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档案管理 大二（上） 课堂笔记 第一章 档案概论1、 档案起源与沿革（一）档案的起源(主要有以下4种观点) 1、国家文字档案 2、文字国家档案 3、文字档案国家有条理的档案 4、结绳、刻契 档案文字国家 有条理的档案 1、2条又称为“阶级社会产物论”（文字说、国家说） 3、4条又称为“原始社会产物说” （结绳说）（二）档案的沿革 1、载体沿革： 甲骨档案 金石档案简牍档案 缣帛档案纸质档案声像档案电子档案甲骨档案:“甲骨文”是指龟甲和兽骨上的文字。甲骨档案，商代较多。金石档案:“金石”是指金属和石头。金文档案主要在商周；春秋战国时期，特别是春秋以后，有些重要的记载和规定，刻在石头上。简牍档案:简椟档案是指以竹片和木片(椟)为载体的档案。缣帛档案:缣帛为丝织品，秦汉以后渐多纸质档案:音像档案:音像档案是指以照片、录音带、唱片、录像带、电影片等为载体的档案。它的特点是真实、形象、生动、直观。电子档案:电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质的上的档案。目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。2、 名称沿革： 册、典册（商） 中、治中（西周） 典籍、图籍、图书（秦汉） 文书、文案（魏晋以后） 文卷、案卷、案牍（唐宋以来） 明末清初，出现“档案”一词3、 “档案”释义2、 档案的定义1、不同的定义 定义一：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 定义二：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 档案法所下定义：第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”中华人民共和国档案法于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。2、 档案定义的涵义（1）档案来源：、机构 、组织 、个人 （2）档案是由文书转化而来的。转化条件有三： 办理完毕（相对而言） 具有一定查考利用价值 按照一定的规律保存起来 （3）档案的形式 载体：甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等 表达方式：文字、图像、声音 记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等 文件名称：古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈，现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等 类型：文书档案、科技档案、专门档案（4）档案内容： 十分丰富，无所不包； 是历史的原始记录，这是档案的本质属性3、 档案与相关事物的关系1、 档案与图书（1）不同方面 （2）相似之处 形成目的不同 均以文字记录为主 件册数量不同 属信息资源的范畴 作用不同 可互相转化、互相弥补 保密要求不同 形式不同2、档案与文物：文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物，大多数文物和档案属于两种不同的事物，有部分文物是重要的历史档案。3、档案和文献：文献的范围更广，含图书、档案、资料。 4、档案与资料：资料一般具有参考性质，可辅助档案，补充档案的不足。 4、 档案的作用1、 档案的基本作用 2、档案的主要作用 凭证作用 机关工作的查考凭据 参考作用 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材第2章 文件整理与归档（上）文书立卷第1节 归档文件的整理原则和要求归档文件整理方法：1、立卷：通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的主要整理方法。2、以“件”为单位整理：适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的整理方法。整理原则：1、 遵循文件材料的形成规律和特点；表现：文件的内容和性质；文件的形成时间2、 保持文件之间的有机联系；方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。3、 区别不同价值；意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。4、 便于保管和利用（最终目的）质量要求：1、 归档文件材料应当齐全完整（是保证案卷质量最基本的要求）： 加强法制建设，健全规章制度 加强检查：A检查步骤：将归档文件范围与文件登记簿相结合 检查已收集齐全的归档文件的完整状况 B检查归档文件完整状况的内容：（1）正本与附件 （2）正本与不同稿本 （3）文件与文件处理单 （4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件 （5）内容上有直接联系的文件 （6）页面完整 2、 保持文件间的有机联系 A形成规律：单位工作的规律和联系 文件的形成程序和内容、性质上的联系 B管理要求： 绝密级的归档文电单独整理保管（防止失密、重点保管） 特别重要或珍贵的归档文件单独保管（避免重复劳动） 按进馆与否和保管期限排列归档文件（利于鉴定销毁） 按不同制成材料整理归档文件（区别措施，妥善保管）3、便于保管与检索利用 A外形整理：修整不符合规格的文件材料 归档文件材料的排列 归档文件的编号 归档文件目录的填写 备考表的填写 归档文件的装订 案卷封皮与案卷盒的填写 B保管利用： 规范组合案卷或装案卷盒； 形成归档文件的目录和备考表 第2节 文件归档鉴定1、 归档鉴定概述1、 定义：文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围（决定了文件的存留与否）与保管期限（决定了文件留存时间的长短）的工作。2、 意义（1） 关系到档案室室藏档案结构的质量优劣；（2） 关系到准确划定档案期限的长短；（3） 关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作的质量和效率；（4） 关系到档案保管费用的高低。3、 原则：（1）文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发； （2）文件的内容是决定文件价值的主要因素，它是进行文件归档鉴定的又一主要依据； （3）文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是否归档及保管期限。4、 要求： A保证归档文件的完整性 B保证档案保管期限划分的准确性 C保证归档文件的有效性2、 确定归档范围1、 定义与意义文件的归档范围：是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。意义：A能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整； B能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼； C简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；2、 归档范围与重点机关文件材料归档与不归档范围（1987年12月4日国家档案局印发）：A上级机关的文件材料 B本机关的文件材料： 本机关的请示和上级机关的批复文件 本机关及其内设部门计划、总结、报告 本机关业务活动和科学技术管理文件 检查下级机关工作、调查研究文件 本机关或本机关汇总的统计类文件 本机关形成的会计文件 C同级机关和非隶属机关的文件材料 D下级机关的文件材料文件归档的重点：对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。