文件及资料管理程序.doc

目录1. 目的22. 适用范围23. 定义24. 权责35. 作业程序46. 流程图117附件178. 参考文件129. 表单12文件与资料管理程序1. 目的订定本公司文件的编号方法，使所有文件均能获得鉴别与管理并具有可追溯性。同时通过对文件及资料的控制，确保文件和资料的适用性、充分性和各相关场所使用文件的有效版本。2. 适用范围本程序涉及管理体系运行中所涉及和形成的内部与外部文件与资料。3. 定义3.1文件分类3.1.1 系统文件：公司受控发行之手册(一阶文件)、作业程序书(二阶文件)、作业指导书(三阶文件)、表单(四阶文件)。3.1.1.1 管理手册（一阶文件）：质量、环境、职业健康与安全管理手册，质量体系的描述、体系总要求、质量方针、质量目标等；3.1.1.2 程序文件（二阶文件）：指公司内部各相关单位为完成某项活动或过程所规定的途径、运作方法，涉及到与其它单位的分工合作。3.1.1.3 工作指导文件（三阶文件）：是管理手册、程序文件的支持性文件。包括操作指导书、工艺图纸、作业标准、规范、公司规章等。 3.1.1.4 表单（四阶文件）是主要负责数据采集的功能，提交资料、意见，规范流程执行过程的格式，在特定区域中（比如：文本域、下拉列表、单选框、复选框等）输入信息。 3.1.1.4.1签呈：公司内部流传文件，表单的一种形式，各部门在处理尚未有有效的制度文件所规范的工作事项，或需要特别处理之工作事项时，应采用签呈文件进行核决处理。 【签呈】（）文件一般包含发文部门、受文者/部门、主旨、内容、需求日期、会签及核准等内容。公司标准的签呈文件格式请参考附件。3.1.1.4.2 记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。注1：记录可用于文件的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。注2：通常记录不需要控制版本。3.1.2 外来文件: 法律法规、上级文件、函件等。3.2 文件机密等级若文件内容涉及产品价格、材料价格、客户专案、产品设计之电路图等相关管制型文件或由主办单位主管宣告其为机密性文件。3.2.1高：文件内容以内部使用阅读为主，文件若需对外发行或提供，一般以PDF档案格式为主，一般以公司三四阶文件为主。3.2.3 中：文件内容以内部使用阅读为主，文件若需对外发行或提供，一般以PDF档案格式为主，一般以公司一、二阶文件为主。3.2.4 低：文件内容以内外部使用阅读为主，文件若需对外发行或提供，一般指公司的宣传册、认证证书等。4. 权责4.1文管中心（DCC）负责对各部门管理性文件进行编码，并统一进行管理。文管中心负责对公司内部所有文件的会签、发行、登记、管理、发放、存档，并负责作废、过期文件的销毁等工作。4.2 各部门主管负责对会签文件进行评审、更改，并指定本部门的一名负责人员对本部门文件进行统一管理。4.3各职能部门：4.3.1根据此规范对相关签呈文件进行编制、使用与保管。4.3.2各部门负责对本部门所需的二、三、四阶文件的编写、维护与管理，确保文件保持清晰、易于识别。4.3.3各部门文件、资料的管制作业的日常监督由各单位主管或其指定代表负责，防止作废文件的非预期使用，文件评审与签核的跟催4.3.4负责接收、保管、传递本部门的所有文件、资料并实施控制，在实施过程中负责本部门文件的更改申请。5. 作业程序5.1文件的制定5.1.1 文件编码：各阶层文件的制定由各相关部门依实际作业之需要依文件格式制作规范（DC3-001）制定，为符合公司管理系统文件的要求，初版文件应由文件制定部门填写【文件制定/修改/废止申请表】（DC2-001-01），并依文件的性质及内容确定需会签的部门，并在需会签的部门旁边打“ ”交由本部门第一负责人审核签字确认后交由DCC申请文件编号，DCC依如下编码原则进行编号，并依据文件格式制作规范（DC3-001）检查文件格式、版本、内容、签核等。 