公文处理指导.doc

公文处理工作学习交流国资委李荣融主任在中央企业公文处理实用手册的序中阐述：“管理科学是现代企业制度的重要内容。加强企业管理是企业增强竞争力的迫切要求，也是中央企业的一项重要工作。公文是实施管理的重要工具，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高管理效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。”所以说，公文处理工作是我们每个单位各项管理工作的重要组成部分，既受管理工作的制约，又反过来影响这些工作的质量与效率。第一部分：公文处理概述一、什么是公文公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。二、公文的特点一般来讲，公文具有以下特点：一是具有法定的作者。（公文的作者，是指依法设立、并能以自己的名义独立行使权力、承担相应义务的社会组织机构（党政机关、人民团体、部队和企事业单位等。）二是具有法定的权威性和约束力。（公文是发布者依据职权制发的，体现了制发或授权者的意图，在法定的时间和空间内对受文对象的行为产生强制性影响。对某项工作所作出的决断和意见，要求令行禁止。）三是具有很强的政治性和政策性。（党和国家制定的路线、方针、政策，以公文的形式下达，各单位负有传达、贯彻、执行的责任。因此，各单位制发的公文，必须符合党和国家的方针、政策，保证各项方针政策的贯彻执行。）四是具有很强的针对性和时效性。（公文是为解决具体的现实问题而制发的，具有很强的针对性。这种实用性决定了公文的时效性，即公文应制发及时，提高效率，注重时效。公文时效性的特点还体现在，一些公文随着现实问题的解决工作的完成，其使命也随时之完成，失去了现实效用。）五是具有规范的体例格式和特定的处理程序。为了维护公文的严肃性、权威性，提高公文运转效率，党和国家有关机关规定了统一的公文格式以及公文处理的程序和制度。（我集团公司根据国务院2000年颁发的国家行政机关公文处理办法制定了中国航宇重工集团公司公文处理规定。）三、公文的分类公文根据它的来源、性质、作用、使用的范围主要有以下几类：一按公文的来源分，有两大类：一类是由其他单位发来的公文，通称收文。另一类是由本单位制发的公文，通称发文。二按行文关系分，有三类：上行文，向上级单位发送的文件；平行文，同级单位或不相隶属单位之间来往文件；下行文，向下级单位发送的文件。（它反映了对工作的领导、指导；相互协商与配合；请求给予领导、指导这样三种工作关系。）三是从公文的性质分：有党组（党委）发文、公司发文等。（行文规则明确党政分开，各自行文。）四是从公文阅读范围和机密程度分：有非密文件、涉密文件、内部文件。涉密文件根据其机密程度又分为秘密、机密、绝密三类。内部文件是指由本单位制成的并且只在本单位内部流转使用。如航天通信公司各部门给公司领导的请示、报告，还有会议文件（特别是重要的会议记录）、各项重要管理活动的记录（大事记、电话记录、值班日记、）、各种合同、协议书等。四、公文处理工作主要内容公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。收文办理包括签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等；发文办理包括拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发等；公文管理包括文件的复制、清退等；整理立卷和归档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。第二部分：发文处理一、公文种类：（集团公司使用的文种有九类）决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1各文种的适用范围：（略）“决定”适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。“报告”适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。“请示”适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性的请示和请求指示的请示。“意见”适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。意见的种类主要有：一是指导型意见，该类意见常用于上级单位直接对重要问题发表意见，提出工作原则、工作要求，以指导下级单位的工作；二是建议性的意见，该类意见一般用于下级单位对重要问题提出见解和建议，供上级单位和领导参考。“通知”适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。通知的种类主要有：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。“通报”适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。通报的种类主要有：表彰通报、批评通报、情况通报等。