行政、广告管理制度.doc

行政、广告管理制度第一章 会议管理制度一、各种会议须周密准备、安排，杜绝仓促拖拉会议。二、各部门接到会议通知，认真记录时间、地点并及时通知参会人员。三、召集会议部门应提前到会做好各项准备工作。四、参会者须准时到会，中途不得随意离席，特殊情况不能到会者，需提前向组织召开会议的领导请假。五、保持会场肃静，手机、BP机调至震动档，遇紧急情况场外回复。六、参会人员认真记录会议内容，会后及时传达，落实会议精神。七、会议召开部门负责会议精神落实、催办。第二章 印章管理制度一、 印章刻制、启用、更换、撤销1、 印章刻制、启用、更换、撤销均由广告办公室按照行政审批程序统一办理，并报相关管理部门备案。2、 公章由总经理启用，其他印章启用、更换、撤销由使用部门提出，经总经理批准后到广告办公室办理手续。二、 印章保管、使用1、 公章由各单位总经理负责保管使用，总经理外出或休假三天以上，委托本单位部门经理暂时保管，并按规定经请示总经理后方可予以盖章使用。2、 其他各类专用章由所属部门经理负责保管、使用。公章、财务专用章、合同章下发使用须与总经理签订委托协议书。3、 各类印章须在保管部门办公室内使用，确需携带印章外出用，需由主管领导批准。4、 印章加盖应端正、清晰，便于识别。5、 印章使用须填登记表，按审批权限批准使用。6、 印章须妥善保管，防止遗失被盗，发生遗失被盗须及时报广告办公室备案处理。第三章 介绍信管理制度一、 使用开具介绍信，须登记并经主管领导批准。二、 介绍信不得转接、丢失、撕毁。三、 禁止擅自伪造介绍信，违者公司予以严厉制裁。四、 无特殊情况，禁开空白介绍信。五、 介绍信由广告办公室专人负责保管，根据使用情况填写。六、 因公事出差需携加盖公章、空白介绍信者，返回公司应及时交回予以注销。第四章 行文工作管理制度一、 行文规则1、 一般部越级行文，必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。2、 呈报的公文应一文一事。3、 对外统一名称：对外行文、签署合同均应使用公司全称。二、 行文格式与要求1、 行文标题简要明确，注明文件种类（请示、报告、函等）。2、 抬头应注明报送单位（部门、称呼、职务）。3、 应有行文编号，以便于存放、查找和立卷归档。（1） 对外行文编号统一为（京）金 第 号（2） 内部行文编号统一为（京）金第 号4、 文字内容应简练准确，不用“大概”、“可能”等词及不准确数字，标点符号使用力求准确。三、 行文文体：统一要求正文使用宋体小四号字，纸张标准为A4型。四、 行文程序1、 对外行文（1） 凡需以公司名义外发的行文，由拟稿人就发文格式撰文后，交由部门经理核稿签字。（2） 将签字后的文稿转呈主管副总、总经理签发。（3） 打印完毕拟稿人核对无误后，加盖公章后发出。2、 对内行文（1） 凡属部门向公司总经理或主管副总提交的请示、报告须由承办人以部门名义拟文，经部门经理签字同意后交主管副总签字后转总经理办公室进行登记和呈送。（2） 经公司总经理或主管领导审批（审阅）后，交有关部门承办。（3） 呈报公文的部门适时询问报批情况。第五章 文本档案管理制度一、文本处理1、文本出来工作原则：及时、准确、保密、安全。(1)及时：根据文件时间，及时迅速登记办理，做到不积压、不拖拉、不误时、不误事。（2）准确：文本处理须保证质量，做到认真、细致、准确无误。（3）保密：具备守密意识，做到不泄密、不失密。（4）安全：文书档案须妥善保管，严禁携带纪要文件回家或去公共场所。2、文本处理工作任务：收发登记、公文转接、呈阅催办、立卷归档、注销。3、文本处理工作制度（1）各部门指定专人负责文本工作，力求做到情况熟悉、收发清楚、手续简便、责任分明、防止漏办延误。（2）一切来问（含会议带回文件）须由专人进行登记，其它人员不得自行处理。（3）发文：凡以公司名义向主管部门的请示、报告原稿及批回原件由广告办公室保存，承办部门需存档留复印件，形成的正式文件、材料应交专人登记发出，并由打字室保存草稿、定稿和1份打印正本。（4）接收文件、重要信件，收件人员须办理编号登记手续，发文须由收文人签字登记。（5）文件保密：对性质或来源不同文件、材料须进行分类立卷，保管，以便查阅，并定期清理，保证文件运转并及时收回。（6）凡属公司领导亲启件，不准拆信，直接送达。（7）外出参加上级会议带回正式文件，须及时交到广告办公室，由文秘人员按正式文件进行登记。（8）职能部门接到主管领导批办的文件，须及时提出办理意见，不得延误。（9）对送阅、批办的文件，文秘人员须及时了解办理情况并跟踪催办，避免积压、拖延。（10）材料积累A 文件处理人员须掌握本部门工作动态，注意收集材料。B 建立“大事记”，注意记录、避免遗落。C 做好会议记录。二、立卷、归档1、一切应归档的文件、资料，依据历史作用，按永久、短期、定期分类，并在同一性质类别文档中以收发时间顺序排列立卷。2、分类立卷档案，必须注册、编号、列出目录、方便调用。3、个部门借阅文件或资料，须登记签批，属机密性质的文件禁止复印、抄录、拍照。第六章 打字室管理制度一、 打字室隶属广告办公室，由广告办公室主任直接领导。二、 各部门打印、复印、速印各类资料、文件，须经有关领导签字审批。