物资设备现场管理办法.docx

编号：KX-CP-05修订状态：0物资设备现场管理办法发布日期：2012年09月06日实施日期：2012年09月10日物资设备现场管理办法1 目的为加强公司(以下简称“公司”)所属各开发项目的物资设备管理工作，规范计划、进货、验收、入库、出库、转账等工作程序，满足项目进度、质量、安全等要求，特制定本办法。2 适用范围适用于公司及所属各区域（直属项目）公司的甲供物资设备管理、物资设备样板管理、样品展示管理、认质认价管理。3.职责3.1 公司合约分管领导负责本办法的审核、更改及完善，并监控其运行。3.2 其他部门职责详见本办法5-7条款的要求。4 管理原则a) 统一原则：公司所属项目均按本办法要求实施，管理内容统一、格式统一；b) 强制原则：公司所属项目在没有新版之前均强制执行本办法；c) 效益第一原则：本办法一切以效益第一为基本原则，在此原则下，任何人、任何单位的合理建议均可被采纳。d) 采购过程坚持公开、公正、透明的原则。5甲供物资设备管理5.1计划管理5.1.1计划分类a)物资计划分为物资需用量计划、物资招标采购计划；b)招标采购计划分为总(年度)招标采购计划、单项招标采购计划(见招标采购管理办法，由授权招标单位编制)；c)物资需用量计划(按计划范围)分为物资总需用量计划、月度物资用需用量计划和补充物资需用量计划。5.1.2管理责任及要求5.1.2.1管理责任区域(直属项目)公司所属工程物资需用量计划由所属项目公司（工程管理部）编制，必要时应附加工制作详图或标明技术要求的有关文件，审批流程见本办法规定。5.1.2.2管理要求1) 物资需用量计划工程物资需用量计划必须有封面(R-CP-05-01)、编制说明(R-CP-05-02) (以明确覆盖范围)物资计划表(R-CP-05-03)，计划表包含物资名称、规格型号、单位、材质、执行标准及其他技术说明、数量及到货日期等信息。物资需用量计划交接记录在“物资需用量计划流转记录台帐” (R-CP-05-04)上。(1) 物资总需用量计划在项目施工图预算完成后15日内完成，区域(直属项目)公司所属项目公司（工程管理部）编制，并经区域公司审批后，报公司成本合约部备案。(格式同需用量计划)。(2)月度物资需用量计划 区域(直属项目)公司所属项目公司（工程管理部）根据施工生产进度，在当月25日前编报下月度物资需用量计划，并及时传递至成本合约部，(对于公司A类采购的，区域（直属项目）公司成本合约部要报公司成本合约部)，由成本合约部编制单项招标采购计划。月度需用量计划比总需用量计划更加具体、完善，对物资的执行标准、品种、规格、型号、材质、计划进场时间进行具体描述说明，作为下月度物资采购招议标、比价、订货、组织供应及平衡采购资金的依据。(3)补充物资需用量计划因设计修改、遗漏、变更、零星采购等情况引起的物资需用量计划变更时，可作补充需用量计划。编制补充计划需注明物资需用时间，必须后附修改、变更等文件，并及时传递至成本合约部。2) 物资招标采购计划按照“招标采购管理办法”相关规定执行5.2 采购管理5.2.1管理机构及招标采购过程管理按照公司“招标采购管理办法”及“供方评价及管理办法”执行。 5.2.2各区域(项目)公司成本合约部应做好招标采购文件的存档工作：采购文件包括：a) 招标采购总计划及年度计划b) 需用量计划；c) 单项招标采购计划；d) 投标单位考察表；e) 拟投标单位评审表；f) 招标文件及相关审批单；g) 投标文件；h) 开标、评标、询标记录；i) 评标报告及中标单位确认审批单；j) 中标通知书；k) 物资采购合同及相关审批单；l) 验收单；m) 付款申请及其他单据等。