一、二、三阶文件编码原则。采用六码编号，其规定如下：XX X - XXX 部门功能 阶 层 - 流水号 5.1.1.1 第一、二码为公司各“部门+功能“代码，指定为：(如表附件所示)。5.1.1.2 第三码为文件阶层。 1：一阶文件（系统文件）。 2：二阶文件（程序文件）。 3: 三阶文件（作业指导书）。第三码和第四码之间以“-”隔开。5.1.1.3 第四、五、六码为流水号，自001-999号由各单位依据需要以流水号方式编号。例：DC3-001DC：部门代码 （文管中心）3：三阶文件 -：间隔号001：流水号5.1.2 文件会签：5.1.2.1 文件编号完成后，由文件制定部门依据【文件制定/修改/废止申请表】（DC2-001-01）表中确定的会签部门进行一一会签，会签时需签至各相关部门第一负责人及分管副总，跨厂间的会签若因相隔远，为顾及时效性可用Mail/ERP会签。若会签单位认为需要时可依据实际过程、活动追加其他相关单位。5.1.2.2 文件会签部门依据文件内容进行审核，若对文件内容无异议，在“会签意见”一栏中写明“同意”俩字，并注明会签日期，若对文件内容有异议，且对本部门工作影响重大时，在“会签意见”一栏中写明会签意见，无需签“同意”，若对文件内容无异议，但有一些建议性的意见时，可在“会签意见”一栏中写明“同意”俩字，并且在后面注明建议的意见。5.1.2.2 会签完成后，文件制定部门依据会签单上的会签意见确定是否需重新修改文件：5.1.2.2.1若所有会签部门都签“同意”时，文件可进行发行，对于建议性意见，由文件制定部门决定是否采纳与否，若采纳修订后，需进行再次会签。5.1.2.2.2若有任何一个部门在“会签意见”栏未签“同意”俩字时，文件制定部门须与对应部门主管或实际执行人员充分协调沟通统一意见，并将沟通后的意见于会签单上标示清楚，若仍不同意，文件制定部门可依据会签部门及会签意见的复杂性及重要度等确定再定会签的途径：通过召开会议召集相关部门的主管进行讨论，或通过电话、面谈等方式沟通并将最终各部门认可的改意见写于“会签意见修订”一栏。5.1.2.3 文件编写部门根据各部门最终确定的会签意见进行文件修订，由所有相关部门的主管再次签字确认后由文件编写部门的分管副总进行签字核准。核准后附上【封面】（DC3-001-01），并在“变更事项”一栏注明“新建”，根据附件中表1权限进行部门内部签核。5.1.2.4 若文件内容无变更，仅文件格式发生更改时，无需进行会签，由DCC统一进行更改后附上【封面】（DC3-001-01），并在“变更事项”注明变更事项，进行发行。5.2 文件的发行5.2.1 制定部门将会签文件与核准文件连同电子档(或MAIL) 同一天内一并交予文管中心，电子档提交格式为：编号+文件名称+版本，如：DC2-001文件与资料管理程序Rev.05同时填写【文件预发行管控表】(DC2-001-05)，登记文件名、编号、登记时间、部门、登记人等，文管中心应于收到有效版本的登记三个工作日内完成文件发行工作。5.2.2 新版本发行时， DCC根据会签的部门确定需打印的份数，统一打印、装订、盖蓝色发行章，原则上每个部门一份文件，若有特殊要求需加发的，按5.4.2执行，原件由文管中心保留，同时由DCC在【文件预发行管控表】(DC2-001-05)中登记发行日期。5.2.3 发文时以【文件分发/回收/签收记录】(DC2-001-03)作为各相关部门签收证明，并同时回收旧版， DCC会以邮件方式通知新版本的领取及旧版本的回收，确保使用部门获得适用文件的有关版本。在文件正式发行后一个工作日内DCC要以邮件形式通知相关部门领取，邮件通知七天内无法将旧版文件送交DCC的视为遗失文件，需部门经理签字并做相关说明，否则不予领取新文件，如若日后发现该旧版文件应交由文管中心处理。5.2.4 各部门文件领取后，文管中心将文件的发行情况登录于【文件汇总/回收/销毁记录表】(DC2-001-02)中。5.3 文件接收、登入、保存及使用各单位于文件签收、登入、分发、保存、使用与回收，应指派专人负责。