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文档简介

公司文件编码管理规定一、 目的：为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。二、 编号规则文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下： 1 2 3 4 5 产生日期 文件流水号文件类别号 部门代号 公司代号流水号 说明：由1、2、3组成主文件号；4、5组成辅文件号。主文件号部分2、部门代号：用字母表示GMO-总经办HRD-人力资源部FIN-财务部SOM-运营管理中心R&D-研发部MKTG-市场部3、文件流水号：数字表示，从0001到9999辅文件号部分1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。文件类别代号：ZD-制度文件LC-流程文件BD-表单文件HT-合同文件MB-模板文件 2、日期代号 日期代号由年月组成，如2011年九月产生的文件则写：1109 其他分项子文件代号各部门可自行规定，报行政人事中心备案。举例说明：市场部于2011年9月以公司名义与某公路管理局签订一份高速公路信息管理系统合同，这是市场部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：LM- MKTG/0001-HT/1109，市场部再以这个编码实行项目立项，立项后将文件模板发往项目部开始定点，项目部定点完之后，提交定点确认函反馈给市场部，再由市场部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往施工场地，再由项目部实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备人力资源部，然后将项目移交给客服部，客服再根据此编码建立售后服务体系。三、使用规定1各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。2各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案。合同签定完成后需归档资质办，并建立台帐管理。其他文件编制、归
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