“函”主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询或答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。“批复”适用于答复下级单位的请示事项。“会议纪要”适用于记载和传达会议情况和议定事项。以会议纪要行文的形式主要有以下几种：一是以会议纪要为文种，以单位名义直接行文；二是以通知为文种，印发会议纪要；三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要，会议纪要标识由“会议纪要”组成。2有关文种的区别报告与请示的区别报告与请示同是上行文，但区别在：（1）行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。（2）处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。（3）时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。通知和通报的区别：通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用。批复与复函的区别批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应当使用复函予以答复。3如何正确选择和使用公文种类：一是根据行文目的确定公文种类。如请求上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示；安排部署工作的，应用使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。二是根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。“会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用。三是根据行文单位的职权确定公文种类。如中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法规定的文种，有的只能由党的机关或国家行政机关使用，企事业单位则不能随意使用，例如，“公报”、“议案”等。4文种使用过程中常出现的问题1混用文种、文种使用不准确。有的单位把“请示”、“报告”常常混用或一同使用。原本是报告情况的文件，可文件结尾时却写“请批示”；原本是“请示”问题的文件，可结尾则用“特此报告”，开头与结尾不相呼应。2生造文种。我们在收处理当中常常发现有的单位将“计划”、“总结”、“方案”、“纲要”等视为公文种类在正式文件的标题中使用。例如：“关于调整工资的补充说明”、“关于机构改革中有关问题的解释”等，这里的“补充说明”、“解释”等均不能作为文种使用，以上两个标题应修改为“关于印发调整工资补充说明的通知”、“关于印发机构改革中有关问题解释的通知”。还有的把“安排”、“要点”、“细则”等当作公文文种直接行文，这都是不正确的。例如：我们还收到有的单位上报集团公司的文件，标题是关于情况的请示报告二、公文格式公文格式即公文的表现形式，规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。国家行政机关公文格式（国标）规范了公文各要素的标识内容和位置等。组成公文的各要素分为哪三部分，各部分主要由哪些要素构成：公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程序、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、印章、和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。上行文格式的特点1上行文在格式上与一般行文的不同之处在于：上行文必须标注签发人姓名，其中请示文件还应当在首页上方留出约1/3的天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话。2上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。3标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反线之上、平行排列于发文字号的右侧。联合行文的格式要求1联合行文发文单位标识应按主办单位名称在前、其他单位名称依次排列（党政联合行文时，党的机关名称排列在前）的顺序；2联合行文原则上只编主办单位的发文字号；3联合上行文应当标注各联合行文单位签发人姓名。公文的特定格式所谓公文的特定格式是相对通常意义上的文件格式而言的，主要有信函格式和会议纪要格式。这些实践中普遍使用的公文格式，有其特定的作用。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，通常用于答复、解释或说明某具体事项；会议纪要格式是专门记载会议议定事项的一种固定形式。这两种特定格式印制的公文和通常文件格式印制的公文，其作用和效力是相同的，只是表现形式有所不同。