新时代秘书人员的沟通艺术.doc

新时代秘书人员的谈话艺术 摘要 独特的个性、爱好，独特的知识结构使某个人只能是“这样”而不是“那样”与不同的人沟通就要有不同的方法。沟通是一门艺术。俗话说：“会说话的令人笑，不会说话的令人跳。”秘书人员工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，如果沟通不讲究艺术，有时会带来不良或严重后果。良好的沟通技巧可以使工作人员的业绩以及自己在公司中的关系都得到很大的发展，反而之错误的谈话可能使工作人员在工作中不顺利。话不说不清，礼不摆不明。沟通有时能起到预想不到的效果，尤其是人与人之间了解误解甚至隔阂的时候。而这时沟通的艺术性就显得非常重要。关键词 上司 同事 生活 一个秘书人员的工作中，谈话无不意味着与上司之间和与自己同事之间以及在平时生活间的谈话。在新时代的引导下，秘书的谈话艺术也越来越重要，一个良好的谈话方法也显的至关重要。 一 秘书人员与上司间的沟通艺术 1.要明白领导者的内心 作为一名下属，只有更好的了解领导的内心才能更方便的与他沟通。领导者站在自己的上端，而同时领导者还是一个人，作为一个人领导者也会有自己的性格、爱好和他的生活习惯。对领导者的了解而不是盲目的去迎合领导者的决议。而是运用心里学的方法去了解领导。首先，作为一个领导者最想听到的是下属们对于他的恭维与尊敬。作为一个秘书工作人员就要去发现和发觉领导者的优点。在做什么事情的时候都要想到作为一个秘书人员首先是给自己的老板打工，首先要顾及到自己上司的心里需求，在必要的时候给与上司必要的恭维，这要不管是自己还是上司都得到了应有的心里需求。 2.要准确明了的表达上司的语义 一个秘书人员，很多的时候都要转达上司的命令。这就决定着，一个秘书人员的转达必须是正确的，而不能出现别的歧义。某地党政两位一把手关系原本很好，一度因工作意见分歧产生小不愉快。正巧这时上级来了一个工作检查组，在陪同问题上，书记认为党政一把手有一人陪同就行了，不必两人都去。不料办公室秘书在向政府一把手转达书记意思时，却把话说成：“书记说啦，你去他就不去。”政府一把手听了，心里思忖：我去他就不去，这是什么意思？虽然勉强去了，总认为书记对自己有了成见。幸好这两位一把手以后谈心消除了误会。否则，还不知会酿成什么局面。在生活和工作实际中，比这严重的例子还有。比如因谈话不慎造成重大失密，因随意表态造成领导和全局工作被动等等。当然，由于秘书人员“会说话”，使领导意图得以准确顺当贯彻，使左邻右舍关系处得亲密和谐，这样的例子也是不胜枚举的。 3要注重场合与时间 秘书人员在与上司沟通中要特别注意场合的问题，一个领导者当时的心情很大的程度上领导着此次谈话的成败。当领导者心情比较轻松时，如：一个方案得到成功时，喜得贵子时等等，这些时候领导者的心情相对来说比较的轻松愉快，在这些时候与领导者间的谈话网网会得到很好的成效。 比如一个新来的秘书小王，在来公司的几天中他发现公司中缺少了很多的工作设施，而他没有盲目的去跟 上司提及这件事情，他知道如果盲目的去提意见很可能遭到拒绝，而且很可能在以后的工作道路上不顺利。于是在一个休息日，小王特地邀请了经理去饭店吃饭，并且同事提出自己的妻子可以帮助经理的孩子上学的问题，经理当然很高兴，这时候小王才向经理提出了加设工作设施的问题。当然这件事很快就得了解决。 二秘书人员与同事间的沟通 办公室工作是一个整体，每位秘书人员所承担的工作，都是办公室工作的有机组成部分。如果同事间关系不融洽，工作上相互推诿、摩擦、内耗严重，生活上漠不关心，甚至积怨成仇，是绝不可能把工作干好的，这既不利于个人成长，更有损办公室和机关的形象。为此，秘书人员应从以下几个方面人手，努力协调好同事问的关系。1.严予律己，宽以待人工作中出现一些失误是在所难免的，同事之间因为工作方法的分歧，从而争论争吵也在所难免。出现争吵的时候，秘书人员应该控制自己的情绪，严格要求自己，宽带对待同事。秘书是公司中上司与下属的纽带，必须控制好自己的情绪，与同事之间搞好关系才能在公司中树立良好的形象。即便是同事的失言，对工作和团结造成了损失，处于关心和帮助说几句话时，也要点到为止。要让同事自己领悟，而不能多说，这样会使同事产生方案的情绪。对于同事工作上的失误，只要不违反原则，就尽量不要苛刻，而应友善的提出同事的错误从而使同事改正。2.