财务制度手册.doc

一、财务部职能：1、负责整个酒店经营资金的策划、筹集、运用以及时收支预算执行情况进行监督、检查和调整。2、负责酒店各项财产的清查、登记、管理及各种营运物资的筹集、调拨和保管工作。3、负责整个酒店经营活动的记录、分类、总结、分析和报告，了解同行业经营信息和市场动态，提出改善经营管理和提高经济效益的建议和措施。4、负责各部门预算编制的组织、平衡、分析和控制工作。贯彻执行国家规定的各项财务制度、财经纪律，并定期向国家有关部门、酒店高层管理人员提供各种财务报告和经营统计资料。二、组织机构：财务总监 财务部经理（负责人）出纳收银 督导大堂副理兼采购仓管注：另外审核、总帐会计、成本会计由财务部负责人兼。三、公司财务总监岗位职责报告上级：公司总经理督导下级：各营业店财务部经理职责规范：1、 在公司总经理的领导下，贯彻执行国家经济政策、财经制度、财经纪律和旅游企业财务会计制度，贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策，负责酒店财务各项管理工作。2、 监督各营业店的经济核算、财务预算和决算。3、 审查各营业店各项开支，密切与各营业店联系，研究并合理掌握成本和费用水平。4、 监督各营业店的资产使用情况，审核各营业店的设备、物资采购计划和酒店开支计划，并监督贯彻实施。5、 做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调剂各营业店所需资金，保证业务活动的正常进行。6、 督促有关人员抓紧应收帐款的催收工作，加速资金回笼。7、 密切与财政、税收、金融部门联系，及时掌握财政、税收动向。8、根据上级有关规定和董事会对工作的决议和总经理的有关指示，制定、修改或补充“公司财务管理制度”9、密切监督各营业店对财务制度的执行情况。四、财务部经理（负责人）报告上级：财务总监督导下级：财务部各岗位督导职责规范：1、在公司总经理的领导下，贯彻执行国家经济政策、财经制度、财经纪律和旅游企业财务会计制度，贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策，负责酒店财务各项管理工作。2、组织全酒店的经济核算、组织编制和审核会计、统计报表，并向上级报告工作，按上级规定时限，及时组织编制财务预算和决算。3、审查各项开支，密切与各部联系，研究并合理掌握成本和费用水平。4、控制资产使用，审核各部门的设备、物资采购计划和酒店开支计划，会同总经理签署的经济合同和有关协议，并监督贯彻实施，维护酒店的经济利益。5、做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调挤业务部门所需资金，保证业务活动的正常进行。6、督促有关人员抓紧应收帐款的催收工作，加速资金回笼。7、组织财务收支核算工作，建立收入、成本、费用和利润核算制度，拟定和审核会计科目、收支、成本、费用、利润和专题分析会计报表，保证各级核算工作的正确性。并检查、督促财务人员认真执行知各项财务规章制度，组织财务人员学习和执行会计法。8、联系各业务部门，了解经营情况，分析市场环境和市场供求关系，及时提出意见供总经理作决策。9、密切与财政、税收、金融部门联系，及时掌握财政、税收及外汇动向。10、遵守国家外汇管理条例，接受国家银行监督。11、根据上级有关规定和董事会对财务工作的决议和总经理的有关指示，制定修改或补充“酒店财务管理制度”。12、保存酒店关于财务工作方面的文件、资料、合同和协议。督促本部员工完整地保管企业合作期内的一切帐册、报表、凭证、原始单据和备份的财务资料、磁（光）盘。13、负责财务部员工的人事安排和工资、奖励及评定，负责财务部人员的思想教育工作。14、扩展部门员工业务培训，使各岗位员工熟练掌握本岗位的业务知识和规范程序，并能独立工作，并基本了解本部门其它岗位的业务操作。负责财务部的日常行政管理工作，完成总经理交办的其它工作。五、收银督导（大堂副理兼）报告上级：财务部经理督导下级：各岗位收银员职责规范：1、 负责前台结算、餐厅收银、外币兑换的全部工作内容的监督、落实和业务培训工作。2、 负责对上述管理工作中出现的问题进行协调，并处理日常事务、突发事件及与宾客结帐发生的一般疑难问题，并及时向上汇报。3、 监督和检查辖下员工对外汇管理制度、现金管理制度、信用卡操作程序、帐单及发票使用规定等规章制度的执行情况，防止酒店流动资金的损失。4、 配合信贷部解决挂帐及电汇客户结算，为结算提供所有资料。5、 核查或抽查各收银岗的收银员是否准时到岗，对所属员工仪表仪容和日常工作的准备及工作程序的执行情况进行监督，不定期抽查收银员的备用金。6、 合理安排人员上下班时间和班次，以便于在缺人的情况下灵活调动，不至于影响工作。7、 建立收银员个人档案，定期评估，奖勤罚懒。8、 经常与前厅部经理、餐饮部各餐厅经理、客房部经理、销售部经理保持联系，掌握客人动向，避免跑帐。9、 掌握帐务结算及各岗位电脑的使用操作程序，负责与电脑维护人员联系，随时检查，避免停机事故。