怎样区分函与信函式公文，函与便函？1函与信函式公文是实际工作中容易混淆的两个概念。函是公文种类之一，而信函式公文是以信函格式印制的公文。2函与便函的区分主要在于其行文效能上。函是公文种类之一，与其他公文种类一样具有制发单位权限决定的效力。而便函是一种应用更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范作用。公文的发文字号标注发文字号主要有两个作用：一是为检索和引用公文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公文提供依据。发文字号由发文单位代字、年份、序号三部分组成。其中年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编001），序号前不加“第”字。公文的秘密等级和保密期限标识秘密等级按涉密程度分为绝密、机密、秘密，用3号黑体字标识，同时在秘密等级后要标注保密期限，密级与保密期限之间用“”隔开。“”号后未标识期限的涉密公文，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。提醒注意：若公文带有附件，其附件有密级的，应以其中的最高密级标识公文的密级。公文的成文日期与印发日期公文的成文日期即落款日期，也是公文的生效时间。一般是以发文单位负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发单位负责人的签发日期为准。公文的印发日期即公文的付印时间。一般情况下，成文日期与印发日期可以有一定的时间差，主要是公文签发之后，往往需要经过复核和印制等环节，因此印发日期可略晚于成文日期。公文的落款和用印（略）下套式 中套式二九年八月二十八日二九年八月二十八日办公室三、行文规则（一）行文权限：1行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。2根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文。3同级单位或相应单位可以联合行文。（二）行文要求1“请示”应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。为什么请示应当一文一事：请示一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的多项内容，则可能涉及较多部门，部门之间需花费较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，还可能贻误工作。2“报告”中不得夹带请示事项。为什么报告中不得夹带请示事项：请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式也有所不同。请示的目的主要是用于向上级单位请求指示、批准，上级单位须给予答复。报告的目的则主要是供上级单位了解情况，向上级单位提供信息和建议，上级单位可只阅不复。报告中夹带请示事项，往往达不到行文目的，还会影响工作。若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。3公文一般不直接报送领导同志个人。4涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。（三）行文关系的确定行文关系是单位之间的公文在相互往来过程中存在的授受关系，是各单位组织关系或业务关系在公文运行中的体现。行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。所谓隶属关系是指同一组织系统内的领导与被领导的关系，体现在行文上就是上行文和下行文的关系。（四）行文方式的选择一定的行文关系，规定和约束了公文的行文方向，同时也规定和约束了不同的行文方式。在具体行文中，根据行文方向可采取下列不同的行文方式：1逐级行文：逐级行文是上行文和下行文的最基本和最常用的行文方式。在上行文中，下级单位应直接向其上级单位报告情况、提出请求；在下行文中，上级单位应对其所属的下级单位传达指示、部署工作、批复请示，再由下一级单位逐级下达。逐级行文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，有利于政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。2越级行文。越级行文一般是指上行文中，下级单位在特殊情况下，越过自己直接上级向更高的上级领导单位直接行文的情况。如遭受重大自然灾害、发生特大事故时，需立即报告情况、请示指示，此时若逐级行文有可能会贻误时机，造成更大的损失，在这种情况下可越级行文，但在越级行文的同时，应同时抄送被越过的直接上级。3多级行文。多级行文主要在下行文中使用，如集团公司的普发文件，直接发送到厂所部站。4平行行文。不相隶属的单位之间，在互相告知事项、联系工作、商洽公务时，都可以采用平行行文的方式直接行文。四、公文的拟制（发文）公文拟制过程中，要注意以下环节：（一）公文的语言特点概括地讲就是言简意赅，准确、得体、庄重。