荣誉面前得让有据 协调合作使工作取得了一些成绩，在荣誉面前，“得”就要同事心服口服，“让”就不要觊觎同事的成果。所取得的成绩中，如有同事的合作或帮助，就不要独占成绩，贪同事之功。同事取得的成绩中，你没有贡献或有很少的帮助，就不要去争功劳，抢荣誉，更不要私下向同事索要报答。礼让、大度是与同事和睦相处的关键，对成绩的取得，领导和同事心中自有评判，是你的终归是你的，不是你的争抢的结果只能使自己一无所获、名誉扫地3.共同培养亲善友好的工作氛围 办公室中的气氛友好友善，同事之间就能更好的发展、沟通、协调友善。为此，每个秘书人员都应该从我做起，共同为办公室创造和谐、融洽的工作环境。比如，上班道声好，下班打个招呼。困难时帮个忙，烦心时解个闷，痛苦时诉个苦，高兴时聚一聚。这些，乍看起来都是小事一桩，似不值一提，孰不知它能在只言片语中，改善同事间的关系。此外，还要尊重同事的自尊心，莫议论同事的是非。对同事的长处，在公众场合要多称赞；对同事的短处，不论公开还是私下都不要论长道短、乱发议论。背地多夸赞同事的优点，少讲或不讲同事的缺点，是一个办公室友善氛围的基础。4.工作中不拈轻怕重 秘书工作的被动性和随机性，决定了同事间难以公平地分配工作任务。面对领导交办而难易程度不同的工作时，不能挑三拣四。不能见“脏、累、差、难”的工作就甩给同事，见轻松、舒适、出名露脸的工作就抢夺过来。自己投机取巧，同事苦干实干，久而久之，同事们就不愿与你合作。同事间无论干什么工作都要不怕吃苦，舍得出力，只有这样才能赢得同事的敬重。同时，合作上还要诚实，一就是一，二就是二，是你的工作或责任就要承担，不能推卸或栽赃给同事。只有共事合作，才能使你和同事各有收获；貌合神离，心怀他意，玩手段坑害同事，只能被领导和同事厌弃，最后众叛亲离，自食恶果.三秘书平时生活中的沟通1.应善于运用礼貌用语礼貌使一个人对于他人尊重的情感外露，使谈话双方心心相印的导线。人们对于礼貌的感知十分敏感。有的时候，仅仅使一个“您”、“谢谢”等都会让他人感到切心的温暖。在日常的生活中，礼貌无处不在，礼貌的用语使我们祖国的传统美德。在与他人的交谈沟通中，多运动礼貌用语，往往可以使此次的谈话更加的顺利从而达到此次谈话的目的。礼貌的用语可以使被谈话着感到切身的温暖与尊敬，从而使得谈话的目的更加的明显与可解决。2.要消除对方的迎合心理 在谈话过程中，对方由于某种动机，表现出言不由衷、见风使舵或半吞半吐，顾虑重重。为此，要尽可能让对方在谈话过程中了解自己的态度；自己所感兴趣的是真实情况，而对迎合、奉承的话是很厌恶的，这样才会从谈话中获取比较真实、可靠的信息。3.要留给自己余地对于这一点，美国前总统富兰克林有一段精彩的描述：“我在约束我自己的言行的时候，在使我日趋合乎情理的时候，我曾经有一张上只列着一张言行约束检查表。当初那张表上只列着十二项美德，后来，有一位朋友告诉我，我有些骄傲，说这种骄傲经常在谈话中表现出来，使人觉得我盛气凌人。于是，我立刻注意到这位友人给我这难得的忠告，我立刻意识并想到这样会足以影响我的发展前途。随后我在表上特别注意到列出虚心一项，专门注意。我所说的话，一定竭力避免一切直接接触或伤害别人情感的，甚至我自己禁止使用一切确定的词句，如当然、一定等，而用也许、我想来代替。说话和事业的关系，是成功与失败的关系。你如果出言不慎，跟别人争辩，那么，你将不可能获取别人的同情，别人的合作、别人的帮助、别人的支持、别人的赞赏。”4.话不要出过头，违背事情常理事物都有自己存在的道理，人事也有自己存在的情理。说话时，如果违背了常情常理，就会给别人留下口舌。因此，在谈话时，要记住话不要说过了头，违背了常情常理。我曾在列车上听到两位推销员对同一商品的说词。他们推销的是同一新产品：螺旋状的袜子。为了表明这种袜子的透气性，第一位推销员随手拿起一只袜子，说：“来帮帮忙，拿住袜子一端，使劲儿拉。”说着，他就和一位顾客对拉起来，袜子的韧性的确很好。然后他又随手拿起一根长长的针，在拉得绷直的袜子上来回划动，袜子也没有损伤，说：“看一看，这种袜子不易抽丝。“紧接着他又拿起打火机，在袜子下面轻快晃动，火苗穿过袜子，而袜子也未受到损伤。在他一番介绍之后，袜子在顾客手中传看。一位顾客有意地拿起针，只是一划就在袜子上划了一个洞，原来如果顺着皱纹理划不易划破，并不是划不破。另一位顾客要打火机烧，急得推销员赶忙补充说：“袜子并不是烧不着，我只是证明它的透气性好。 最后大家终于明白使怎么回事，袜子质量使没话说，