10、开展培训工作，加强对员工服务常识和服务技能方面的培训，针对平时工作上出现的问题及其处理方法和前台、餐厅收银工作程序进行详细讲评，并定期进行检查和考核。11、制定详细的工作流程及操作标准，积极开展现场督导培训，提高员工整体素质。12、团结员工，做好所属员工的思想工作，关心员工生活。13、向财务部经理报告员工的工作表现，评定员工奖惩和提出晋升建议，并完成财务部负责人交给的其它工作。六、收入督导（财务部经理兼）报告上级：财务部经理督导下级：收银员职责规范：1、 负责复核各收银点的营业报表、帐单，发现差错加以纠正，保证酒店营业收入帐目准确，对已复核过的报表，都必须签名，以示负责。2、 复核夜审完成的营业报表，主要核对开房率，房租收入，散客和团体的平均房价等是否正确，每个餐厅的平均消费、人数、总数是否正确，并签名确认。3、 复核前一天晚上结算报表，过房租报表以及试算平衡表以此检查夜 审工作。4、每日审核总出纳取款报告，核对并签收各银行回单和结算票据。4、 负责整理、分类、汇总酒店所有营业收入单据，出具有关凭证及负责营业收入、营业外收入明细帐簿的登记和保管。6、查核前一天的夜审报告，处理遗留的有关问题，及时向上级汇报。7、负责分析统计各种营业收入信息并及时报送财务部经理。8、做好排班及审计的日常事务。9、遇到夜审休假顶替夜审上班。10、对所属员工进行培训，以确保工作正常运转。11、不断补充完善现行的审核制度。12、完成财务部经理交办的其他工作。七、收货员（仓管兼）报告上级：成本督导职责规范：1、 熟悉并掌握各种物品的验收标准及质量要求，有效地检验到货食、饮品及其他物品的质量是否符合要求。2、 把好质量关，对低劣质商品拒绝收货，严格执行采购单及订货合同的数量、内容办理验收手续。3、 认真填写核对“物品验收记录”。对送货单位、物资名称、规格、单位、数量、单价、金额、发送方式等项目要填写准确，字体工整， 当天单据当天清，做好直拔物品分送工作。4、根据验收记录单，填制每日收货汇总表。5、主动与采购部主管联系，催收应到而未到的食、饮品及其他物品。6、妥善保管收货单据。7、验收物资中，如发现不符合要求的“三无产品”及时上报，并交采购部处理。8、积极提出改进工作设想，协助成本督导做好工作。八、总帐会计（财务部经理兼）报告上级：财务部经理职责规范：1、负责酒店各项财务收支凭证的审核并签章，负责会计科目、会计凭证及酒店各部门统计报表的审查工作。2、审核每日银行日报表，并及时报财务部经理。3、负责会计档案的管理，包括会计报表、帐簿、凭证及会计核算的原始资料。4、按照会计制度和工作程序，及时审核各类原始凭证，检查会计科目名称与编号一致性，数字的准确性。5、负责会计凭证的汇总，登记总帐，试算平衡，及时与各分类明细帐对帐。6、协助财务部主任编制财务报表和分析报告，并按规定日期报送。7、对会计部财务核算中发现的问题及时通知有关部门并给予纠正。8、做好财务部各岗的协调工作，并处理好与酒店各部门的关系。9、帮助会计人员解决会计核算中的疑难问题，并就出现的问题及时向财务部主任报告。10、完成财务部经理交办的其他工作。九、应收帐会计（财务部经理兼）报告上级：财务部经理职责规范：1、负责监管酒店信贷债权的货币资金回收，加速资金周转，避免坏帐损失，正确核算，及时反映债权的存在，落实清算工作，定期向上级准确无误地反映每月应收帐款的余额和结算情况，并提出解决措施。2、负责酒店签订的协议、合同的存档工作，并监督协议、合同的执行情况。3、审核应收帐帐单及相关资料，是否符合签单挂帐手续。4、审核信用卡结算有关资料，及时与总出纳进行核对。5、加强信贷管理，及时催收欠款，发递催款通知书，使应收帐款控制在定额范围内，提高资金回收率和资金使用效益。6、随时与前厅、前台收银督导加强信息往来，了解住店客人结算情况，协助前台做好结算工作。7、编制“应收帐帐龄分析报告”并定期向有关部门及财务部经理分析应收帐情况。8、负责应收帐款、应收票据和其他应收帐的核算工作。9、清理应收帐户，调查错帐和错帐户现象，及时结出帐户余额。10、有条理地做好帐单、原始凭证及文件存档工作。11、完成上级交办的其他工作。十、总出纳报告上级：财务部经理职责规范：1、负责现金和银行存款收支管理，掌握结算付款的管理规定。2、检查一切收、付、缴款业务凭证，做到有凭证，有审批，手续完备，项目内容清楚齐全，大小写金额相符，对检查无误的凭证及时办理款项收、付、缴业务。3、负责每日营业款开箱取款及清点工作，如出现不相符现象，应及时查找原因。4、负责营业款项的每日送存工作。5、每日必须和收入审计核对当天营业款项，确保帐款相符。6、负责各营业点零钱的调换。7、严格执行现金清查盘点制度，每日核对库存现金，做到帐款相符，确保现金的安全。8、严格控制支票的领取，确保手续齐全，做到发票、支票金额一致。9、负责银行日记帐的登记工作，按时编制银行调节表，对未达帐项要及时查明原因。10、负责编制“现金、银行存款每日报告”。11、积极提出改进工作的设想，服从分配。十一、电脑房管理员报告上级：财务部经理职责规范：1、负责检查和维护计算机系统及其有关设备，保证其正常运行并处于良好的工作状态，有效地处理资料存储。对电脑系统出现的故障，要及时解决。