5.3.1 接收：各单位接收文件时，于【文件分发/回收/签收记录】签收，并核对所接收文件的名称、编号、版次等，并签字确认。5.3.2 登入：将收到的文件登录于部门内的【文件汇总表】（DC2-002-01）中，并定期于每月末将更新的文件汇总表发于DCC，以便DCC进行统一管理。5.3.3 保存：本公司的系统文件、产品文件、外来文件由DCC负责备份保管（含电子文件与纸质文件）。5.3.3.1 文件档案应放置于通风良好，避免高温、高湿或灰尘的场所。对于秘密性文件，应予以特殊保管，以防止人为的损坏或泄密。5.3.3.2 收文单位必须永久保存一、二、三阶文件最新版本。5.3.3.3 对于文件的定密、解密、销密，须经副总经理或副总经理以上核准。5.3.3.4 纸质文件、电子档、照片、移动硬盘等不同载体的文件资料应备份并分开保存。5.3.4 使用：5.3.4.1 各部门负责人应确保部门内文件执行人员使用最新版本文件，且确保最新版本的文件进行内部传阅，并填写【传阅单】（DC2-001-10）。5.3.4.2 文件使用单位，禁止使用盖章管制文件的复印件，复印件视为无效文件。任何人不得于现场使用的文件上加标记，亦不可使用各种笔类、刀具或修正液手改文件。5.3.4.3 盖参考专用章的文件仅做参考之用，不可以做为部门生产、工程、检验之依据，参考文件申请填写【参考文件申请单】(DC2-001-04)，经分管副总核准后，向文管中心提出需求申请颁布。5.4 文件借阅、加发/补发5.4.1 借阅：5.4.1.1 可向各部门文件管理人员借阅文件，由部门文件管理人员控制。5.4.1.2 内部使用文件：无需对外提供的文件，由借阅部门提出书面申请，填写【文件调阅申请单】（DC2-001-06），经借阅部门及配合提供部门第一负责人核准后，由配合部门提供。5.4.1.3 对外发行给供应商、客户等相关方的文件，由联络部门提出书面申请，填写【文件调阅申请单】（DC2-001-06）需借阅机密等级低级文件或档案者，应经部门第一负责人核准，借阅机密等级中级及以上文件或档案时，须经分管副总核准后，由相关部门提供档案或对象文件。若是书面文件，文管中心盖参考专用章，对外联络单位接收到变更后的新版文件时，及时检查是否之前发给供应商、客户，若已发送应判定是否需要变更（旧文件收回销毁或通知作废，如无法收回者视同作废）。5.4.1.4 借阅人员应保持所借之文件、档案整洁，不得污损、做记号、非经允许不得拆卸、复印，使用完应尽速归还，档案管理人员应仔细检视归还文件的完整性后归档结案。5.4.2 加发/补发5.4.2.1 加发：如使用单位在应用上要求加发文件时，填写【文件加发/补发申请表】（DC2-001-07），由申请部门分管副总审查，DCC确认后即可加发。5.4.2.2 补发：如使用单位因作业不当，致文件遗失须由责任部门经理签字申请补发，后续如发现遗失之文件应缴回文管中心销毁。5.4.2.3 加发与补发机密等级为高以上文件及档案时，须经分管副总核准。涉及公司绝密或具有知识产权性质文件，比如研发资料、财务资料、市场调研等涉及公司重大利益的文件与资料的补发须经分管副总以上领导核准。5.5 文件变更、修改：5.5.1 因法律法规要求客户要求产品实现过程及公司活动发生变化、公司内部进行改进改善要求或其它相关方要求而有不充分或不适宜的现状时，由文件制定单位研究修改，填写【文件制定/修改/废止申请表】（DC2-001-01），注明修改原因或图文说明，若文件制定部门发生变更，文件编号可随部门变更，或可继续延用原制定部门的文件编号，但版本仍按原文件进行延续，为交由各相关单位会签无异议，依规定进行审核。 5.5.2 制定单位应在文件封面上 “变更事项”一栏简述新、旧版的差异，该封面随文件正文一起发行以便使用者了解变更内容。5.5.3 暂行的文件，例如客户暂定的要求，因急需而暂定改动的标准、质量制度的试行、研究开发的试作，其制定、修定与废止作业与质量标准文件的作业相同，应加盖暂行章，并在文件上标明有效期限，确保文件的更改和现行修订状态得到识别。