企业采购管理预警指标体系的探讨.doc

企业采购管理预警指标体系的探讨从交货风险、市场风险、供应商资信风险、人员素质风险及财务风险5个角度入手，建立企业采购预警指标；同时在指标的值域分析中将客观指标和主要指标区分开来分别加以探讨，以便最终能客观真实地反映企业采购活动的状态。0 前言 采购职能是各个企业所共有的职能，也是企业产品增值过程的起点，是企业核心业务流程的始端。采购既要考虑外部环境因素的影响诸如市场供应状况、价格波动、供应商的发展等；又要受到企业内部条件的制约，诸如管理体制、采购人员素质、生产条件等。这样就使得采购业务变得错综复杂，因此企业必须加强采购管理。而以目前较为先进的预警管理思想为指导，建立企业采购预警管理系统将能较好地防范和控制采购活动中的各种不利因素，保障企业生产经营正常运行。其关键之处在于建立预警指标体系及指标权重的确定。1 预警指标体系的设计原则 企业采购预警指标体系。就是一系列相关联系、能敏感反映采购活动状态及存在问题的指标有机构成的整体，在设计指标体系时，应遵循下列原则： (1)科学性原则。指标体系的设置应符合企业采购的目的，能够全面真实地反映机制运行的效果以及存在的问题。 (2)灵敏性原则。要求指标体系能准确敏感地反映采购活动中的可能性风险，及时反映采购管理的真实状态。 (3)重要性原则。指标设置应体现所设指标的重要程度，这样才能从实质上反映所出现的问题。 (4)可测性原则。要求预警指标能有精确的数值表现，包括可直接通过统计调查获取的客观存在的指标以及通过评分方法求值的主观指标，最终都必须能用数值测定，否则就失去了实际意义。 (5)相对独立性原则。某些问题只需要1个指标测评，而有些需要几个指标测评：有时1个指标只能测评1个评价对象。而有时1个指标可以测评多个评价对象。我们在设计指标时应尽量减少各指标之间的重叠区域，将其相关性减少到最低限度。2 预警指标体系的设计思路 所谓企业采购预警管理系统，是指在科学理论指导基础上，通过设置并观察一些敏感性采购指标的变化，而对企业可能或将要面临的采购危机事先进行预测预报的采购管理系统。由于采购风险是影响企业采购顺利与否的主要原因，因此从分析测量采购风险基本因素入手。是设计采购管理预警指标的基本思路。 由于交货过程是企业采购中最基本的业务活动，因此将交货风险定义为企业采购的基本风险。此外，采购风险的大小跟供应业务商的资信状况有很大关系，资信状况越好，风险就越小，将此定义为供应商资信风险。采购人员的素质高低直接关系着购销合同的质量，人员素质是鉴定一份高质量、低风险合同的关键，将此定义为人员素质风险。采购成本的高低是另一个重要因素，定义为财务风险。而且，采购活动还受到市场环境的影响，包括政治状况、外汇风险等影响，将此影响定义为市场风险。本文即选择上述5种风险作为企业采购预警管理系统的监测对象，然后，根据指标体系的设计原则，针对这几个监测对象设立监测指标。并对各指标进行“非优状态”的分析与综合，找出导致危机的主次作用因素，表述为不良波动状态的主要特征最。最终通过综合处理，使特征值成为预警信号系统的输出信号，指明采购所处的状态。3 预警指标体系的基本结构及各指标的具体含义 根据上述的设计原则、思路及选定的监测对象，构建如下指标体系。各指标的具体含义为： 3.1 市场风险评价指标 (1)政治风险指数。一般情况下，企业从事采购业务时只跟国外市场的客户发生往来。但其经营风险却跟该国市场状况，特别是该国的政治经济状况密切相关。因为一旦国外客户所在国家的政治经济发生动荡，许多企业经营困难，不少企业倒闭，必然导致采购收货延期，或者会因供应商破产而收不到货。因此将政治风险指数作为市场风险的指标之一。 (2)汇率风险指数。汇率风险是指在一定时间内由于货币汇率变动所可能导致的经济损失。在现行的浮动汇率制度下，国际金融领域动荡加剧，各种经济的、政治的因素，常常使外汇汇率在短期内大起大落，因此企业在采购后付款时汇率相对合同签订时就会有很大出入，增加了采购活动的风险。 3.2 交货风险评价指标 (1)质量指标。质量指标是采购业务中最重要的一项评价指标，包括来料批次合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、供应商来料免检率等，本文选择企业中最常用的来料批次合格率作为监测指标。来料批次合格率=(合格来料批次来料总批次)100。 (2)配送指标。企业采购的货物必须从发生地运送到企业生产地因此，物流配送如果不合理将增加采购风险。包括以下3个具体指标：订单准时完成率。“完成”包括按时、按量。“按时”指收到订单后在规定的配送时间内送达，“按量”为完全符合订单要求的数量。