2、负责与有关电脑公司的业务联系和技术洽谈。3、负责对各岗位计算机操作人员使用设备操作情况和信息管理制度的执行情况的监督和检查。4、检查电脑操作员业务技术情况，考评操作人员工作效率和工作质量。5、指导电脑操作员的工作，妥善解决各种疑难问题。6、监督计算机系统使用情况，防止计算机病毒。7、负责酒店各部门及营业点电脑操作人员的培训工作。8、保持机房室内清洁，定期清除污尘，有条理做好资料存档工作。9、协助有关部门编排和打印各种报表。10、完成财务部负责人安排的其它工作。十二、采购部督导报告上级：财务部总监督导下级：采购员职责规范：1、负责采购供应的全面工作，确保各项采购任务顺利完成。2、参与制定财务部工作计划及编制采购部费用预算。3、负责编制酒店内各类物品和设备的采购计划、方案，报总经理批准后组织实施。4、熟悉和掌握酒店所需各类物资名称、型号、规格、单价、用途和产地，检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购要求和质量负责，确保酒店物资供应正常。5、主持大宗商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务活动，按计划完成酒店各类物资的采购任务。7、完成上级交办的其他任务。十三、前台收银员报告上级：收银督导职责规范：1、 严格遵守酒店各项规章制度。2、 严格按规定程序操作电脑、POS机、验钞机等仪器设备，做好清洁保养工作使之运转良好。3、 帐务入帐要及时准确，总金额与挂帐明细表一致。4、 办理客人结帐要快、准，不错收、漏收；钞票必须验明真伪、现金收付准确无误，信用卡结算合乎手续；三分钟内结算完毕。5、 编制各种报表时，数字准确，内容要完整。6、 保证当天的帐目平衡准确，发现问题及时查找。7、 收取的现金必须“长缴短补”，不得“以长补短”。8、备用金和营业款项不得私自出借和以白条抵库。9、急客人所需，耐心解答客人所提出的有关帐务方面的问题，热情为客人服务。10、虚心听取客人的建议和意见，并及时向上级汇报。11、积极提出改进工作的设想，协助主管做好前台工作。12、完成上级交办的其他工作。十四、采购员报告上级：财务部经理职责规范：1、经常到部门了解物资使用情况及请购物资的规格、型号、数量、避免错购。2、认真核实各部的请购计划，根据仓库存货情况，定出实际采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理。防止物资积压，做好物资使用的周期性计划。3、对各部门所需物资按急先缓后的原则安排采购，与供货单位保持经常联系。4、严格遵守财务制度，购进的一切货物首先办理进仓手续，然后到财务报帐，不拖帐、挂帐。5、与仓库联系，落实当天物资的实际到货的品种、规格，数量，把好质量关。然后通知申购部门，及时领出。6、尽量做到单据（或发票）随货同行，交验收员验收（托收除外），如因省外物资不能单据随货同行，应预先根据合同数量，通知验收员做好收货准备。7、在采购业务中遵纪守法、讲效益、廉洁奉公、不索贿受贿，与供货单位建立良好关系，在平等互利的原则下开展业务活动。8、服从工作安排，遵守劳动纪律，外出联系业务和采购时要告知上级。9、下班前，做好当天工作情况记录和明天工作计划。采购分食品、能源、物资采购三大部分，具体职责是：A、 食品采购（1） 负责食品、鲜货、饮料、水产、烟酒、干货等的采购。（2） 遵照采购供应工作方针“严格管理，廉洁奉公，保质、保量、保供应”及“先国营、后集体，先市内、后市外，先国内、后国外、价比三家，货比三家”的原则开展工作。（3） 严格执行上级的采购指令，根据使用部门经理意见保证质量和数量，不超计划进货或购进伪劣货物。（4） 根据餐饮部和员工餐厅日常使用的食品原料、酒水品种、规格、档次、数量，有计划地按规定的采购程序进行采购。食品原料、酒水的采购范围如下：a.、糖、油、米、面及其它制品。b、水产类（包括鲜活海鲜）。c、蛋、禽、肉类（包括野味、腊味等）。d、进口餐料类。e、干货海味罐头类。f、水果蔬菜类。g、酒、饮料类（包括雪糕）。h、调味品类。i、杂项类（如木炭、花签等）。B、能源采购（1） 遵照能源的采购供应工作方针“搞好能源采购供应，保证经营管理需要”及“配合经营管理，做好能源采购计划，保证能源供应，开源节流，严格管理”的原则开展工作。（2） 负责五金、设备、电器、零配件以及负责重油、柴油、汽油、液化石油气、化工产品采购。（3） 根据酒店能源使用的品种、规格、数量（如锅炉使用的燃料油、汽车使用0#柴油，90#汽油，餐厅使用石油气，以及酒店使用的其它油类和化工类等），进行有计划的采购。C、 物资采购负责百货用品、劳保用品、印刷品、纸张、布草、服装、鲜花、山货、陶瓷、餐厅用具的采购。十五、成本督导（财务部经理兼）报告上级：财务部经理督导下级：仓管员、收货员职责规范：1、负责编制酒店饮食品报告，控制饮食品成本。2、监督和检查食品原材料采购供货渠道、收货程序以及原材料质量，了解和掌握市场上原材料价格信息。3、负责饮食收入、成本报告的审核工作，定期写出成本分析、报告，为采购、储藏及营业部门提供详细、准确的成本核算数据和分析资料。