5.5.4 如若客户有特殊要求，依符合客户要求为原则。5.6 文件回收、废止、销毁5.6.1 文件回收5.6.1.1 变更版本的文件已经生效发行则旧版文件即失效，DCC将回收后的文件进行统一保存且加盖“作废”章。5.6.1.2 未被列入回收作废管制的文件发行新版时，旧版文件由原持有单位自行作废，如公司内部人员申请给客户及相关方需带出的文件为非管制文件皆不列入回收管制，由申请单位自行决定是否需申请新版文件。若文件需保留则盖“作废保留”章，DCC进行登记并管控。5.6.2 文件废止、销毁5.6.2.1文件废止的申请、会签、审核、核准作业同文件的修订流程，废止的文件由DCC管控并保留电子档至少三年。5.6.2.2所有作废文件，需记录于【文件汇总/回收/销毁记录表】（DC2-001-02）中，记录需销毁的文件名称、编号、版本、数量等，经部门副总核准后定期进行销毁，并记录销毁日期。注：所有DCC文件在加盖“作废”章后，纸档文件需至少保留五年。5.7 外来文件管制5.7.1 除技术性外来文件如:质量有关法律法规、检测或工艺上资料、顾客提供图纸、技术文件、国标、行标等由DCC统一编号并加盖“外来文件章”进行管理外，其他部门的外来文件部分由接收部门提供外来文件的资料（纸质或者电子档），如技术性外来文件：与质量、环境安全有关的各类法律法规、有关检测或工艺上的资料、顾客提供的设计图样、 工艺文件、技术资料、国际、国家、行业、地方标准(主要指技术标准、产品标准等）由DCC统一编号并加盖“外来文件章”进行管理，同时按【外来文件记录表】（DC2-001-08）进行汇总。5.7.2 外来文件如：行政公文、设备说明书、政府下发的文件等，各部门进行汇总根据外来文件编码原则进行编码后记录于【外来文件记录表】（DC2-001-08）中,。5.7.3 外来文件管理部门应定期更新外来文件，以确保文件的版本为最新版本，并将更新后的外来文件清单及时发于DCC。并于每月底将更新的外来文件清单发于DCC汇总。外来文件编码原则。 采用七码原则: A C D EF GHI 代号 部门代码 年 + 月 + 流水号 A：统一为W，表示外来文件。 C：为部门代码。（见附件） D：年（如2012）。 EF：月（如02）GHI：流水号（如001）。5.7.3 外来文件如需分发至供应商、客户及其它相关方，由其联络单位提出申请，具体参考5.4.1.3进行。 5.8 电脑文件、记录之处理5.8.1 文件核准后由文件制定单位和DCC保管电子档。5.8.2 电脑文件档案应备份保存并设置密码并妥善保管，作业人员应严格禁止私自拷贝，如发现使用应立即清除并追究责任。如确需电子文件做为参考用，可填写【文件调阅申请单】（DC2-001-06），对外提供的文件参考5.4.1.3执行，对内提供的文件参考5.4.1.4执行。5.9 沟通与训练：为使作业人员对文件能够确实了解，各单位主管依程序作业，应对人员做以下的培训。5.9.1 对新进人员进行必要的文件基础培训，并养成其依文件规定作业的习惯。5.9.2 人员职务调动时，应对其进行新职所需文件的培训。5.9.3 复杂的或变更大的文件，于颁布时制定文件部门应对文件使用部门、个人进行培训。6. 流程图6.1 文件制定/修改流程6.2 文件发文流程6.3 文件变更、修改流程6.4 文件回收、作废、销毁流程7. 附件7.1 表1：文件核发权责区分表文件种类编号分发单位发行/保管单位一阶文件文管中心相关部门文管中心二阶文件同上同上同上三阶文件同上同上同上四阶文件同上同上权责部门外来文件制定单位同上权责部门文件阶层编写审核核准批准一阶品质部人员各部门第一负责人各部门分管副总执行副总二阶各部门人员各部门第一负责人各部门分管副总执行副总三阶各部门人员各部门第一负责人/各部门分管副总四阶各部门人员各部门第一负责人/各部门分管副总内部文件的制定、修改与作废权限： 7.2 表二：各部门代码部门部门简称部门部门简称国内业务处CB国际业务处MS会