5.3.合同管理合同授予及合同管理按公司“合同(协议)管理办法”执行。5.4甲供物资设备现场管理5.4.1催货与协调区域（直属项目）公司所属的项目公司（工程管理部）是甲供物资设备现场管理的主管部门，应根据施工进度、物资计划及合同约定，及时调整进货时间。区域(直属项目)公司成本合约部招标采购主管应积极配合项目公司（工程管理部）工作，协调好总分包单位、项目公司或工程管理部、供方之间的关系，就物资的生产(加工)进度、施工进度、到货时间进行有效沟通，确保施工进度要求。5.4.2物资验收5.4.2.1见证资料核查与实物核查1）见证资料核查：物资设备到达合同约定地点后，项目公司或工程管理部专业工程师组织监理单位、总分包单位、供方一起对物资的见证资料进行核查。即所购物资必须具备相应的能证明其物资质量的产品质量证明资料，如：产品合格证；材质化验单；检验、试验数据报告等。2） 实物核查：对于见证资料核查合格的物资，相关验收人员应对实物进行核查，包括名称、规格型号、产地、数量、外观、包装等信息。3） 记录：对于经见证资料核查和实物核查合格的物资，验收人员应采用检斤、检尺、量方、过磅等方式进行实物量的复核，并记录在“进场材料自检情况一览表(R-CP-05-05)”，相关方签字确认做为现场收料的依据。4）见证资料核查与实物核查应注意的问题：供方送货单上名称必须与合同上单位名称一致，设备、材料清单必须与合同清单仔细核对一致，合同外的设备、材料不得接收；对于需要“检验、试验的物资”，合同约定的单位(部门)要及时取样报送有资质单位进行检验、试验。未取得检验试验合格报告的物资，不得办理正式验收手续，之前要做待验物资的标识，不得用于工程实体。5.4.2.2物资验收验收入库：对于验收合格的物资要及时办理验收入库；入库手续：专业工程师根据“进场材料自检情况一览表”的及时办理“物资验收单(R-CP-05-06)”，只填写数量，并移交成本合约部招标采购主管；账务处理：招标采购主管核对验收数量、采购合同后完善验收单相关信息，并会同发票等单据一起移交财务资金部，以便财务资金部及时账务处理。物资验收单填制及填制要求见“物资验收单”后说明；“物资验收单”一式四联：第一联：存根联，由招标采购主管留存；第二联：仓库联，由专业工程师留存；第三联：会计凭证联，由区域(直属项目)公司财务资金部记账留存；第四联：供应联，由供应商留存(供应商用现场收料单来换取，本单据做为双方结算依据)；验收单一式四联签字均应齐全，此单据可采用A4纸打印。验收单应及时移交财务资金部并办理移交手续，记录在“验收单票据流转交接表(R-CP-05-08)”5.4.2.3 购货发票不能及时到达时的处理招标采购主管依据供应商出具的、并加盖有供应商红章的，经双方核对无误的收料清单，以及采购前招议标的实际采购单价，填写验收单购入价栏；招标采购主管在“验收单票据流转交接表”上注明因购货凭证不能及时到达的验收单编号、金额，并予以文字说明；招标采购主管将验收单一式四联连同“验收单票据流转交接表”一起交财务资金部记帐；财务资金部根据验收单进行材料入库的帐务处理，记入“应付帐款暂估购货款”科目下(或财务具体设置的相应科目下)(暂估购货款科目下的金额即为发票未到的金额)；招标采购主管待发票到达后，及时到财务报销，并在原“验收单票据流转交接表”上注销；财务资金部收到发票后，金额核对无误，将该材料再转入“应付帐款预付购货款”项下(或财务具体设置的相应科目下)。