4、审核成本会计编制的全部会计凭证和原始凭证。5、负责厨房食品原材料、库房食品原材料的月末盘点工作，做到帐帐相符、帐物相符，负责解决盘盈盘亏的原因分析及帐务处理。6、参加市场调查，协助采购部及用货部门制定采购价格。7、负责本部门员工工作组织和培训，考核员工工作业绩和工作质量。8、负责对酒店成本和费用支出情况做出分析，为最高管理当局的决策提供准确的信息。十六、仓库管理员报告上级：成本核算员职责规范：1、有效地管理仓库，坚守工作岗位，及时收、发货，保证酒店各部所需物品的正常供应。2、按时到达工作岗位，到岗后巡视仓库，检查有否可疑现象，发现问题马上向上级汇报。3、认真做好仓库防火、防盗等防范措施，加强库房管理的安全意识。4、保持仓库清洁卫生，科学堆放物品，注意防潮防蛀、防破损。5、经常检查库存物品的有效期，防止造成过期报废。6、对长期滞存积压的货物应及时向上级反馈，避免造成损失和浪费。7、按工作程序办理验货进入库手续，做到入库与实际收货一致。8、发货时认真检查领料单签字审批手续是否齐备，手续不完备时应拒绝发货。9、合理确定物品的标准库存量，对于必备物品应及时补充库存。10、按入库物品类别登记进销存明细帐，反映仓库物品收发、结存情况，保证帐、卡、物三方相符。11、每月末进行实物盘点，盘盈盘亏及时查找原因并向财务部出具盘点报告。12、服从分配，按时完成上级临时指派的其他工作。十七、应付帐会计报告上级：总帐会计职责规范：1、建立各项费用管理规范，明确费用批准权限。2、任何一项需要付款的业务都必须事前申请，经规定程序批准后方可实施。3、建立健全验收程序。4、核实应付款项，定期编制应付帐款帐龄分析表。5、在信用期限内偿还款项，并定期对帐。6、积极参加培训，发挥工作主动性，完成上级交办的其他任务。十八、成本核算员报告上级：成本督导职责规范：1、遵守酒店规章制度。2、准确地计算饮、食品原材料采购成本，及时进行帐务处理。3、有效地监控饮、食品进货价格，做好市场调查的价格分析。4、审核验收记录单、领料单和内部调拨单记录是否正确，并及时进行帐务处理。5、及时、准确地编制每日饮、食品成本报表。6、对每日餐饮饮、食品销售情况进行统计核查，发现问题及时上报。7、认真做好各项统计工作，为饮、食品成本分摊提供资料。8、每月参加厨房及仓库盘点，并起监控作用。9、审核餐饮收银员的结算是否正确，检查接待、宴请单据、员工餐单是否符合酒店规定要求；严格控制客房酒吧销售收入，发现问题及时调整。10、做好客户帐单及资料存档工作。11、每日根据有关资料，编制会计凭证，并及时登记明细帐。12、积极提出改进工作的设想，协助主管做好本职工作。13、服从分配，按时完成指派的工作。财务部管理制度 本制度之制定，是为使酒店各部门以及全体员工在经营活动和行政业务工作中有所遵循，使酒店的各项工作和经营活动均能沿着国家政策、法令和各项规章制度的轨道前进。一、财务计划管理规定1、酒店财务计划的确定，必须依据党和政府的方针、政策、法令、上级单位的规定、结合董事会、总经理对酒店经营活动的安排、计划期内客源、货源、内外价格等变化情况，以及报告期内计划执行情况，预计完成计划情况，作出详细分析和充分估计来审定。2、依据总经理审定的酒店财务计划，按各业务部门的不同经营范围，计划期的诸多因素和历史资料，参考部门年初自编计划，分摊各部计划指标，下达给业务部门执行。计划一经确定下达，原则上不予变动，确因特殊原因，亦须在半年后调整。3、财务计划分为年度、季度计划。编报时间为： 年度计划：财务部于每年十二月下旬，各业务部门为每年十一月下旬。 季度计划：财务部于季末最后一月的下旬，各业务部门于季末最后一月的中旬。各业务部门还应根据上报酒店审查批复后的季度计划指标，结合本部门的具体情况，按月分摊季度任务指标作为本部门季内各月指标检查尺度，酒店对各业务部门的计划检查按季进行，全年清算。4、为使酒店的经营管理和收支标准符合董事全、总经理的要求，做到增收节支，强调按计划办事，确定财务计划应包括以下内容：财务部应编制：流动资金计划、营业计划、费用计划和利润计划、偿还债务计划及利润分配计划、基建计划。各部门应编制：销售部及前厅部：客源计划、费用计划、营业计划、利润计划。客房部：物品使用计划（含耗用品）、费用计划、设备维修更新及购置计划。布草添置计划、耗用品购进及使用计划、费用计划。采购部：物料进货计划、工衣工鞋订做计划、加工订货计划、印刷品付印计划、费用计划。康乐部：营业计划、利润计划、费用计划、设备养护计划、耗用品购进计划。工程部：燃料进货、耗用计划（含液化气）、水电耗用计划、设备维修计划、零配件、工具购置计划、费用开支计划。后勤部门的人力资源部、保安部、财务部等要编报费用开支计划。各部所需编报的计划，送财务部汇总二、会计核算管理规定1、会计核算以权责发生制为基础，采用借贷记帐法，并统一使用电脑记帐。2、会计年度采用历年制，自公历每年一月一日起至十二月三十一日止为一个会计年度。3、记帐用的货币单位为人民币，凭证、帐簿、报表等均用中文书写。4、会计科目。执行根据国家财政部制订的旅游饮食服务企业会计制度结合我酒店具体情况而制订的会计科目。