3、 不归档范围： 机关文件材料归档与不归档范围： A上级机关的文件材料 B本机关的文件材料 C同级机关和非隶属机关的文件材料 D下级机关的文件材料4、 应注意的问题： 考虑档案进馆与否的因素 以与本单位工作活动的联系和作用为出发点，辩证地对待各类文件 本单位档案构完整与门齐全3、 确定保管期限1、 归档文件的保管期限：归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限1987年国家档案局发布的机关档案保管期限的规定明确的文书档案的保管期限： 永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）2、 对保管期限的不同认识（目前我国档案界有3种意见）A两分法：即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法弊端1：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分；弊端2：对无须进馆的机关档案室毫无意义；B三分法：即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端弊端1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命；弊端2：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下；弊端3：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率； C分段标时法：即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为50年、30年、15年、5年四个档次优点1：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用；优点2：能较为准确地划分保管期限；优点3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定；3、 划定保管期限的依据与步骤划定文件保管期限的依据：依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用建立本单位永久保管档案的基本比例：注重确定永久保管档案的比例，作为划定单位全部归档文件保管期限的参数划定文件保管期限的步骤：阅读文件；按保管期限表划定期限；核查、调整4、 文件保管期限的划定： 永久保管；长期保管；短期档案；定期保管中分段标时法的运用第3节 办结文件的处置办结文件的概念办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。归卷、清退、销毁、暂存意义：有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用； 有利于保护机密； 有利于排除无用信息的干扰1、 平时归卷平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理； 2、有利于保证文件材料的齐全完整； 3、有利于单位日常工作中的调阅与利用； 4、有利于防止文件丢失与泄密； 5、为立卷归档工作奠定了基础编制归卷类目：归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。A类别：类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。B条目：条目是归卷类目的主体。 1、不遗漏归档范围内的文件，应略宽于归档范围； 2、区别价值； 3、结合职能、文件数量设置相应的条目。 C类目编号：1、类按照本单位档案类别排列； 2、类内条目按文件内容重要程度分主次； 3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起； 4、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号。 2、 清 退：按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作3、 销 毁：按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作4、 暂 存：既不立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期备查、备用的文件第4节 归档文件的整理方法1、 立卷的步骤文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。1、 归档文件分类A按年度分类（最基本的分类）：指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来年度类型：自然年度，专门年度，教学年度、会计年度等。跨年度处理：请示与批复，放在复文年； 规划放在针对的第一年； 总结、报表放在针对的最后一年； 会议文件，放在开幕年；B按组织机构分类（适合大、中机关）：指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来一般做法：按机关内部组织机构将归档文件分类； 组织机构按党、政、工、团顺序排列； 综合性机构在前，专业职能部门列后；跨部门处理：业务部门起草机关名义发文，归综合部门 ； 联合办理文件，归主办部门 ； 机关名义召开综合性会议文件，归综合部门 ； 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门 ； 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关；C按问题分类（适合小机关）：指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来注意问题：不适合采用机构分类法时采用 ； 类名要明确，不可交叉或包含 ； 排列上先综合后具体，先主后次；优 点：突出单位主要工作问题； 内容性质相同的文件相对集中。D按保管期限分类：指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限 归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行2、 文件的组合文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。组卷方法：“六个特征”立卷法（我国最基本的组卷方法）； “一事一卷”立卷法； “四分四注意”立卷法； “适当分级”立卷法； “文件类型”立卷法；“六特征”组卷法：A作者特征：即将同一作者制发的文件组合成一个案卷优点：便于了解文件来源；适用：本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷B问题特征（使用最频繁的立卷特征 ）：即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）； 2、应准确划分“问题”C名称特征：名称即文种，即将相同名称的文件组合成一个案卷优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件D时间特征：时间指文件针对时间，即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件E通讯者特征：即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷； 2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷F地区特征：可以是行政区域、也可以是地理区域。