例1：你公司2009年8月11日上报的关于的请示（字2009号）收悉。例2：文件开头“，现将有关事项通知如下：”结尾又写“特此通知。”（二）拟制公文标题的注意事项1公文标题一般由发文单位、事由和文种三要素组成。其中，发文单位可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。事由和文种之间的介词“的”不能省略，也不能放错位置。如：关于公司经济运营情况的分析报告应为关于公司经济运营情况分析的报告2公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种。例如：一篇公文的标题只有通知两字，看起来固然简洁，但根据标题你无法了解公文主题，无论是给公文的登记、分类、拟办、批办，还是给公文的整理、归档，都会带来障碍。若类似的通知有若干个，还容易造成混淆。再例如，关于转发国务院办公厅国办发2009号文件的通知。这是用发文字号代替事由，同样没有起到达意的作用，也是不可取的。还有标题用词重叠的问题。这类问题多出现在转发类文件的标题中，出现诸如“关于的关于”等累赘的写法。要解决用词重叠问题，可采用“直转法”（转发源头文件），而在转发通知的内容中我们再将后来转发该文件的单位有关细节表述清楚，避免在标题上出现重叠词语。3公文标题中一般不使用标点符号。但也有特殊情况需要加标点符号：公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号，有时还使用缩略点。如：关于开展“四五”普法教育活动情况的报告等。公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号。如有时需要用到诸如“征求意见稿”、“讨论稿”、“草案”、“试行”等说明性词语，此时，需要将有关说明性词语用括号括入。如：关于印发工作规则（试行）的通知。公文标题出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号。如：“关于印发管理规定的通知”。公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号。如：关于、职务任免的通知。（三）拟写主送单位应当注意的事项主送单位是指公文送达的主办单位。拟写主送单位应注意准确、规范、有序。1准确是指公文的主送单位，特别是上行文的主送单位一定是具有该公文受理权限的单位，若涉及若干单位职能的事项，公文的主送单位应是主办单位，其他单位可采取抄送形式。2规范是指主送单位要写全称、规范简称或统称。主送单位较少时，应将单位列全，写全称或规范简称；主送单位较多时，应写规范统称或简称。3有序是指公文的主送单位超过一个时，一般应按主要执行单位在前并兼顾编制序列和管理层级的原则排列。对普发的下行文，受文单位应有固定的顺序，此顺序一经确定，就应相对固定，不能随意变更。有关主送单位之间要用顿号或逗号分清层次，一般不同层级公文（不同性质类的单位）之间用逗号，同一层级之间用顿号。例如：“总部各部门，各院、基地、直属单位、公司”。（四）如何确定抄送单位抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位。1应作抄送单位的情况：（1）除主送单位外，公文涉及内容需要执行或知晓的其他单位。（2）特殊情况下的越级请示，应抄送越过的上级单位。（3）受双重领导的单位向上级单位的行文，应写明主送和抄送单位；上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级单位。（4）会签文件应抄送有关会签单位。2不应作抄送单位的情况：（1）呈报上级单位的请示件，不抄送下级单位。（2）联合发文时，联合发文的单位不作为抄送单位。3确定抄送单位时，亦应注意与发文单位的级别相对应。（五）公文中引用有关材料应当注意的问题（略）拟写公文时，有时需引用有关材料（领导批示、领导讲话、公文、法律法规条文等），应注意以下几点：1完整。即要保持所引内容的完整性，切忌断章取义。引用某一公文时，要写明标题和发文字号，二者缺一不可，但当同一公文被再次引用时，可省略发文字号只引用标题或省略标题只引用发文字号。引用法律法规条文若涉及有关条款说明时，要将其“条”、“款”引全，不要漏引。2准确。即必须保证引用材料的准确无误。直接引用时，一般将所需内容如实抄录，并用引号加以标注。间接引用时，必须忠实原文，不得改变原意。（需注意的是，领导同志未公开的讲话和批示，不得直接引用。）3得体。即引用材料一定要结合上下文内容进行，使之衔接顺畅，切忌牵强附会；引用内容要适度，能说明问题即可。4有序。即引用有关材料时，要按照一定的顺序。如引用公文，应按照发文时间、发文单位、标题、发文字号的顺序；引用法律法规，一般应按照法律法规名称、章、节、条、款、项的顺序；引用出版物，一般可按照卷次、版次、页数的顺序。（六）公文中引用数字的要求1公文中使用数字，首先要实事求是，准确无误；数字来源应可靠、权威；统计口径应统一，具有可比性。2公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿拉伯数字。