5、会计凭证。（1）使用自制原始凭证和外来原始凭证两种。自制原始凭证指：进货验收单、领料单、旅差费报销单、付款申请单、内部调拨单、收款收据、借款单等。外来原始凭证指：我单位与其他单位或个人发生业务、劳务关系时，由对方开给本单位的凭证、发票、收据等。（2）会计凭证保管期限为15年。保管期满需要销毁时，须开列清单，经领导审查，报上级主管部门批准后始得销毁。6、会计报表。依据国家旅游局制定的“旅游企业会计制度”所制定的会计报表格式和填报时间、份数执行。7、财会人员离职时，必须办清交接手续，并注明交接日期，由主管人员监督，并由交接双方签章。未按规定办清交接手续的财会人员，不得办理离职手续。三、会计稽核制度1、会计稽核是对会计核算工作的检查和监督，是酒店内部控制制度的一项重要内容。2、酒店会计稽核工作主要由财务部主任负责，并按稽核内容与基础上分工落实有关人员开展工作，各稽核人员对审核签署的凭证、帐簿、报表负责。3、酒店稽核工作包括对营业收入的帐单凭据、原始凭证、记帐凭证、会计帐簿、会计报表的稽查及财务成本计划的稽核。4、会计稽核工作的主要内容：（1）营业收入有关单据的稽核。主要复核经夜审员、收入核算会计核审过的酒店每日营业收入的有关帐单、凭据及报表，主要是现金明细、信用卡、挂帐、冲减帐等。（2）原始凭证的审核。主要审核：填制凭证单位的名称、日期及填制人员的签章，其中从外单位取得的原始凭证须盖有填制单位的公章。接受凭证单位名称是否本单位。经济业务的内容是否合法真实。数量、单价和大小写金额是否相符。报销手续是否完备。自制原始凭证须有经办部门负责人签章，对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。（3）记帐凭证的审核：经济业务的摘要是否简明扼要。会计科目使用是否准确。填列的金额是否准确，与原始凭证是否相符。所附原始凭证是否完整，未附原始凭证的除按规定可无原始凭证外，是否注明原始凭证的存放处。制证日期是否填列，制证人员（现金、银行转帐）是否盖章或签字。（4）会计帐簿的稽核：检查会计帐簿是否及时记帐，是否符合规定。帐（总帐与明细帐）、帐表（明细帐与有关报表）的金额是否相符。（5）会计报表的稽核：会计报表的种类是否齐全，内容是否完整，印章是否齐全。会计报表是否平衡，帐表金额是否相符。会计报表各表之间的相互关系是否正确。（6）财务成本计划的稽核：财务成本计划指标是否正确。财务成本计划与其他专业计划是否平衡。计划指标是否符合上级要求，是否切实可行。5、会计稽核人员要按规定严格审核原始凭证、记帐凭证。不完整、不符合规定的凭证，应退回补填或更正，对仿造、涂改或经营业务不合法的凭证应拒绝受理，并及时报告部门经理。6、财务部经理及财务会计人员应遵守执行有关财政制度和财经纪律，对违反制度和纪律的收支业务应予抵制，并做好说明教育工作。四、会计档案管理制度1、会计档案是记录和反映酒店各项经济业务的重要史料和证据，财务部要切实加强对会计档案的管理工作，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度，切实把会计档案管好。2、会计档案的范围为：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行对帐单、银行存款余额调节表。（2）会计帐簿：现金和银行存款日记帐、明细帐、总帐、固定资产卡片、辅助帐簿。（3）会计报表：月、季度会计报表、年度会计报表（决算）（4）电脑磁盘：储存会计核算资料、电脑核算程序。（5）其他会计资料：帐单、发票、收据存根、计划统计报表、经济合同、会计移交清册等等。3、酒店建立会计档案室。财务部指定专人（兼职）负责会计档案管理工作。4、酒店每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部编造清册归档入库。5、已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，需拆封整理的，由会计档案管理人员处理。会计档案的保管，必须存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损，散失和泄密。6、会计档案的保管期限根据财政部的有关规定执行。7、酒店保存的会计档案应根据本单位的业务需要，积极给予利用。酒店其他部门查阅会计档案，须经有关负责人同意，要向保管人说明查阅范围，并按规定进行登记，查阅后及时归档。8、外单位查阅会计档案，需凭查阅单位介绍信，说明查阅范围，查阅人还应出示身份证件，经财务部经理批准后，才能办理登记查阅手续。9、查阅会计档案必须由保管人陪同，不得让查阅人单独在场。查阅时会计档案需保持原样，不得拆抽、涂改，如需复印的，须经财务部经理同意。10、会计档案保管期满，需销毁时，应指定专人鉴定审查、编造会计档案销毁清册，经酒店领导同意，报主管部门批准后方能销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。11、酒店在销毁会计档案时，应由财务部派员监督。