将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷优点：便于反映地区工作情况适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料注意：不能和作者特征混淆3、 案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录A调整定卷：指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作 a归档文件是否齐全完整； b检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系； c检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。B卷内文件排列：指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索 a按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。 b密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。C拟写案卷题名： a题名结构：责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称 b题名拟写要求：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种 c专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时间D卷内文件编号： a装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。 不装订的案卷编件号：先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号 b图表和声像材料：在装具上或材料背面逐件编号E填写文件目录：卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计卷内文件目录位置：案卷首页 卷内文件目录一式数份，其余编制全引目录顺序号：一个文号占一个顺序号文号：无发文号可注收文号责任者：联合发文一般同时标出题名：作者部分可以省略页号：最后一份文件填写起始与终止页号F填卷内备考表：卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录卷内备考表位置：卷尾页面大小：与卷内文件一致卷内备考表填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义.G填写案卷封面： H装订案卷：三孔一线；左齐；右齐；下齐 装订前去掉金属物，做好补齐页面、修复、折叠等工作 案卷排列：一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案I编制案卷目录：由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室第3章 文件整理与归档(下)按新规则整理第1节 文书整理工作的改革1、 传统的立卷方法的局限性1、立卷方法繁锁、复杂，主观随意性较大，立卷缺乏的客观标准，归档文件整理工作质量难以得到保证。 2、传统立卷方法下，文件的查找利用已不适应办公自动化的要求，尤其是文档人员专职少、流动性强。二、新方法的优越性国家档案局2000年12月6日下发归档文件整理规则（中华人民共和国行业标准DA/T222000，简称“规则”），作为改革传统立卷方式的一个新标准，其核心在于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势,比传统的方法有如下优点： 1、以“件”代“卷” 客观标准代替主观标准 更符合文书整理基本原则 简便易行，方法确定 有利于整理工作现代化 2、以“案盒”代替“案卷” 便于借阅查找 便于复制与保密 简化了装订 有利于文书、档案管理一体化 第2节 文件整理的方法与步骤一、按“件”整理 1、“件”的含义 单份文件，即自然件，一份文件为一件；特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件；文件的正本与定稿作为的一件；正文与附件，作为完整的一件；来文与复文为一件；转发件与被转发件应视为一件。2、文件修整 1）修裱破损文件； 2）复制字迹模糊或易退变的文件 ； 3）超大纸张的折叠； 4）去掉易锈蚀的金属物。主要指永久、长期保存的文件材料3、文件排序 1）正本在前，定稿在后； 2）正文在前，附件在后； 3）原件在前，复制件在后； 4）转发文在前，被转发文在后； 5）复文在前，来文在后； 6）汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 7）有文件处理单的，放在最前加盖归档章。4、文件装订的材料与方法 1）手工线装：“三孔一线”，页数多的文件； 2）缝纫机装订：斜角或沿线踏线； 3）不锈钢订书钉； 4）塑料文件夹封装； 5）档案封套； 6）不改变装订形态。2、 归档文件分类1、 保管期限分类法年度机构（问题）2、 年度机构保管期限（问题）分类法3、 年度保管期限分类法 4、 保管期限年度分类法 3、4这两种方法适合于文件数量少、单位规模小的情况3、 文件排序 方法：在最低一级类目内编排归档文件的流水号。 1、按“问题年度保管期限”分类的文件排序： 党群类 2002年 永 久， 长 期， 短 期。 （件号） -， -， -。 2003年 永 久， 长 期， 短 期。 （件号） -， -， -。 行政类 2002年 同 上 2003年 同 上2、 按“年度保管期限”分类的文件排列4、 归档文件的编号 归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以“归档章”的形式在归档文件上注明。 归档文件应逐件在首页上端居中的空白处加盖“归档章”，并填写有关栏目的内容。 归档章的印泥采用蓝色。禁止使用不耐久的书写材料进行填写。归档章格式和填写：315mm28mm如，某文件的档号为： 126-2005Y-1-28 即：第126号全宗，2005年文件，保管期限为永久（代号Y）类另为“党群类”（代号1），本类内第28件。5、 编目编制归档文件目录，应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，包括责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。件号：填写室编件号。 文号：填写文件的发文字号，一般照实抄录。 如：盐政发200513号。 责任者：文件的发文机关或署名者，可用通用简称。 题名：无标题或标题不规范的，可自拟，并加 。 日期：填写文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注。 