公文归档与不归档的范围.doc

公文归档与不归档的范围机关文件材料归档和不归档的范围 （1987年12月4日国家档案局发布）为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定文件材料归档和不归档的范围。 1归档的文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 11 上级机关的文件材料： 111 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 112 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 113 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 114 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； 115 上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。 12 本机关的文件材料： 12l本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）； 122 本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料； 123 本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； 124 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件； 125 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告； l26 反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料； 127 本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料； l28 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）； 129 本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； 1210 本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； 1211 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等； 1212 机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料； 1213 本机关及本机关批准的有关区或变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生率、建设项目的科技文件材料； 1214 本机关成立、合并、撤销、更改名即、启用印信及其组织简则、人员编制等文件料； 1215 本机关制订的工作条例、章程、剖度等文件材料； 1216 本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事牛的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念红义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； 1217 本机关（包括上报和下批）干部主免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务平定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报交，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转E、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、下残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等的文件才料； 1218 本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根； 1219 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 1220 本机关编印的情况反映、简报等u物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； 1221 本机关与有关机关单位签订的5种合同、协议书等文件材料； 1222 本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等； 1223 各种普查工作中形成的文件材料； 1224 按有关规定应归档的死亡干部档案材料。 13 同级机关和非隶属机关的文件材料： 131 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件； 132 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件； 133 同级机关和非隶属机关、人机关联系、协商工作的重要来往文件。 14下级机关的文件材料： 141 下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件； 142 直属单位报送的重要的科技文件材料； 143 下级机关报送的法规性备案文件。 2不归档的文件材料的范围 21 上级机关的文件材料： 211 上级机关任免、奖惩非机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料； 212 上级机关发来供工作参考的抄件； 213 上级机关征求意见未定稿的大件。 22本机关的文件材料： 221重份文件； 222无查考利用价值的事物性、临时性文件； 223未经会议讨论；未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除）铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 224 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 225 无特殊保存价值的来信，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信； 226 机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 227 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料； 228 为参考目的从各方面收集的文件材料。 23 同级机关和非隶属机关的文件材料： 231参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 232非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 24 下级机关的文件材料： 24l下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料； 242 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； 243 下级机关抄报备案的一般性文件材料。 3各机关应根据本范围的精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文书材料归档和不归档的具体范围。 归档文件整理规则 发布时间 : 2010年02月20日文章来源 : 中国政府网 (中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000中华人民共和国档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2定义本标准采用下列定义。2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4质量要求4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2分类归档文件可以采用年度机构(问题)保管期限或保管期限年度机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。5.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。5.5.1.1件号：填写室编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号：文件的发文字号。5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件