监督人在销毁会计档案前，要认真核对销毁清册，销毁后，在销毁清册上签名盖章，财务部存档。五、票证管理制度1、 票证是酒店为开展经营业务、按照一定格式印制的有价证券。票证既是企业向客户核收各种款项的依据，也是客户据以报销费用和支付款项的凭证。2、酒店根据业务需要和管理制度，由财务部设兼职管理员，负责全店的票证管理工作。3、票证的种类及用途（1）房金帐单（发票）。它是总台开具据以记载住店客户房费、餐费、电讯费、洗衣费、车费等费用的票证。（2）暂收款凭单。它是总台开具据以向住店客人收取现金的票据。（3）退款证明单。它是总台开具据以向住店客人退还现金的凭证。（4）餐厅帐单（发票）。它是餐厅开具向顾客收款的凭证。（5）有价证券及其他票据。如餐券、低价券、房券、金卡套餐等收款凭证。4、票证由财务部根据营业需要，财务部总监审批同意后印刷或购买，其他部门一律不得自行印刷或外购。5、票证印刷或购入后，由票证管理员按种类编号进行登记，妥善加以保管。领用时按顺序发放，并做好领用登记销号手续。应定期对库存票证进行盘点。严格保管好票证。对不需要使用的票证进行销毁时，按会计档案管理制度办理手续。6、各部门因业务需要领用有关票证，应指定专人前去办理。领用时要认真清点领用的票证是否连号，发现漏号要及时调换，使用时必须连号使用。7、各部门使用票证的人员要妥善保管各自使用的票证。要按票证使用规定办，发生作废票证时，不能撕毁或丢弃，必须完整上交财务部。8、财务部票证管理人员要经常核查所经管的各项票证，了解掌握各部门使用票证的情况，督促各部门将用完的票证存根及时前来以旧换新。六、资金管理规定（一）流动资金管理规定1、管理原则：流动资金既要保证需要又要节约使用，在保证按批准计划供应营业活动正常需要的前提下，以较少的占用资金，取得较大的经济效果。因此，要求各业务部门在编制流动资金计划时，严格控制库存商品，物料原材料的备用应遵循“勤进少储”的原则，超储物资、商品，除经营批准作为特殊储备者外，原则上不得使用流动资金，只能压缩超储的商品、物料，以减少占用流动资金。要严格遵守不得挪用流动资金进行基建工程的规定。2、使用的基本要求：在符合国家政策和酒店董事会、总经理的要求前提下，加速资金周转、扩大经营、减少流动资金的占用。对商品资金的占用，应本着勤俭节约的精神，尽量压缩。严格控制家具用具的购置。要抓紧委托银行收款结算工作加快应收帐款的回收，减少对流动资金的占用。（二）固定资金管理规定1、结合我酒店情况，固定资金的主要来源，从流动资金中解决（含银行借款），因此，固定资金直接影响流动资金的运用，必须严格掌握固定资金的使用。2、为使酒店及各部门节约使用固定资金，充分利用已置备的固定资产，每月均需核算固定资金独立利润率，即每万元固定资金提供的利润额。季度检查，年终清算，作为考核各部门使用固定资金效果情况。3、在全面推行部门独立核算，同时推行固定资产有偿占用制度，即按各部门拥有之固定资产实绩，摊缴占用费，摊缴费率按国家规定执行，从而促使各部门充分使用固定资产的效能，压缩固定资金的使用。（三）货币资金管理规定1、现金管理规定根据我酒店业务范围和经营活动的特点，库存现金额在取得银行支持下，按一定的额度留取，包括人民币现金和外币现金（外币库存备作找零即周转金），超过限额部分，当天存入银行。除规定范围和特殊情况下支出以外，不得在业务收入的现金中直接坐支。各业务部门的库存现金限额，由业务部门提出限额意见，报财务部复核后与银行商定。（1）现金支付范围 发放离店职工及临时人员的工资、补贴、福利补贴、支付出差人员必须携带的旅差费用暂借款。 向城乡不能转帐的单位购买物品和向农贸市场购买酒店必须的鲜活商品，或支付零星劳动报酬。 转帐金额起点（1000元人民币以下）的零星开支。（2）现金收付的手续和规定 在收付现金时必须认真、详细审查现金收付凭证是否符合规定手续，必须审核开支是否符合制度规定，领导是否已批准开支，凭证是否有主管人员审核，是否已由经办人和证明人签章，是否有齐全、合法的原始凭证。 所收付的现金，必须认真清点，既要点大数，也要点小数，还要确定复核制度，以防差错事故。一线营业人员及收款员在面对顾客收付现金时，还应唱收唱付。 严禁在营业间的柜台上点收现金，营业员或收款员交接班或送缴总出纳的现金，必须在柜台内点数，以防意外事故发生。 在收付现金后，必须在发票、收付款单据或原始凭证上加盖有日期的“现金收讫”或“现金付讫”字样的戳记。出纳人员还必须及时根据记帐凭证，在电脑记载现金日记帐。 出纳人员必须每天核对现金数额，检查出纳库存现金情况，要保证现金的帐存与实际库存数相符，严禁以白条抵充库存，严禁挪用库存现金，发现库存现金的长余或短缺，应立即作出记录，及时列帐，并应查明原因，明确责任，按照规定的审批权限核批处理。 各部门的收付款项都应通过财务部门入帐。任何部门和个人都不得自行保留现金，不得私设“小金库”。 各部门因工作需要配备备用金时，应向财务部提出申请，经酒店规定审批人审核批准后，由总出纳负责办理。备用金支用不得超过规定范围和业务内容，不得移作他用或私人挪用，总出纳除当月盘查一次外，还应不定期抽查。