5.4.2.4 物资领用a) 只有验收合格后的物资才能办理物资领用手续、用于工程实体，专业工程师办理“物资领用单(R-CP-05-07)；b) 物资领用的依据是工程承包合同及经相关人员审核、批准的领料计划，无依据不得发料；c) 领料人资格：总分包单位应指定领料人员，在工程承包合同中约定，或由总分包单位出具书面委托书约定；d) 物资领用单填制及填制要求见“物资领用单(R-CP-05-07)”后说明；领用单一式五联：第一联：仓库联，专业工程师留存、备查；应用于：财务与材料核对的依据；总分包单位与材料部门核对的依据；自存，作材料帐务处理及领用出库的依据。第二联：会计联，会计做帐票据；第三联：会计转帐凭证联， 会计与领用单位按月对帐后列帐至领用方，并将票据附在列帐单后移交领用单位，可视作双方材料所有权转移的凭证(代发票)，是双方结算及进度付款扣除的计价依据。(按手续完备及领用单位帐务处理之需要，应在转帐凭证联上加盖本单位财务印章或在列帐单上统一盖章)；第四联：存根联，招标采购主管留存；第五联：领料联，是领料单位的随货领料依据。领料人若发现与第三联发生偏差时，可据此联与财务人员进行核实。调拨单一式五联上签字均应齐全。票据流转区域(直属项目)公司招标采购主管每月23日前将领用单(一式五份)移交会计填写财务复核价、签名确认，记录在“领用单票据流转交接表(R-CP-05-09)”，财务人员把经过确认的单据中的会计及会计转帐凭证联自留，以便财务及时入帐；其他三份返还招标采购主管；财务资金部应每月及时向总分包单位经核对无误后列帐，以保证过程成本真实。5.4.4.5 甲供物资设备台帐a) 区域(直属项目)公司招标采购岗位人员必须将当天的验收单、调拨单，按总分包单位、日期顺序，登记入“台帐(R-CP-05-10)”，日期顺序不能颠倒、混淆，做到“日清”。b)区域(直属项目)公司招标采购岗位人员按月按本程序的要求填报“物资月度收发存月度汇总表(R-CP-05-11)”，做到“月结”。c )区域(直属项目)公司招标采购岗位人员按要求组织项目公司（工程管理部）做好盘点并登记在“盘点表(R-CP-05-12)”。5.4.2.6 退货a对于现场验收时能判断的质量缺陷、物资名称、规格型号等的不符，招标采购主管可以当场退货，不予接收；b对于需要检验试验等在短时间内难以发现的物资的质量缺陷等，在取得检验试验报告或知道存在质量缺陷后，应立即对不合格品进行隔离，对于已发放的要及时追回。联系供方及招标采购主管处理退货事宜，在合同中应约定由此造成的所有损失由供方承担。退货时按材料及财务制度进行帐务处理。5.4.2.7 盘点定期盘点：每半年盘点一次帐物核对：根据盘点表核对实物，形成盘点表(R-CP-05-12)盘点差异处理：对于盘点差异进行分析，上报分管领导及公司成本合约部，经同意后进行财务帐物处理。5.4.2.8 材料结算a) 甲供材料分析招采主管、财务资金部在工程完(竣)工20日内完成“单位工程甲供材料供应分析大表(R-CP-05-13)”，并在工程完(竣)工后30天内双方核对完毕，该“单位工程甲供材料供应分析大表”是成本合约、财务资金部材料结算及工程结算的重要参考。b) 材料结算与工程结算与总分包单位材料结算：材料月度转账双方核对一致后，在“材料结算对帐确认单(R-CP-05-14)”上确认，工程完(竣)工时累计核对结算。材料结算与工程结算：财务资金部对本项目总分包单位领用的甲供材料按总分包单位、设备、材料分类进行核对，并最终出具材料结算数据。材料结算是工程结算的一部分，材料结算要在工程结算前完成。