公司文件资料管理办法.doc

东建监理 文件资料管理办法管理标准 DJJL/WI2220011 公司文件资料的管理办法1.1 公司来往文件、技术图书、计算机软件等文件资料的收签发、归档、保存、借阅、登记均由办公室全面负责，并建立台帐。1.2 上级主管部门下发的文件由办公室及时送公司经理批注处理意见后，分送相关人员传阅，并保存。1.3 公司发出文件要有公司负责签批意见，且必须盖有公司的印章，送至接收方后需有接收人员签收。1.4 公司日常管理文件资料由办公室负责每半年整理一次，按时间顺序及文号建立目录、归类成卷、归档存放。1.5 公司文件资料成卷后应在封面上标识卷名、编号、公司名称、归档年月日，在册内附有目录（序号、名称、文号、资料来源单位或人员、页号）。可参照下列格式： 卷名： 年月公司文件资料 编号： GS 公司类 年号 启止月份 卷号1.6 技术图书由办公室自行归类、编号、登记管理。1.7 规程、规范、标准类资料应先由总工办审定并标识其有效性后，由办公室统一管理。2 项目监理资料的管理办法2.1 项目监理资料的内容及分类2.1.1 综合卷（ZH）2.1.1.1项目建设有关文件：工程报建资料；规划许可证；施工许可证；质量监督手续；地质勘察报告；设计文件；分包单位资格报审认定书；政府主管部门函件及文件等。2.1.1.2合同管理文件：监理合同；承包合同及分包合同；材料/设备/构配件供销合同；合同外工程协议；施工投标书和中标通知书；设计交底记录、纪要；工程移交证书等。2.1.1.3其它文件资料。2.1.2 监理工作管理卷（GL）：监理规划；监理细则；监理日记；监理月报；会议纪要；专题报告；监理指令；监理总结；工程照片等。2.1.3 进度控制卷（JK） 工程开工报审表；开工令；施工进度计划及报审表；工期延长申报表等。2.1.4 质量控制卷（ZK） 工程质量保证资料；施工组织设计及报审资料；工程地质报告；测量控制点验收资料；测量放线报验；材料试验报验资料；工程检测报验资料；施工试验报验资料；材料/构配件/设备报验资料；隐蔽工程报验资料；工程质量评定资料；分项分部工程验收书；单位工程竣工验收书等。2.1.5 投资控制卷（TK） 预算及批文；招标文件；工程计量与支付；单位工程结算书；索赔申请及批复等2.2 项目监理资料的管理制度2.2.1 每个项目在监理过程中，都要形成一套完整、准确、全面地反映工程进度、质量、投资及合同管理等实际情况的资料及档案，并具有可追溯性和历史检验性。2.2.2 项目监理资料的管理由总监全面负责，并指定专人进行具体管理。2.2.3 现场监理人员必须高度重视监理资料的收集、整理和保管工作，要把监理资料的形成落实到每一个工序、每项工作之中，牢记树立监理档案的形成是监理人员从事监理活动的记录和结果的观念。2.2.4 监理人员一定要克服“即兴发言、口头指令、改了算事、不作记载”的不规范做法，要做到“看到的要说到、说到的要写到、写到的要做到、一切用文字和数据说话”，使监理资料真正成为监理工程师的重要工具和规范化工作的主要手段。2.2.5 监理工程师要根据有关部门要求认真审核往来表格，不得接收涂改或过期补办的报验资料。若发现手续不全、描述不清或不按要求程序报送的表格应立即退回，并要求重报。2.2.6 项目监理部发出的各类文件、表格均按统一格式打印、填写、签发，监理人员签署意见必须使用黑色墨水。2.2.7 监理人员在接到资料后要立即按照统一规定进行标识，并对审核、审批后的文件资料整理后，及时移交资料管理员登记、分类、标识、保管、存查。2.2.8 资料管理员要建立项目监理资料台帐，注明资料的顺序号、送交日期、归档卷别、专业类别、内容说明、发文单位、送交人签字等。2.2.9 质量控制资料应以单位工程（如单栋建筑）为单位组卷，而其它可以以项目为单位进行组卷。2.2.10 项目监理资料标识方法： 例：DJJL 项目编号 卷类标识 资料序号（1） 项目编号：由办公室统一编定四位流水编号。（2） 卷类标识：ZH/综合卷；GL/管理卷；JK/进度控制卷； ZK/质量控制卷；TK/投资控制卷。（3） 资料序号：按时间顺序排编写三位流水号。2.2.11 项目监理资料按卷类、时间先后顺序编号及组卷；各卷封面要按公司统一标准，并注明：资料名称、卷册名称、卷册编号及项目监理部名称、组卷日期。（1） 资料名称：XXX工程监理资料；（2） 卷册名称：如进度控制资料卷（JK）；（3） 卷册编号：项目编号卷类标识册序号/总册数。2.2.12 一般在工程竣工后一个半月内，由总监负责按规定标