公司行政管理制度.doc

万雅公司行政管理制度为保证安阳万雅市场发展有限公司正常的工作秩序和各项业务的顺利进行，针对本公司的特点及要求，特制定本行政管理制度。(一)总 则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条 本规定所指行政事务包括档案管理(包含：文书合同管理)、印鉴管理、公文打印管理、办公用品收发管理、邮件收发管理、采购及付款管理、会议管理、人事管理、车辆管理等。 (二)档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、劳动工资标准、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1、总经理、副总经理、总经理办公室人员，借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续； 3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由行政主管批准方可摘录和复制。 第六条 档案的销毁： 1、任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司相关领导批准后方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (三)印鉴管理 第七条 公司印鉴由总经理办公室管理人员负责保管。 第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 (四)公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 第十三条 各部室打印的公文或公司重要资料，需交办公室打印，并做详细登记。 第十四条 公司各部室所有打印公文、重要资料，必须交总经理办公室一份留底存档。 (五)办公及劳保用品的管理 第十五条 办公用品的购发： 1.每月月底前，各部室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室； 2.总经理办公室专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部室。由部室负责人签字领回； 3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须填写公司采购申请经主管副总经理批准方可购买领用； 4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好手续。发放一定要由领取人员签字； 7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。 第十六条 劳保用品的购发： 劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。 (六)报刊及邮件收发管理 第十七条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。 第十八五条 报刊管理人员每日负责将报刊及所收到的邮件等及时取回并分别送到有关部门，做好相关登记。第十九条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。 第二十条 各部室需进行公司邮件发放时需交由办公室进行统一发放，并做好相关登记。 （七）采购及付款管理第二十一条 每月在月底前各部室把本部门需要采购的物品（或临时需采购急用的物品）进行统计，填写好采购申请单经主管副总经理签字批准后交办公室进行统一采购。第二十二条 各部室需要进行对外付款时，必须填写付款申请单，经主管副总经理签字及财务主管审核后方可交由财务部付款。第二十三条 各部室人员如需外出临时用款时，必须填写借款申请单，经主管副总经理签字审核后，到财务办理借款，回公司后与财务进行款项的交接，款项中出现的任何问题将由借款人负责。（八）会议管理第二十四条 对公司的每周/每月定时或总经理临时通知的会议，办公室相关行政人员需提前组织好会议地点、会议时间及通知相关参会人员。第二十五条 办公室行政人员负责记录当日的会议记要，并整理好经总经理审核后进行归档。第二十六条 行政部负责对会议内容的执行进行提醒与监督，对需要统一上交的文件进行统一回收工作。（九）人事管理招聘、考勤、请假、休假条例：第二十七条 招聘：公司以任人唯贤为基本原则，凡有志于房地产工作的各界人士，都可对照公司相关招工简章，报名参与。公司将通过考核面试体检等必要的程序择优招聘员工。 第二十八条 试用期：员工需经过二个月的试用期，试用期满后经考核合格后正式聘用，不符合录用条件者将终止试用期。 第二十九条 工作时间：1、公司实行每周六天的工作制度。2、员工必须按规定时间上下班并打卡，规定班时间为：上午8：3012：00，下午：13：0017：00（10月1日次年3月31日）上午8：3012：00，下午：14：0018：00（4月1日9月30日）个别部门可根据工作需要进行适时调整，确保日常工作顺利开展。如时间需要调整须经总经理批准，并到办公室进行备案。3、上午上班前和下午下班后，员工要打卡签到。若因故不能打卡的，应及时请示部门经理，经部门经理同意后，一日内填写未打卡申请单报综合办备案，否则视为旷工。