5.4.2.9 其他统一规定a) 单价的确认：招标采购主管填写的验收单(购入价)、调拨单(转帐价)均按先进先出、实进实出的计价原则办理；财务资金部填写的验收单(核准价)、领用单(复核价)按照财务规定或工程承包合同约定价等填写；b)材料仓储：无论我方仓库还是总分包单位仓库，均必须满足存储物资所要求的环境(如湿度、温度、防水、防火、防盗等)，以保证物资的物理性能及使用功能；c)环境保护：设备、材料必须为环保材料所制，对于特定的(含)化工原料的原材料、半成品、成品必须要有具有检测资格单位的检测报告并符合环保要求，以防对人身造成伤害，对土地、水源等环境资源造成污染。5.5 总分包单位(含专业分包)的物资管理3.3.1进入现场的总分包单位自购或领用本公司的物资必须按照我方要求进行管理。3.3.2 对于总分包单位所使用的各种资源造成的对我方设备、材料及工程实体的损失，总分包单位单位必须按损失价值进行赔偿，并赔偿因此造成的所有损失。3.3.3 总分包单位所使用的各种资源在现场必须做好防护，因防护措施等原因造成的总分包单位的各种资源的所有损坏、损害、灭失等由总分包单位自行承担。6 售楼处(样板间)样品展示要求6.1目的使参观者对工程实体、装修、装饰、机电产品、样板间所选用设备、材料有一个感官的认识，以体现楼盘品质与理念，为销售提供支持。6.2样品展示范围构成工程实体的主要物资(成品或半成品)、设备、提供的服务等6.3样品展示形式1)影像、图片展示2)实物展示6.4样品展示主要类别6.4.1影像、图片展示电梯 、太阳能6.4.2实物样品展示入户门(样板间装入户门、实体剖面样品)锁具(可与入户门一起)楼宇可视对讲产品铝合金(塑钢)窗(除装在样板间的外，要有断面展示样品)门窗五金件(成套五金件)中空玻璃电线、电缆(截成长度10cm)灯具开关插座配电箱主要元器件户内箱墙地砖石材(尺寸可根据需要裁剪)卫生洁具(可放在样板间展示)保温板(尺寸可根据需要裁剪)其他需要展示的设备材料注：以上产品或凡在交房标准中有的均需进行展示样品。6.5样品展示要求售楼处(样板间)设计时必须要考虑样品展示区；原则上样品必须放在展示板上，大的或不便于放在展示板上的可单独展示或装在样板间展示；对于技术含量高或结构复杂或新材料或新产品的样品可以适当放置宣传图册、说明等； 对于涉及的规格型号多的可重点选取2-3个规格型号做为展示样品；展示产品在订货时应取得厂家支持，尽量让厂家提供标准的展示样品。7认质认价物资设备管理7.1原则7.1.1多级审核的原则：公司对工程物资设备认质认价实行分级授权与集权审批相结合的方式。7.1.2责权统一的原则：对认质认价的确认实行签字负责制。7.1.3及时性原则：严禁物资设备采购进场后补办备案或审核手续，否则公司不予审批。7.2分级授权 集权审批单项采购金额20万元的，总分包单位上报，区域(直属项目)公司实施询价、审批，公司实施备案监督；单项采购金额20万元的，区域(直属项目)公司与总分包单位联合招标，公司实施价格审批。公司主管部门可根据工程项目现场情况对认价方式进行调整。任何的采购行为均接受监督监察，即对招标、采购结果实施集权审批。7.3归口管理区域（直属项目）公司所属项目公司及工程管理部：是区域（直属项目）公司认质认价物资设备的协管部门，重点对认质过程进行管理，负责对供货单位、执行标准、技术参数、质量、工期、环保等问题进行把关，并对验收负责。区域(直属项目)公司成本合约部：是区域（直属项目）公司认质认价物资设备的归口管理部门，重点对认价过程进行管理，负责授权范围内物资设备的价格确定，并对验收、转账、结算负责，以及区域(直属项目)公司各部门、公司之间的业务沟通与联系。公司工程管理部：是公司认质认价物资设备的协管部门，重点对认质复核及监督管理，负责对涉及的技术问题进行复核与确认。