公文中的数字使用汉字的情况主要有：成文日期（单位公文）部分结构层次序数，即第一、二层次序数；数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句时，以及邻近两个数字并列连用用以表示概数（例如三四天、十之八九）等；整数一到十，如果不是计量和统计数字，在文字表述中常用汉字，如“一文一事”。公文中使用阿拉伯数字的情况主要有：附件说明的附件序号；计量和统计数字；表示时间，例如年份、日期、时、分、秒；多位数字。（七）如何表示公文的结构层次序数？按照国家行政机关公文格式的规定，公文的结构层次序数，第一层为“一、”；第二层为：“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”，而不是“1、”。在实际工作中，一篇公文如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用。例如：只有一个层次时，可在“一、”或“1.“中”选用；只有两个层次时，可用“一、”和“1.”表示。（八）公文中“时间”的表达应注意的问题1公文中的“时间”，要表明完整的年、月、日，尽量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。2年份一般不能简写，例如：“2009年”不能简写为“09年”。3表示时间范围时，可用“2005-2009年”、“3-4月”，但不能用“2005-2005年度”、“3-4月份”。（九）公文中“空间”的表达应注意的问题公文中的空间概念有与时间概念同样重要的意义。1表示地方的专用名词中，当城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称，属于国外的应冠以国家的名称。2国名、地名均应使用国家公布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不用简称（例如“上海”不可写成“沪”，“乌鲁木齐”不可写成“乌市”），但出现特定区域名称时，可使用习惯简称，例如“京津塘地区”。3除出于特殊需要（如保密等）或表达对象在文中有明确所指时，公文中的空间概念均应精确表达，一般不用“这里”、“那里”等代词，以防止误解或费解。（十）公文中职务、姓名的表达方式公文中常涉及担负或不担负职务的各种人物，需要表明其职务和姓名，在表达中应当注意：1各种职务、姓名应用全称，表示职务时，副职不得省略“副”字。2当一人担任多种职务时，一般只列出与公文内容有关的职务（如列出一个人物的两个或以上职务时，应按先党内后党外，由大至小排序）。3国外人士的姓名、职务应以新华社使用的标准译名为准，如无标准译名应注意在公文中前后使用同一译名，译名在正文中首次出现时应注意其外文名称。4若干人士的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定的标准排序。如职务高低、部门顺序、姓氏笔画等均构成排序的标准。（十一）公文中使用外文的有关要求正式公文一律使用规范汉字书写、印刷，一般不使用外文，但法定计量单位、国际标准技术符号、国际组织外文简称等可使用外文字母书写。正文中使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文译名；外国人名、地名应使用中文译音，必要时可在译音后加括号注明外文名称。（十二）什么是附件，标注附件说明应注意事项：1附件是指附属于公文正文的有关材料，具有对正文进行补充说明或提供相关资料的作用，是公文的组成部分。2附件字号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。例如：附件：1. 2.3附件应与正文一起装订，如果不能装订在一起时，在附件左上角第一行顶格标注该公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）五、公文审签包括公文审核、签发要求等内容，在集团公司公文处理规定中有明确规定。（略）六、发文程序发文办理的程序一般包括：拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、登记、分发、归档等环节。（略）第三部分：公文制发常见问题一、行文规则常见问题越级请示、越权行文、多头请示、一文多事、向领导同志个人报送文件、报告夹带请示事项等。1越级请示违反了按隶属关系和职权范围行文的原则，由于请示事项及有关意见越过了直接上级，容易使问题复杂化，也不利于办事效率的提高。（越级请示的特殊情况，前面已阐述过）对非特殊情况下的越级请示，上级单位不得越级批复，可将来文退回原呈报单位。2越权行文。所谓越权行文是指公文内容超越本单位（部门）职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或经协商未达成一致意见，即自行对外行文的情况。3多头请示。所谓多头请示是指就同一事项，同时或分别向多个单位（部门）请示。例如：有的个别单位向集团公司报送请示性公文写多个主送单位，或主集团公司的请示公文，分别送多个部门。多头请示会使办理部门产生交叉，不利于问题的协调，影响办事效率。4一文多事。所谓一文多事是指一件请示性公文中有多个主旨的情况。