4、各项标准均参照考勤机记录，迟到或早退20分钟以下者，每次扣除薪金10元；20分钟以上，两小时以下者，每次扣除薪金20元，迟到或早退超过两小时按旷工处理。 5、迟到超过两个小时的视为旷工，扣除当日全部薪金。 6、半年内旷工三次或累计超过6日者，予以开除。7、办公室内勤负责统计考勤情况。第三十条 请假管理制度1、请假或调休须填写请假调休单，经批准后，将请假调休单交于办公室备案。有特殊原因不能及时填写请假调休单的，需致电所在部门领导，事后补请假调休单并在办公室备案。2、在保证每周6天工作日的前提下，根据工作需要，员工可以申请加班，填写加班申请单，经批准后以加班计算，加班后可以调休，加班调休须在本年度内调休，不得跨年度调休。员工调休，填写请假调休单经批准后方可调休，部门内部应避免同时调休，一次调休时间应控制在8天之内，调休期间必须将所负责工作安排妥当，中层以上人员必须报经总经理批准。3、出差须提前填写出差单，注明出差人、天数和出差地点，经部门领导批准后，交于办公室备案。有特殊原因不能及时填写出差条的，需致电部门领导批准，并告知办公室，待返回后一个工作日内补办相关手续。4、请假、调休或出差未能按预期时间返回，需致电部门领导批准，并告知办公室，待返回后一个工作日内补办续假手续。5、未能提供有效出差单或请假调休单者，公司将按旷工处理。6、病假：请病假必须于上班前或不迟于上班时间20分钟内，致电所在部门经理或直接上级主管，且应于病假后上班第一天内，向办公室提供规定医务机构出具的建议休息的有效证明。病假期间扣除当日福利补贴。全年累计病假不超过3天的不扣除工资,超过3天的超出部分计发80%的工资（特殊情况除外），全年累计病假超过30天的超出部分计发50%的工资，全年累计病假超过60天的超出部分计发20%的工资，全年累计病假超过90天的不再计发工资，解除劳动合同。 7、事假：员工在工作期间,确有私事要处理,必须请假。员工请事假须先填写请假调休单,3天（含）以下的由公司部门经理批准后报办公室备案，3天以上须报总经理批准，中层以上者，请假须报总经理批准。事假期间扣除当日基本工资,事假超过15天以上的,公司有权予以解除劳动合同（特殊情况除外），经过批准的请假调休单交办公室备案。因急事,如不能及时提前请假的，应于当日打电话通知本部门,回来后及时补填请假单。未经请假或请假未经批准而擅自离开的，按旷工处理。8、请假调休或出差2天以上者（包含2天），除按领导审批权限签字外，须有职务代理人签字，由职务代理人负责该员工休假期间的相关工作。9、员工出差、调休、请假期间必须保证通讯工具畅通，如因通讯工具不畅通影响工作的，每次扣除薪金30元。第三十一条 节假日、工作年假国家规定的节假日及放假时间如下：1、元旦，放假1天(1月1日)；2、春节，放假3天(农历除夕、正月初一、初二)；3、清明节，放假1天(农历清明当日)；4、劳动节，放假1天(5月1日)；5、端午节，放假1天(农历端午当日)；6、中秋节，放假1天(农历中秋当日)；7、国庆节，放假3天(10月1日、2日、3日)。以上法定假日正常休假，放假期间发放全额工资，因业务需要可指定照常上班，填写加班申请单，经批准后以加班计算，加班后可以调休。 工作年假：业绩突出的员工,报请总经理批准，交办公室备案，工龄满一年以上、可享受1天年假；工龄满二年以上、可享受2天年假；依次类推。主管安排员工休年假时,需提前3天向领导提出申请,经批准后方可休假。 （十） 车辆管理规定为规范车辆和驾驶员管理，保证车辆安全，提高车辆使用效率，特定以下规定：第三十二条 车辆管理1、各部门公务用车，应及时填写用车申请表，经部门主管批准后交人事行政部安排调配车辆。如有同行人员，用车申请表上须注明 同行人数、目的地及所需时间。倘若超过一个目的地，亦须注明，以便易于安排；驾驶员必须严格按派车单出车，违者将给过失处罚，如因此造成交通事故，责任由该驾驶员承担。2、前往同一地区各地点之同事，倘司机有其它安排，未克等候，应尽量利用公交车辆，集中往就近之地点，并通知司机，以便接送。一切因公事而引起之交通费用经公司确认均可实报实销，在不影响公事的情况下，应选择最低廉的交通工具。3、如因工作需要，公司职员（非专职驾驶员）需要借用车辆，需填写借车单，经总经理批准后，由人事行政部安排专职驾驶员检查借车人员驾驶证件，验明借车单后方可交出车辆。否则将对专职驾驶员和借车人处以过失处分并罚款50元；如因此出现坏件或零件丢失等后果则由专职驾驶员负责，同时责令其限期内解决。4、职员个人的私车，如应公司要求用于公司业务的，经总经理批准路桥费可实报实销，汽油费可部分报销，具体额度以总经理批准的额度为准；公司车辆及董事长、总经理、副总经理车辆的所有费用实报实销。 5、公司用商务车与车辆的保管：专职驾驶员必须按指定地点停放车辆，并要求检查确定车辆安全后方可离开。凡未执行公司规定致使车辆丢失，损坏和造成事故，均由专职驾驶员负责一切经济和法律责任。第三十三条 车辆的保养维护：1、专职驾驶员应遵守车辆说明书、行驶专业规定，严格按步骤进行驾驶，避免人为的有形和无形的损耗，延长车辆使用寿命。2、专职驾驶员应遵守车辆说明书、行驶专业规定，严格按步骤进行驾驶，避免人为的有形和无形的损耗，延长车辆使用寿命。第三十四条 驾驶员管理规定1、驾驶员必须服从工作安排，认真如实填写车辆油料/里程登记表，每次加油时应登记该车当时的公里数、加油量等相关内容；公务出车所发生的路桥费和停车费必须有用车人的签名，并在派车单上注明，否则，不予报销。2、驾驶员每次出车完毕后应及时归位，向人事行政部经理报到