文件与资料管理程序.doc

KCE股份有限公司文件名稱文件資料與紀錄管理程序文件編號DC-2001制定日期2001/06/18生效日期2001/07/01文件版本A 保存期限: 最新版本 Form No.: DC-002A1. 文件與資料管制流程圖權責部門輸入作業流程重點提示相關文件/表單編號/版本變更審核正式發行/作廢 YN文件制定/修訂/作廢申請提出文件、記錄保存/銷毀權責單位文件制、修廢需求l 制定:權責單位提出草稿。l 修訂:權責單位提出修訂。l 作廢:權責單位提出。文件格式-首頁文件格式-次頁文件申請/作廢單權責單位文件申請作廢單l 權責單位依文件編碼原則編號。l 版本變更以A、B、C。文件一覽表外來文件一覽表各部門主管文件申請作廢單l 參照管制性審核文件權限表。l文件管制中心文件申請作廢單l 文件發行:文管中心以”處”為分發單位。l 文件作廢:由文管中心回收或即時銷毀。文件一覽表外來文件一覽表文件分發簽收記錄各使用單位文件管制中心l 保存: 由使用單位歸檔管理。記錄管理程序2. 補充說明2.1 文件類分管制性文件、非管制性文件。2.2 管制性文件類包含程序文件、工程文件、外來文件、表單，說明如下：2.2.1 程序文件：分一、二、三、四階文件2.2.1.1 品質手冊一階文件：係指執行與維持品質經營系統運作之基本指導綱要。2.2.1.2 作業程序書二階文件：係指公司(工廠)內組織/機能各項品質系統運作銜接與管理文件。2.2.1.3 規範、辦法、說明、標準三階文件：屬通則性文件(不依產品類別而異動)各作業程序文件中於執行時所引述或依據參考、說明之詳細步驟、方式等。2.2.1.4 表單四階文件：落實及維持品保系統運作之佐證資料所使用之空白表格。2.2.2 工程文件：泛指與產品直接相關文件。2.2.2.1 工程文件包括規格書、材料表、作業規範、測試程式、測試工程書、產品檢驗規範、工程圖、基版圖、流程圖、管制計劃。2.2.3 外來文件：包含廠商或客戶提供之圖面、產品技術資料或引用之國際標準.等。2.2.4 公司規章: 公司人員、行政、財務、庶務之管理規定均屬之。2.3 非管制性文件如:會議記錄(使用會議記錄表)、通知單、聯絡單、簽呈、Memo等(使用Facsimile Transmission Sheet)。2.4 管制性文件核准權限產出文件類別部門主管處級主管總經理/副總經理品質手冊程序規範、辦法工程文件公司規章外來文件表單 審查 核准表單審核由權責單位於【表格彙總一覽表】簽核即可.2.5 文件制定程序2.5.1 程序文件由權責單位以【文件格式】撰稿後，依編碼原則編號。2.5.2 程序文件審核依1.4審核權限表完成簽核,並將軟、硬體檔案各一份交文管中心(DCC)存檔 。2.5.3 外來文件若作為作業準則時,需加蓋【外來文件確認章】經權責單位審核資料符合性，轉由文管中心歸檔保存，其餘則由權責單位自行管理。2.5.4 工程文件之制定格式依設計與開發管理程序執行2.6 文件發行程序2.6.1 文管中心(DCC)接獲制定完成文件後即登錄於【文件一覽表】和發行於電子看板。2.6.2 若各部門須書面文件時，須提出【文件申請/作廢單】並於【文件分發簽收記錄】予以簽收。2.6.3 除文管中心(DCC)保存之原稿外，書面文件發行須於文件上加蓋發行章。2.6.4 使用單位視實際需要增發或補發書面文件時須提出【文件申請/作廢單】,由處級主管簽核後交由文管中心(DCC)作文件發行。2.6.5 文件永久性增發時,文管中心(DCC)須變更【文件分發簽收記錄】。2.7 文件修定程序2.7.1 權責單位將欲變更的內容，註明於書面或電子檔案之【文件格式-首頁】上，以利追溯，並依1.4審核後提交文管中心。2.7.2 文件管制中心須保存前三版之舊資料，並以作廢字樣於文件上識別、存檔。2.7.3 所有舊版書面文件，須於文件管制中心發行新版時繳回或即時銷毀。2.8 文件版本變更程序2.8.1 程序文件、表格版本首次制定以A版、變更後以B、C、D.延伸使用。2.8.2 文件版本變更僅抽換變更之頁次、版本，。2.9 文件/資料之管理2.9.1 作業場所須置放相關作業文件。2.9.2 使用單位不得自行拷貝或影印正式文件，若有需要須填【文件申請/作廢單】，向文管中心申請增發，並由文件管制中心修改【文件分發簽收記錄】內之發行件數。2.9.3 資料若有缺頁、破損或遺失，由持有單位填【文件申請/作廢單】，向文管中心申請補發，並繳回舊文件（遺失免繳）。2.9.4 【文件一覽表】由各單位自行核對文管中心(DCC)持有文件版次之正確性，以避免舊版文件被誤用。2.9.5 外來文件(包含使用手冊)管制須登錄於【外來文件一覽表】交文管中心(DCC)歸檔管理。2.9.6 凡客戶提供之產品相關資料、圖面一律列為機密性文件，文管中心(DCC)加蓋【機密文件】章印，且不作發行複印，借出時須填寫【文件申請/作廢單】由副總經理核准後，即可向文管中心(DCC)借出使用。2.9.7 電子媒體之管理：2.9.7.1 備份管理：由資訊中心利用光碟定期拷備資料，將備份情形及資料記錄人、備份之媒體資料記錄於光碟片上，歸檔保存。2.9.7.2 為避免檔案資料遭病毒毀損，資訊單位定期自動偵測病毒，並訓練所有人員使用偵測病毒軟體偵測外來電子檔案之病毒。2.9.7.3 為確保資料完整性 ，資訊部當設定控制程式，禁止非經核准之檔案存取。2.10 編碼原則說明:2.10.1 程序文件編碼原則: 流水號 (001、002、003.)文件名稱代碼 (如附表一)部門名稱代碼 (如附表二)2.10.2 外來文件部門代碼以IC表示。2.10.3 表格編碼原則: 表格編碼列於表格右下角，左下角須記錄表格”保存期限”，記錄的管理依記錄管理程序執行。 表單版本 (A、B、C.)流水號 (001、002)部門名稱代碼 (如附表二).附表一文件名稱代碼1 一階文件2 二階文件3三階文件4公司規章5 外來文件6其它附表二部門名稱代碼GM 總經理室GM總經理室QD 品保處QA 品保部QC 品管部DC 文管中心TD 技術處RD 研發部PE 生技工程部TE 測試工程部 MD 製造處PD 生產部ME 製工部ML 資財部FA 財務/行政處AD 行政部FN 財務部MS 資訊部PU 採購部SM行銷處SL 國內業務部SF國外業務部2.10.4 工程文件/資料依產品編號識別即可。2.10.5 原物料、產品編碼系統依原物料及產品編碼作業辦法編訂。2.11 文件作廢程序2.11.1 文件作廢時機：已過時，且無參考價值、同一事項已有新規，並已公佈發行或規定事項與現行作業狀況不符合。2.11.2 文件作廢依”2.7文件修定程序”執行。由文管中心發行【文件申請/作廢單】通知相關單位。3. 使用表單3.1 文件表格-首頁 (DC-001)3.2 文件表格-次頁 (DC-002) 3.3 Facsimile Transmission Sheet (DC-003)3.4 文件一覽表 (DC-004)3.5 文件申請/作廢單 (DC-005)