如有的单位报送的请示件中，文中涉及互不相关的多个事项。（前面强调了要一文一事）请示还是应当一文一事。一文多事同样不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。5向领导同志个人报文。例如：有的单位认为文件只有直接送到上级单位领导手中，才能引起领导的重视，即无论请示、意见或报告均直接行文主送有关领导。这样做不符合公文的办理流程，也容易给一些工作带来被动。6报告夹带请示事项。（略）二、公文写作常见问题1主旨不明2层次不清例如：某一请示件中，反映“基本情况”的部分中含有需要解决问题的建议，而在“有关意见或建议”部分中又阐述存在的问题及解决该问题的必要性等，或“请示事项”与其他内容揉杂在一起，未作为相对独立的部分明确表述，使上级单位在办理过程中，需要重新归纳。3逻辑混乱：语序失当、前后矛盾等。4语言文字欠推敲5标点符号使用不规范6标题拟写不规范：（1）要素不全。例如：标题中“事由”缺失关键词或随意省略事由，如公司决定，看不出决定的主要内容、事项和基本观点；缺失“文种”，如关于的回复；“事由”中缺失关键词，又无“文种”，如公司2008年工作计划，难以分清是报送上级单位、还是印发下级单位。（2）提炼不精。（3）概括不准确。（4）使用介词不当。公文标题中介词连用，问题常出现在“关于”和“对”的连用上。如关于对案件查处情况的通报，其中“关于”和“对”均为介词，且词性相同，词义相同或相近，在行文中重叠使用无必要且显得累赘，应删去“对”。（5）错用标点符号。7文种使用不当8引文不规范（1）引用表述不规范例如：“根据重工办20081号关于的通知有关精神”，规范表述应为：“根据集团公司关于的通知（重工办20081号）有关精神”。（应当先引标题，后引发文字号）（2）引用不全例如：“根据中央2号文件精神，我集团公司”，表述中引用了“中央2号文件”，但由于引用不全，令人不知具体是指哪一个文件、关于什么内容。9表述不规范。名称混乱。例如：一个公司名称在同一公文是出现多种称谓。如公司名称第一次在公文中出现时为“中国航宇重工集团公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“航宇重工集团公司”，第三次出现又为“航宇重工集团”。提法不当一是提法不准确。例如：某单位制定的管理规定，其中罚则中“构成犯罪的，移送司法机关依法处理”的表述是不准确的。因为是否构成犯罪应由司法机关认定，如何处理是司法机关的职权。因此，上述表述可修改为“涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。”。二是提法缺乏依据。例如：有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号或任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针不相符合或缺乏现行政策依据而难以操作；还有的把未公布施行的文件、规定当作依据。简称和统称不规范。（略）三、公文格式常见问题1党政公文印制版式混用例如：使用公司文件版头印制党组织文件。2发文字号不规范发文字号由发文单位代字、年份和序号三部分构成。其中年份应标全称，用六角括号“括入；序号不编虚位。3密级标注不准确所拟文稿涉及秘密事项、标有密级的来文、所拟文稿的附件或引文带有密级的，其文稿均应标注相应的密级。若文稿有几个附件且密级不同，应按最高密级标注。4公文附件不规范有的单位报集团公司的文件，正文中标有附件而未附；附件说明标注格式不规范，如有的单位将附件说明置于成文日期之后；附件名称与正文附件说明所标注的不统一。附件不全等等。5成文日期标注不正确（略）6出现“空白印章”隐患例如：有的单位启用印章的“通知”中，将印模（启用的印章式样）直接盖在空处，出现“空白印章”；有的单位加盖印章时，既未加盖在成文日期上，也未加盖在落款单位名称上，出现“空白印章”。注：启用印章的通知中，印模应加盖在“式样”（说明文字）之上，以避免出现“空白印章”造成不良后果。集团公司总部9月份公文差错情况统计：序号拟稿部门发文字号发文内容有关问题1办公厅重工办2009724号发文卡漏选主送单位。2办公厅办函200928号内容丢漏字。“三七厂”应为“三七厂”3计划部重工计2009592号内容表述与文种不对应。此文是报告文种，内容却写为“现将有关事宜请示如下”。高红卫副总经理做了修改，将“请示”改为“报告”。4计划部重工计2009755号1.高红卫副总经理、办公厅领导对文中个别文字内容进行了修改。2.文中“截止”应为“截至”。5计划部计字2009101号转发通知与被转发文件密级标识不一致。6计划部重工计2009777号许达哲总经理对文中“二级单位由38家减少至28家”改为“二级单位由38家减少至22家”。7科研部重工研2009717号标题内容表述不准确。关于上报中国航宇重工集团公司“XXX二期工程”责任人的报告应为关于上报中国航宇重工集团公司“XXX二期工程”责任人人员名单的报告。8科研部重工研2009728号1.文中的单位名称前后书写不一致，前写“五二所”，后为“502所”，应统一写为五二所。2.文中有错别字：“交会”错输为“家伙”。9科研部重工研2009795号1.