订单准时完成率=(准时完成的订单数/发出的订单总数)100。完好交货率。完好交货率是指完好交货与发运总数的比率，主要反映配送质量。信息及时准确率。主要反映物流配送中心企业与承运商的沟通合理程序。信息及时准确率=(报表准确份数/传递报表总份数)100。 3.3 供应商资信风险评价指标 (1)合同履约率。合同履约率作为供应商资信评价的一个定量指标，反映了供应商以往履行合同的情况。合同履约率=(履行合同次数/签订合同次数)100。 (2)售后服务水平。考察供应商在产品售后服务方面的表现，包括：是否主动征询顾客(本公司)的意见、对于顾客关于产品质量的投诉能否及时解决、答复是否完整等。 (3)客户满意度。与售后服务水平有一定的相关性，本文主要是用该指标考察供应商在支持、配合与沟通手段等方面的表现，包括：沟通手段是否符合本公司的要求、供应商内部沟通协作是否能整体理解并满足本公司的要求、其质量体系是否能满足公司的要求等。 (4)行业信誉及地位。在市场经济机制较为完善的国家，一般设有专门机构对工商企业的资信情况进行定期评定，可以采用评级结果来确定供应商的行业地位等。在我国，工商企业的资信评定数据体系也已建立。 3.4 人员素质风险 人员素质包括2方面的含义：二是指其专业技能水平；二是指其道德素质水平。 (1)技能指标。不良合同率。对于采购人员的技能要求是很多的，包括其专业水平、市场意识、谈判技巧等诸多因素，但企业对采购人员最基本的一项要求应该是与供应商签订一份满意的合同，因此用不良合同率作为一项监测指标。不良合同率=(不合理的合同数/总的合同数)100。目标未达率。用来反映采购人员执行部门采购目标(此处不包括合同的签订情况)水准的指标，目标未达率=未达的目标数采购计划目标总数100。 (2)道德风险指标。对于采购人员的要求应该是“德才兼备”，采购人员如果发生徇私舞弊现象将会给企业带来无法估量的损失，因此有必要设立道德风险指标。员工违纪率。采购人员与供应商相互勾结、接受供应商贿赂等都会牺牲企业的利益。员工违纪率=员工违纪人次部门人数100。人员流失率。人员过于频繁的流失会影响采购组织的有序性。人员流失率=流失人数部门总人数100。人员冲突频率。由于采购部门内部人员之间存在矛盾以及管理人员不同的行为偏好，使采购人员之间发生冲突，进而影响采购工作的顺利进行。人员冲突频度是指单位时间内采购人员发生冲突的次数。 3.5 财务风险 采购财务风险主要是由于采购价值过高或者货款不能及时到位而产生的，其评价指标包括下面2项： (1)成本表现指数。表示实际完成预算成本与计划完成预算成本的比值，大于1表示成本超预算，等于1表示成本与预算相符，小于1表示成本未达到预算。 (2)资金到位率。如果采购资金不能及时到位，将会影响供应商交货进度或者导致与供应商关系恶化，因此有必要设立这一指标。资金到位率=(实际到位资金/应到资金)100。4 预警评价指标的值域分析 预警指标体系建立好之后，还要求预警系统能根据实际情况对监测指标值进行判别，即判断指标是处于正常区域、警戒区域、还是危险形势区域，本文将企业采购状态分为正常状态、低度危机状态和危机状态3种形式，以下内容将客观指标和主观指标分类，分别说明预警指标值域的确定方法。 4.1 客观评价指标值域的确定 指标体系中的客观指标都用具体的数值来直接描述，下表是通过对现有的采购管理及组织管理等相关资料的研究和整理得到的，同时参照了一些相关的预警系统研究成果。当然，不同行业、不同类型的企业在不同时期其评价指标的值域范围是不同的。 4.2 主观评价指标的模糊分析原理 在预警指标体系中还有一些定性指标，例如售后服务水平等。在描述服务水平时就只能用“好”、“一般”、“差”等非定量的模糊性词语来表示，因此可以采用模型分析法，先要求评分者对这些指标凭主观认识直接进行绝对评分。其计算过程可以归纳如下：确定测评指标集：X=X101，X102，X103，.。建立评价集的标准隶属度对不同层次的因素，各等级的具体含义有所差别。例如：对于供应市场风险指标，其标准隶属度为：=(10/好，6/一般，2/差)。确定出与测评对象直接联系的测评指标权重集W=(W101，W102，W103，.)。拟采用层次分析法，本文不做深入研究。对评价对象建立模糊矩阵R：点击图片查看大图 其中rij表示在第j项指标上对之做出第j等级的人数占全部人数的百分比。计算模糊综合隶属度值集B=RT。计算总的综合隶属度U=WB。综合隶属度U是测评对象所得到的测评总分，据此我们可以对测评对象做出比较客观的评价。 利用模糊测评法和其他方法计算得到的指标值分别与用层次分析