公司内部业务档案管理制度(造价).doc

业务档案管理制度四川信德工程造价咨询有限公司二七年九月业务档案管理制度1 目的 为规范公司档案工作，加强企业管理。2 适用范围本制度适用于四川信德工程造价咨询有限公司（以下简称公司）。3 定义本单位档案指公司在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件和材料的总和。包括教育培训、审计、咨询等各项业务活动中形成的档案，及员工档案资料。4 原则公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。5 档案管理体制5.1 公司档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。公司行政部为常年档案管理部门，其他各部门为阶段性日常管理部门。5.2 行政部设立综合档案室，负责主体档案的管理，并负责领导、协调、组织、管理公司的档案工作，指定人员行使档案管理职能。各专项档案管理设置分工如下：5.2.1行政管理类：包括各种管理制度、会议纪要、申请、通知、批文、红头文件、获奖证书、企业管理、信息、宣传照片、公司资料、政府来文、协会资料等，由行政部统一管理。5.2.2业务技术类：包括历来审计报告、经济签证、咨询成果等。5.2.3 财务类：各种财务报销凭证、票据等。5.2.4人事类：包括公司合伙人及员工的人事资料档案等。5.3 各部门根据工作需要阶段性保存工作资料等档案。以上档案除5.2.3财务类档案由财务保管，其余档案均要求存储一份电子文档，在发报告时交行政部综合管理。行政部使用单独的电脑专门用于管理文件、档案的电子文档，每年刻录一次，以光盘的形式备份，以便各部门查找资料。各部门交行政部的电子文档为最终版，要求与发出报告（文件）时完全一致。6 档案材料的形成与归档6.1 凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须归档（含照片、录音、计算机磁盘等）。6.2 企业文件材料归档的基本要求6.2.1归档的文件必须完整。6.2.2归档的文件材料必须准确地反映公司各项业务工作的真实内容和历史过程。6.4 归档时间在任务完成告一段落时，要将应归档的文件材料统一交由项目负责人审定，再由部门负责人签字确认后，交行政部档案室。(各部门的业务档案必须在发出报告1月内，收集整理完备，装订成册后交档案室保管。装订时，原则上一个单位一册，若资料太少可多单位成册，但是必须分种类成册，如：验资类单独成册，不能验资类和审计类、造价类等混放成册)。6.5 公司各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。6.6 公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时交行政部归档。7 档案管理7.1 档案分类7.1.1根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司档案分类编号法。7.1.2分类编号要遵循文件的形成规律，并且要便于保管和提供利用。7.1.3公司档案分类：a行政管理类；b业务技术类；c财务类；d人事类；e其它7.2编制档案总目录、档案分类目录。7.3 档案保管7.3.1接收档案必须认真验收，（业务档案必须有部门负责人亲笔签字，档案内其它签章也必须完备，档案管理员才能接收）并办理接交手续,填写档案移交登记表（见附件一）。7.3.2存放档案必须有专用柜、架、排架，方法要科学和便于查找。7.3.3照片、磁带等的保管：存放照片、磁带要用特制的密封盒和影集等，按编号顺序排列。7.3.4定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失时，要查明原因，保存依据。7.3.5档案实的一般要求：具备良好的卫生环境和防盗、防火等安全措施。7.4 档案鉴定7.4.1档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：a对企业有长远利用价值的档案应永久保存。b对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。c凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。7.4.2档案鉴定工作要由相关专业技术人员和行政人员成鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，并注明鉴定意见，由小组负责人签名。7.4.3鉴定工作应该定期进行，具体根据实际需要确定。7.4.4鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员负责修改、补充。7.4.5销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，填写作废档案销毁清单（见附件二），经所长审批，并报行政部备案。销毁档案时要严格执行保密规定。8 档案的借阅8.1各部门因业务需要借阅档案时，应填写借阅单（见附件三），经部门负责人和行政负责人核准后（特殊资料需经所长同意）方能借阅。8.2借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点和涂改，未经批准不得复印档案。8.3应于规定期限内归还。借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。8.4严格遵守档案的保密制度。9 公司档案管理按国家档案局制发的档案管理办法的有关规定执行。10 公司人事档案管理按照组织部的有关规定执行。11 公司对本制度拥有最终解释权。12 附件12.1 附件一：档案移交登记表12.2 附件二：作废档案销毁清单 12.3 附件三：借阅单四川信德工程造价咨询有限公司 二七年九月附件一：档案移交登记表档案移交登记表日期档案名称及主要内容数量移交人、部门接收人备注附件二：作废档案销毁清单作废档案销毁清单年 月 日 销毁