公司成本合约部：是公司认质认价物资设备的归口管理部门，重点对认质认价复核及监督管理，负责对涉及的商务问题进行复核与确认，并负责区域(直属项目)公司、公司各部门之间的业务沟通及联系。7.4工作流程7.4.1单项采购金额小于20万元的工作流程a) 申报：总分包单位组织满足要求的厂商进行报价，并把结果填报在“物资、设备价格申报单” (R-CP-05-SP-01)，附件书面及电子版同时申报。b) 区域(直属项目)公司所属项目公司及工程管理部对表“物资、设备价格申报单”的厂商进行审核、筛选，选出入围名单，同时一起把区域(直属项目)公司推荐的厂商填报到“物资、设备厂商、品牌选定表(R-CP-05-SP-02)”。c) 公司、区域(直属项目)公司推荐的厂商在单价最终确定前不得外传。“物资、设备厂商、品牌选定表”签字确认完成后，移交成本合约部，成本合约部根据本表入围厂商进行价格咨询、询价比较。并把最终确定的结果填入表“物资、设备认质认价审批单(R-CP-05-SP-03)”。成本合约部负责价格的审批工作，把表“物资、设备认质认价审批单”由区域(直属项目)公司会签完毕后报公司审核备案，并同时提交单价确认依据（如厂家报价单等），如无异议，即为最终确认价格(本单价为最终结算依据)，及时返回总分包单位。总分包单位应签字确认，如有异议可在2日内返回书面意见，否则视为认可本审批单内容。7.4.2单项采购金额大于等于20万元的工作流程单项采购金额大于等于20万元的，区域(直属项目)公司与总分包单位联合招标后确认价格。a)资质报审：总分包单位按照施工合同约定及施工进度对进场的设备、材料(包括在工程招标文件或施工合同中有要求的设备、材料)，必须提前向区域(直属项目)公司对选样、资质情况进行送审。送审的厂家/品牌/产地合同有约定的，按合同约定选择、填报；合同无约定的，所选产品必须满足本工程对设备、材料的功能性要求及经济性要求，区域(直属项目)公司所属项目公司及工程管理部协同成本合约部负责预审。原则上报送五家(含五家)以上。详见表“物资、设备选样及资质情况报审单(R-CP-05-ZB-01)”只有最终经区域(直属项目)公司同意的厂家才能入围，具有物资招投标、供应等资格。b)投标单位审批：区域(直属项目)公司所属项目公司（工程管理部）把通过预审的投标单位及区域(直属项目)公司推荐的投标单位填报到“物资、设备投标单位审批单(R-CP-05-ZB-02)”。区域(直属项目)公司推荐的投标单位原则上不低于3家(含3家)。最终进入联合开标的投标单位原则上要5家(含5家)以上。区域(直属项目)公司推荐的投标单位在联合开标前不得外传。c) 招标文件审批：总分包单位负责招标文件的编制，区域(直属项目)公司负责对其审批。见“物资、设备招标文件审批表(R-CP-05-ZB-03)”。经审批的招标文件才可以发售。总分包单位发售其推荐的、入围的投标单位的标书。区域(直属项目)公司成本合约部负责发售区域(直属项目)公司推荐的投标单位的标书。d) 联合开标：区域(直属项目)公司与总分包单位联合进行开标、答疑、评标、竞争性谈判。区域(直属项目)公司参与人员不得少于评标人数的一半，且不得少于3人，至少包括工程技术、商务合约、财务人员。e) 价格审批：区域(直属项目)公司成本合约部把最终结果填报在表“物资、设备认质认价审批单(R-CP-05-ZB-04)”中。经各单位、部门会签后做为最终结算单价。注意事项：对于所有进场的设备、材料(无品牌、资质要求的如地材、辅材除外)，单项采购金额大于等于20万元的，总分包单位必须填报“认质认价物资、设备选样及资质情况报