14档案管理标准作业规程_免费下载.doc

档案管理标准作业规程1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2.0适用范围适用于公司各类档案的管理。3.0职责公司和管理处内勤为档案管理员，负责档案的日常管理工作。4.0程序要点4.1档案的编号4.1.1公司、管理处编号：A物业管理有限公司：编号为：凯旋物业；B凯旋城管理处：管1；以后每增加一个管理处：即按管2、管3、管4、管5等的顺序往下编。4.1.2公司档案类别编号：A公司文件，简称：GWB外来文件，简称：WWC行政管理，简称：XZD人事管理，简称：RSE品质管理，简称：BZF财务管理，简称：CWG经营管理，简称：JYH项目资料，简称：XMI图纸资料，简称：TZJ政策法规，简称：ZFK参考资料，简称：CK4.1.3管理处档案类别编号：A基础管理，简称：JGB房屋管理与维修养护，简称：FWC共用设施设备管理，简称：SBD保安、消防、车辆管理，简称：BAE环境卫生管理，简称：HJF绿化管理，简称：LHG精神文明建设，简称：JWH管理效益，简称：GX4.1.4类别小类号：根据实际情况4.1.5档案流水号：采用阿拉伯数字取三位有效数字001、002、0034.1.6档案编号举例：A公司档案编号：档案流水号类别小类号类别编号公司编号B管理处档案编号： 档案流水号类别小类号类别编号管理处编号公司编号4.2档案分类的原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。4.2.1存档文件按公司或管理处编号类别类别小类流水号的方式形成唯一的档案号。4.2.2每卷内编写该卷文件清单档案目录,档案卷封面应注明卷内档案年度、起始号等信息。4.3立卷与编制目录4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按档案类别进行分类，用档案盒将档案分别立卷：A根据档案的规格标示相应的档案标贴纸；B在档案标贴纸上打印出黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是有公司编号、类别编号、类别小类号组成，如：-公司员工人事档案：凯旋物业人事管理（RS）员工档案；-凯旋城管理处客户服务部业主档案: 凯旋物业管1基础管理（JG）业主档案。C将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距离顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中；D将需要归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于档案盒内；E档案盒的外形、颜色、规格须保持一致。4.3.2编制目录：A档案目录一式两份，一份用于档案盒内首页，另一份汇总为档案目录索引；B每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录中，以便查阅。4.4档案的保管期限4.4.1档案的保管期限分为永久、定期保存两种。4.4.2各部门负责人应依据国家有关政策法规、公司的档案保存期限规范进行档案的保存和销毁。4.5档案的保管4.5.1档案保管的工作任务是：A便于查阅；B保证档案的安全；C防止档案的损坏；D采取修复技术，延长档案的寿命。4.5.2档案保管的责任部门：A行政部保管物业管理运作档案（公司部分）、公司设备、工程档案、往来文书档案（公司部分）、合同档案、员工人事档案、资料、质量记录（公司部分）； B财务部保管财务档案；C管理处下属各业务部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案；管理处客户服务中心保管管理处设备档案、业主档案；管理处内勤保管各下属各部门往来文书档案（管理处部分）、物业管理运作档案（管理处部分）。D各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。4.5.3档案的保管程序：A各职能部门和管理处下属各业务部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；B档案管理员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并同意编号；C档案管理员每周一次将档案目录输入电脑，以便查询；D对于存放于电脑的文件资料，须至少每月在本机上备份一次（对重要资料应每周备份一次）。E档案原则上保管原件。4.6 档案的密级4.6.1档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。A绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；B机密档案包括：员工人事档案、ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、物业管理运作档案和其他属机密的档案；C普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。4.7档案的查阅权限4.7.1总经理、副总经理可查阅公司所有档案。4.7.2行政部可查阅分管工作的档案。4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。4.8 档案的查阅/借阅/复制4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。4.8.2档案管理员审核其查（借）阅资格；A权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；B权限外的机密（含）级以上档案，由查阅/借阅/复制人按档案查阅/借阅/复制审批单办理审批手续。C 审批权限：属部门（财务部除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处主任审批；属公司的档案，由行政部审批；财务类的档案，由财务部审核，副总经理审批。4.8.3原则上借阅的文件资料期限不超过一周。在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案按期完好交还档案室。4.8.4须复制档案的，绝密档案报副总经理审批；机密档案由分管该项工作的行政部审批；普通档案由部门负责人审批。4.9档案的安全4.9.1 档案室要求：A 各公司及各项目管理处应建立专门的档案室；B 档案室硬件要求：面积不小于10平方米；设防盗门、防鼠板；设有通风窗口、防鼠网；地面设防水层，铺设地砖；最好配备气体灭火设备，湿度较大的情况下应考虑设置除湿机。4.9.2防火A档案室严禁烟火，严禁危险品进入，并应配备相应的防火、灭火器材（灭火器以1211为佳）；B档案室内离人后，应关闭各类用电器具。4.9.3防盗A非因工作需要，各类人员不得随意进入档案室；B档案管理员离开档案室时，须锁好门窗，档案室钥匙严禁外借，未经所属部门负责人同意不得增配，遗失钥匙应及时报告；4.9.4防损A档案室内原则上不得带入各类液体，并应做好防潮工作；B档案室内禁止带入各类食品，并应做好防鼠、防虫工作C档案管理员应每周检查一次档案保存情况，发现异常，应及时处理并上报所属部门负责人。4.10档案的销毁4.10.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限每年编制销毁清单，先报部门经理初审无误后报行政部审核。4.10.2行政部审核无误后报副总经理审批。4.10.3副总经理审批同意后由行政部指定监销人员（一般应包括档案管理员、行政部内勤）将超过保存期限的档案一次性销毁。4.10.4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。4.11 公司档案保存期限：序号档 案 名 称保 存 期 限