周备用卡。领卡时必须双方核对充值准确性，一旦接收视为已经核对无误。（2） 大宗团购卡的领用：客服部需在重大节日前合理时间向财务部提供明确面值、数量、总金额的备用卡需求申请。领卡时，由客服部业务人员陪同团购单位一同到财务部凭金卡申领单取卡，该金卡申领单应标明折扣折扣率、折扣额、付款时间、发票要求等事项，由经办人和客服部人员签字。 （3） 备用卡申领由总经理签批，大宗团购卡的申领一律经总经理签批。同时，大宗购物卡的团购政策应在购卡前经总经理签批后方可生效。 （四）客服部负责人对备用卡按照现金管理规范使用金柜进行保管。第八条 售卡、退卡、调换、补磁 （一）销售 （1）客服部日常售卡根据金卡售卡单（附表4）操作，一式两联，一联在售卡当日与现金一同交由财务记账，二联由售卡单位留存备查。 同时，客服部需接受财务部每周不低于两次的金卡及现金对应复查。 （2） 节假日大宗售卡，根据本办法中“金卡的领用”条款由客服部辅助财务部办理售卡工作。 （3） 购卡人接收金卡时，必须由售卡人在前台销售管理系统的外挂程序中进行复核确认。签署金卡售卡单（单位购卡暂不付款的需加盖购卡单位公章）时进行交付。 （4） 会员卡需办理购卡人的身份登记并录入系统。 （5）客服部需对团购卡暂时赊欠万元以上者保留其身份证明，对大宗购卡单位需保留其工商执照复印件、税务登记复印件、经办人身份证明等资料，已备相关职能部门复查。（2） 退卡 （1） 因系统问题或其它正当原因需作退卡处理的，售卡部门应首先确认金卡无消费记录，经财务部经理签署意见后执行退卡。一万元以上（含本数）退卡由总经理审批。退卡后由客服部与财务部协调办理内部退卡工作。退卡流程以金卡退卡单（附表5）为载体。 （2） 财务部接收退卡后作清零、消磁、入库备售或作废处理。 （3） 节假日大宗金卡的退卡须经总经理审批。（4） 原则上，金卡一经售出，概不退换。 （3） 调换 （1） 顾客因消磁、卡损或改变面额等原因需要调换金卡的，售卡部门应首先确认金卡无消费记录，财务部经理签署意见后给予调换。原卡执行退卡程序，新卡执行销售程序，废卡执行废卡处理规定。 （2） 折扣卡不予调换。（3）原则上，金卡一经售出，概不退换。（四）补磁 无需调换的消磁卡，客服部在前台直接给予补磁，即时办理。第九条 库存盘点（1） 备用卡保管员在每月末对备用卡进 行盘点，财务部责成其他人员会同客服部负责人应在每月底对库存卡进行盘点并向总经理书面汇报售存情况。 （二）总经理随时对金卡的售存情况进行检查。 第十条 金卡回收 金卡金额消费为空后，收银员将其收回，统一交财务部按照废卡剪掉处理。 第十一条 废卡处理 （1） 被确定为废卡的，由财务部凭客服部的废卡确认意见和拣选后的记录，会同客服部共同进行销毁。 （2） 废卡销毁方式为在磁条上打孔处理。 第十二条 金卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整，并严格审批流程。 第十三条 顾客申办金卡的支付方式可以现金、银联卡、支票等 方式交易，不得收取手续费，款到帐后方可开通。 第十四条 顾客购卡需要开具发票的，需在购卡时一同开取，使用金卡消费时，不再另行开具发票。 第十五条 金卡不记名、不退换、不挂失、不兑现。 第十六条 罚则 （1） 对于不按本办法规定的程序办理的工作人员 给予警告处分，造成后果的处以300元以下罚款，造成损失的处以300元至1000元罚款，此外还应如数补足损失。 （二）在金卡业务操作过程中营私舞弊、故意违反规定企图谋取私利的，除赔偿已经造成的损失外，一律开除。 第17条 本办法自发布之日起执行。 附表：1.金卡注册单 2.金卡注销单3.金卡申领单 4金卡售卡单 5. 金卡退卡单附表1：金卡注册单 年 月 日单据号面值（元）起始卡号终止卡号数量（张）录入日期记账日期财务结算中心： 客服中心：附表2：金卡注销单 年 月 日单据号面值（元）起始卡号终止卡号数量（张）备注记账日期财务结算中心： 客服中心：附表3：金卡申领单单据号： 打印时间： 发卡单位： 发卡部门： 申领组织： 申领部门：面值起始卡面号终止卡面号数量金额申领数量： 申领金额：发卡人： 申领人：附表4 金卡售卡单 打印时间： 记账时间： 售卡组织： 售卡部门：卡面值起始卡面号终止卡面号数量金额合计销售额： 支付方式： 制单人： 收款员： 顾客： 附表5 金卡退卡申请表 门店： 日