三、 建立登记制度，打印、复印、速印必须由经手人签字认可。四、 打字室设施专人操作管理，其他人员禁止擅自操作。五、 打字员严格按照使用程序操作使用，并定期进行养护。六、 非正常原因造成设备损耗，责任人按其程序进行维修或赔偿。第七章 会议室管理制度一、 广告办公室具体负责会议室的统一管理。二、 各部门使用会议室须提前登记，如使用时间发生冲突，由广告办公室进行协调。三、 会议室使用须讲究卫生，保持整洁。四、 爱护会议室设施，借用设备设施须履行正规手续并经主管批准。五、 使用部门造成设施损坏，予以修复或照价赔偿。六、 广告办公室专管人员须加强责任心，及时督促保洁人员进行清洁、整理。第八章 通讯设备管理制度一、 通讯办公设备统一由广告办公室管理。二、 负责办公通讯设备的维修、养护工作。三、 负责办公室电话报装、过户、撤销等工作。四、 负责固定电话话费查询、统计工作。第九章 金五星报编辑管理制度一、坚持“服务市场，面向大众”办报方针，紧紧围绕集团经营管理指导思想，充分发挥喉舌作用。二、金五星报为月刊，定期出版。三、编辑部设主编1名，编委2名，各部门通讯员2名。四、各部门月供稿35篇，于每月10日前交编辑部。五、除通讯员外，全体干部员工有义务向编辑部通报各类信息。六、凡稿件在金五星报发表，视稿件类别、字数给予稿酬。七、各部门指定专人负责领取、发行工作。行政、广告各岗位职责范围第一章广告办公室职责范围一、负责组织各种会议，做好会议记录和归档工作。二、及时整理公司大事记，做好文字、图片等资料的积累保存工作。三、负责文件、资料的打印、复印、速印工作。四、负责商厦整体策划及日常宣传活动。五、组织协调各项促销活动，保证达到预期效果。六、与地区政府有关部门、各友邻单位搞好沟通联络工作，保证公司各项工作顺利开展。七、负责各种广播宣传。八、负责军民共建工作，搞好互帮互助。九、负责装饰装潢、广告宣传品设计、制作。十、监督检查参展经营厂家宣传物品悬挂、布置。十一、负责各种证照等年检工作。十二、接洽企业内外业务，根据具体情况汇报总经理或移交相关部门。十三、负责部门全体人员考勤统计工作。十四、完成领导交办的其它工作。第二章 广告办公室主任岗位职责一、执行总经理的指令，并将总经理的指示精神及时传达并保证其得到贯彻执行。二、根据总经理指示精神，及时向本部门人员布置工作任务，并督促检查保证实施。三、负责本部门人员的思想政治教育工作，督促员工进行业务学习，不断提高全员素质。四、组织好各种会议，做好会议记录，对会议的决议和总经理指示的贯彻执行情况进行监督、检查、落实。五、协调好各部门之间的关系，组织好各种大型活动。六、领导文员工作，负责及时签批。送阅上级机关及外单位来文，按照领导审批的意见，做好文件传阅、收回、归档工作，并督促有关部门贯彻执行。七、根据领导只是负责起草有关文件及决议。八、负责接待外单位来访人员，负责办理信访工作。九、负责军民共建工作，搞好互帮互助。十、负责与地区政府有关部门，各友邻单位的沟通联络工作，为各项工作顺利开展起到保驾护航作用。十一、根据市场需要及上级领导指示，制定年度及月底各项促销宣传计划。十二、根据公司发展需要，制定各项关公宣传活动策划方案，树立企业外部良好形象。十三、严格履行节约制度，严格控制年度广告费用的运用，组织完成本部门创收任务。十四、负责广播宣传工作，并根据工作需要调整宣传方式。十五、负责打印室工作。十六、完成领导交办的其他工作。第三章 广告办公室副主任岗位责任一、根据市场需要及上级领导指示，与主任共同制定年度及月度各项促销宣传计划。二、组织协调各项促销宣传活动的具体实施。三、组织员工完成日常各项广告宣传品制作工作。四、与政府有关部门及新闻媒介保持良好关系，做好各项广告业务报批工作和媒介宣传工作。五、编辑金五星报，负责稿件修改及设计工作。六、负责金五星报具体排版、印刷及发行工作。七、协助配合主任组织好各种会议及大型活动，督促、检查部门员工完成主任布置的工作任务。八、协助配合主任落实各项管理制度，管理部门员工，负责对部门员工的思想教育、学习、考勤工作。九、完成领导交办的其它各项工作。第四章 美工岗位职责一、配合各项公关、促销活动，负责各项宣传品的设计、制作。二、负责实施堂内外的具体设计布置工作。三、负责荷香活动的摄影摄像工作，并负责维护摄影摄像器材。四、努力钻研专业只是，提高美工制作水平。五、充分利用美工材料，厉行节约。六、随时检查店堂内外光该制作品，如有破损、变更、欠缺及时报请领导做出处理。七、完成领导交办的其它任务。第五章 广播员岗位责任一、准时播放上下班铃声、迎宾曲、欢送曲。二、对送交的促销广告稿件修改润色，并配以适当的音乐进行录制、广播。三、协助其它有关部门进行相关广播。四、及时为顾客做好寻人、寻物广播。五、认真做好广播设备的维护保养工作。六、积极协助部门日常广告品制作和各项促销活动。七、做好领导交办的其它工作。第六章 打字员岗位职责一、负责打印、复印公司形成的经领导签发的文件资料。二、所打印、复印的文件须经有关领导签批，否则不予办理。三、合同编排文件版面，外观整洁，按原稿要求印刷，保证文件质量。四、爱护打字机、复印机、速印机，注意维护使工作正常运转。五、保守机密，不传播文件内容。六、保持工作室环境卫生