2、委托银行收款的规定（1）对外省及国外、港澳地区发生的业务往来、应收款项，应在发生的次日，即应委托收款银行办理收款结算，并应加强检查委托收款的情况。凡发现委托收款项超过15天未妥收，财务部门应及时通知业务部门与往来单位联系催收。（2）市内往来单位的应收款项，应以支票结算，并应在收到支票的当天，最迟不得超过第二天，把支票送存银行结算，以加速资金回笼。3、银行存款的规定（1）对超过现金收付限额以上的款项进行收付时，必须通过银行结算。（2）送存银行的款项（含现金及转帐票据），应填制“送款单”连同现金或结算凭证、转帐票据等送存银行（外币以外币币值计算的票据，应注明送存银行当日的外汇牌价汇率），并将“送款回单”或“银行收款通知”据以填制记帐凭证并据以入帐。（3）到银行提取款项或转出款项时，应开出“现金支票”或其他结算凭证，并应及时将支票存根、结算凭证付款联或银行发出的结算“支付通知”填制记帐凭证并据以出帐。（4）酒店及所需部门在银行开立的存款帐户，不准借给外单位或个人办理结算。（5）出纳人员不得发出全空白支票。为方便采购工作，经批准可准许发出半空白支票，即必须填写日期、受票单位名称、用途，只空出金额栏（一般要注明限额金额），同时，一个外勤、采购人员领用支票不得超过两张。凡领用支票必须在开出支票十五天内报帐。（6）出纳人员应定期与银行核对存款余额，人民币存款帐户每月至少核对一次，外汇存款余额每10天核对一次。在接到银行对帐单后，应逐笔核对借贷发生额和余额。发现记帐错误，要立即更正。属于银行的差错，要及时通知银行更正。发现有未达帐款，可采用“余额查找法”进行查对，并编制“银行存款余额调整表”来确定收付的未达帐，对核实的未达帐款，要加强管理，经常检查，如发现有帐款未清，应认真查明原因及时处理。（四）专用资金的管理规定1、企业发展基金的管理企业发展基金用于增加营业，扩展业务范围而增加设备、固定资产等的资金，从酒店税后利润中提取。企业发展基金的提取比例按董事会、总经理决定的比例执行。企业发展基金按季提取，专户入帐。企业发展基金的使用，必须做出全面规划，明确扩展项目及增置固定资产计划，经董事会或总经理同意始得使用。企业发展基金可参加流动资金周转。2、储备基金的管理 储备基金是作为弥补酒店出现不可避免因素而造成亏损的特殊基金。应按董事会规定也参加流动资金周转。（五）各营业店资金使用申请流程1. 各营业公司对下一月的营业当中正常需使用的资金必须做好预算，对资金的使用范围说明，并送交管理公司审核确认，对于审核确认的资金，各营业店必须根据资金的使用范围进行使用，不能挪作它用。流程：营业公司(资金预算表) 公司营业副总（审核）公司财务总监（审核）公司总经理（审批）2.各营业店对于当月突发需使用资金必须按照预算资金审批手续进行申报。七、固定资产管理规定1、管理规定（1）酒店全部固定资产，包括主楼、其他建筑、机械设备、大小汽车的帐务管理和计提折旧等，由财务部负责，实物管理则按哪个部门使用，就由哪个部门管理的原则进行分工。房屋、道路由工程部管理。电脑由财务部管理。电话、电传、电报设备，由前台管理。音响设备、煤气库、各种管道、空调、电器系统、机械设备由工程部管理。消防系统由保安部管理。大小汽车由办公室管理。属各部使用的列入固定资产的各项设备，由各部门负责管理。根据上述分工，各部门同时应建立固定资产登记簿和“固定资产卡片”。（2）土建房屋、道路、其他建筑、机械设备、油库、气库及附属设施以及各部所使用的动力、机械设备、电脑、电话、电传系统、音响设备、空调系统及报警、消防系统等的大修理及经常维修制度由工程部负责制订。名种汽车的大修理及经常维修制度由办公室负责制订。上述各部制订的大修理及经常维修制度报告总经理审批后下达各部门执行。各部根据维修制度规定，编制本部门使用的固定资产的修理计划，会同财务部审查修理费用并加具意见，报总经理审批。修理计划按年、季编报，经批准后，由各部按期执行维修。（3）各部门应指定一名管理人员负责固定资产的管理工作。固定资产每年年终必须进行一次盘点，做到实物和帐表记录相符，核算资料正确。对固定资产遗失部分，要查明原因，明确责任，作出适当处理。2、固定资产计算价值的规定（1） 由建筑单位建筑和购置的固定资产，按照建设单位交付使用明 细表中所确定价值记帐。（2） 购建的固定资产按实际发生的全部支出记帐。包括按规定支付 的关税和产品税及增值税。（3） 在原有固定资产上改扩建的，按原有的价值，加上改扩建过程中所发生的全部支出，减去原固定资产不需用的和报废部分的原始价值计价。（4） 无偿调入单位的，按原价减去原来的安装成本，加上调放单位发生的安装成本后的价值记帐。（5） 有偿调入的固定资产，按现行调拨价，加上调入时支付的包装费、运杂费和安装成本以后的价格记帐。（6） 固定资产大修理工程不增加固定资产的价值，但在大修理同时进行技术改造开支的部分，应当增加固定资产的价值。（7） 盘盈的固定资产，按重置完全价值（即按照当前生产价格重新购建该项固定资产的全部价值）记帐。3、调拨的规定（1）单项价值不满一万元的固定资产的调出，应报酒店总经理批准。单项价值超过一万元的大、中型设备的调出应报董事会审批。