如：“20040428”。 页数：填写每一件归档文件的总页数。 备注：填写文件需说明的情况。六、装盒 归档文件应按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。装盒的具体要求： 1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒内。 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一盒内。 3、不同类别的不得放入同盒内。 4、按机构分类的单位，不同机构形成的归档文件不应放入同一盒内。 5、盒内不要求放置“归档文件目录”。 6、每盒内的最后放置备考表。备考表填写方法： 1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注有 * 号的，须在盒内备考表中填写详细说明。 2、整理人：负责整理本盒归档文件的人员姓名。 3、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4、日期：归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。 七、排架 按照分类体系和排好的件号次序上架，不同类别的档案分别排架（盒号移交进馆时再编） 排法一（按年度问题期限分类） 排法二（按“年度期限”或“期限年度”分类）第4章 档案工作概述第一节 档案工作内容和性质一、档案工作的内容 1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。 2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。二、档案业务工作内容 1、六环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。 2、八环节之说 ：档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，加上六个环节就变成八个环节。三、档案工作的性质 1、档案工作是一项管理性的工作 2、是一项服务性的工作 3、是一项政治性的工作 4、条件性 5、科学性4、 档案工作的原则1996年9月5日公布的中华人民共和国档案法规定了档案工作的原则： 统一领导、分级管理 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用第2节 档案工作机构一、档案室 1、性质： 档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务 2、基本任务 （1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。 （2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。 （3）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。 （4）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。 3、档案室的类型 （1）机关档案室：普通档案室、文书档案室 （2）科技档案室 （3）音像档案室 （4）人事档案室 （5）综合档案室 （6）联合档案室 ：档案服务中心、文件中心二、档案馆 1、档案馆的性质 档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。 我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。 档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。 2、档案馆的任务 （1）接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； （2）通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； （3）参与编修史志工作。 3、档案馆的种类 （1）按地区可分为： 中央级档案馆 ；地方档案馆 （2）按专业可分为： 综合性档案馆 ；专业档案馆 （3）按地区结合专业可分为： 中央级综合档案馆； 中央级专业档案馆； 地方综合性档案馆； 地方专业性档案馆；中国第一历史的档案馆：专门保存明清两代中央国家机关档案及皇室档案的国家级档案馆，坐落在北京故宫。1980年，明清档案部从故宫博物院独立出来，改称中国第一历史档案馆。中国第二历史的档案馆：中国第二历史档案馆是集中保管中华民国时期（1912-1949）各个中央政权机关及其直属机构档案的国家级档案馆，馆址在南京市。三、档案行政管理机构 是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。第5章 档案的收集第1节 收集工作概述一、收集工作的内容 1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。 2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 3、对历史档案的接收和征集工作。 二、丰富馆藏的方法 1、扩大收集范围 2、接收机关的全部档案，馆藏结构要全面。 3、加强个人档案的收集。 4、要注意接收和档案有关的资料三、收集工作的重点 重点：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。 这类档案档案不是以上级来文为主。如会议 纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。第2节 档案室收集工作 一、归档制度 1、归档制度：把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。 2、归档时间：第二年六月份以前，也可灵活处理。 3、归档范围：机关文件材料归档与不归档的范围，这一文件中有详细规定。各单位可结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。 二、归档案卷的质量要求 （1）总的要求：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （2）具体要求：（详见文书立卷部分） 三、归档中应注意的问题 （1）重要电话记录的收集； （2）加强基层单位文件的收集工作； （3）归档制度标准化。 第3节 档案馆收集工作一、档案馆收集档案的范围和期限 1、范围： （1）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案； （2）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案； （3）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案； （4）档案馆之间交接档案。 2、保管期限 （1）省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的永久保存的档案。 （2）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。二、现行机关和撤销机关档案的接收 1、现行机关档案的接收 （1）对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案 现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。 （2）移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规范化。 （3）交接双方必须履行严格的移交手续。 （4）实事求是地灵活掌握入馆时间。 2、撤销机关档案的接收 机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。 （1）由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。 （2）撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。第6章 整理工作第1节 全宗和立档单位的划分 一、全宗概念及含义 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 1、全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。 2、全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性，是由其内部的历史联系所决定的。 3、全宗以一定的社会单位为基础而构成。 二、立档单位及其构成条件 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； 2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； 3、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。 三、立档单位的变化和全宗划分 1、政权变化应另设全宗 2、生产关系变化不一定另设全宗 3、基本职能变化对立档单位的影响： 新设；析出；合并；撤消；名称与地点变更；暂停；合署等 四、人物全宗：人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。 1、不得收入官方档案原件。 2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。 五、全宗的补充形式 1、联合全宗： 就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。 2、全宗汇集 是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。 从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗；残缺不全的小全宗。第2节 全宗内档案分类全宗内档案的分类，是指按照档案的来源、产生时间、内容和形式上的异同，将立档单位形成的档案分成若干层次和类别，使之构成一个适合保管和利用地有机体系的档案整理方法。 一、全宗内档案分类的要求 1、分类的客观性 2、分类体系的逻辑性 3、分类方法的实用性2、 全宗内档案分类的方法 1、时间分类法：A、年度分类法 B、时期分类法 2、来源分类：A、组织机构分类法 B、作者分类法 C、通讯者分类法 3、内容分类法：A、问题分类法 B、实物分类法 C、地理分类法 4、形式分类法：A、按文件种类分类 B、按载体形态分类 C、按形状规格分类三、复式分类法的选择 1、年度组织机构分类法 适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。 2、组织机构年度分类法 适用于撤销机关档案。 3、年度问题分类法 多用于组织变化复杂，或由于其他不适于按组织机构分类时。 4、问题年度分类法 多适用于撤销机关档案和历史档案。第7章 档案保管第1节 档案保管工作概述一、保管工作的含义 1、库房管理 2、档案流动过程中的保护 3、保护档案的专门措施 二、保管工作的任务 1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。 2、延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。三、基本要求 1、以防为主，防治结合 2、加强重点，照顾一般 3、自力更生，勤俭节约 4、立足长远，保证当前 四、意义 ：档案保管工作为档案管理工作提供物质对象，其质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。第2节 档案保管的物质条件1、 档案库房档案库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮(防水)、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。档案库的形式、结构、用材、颜色均应考虑隔热、防潮等效果；档案库的窗户应尽可能少而小；库房温度冬季不低于14，夏季不高于24，相对湿度4560。二、档案装具 ： 档案箱；档案架： 活动式密集架；积层密集架（通天架）；档案柜等三、包装材料：卷皮；案盒、卷盒；档案袋 ；包装纸等第3节 库房管理1、 库房编号：1、为所有库房编一总的顺序号 2、分区编号 二、排架和编号：1、整齐一致 2、避光通风 3、空间利用 4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。三、全宗的排列和档案的存放1、全宗的排列 2、存放方式一个全宗的档案放在一起； 竖放和平放全宗号流水排列法； 全宗分类排列法；全宗群排列法。四、档案存放位置索引 5、 档案代理卡 为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。6、 全宗卷 全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。第8章 档案检索与提供利用第一节 档案的检索一、档案检索及其工作内容 档案检索是指对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。 档案信息存储工作的内容有： （1）著录标引。 （2）编制检索工具。二、档案著录 1、档案著录含义 是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。 表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。 课堂练习： 文件名称：关于印发档案馆开放档案暂行办法的通知 文件内容：经请示内容国务院，现将档案馆开放政策档案的办法发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。 有关数据： 分类号：A-236 档号：2-1-3-3 ；文号：国档发（1986）2号；保管期限：长期；文本：正本 发文日期：1986年2月7日；附件：档案馆开放档案暂行办法；规格：16开，3页 三、检索工具 1、卷内文件目录：以案卷内的文件为单位，依次登记造册的目录。 2、案卷目录；以案卷为单位依次登记造册的目录。 3、全引目录：案卷目录+卷内文件目录。填写目录主要需要注意的栏目为： 1、文件题名：要能反映文件的内容，否则应当重新拟写。如，有的工作总结是口号式的标题，有的文件因为内容基本一致，故文件常常是事先印制好，然后只填写单位或个人的，等等，都需要重新拟写。 2、案卷标题：结构为作者（列举几个即可）+内容（概括本卷的所有内容）+文件的名称（列举几个即可），字数控制在50字以内四、档案的计算机检索 在手工检索和计算机检索系统中都有需要制定和实施检索策略，检索策略是指人们进行检索的方案和计划，作为计算机检索的“行动方针”。 编制检索策略包括选择检索途径和检索词以及确定检索词之间