标题拟写不规范，标题缺少介词“关于”和“的”字；2.结构层次序数拟写不规范，“1、”应为“1.”；3.引用公文格式不规范，应当先引标题，后引发文字号。10科质部重工技2009744号内容文字表述过于简练，退拟稿人修改，将“应加强控制前移”改写为“应将质量控制重心前移”11科质部纪要200955期文中将一名参会人员姓名文字写错。12财务部重工财2009781、782号正文内容中附件说明标注格式不规范：1.“附件一：”应写为“附件：1.”；2.附件说明位置应在成文日期之前。13资产部重工资2009753号发文审批单上写有抄送单位，而发文卡中漏填写。14资产部重工资2009747号高红卫副总经理对文中有关文字做修改。15资产部重工资2009770号高红卫副总经理在文中增加一项要求内容。16经合部重工经2009758号1.文中有错别字，“超重性”应为“超重型”；2.文字表述不严谨,办公厅领导对文中个别文字进行了修改。17人事部重工人2009612号有关内容文字表述不准确，退文修改。18人事部重工人2009716号个别文字表述不准确，办公厅领导进行了修改。19人事部重工人2009718号发文流程走向有误（核稿与签批顺序颠倒）。20人事部重工党组函20091号发文审批单与内容中的标题拟写不一致。21人事部核文2009813号1.发文流程走向有误（核稿与签批顺序颠倒）;2.文中有关内容表述不明确，退拟稿人修改。22人事部重工人2009785号内容表述不严谨，结尾内容与主送内容不相呼应。退拟稿人修改。23行保部重工保2009523号标题拟写不正确，错把“说明”当文种使用。关于XXXX事件调查处理情况的补充说明应为关于XXXX事件调查处理情况补充说明的报告。24审计部办字200980号文中序号拟写不规范。“1、”应为“1.”。25党群部重工党组200916号公文格式不正确。1.因“总结”不是正式公文文种，所以“总结”前应增加呈送“总结”的报告内容部分;2.标题应将中国航宇重工集团公司深入学习实践科学发展观活动总结改为关于上报中国航宇重工集团公司深入学习实践科学发展观活动总结的报告。26党群部政字200917号内容表述有误，退拟稿人修改。如：“经过60年艰苦奋斗，航天事业为国防现代化建设作出了重要贡献。”（我国航天事业历程不足60年）27信息中心通报2009第37期内容中有一处将第六次信息化工作会议误写为第五次信息化工作会议。第四部分：收文办理1收文办理的程序一般包括：签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办、清退、归档等环节。特别提醒：凡是发给本单位的公文，不论是本系统的还是系统外的，都要作收文登记。个人不论是从机要渠道还是从会议上收到和带回的文件，都要先到文秘部门作收文登记，然后再使用。2收文办理中审核的重点在收文办理中，对下级或平级单位的来文应当进行审核。我们审核的重点：是否符合行文规则。例如，是否越级请示，是否在报告中夹带请示事项等；公文种类、体例格式是否规范，有关附件是否齐全等。3如何对来文进行批分（略）4送领导阅批的公文，呈送顺序如何掌握？送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序，依次呈送。传批件由后向前送批，传阅件由前向后送阅。领导同志之间一般不横传文件，应由文秘部门组织传递。（因为领导之间横传，不利于文秘部门掌握文件去向，文秘部门不知道文件去向在哪里，如果这时有其他领导或部门要使用这份文件，将给工作带来不便。）如遇领导同志出差（访）或其他原因不能阅批时，按领导替代关系传递。5如何对收文进行批分和拟办、批办？（略）6收文的承办承办是指受文单位有关部门或工作人员根据拟办和批办意见，具体处理公文的工作过程，是公文处理程序的中心环节。承办公文的方式有多种，如召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置、制发文件等均可有效地应用于处置各具特点的事务，使性质、功用各不相同的文件分别得以被阅知、贯彻执行或回复，使文件所涉及的问题得到解决。在公文办理的实际工作中，有些公文的内容涉及其他部门的职能，需要多个部门共同承办，这就需要明确主办和协办部门，其中的主要承办部门即为主办部门。主办部门应主动与协办部门沟通情况，交换意见；协办部门应顾全大局，主动配合，有效地协助主办部门共同完成任务。第五部分 公文管理一、公文管理的基本要求1统一渠道，集中管理。公文应当由文秘部门实行集中统一管理。2建章立制，科学管理。根据本单位的实际情况制定科学合理的公文管理办法和制度。3加强协调，做好服务。文秘部门及专兼职的公文管理人员，应与本单位领导和业务部门密切联系，为本单位领导和业务部门做好服务。4严格保密，确保安全。要做到公文存放、清退、销毁等各个环节有章可循，手续齐全，责任明确，严防公文丢失和泄密。特别是对涉密文件、中央文件和国务院文件，各单位应由政治可靠、认真负责、保密意识强的共产党员专职（或兼职）负责接收和管理。保管文件的专柜及场所应符合有关保密要求；阅读文件要严格按照规定的阅读范围，在符合要求的场内阅读或组织传达，并严格履行交接和签收手续。对中央文件不得自行在本单位办公网上公布浏览和传输。这在中央文件的阅读和管理规定中有明