调出固定资产时，必须由归口管理部门根据批准的文件填制“固定资产调拨单”，财务部门和使用部门都须签章，未办妥规定手续和私自调出固定资产者，作违反财经纪律，违反店规处理，并要追究当事人责任。（2）有偿调出的固定资产，一般以帐面余值作为调拨价格，同时参照市场现行价格，遇到帐面价值显然不合理时，应由归口管理部门、财务部门等按照实际的新旧程度及市场价格等情况，共同拟定调拨价格，经公司总经理批准后方能调出。任何人不得擅自作价调拨。有偿调入固定资产的手续同调出一样。（3）部门之间的固定资产转移，由归口管理部门填制“固定资产转移单”，经使用部门签字后，办理固定资产帐簿记录的变动手续，同时将其中一联“转移单”送交财务部门。（4）一切固定资产的出租或出借都须总经理批准。归口管理部门负责与租赁单位的合同签订工作，并将合同本交财务部门保管，归口管理部门和使用部门无权对外出租或出借固定资产，未办妥手续任何固定资产不得借出酒店。酒店出租的固定资产照提折旧，所得租金冲减费用中相应折旧费，余额部分列入营业外收入。4、固定资产折旧规定（1）房屋折旧年限为20年，汽车折旧期限为5年（约合30万公里），机械设备、电话系统折旧期限为8年，空调系统、音响设备折旧年限为5年，电脑系统和其他固定资产折旧年限为5年。（2）折旧计算方法，根据固定资产的类别和折旧期限，按综合折旧率计提折旧。按月预提，全年清算。（3）折旧率的确定，执行本酒店会计制度中所规定的固定资产折旧率。5、净残渣值比例（1）营业用房屋的净残值比例为原价的10%。（2）汽车的净残值比例为原价的20%。（3）其余各类固定资产（包括非营业用房）的净残值比例为原价的5%。6、报废规定（1）固定资产由于使用日久或损坏，需要报废时，由酒店组织技术鉴定小组进行鉴定，确实无使用价值时才能办理报废手续。（2）报废时由归口管理部门填“固定资产报废单”，说明理由，报财务部签署意见后报总经理审批。（3）财务部门和归口管理部门根据审批完备的“固定资产报废单”办理注销和清理。（4）固定资产残料出售必须经鉴定小组议定价格，任何部门和个人不得擅自作价处理，所得收入必须上交财务部入帐。八、低值易耗品的管理规定划分低值易耗品的界限为：使用年限在一年以内，购进单位10元以上（包括10元）2000元以下不符合固定资产标准的设备、工具、用具、家具、物品等均为低值易耗品。1、购进、摊销规定低值易耗品的购进，要按年分季编报计划，由各使用部门根据营业所需或办公需用，编报计划，报财务部审查并提出意见报总经理审批。低值易耗品的购进成本，包括购进价格和所支付的运杂费。低值易耗品购进后，采取五五摊销办法，做出帐务处理。在“营业费用低值易耗品”科目入帐。2、修理、报废规定低值易耗品必须列表登记。领用部门或个人应负保管责任，同时必须做好日常修理工作，以延长使用期限。修理家具用具所用的开支，以“营业费用修理费”列支。低值易耗品在使用一定时期后，因磨损而失去使用价值时，经批准可办理报废。由于酒店采取五五摊销办法，报废应摊销另一半费用。报废的低值易耗品出售时，其售出残值作“营业外收入”处理。3、其他规定低值易耗品发生丢失、毁损，应由当事人负责赔偿或部分赔偿。赔偿的价款作“营业外收入”科目处理。4、购置、领用及报废、残、损审批权限，（1）购置的审批：低值易耗品的购置权属分管部门。各部门申购低值易耗品，必须编作计划，提出申请理由和用途，报财务部审查，呈总经理审批。（2）低值易耗品领用，按照购置审批权限范围审批领用，一切领用，均必须填报领用单，仓库销帐。领用部门领用后自设登记簿进行登记，并指定负责人负责保管。每季盘点一次。（3）低值易耗品残损、报废的审批。凡出现残损并失去使用价值者，必须说明原因，属人为残损，按情节分别由部门经理决定当事人该赔偿部分，其余部分填写报损单，由部门经理加具意见，报财务部审查，报总经理审批，作报废处理。自然残损的报废，由使用部门提出意见，报财务部审核，呈总经理审批。九、物料用品的管理规定1、物料用品指用于经营业务、办公等方面的材料，包括宾客用品、清洁用品、办公用品等。2、物料用品应以“勤进少储”为原则，防止积压和浪费。对于物料用品的购进、领用和处理，要严格按照计划和审批手续办理。物料用品统一使用“存货”科目核算。3、物料用品购进所发生的运杂费，计入物料用品的成本内。如同时购多种物料用品所发生的共同费用，则按同时购进的各种物料用品单项价值分担费用，计入成本。4、如购进物料用品后，立即全部交付使用领用，应在填制进仓验收单的同时，填制领料单连同发货票办理报帐手续。并即时作“费用”项目处理。（业务部门领用，是用于生产或营业之用者，应计算在营业成本科目。）5、原材料物料品种繁多，为掌握其变动情况及仓存数量，必须设立“原材料物料明细分类帐”，按品名、数量、金额进行明细分类核算。6、原材料物料购进审批权限：原材料物料除基建材料外（基建材料按基建项目设计所定品名、数量连同基建项目按规定上报有关部门审批后，即可按计划购进，）原则上统一由仓管部按各使用编报的计划，综合后再进行采购。十、各营业店物品申购程序1. 物品采购总的原则由管理公司采购部集中采购。2. 各营业店对员工餐及零星物品的采购由各店自行安排。3. 大宗物品