企业档案管理具体操作及流程.doc

企业档案管理具体操作及流程一、收集范围及要求（一）、收集范围凡是反映企业工作活动，具有参考价值的文件材料（文字、照片、电子文件、实物等）均属归档范围。1 企业内部行政领导会议材料；2企业制定的条例、准则、章程和各项管理制度等文件材料，以及企业内部颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿等；3 企业的请示及上级主管部门的批复文件；4企业及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等；5 反映企业业务活动和管理的文件材料；6企业形成的凭证、帐薄、财务报表，统计原始台帐、统计报表、汇总的统计报表和分析资料等其它财务资料；7 财产物资、档案等的交接凭证；8 企业与外单位签订的各种合同、协议等文件材料；9 其它按需应予归档的文件材料。 （二）、收集要求1归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)等必须同其详细的文字说明材料一起归档；2归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；3归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档；4归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、复写纸等。二、文件点收文件结案后由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留份，以备查考。同时，文件结案移送归档时，依如下原则点收：1检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入；2文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办；3与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门；4有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。三、文件整理 点收文件后，可依下列方式整理：1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则；2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢；3文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。四、档案分类1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类；2档案分类应力求切合实用。若因案件较多，三级不符应用时可于第三级之后另增第四级“细类”。若案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级；3每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则；4档号之表示方式如下 A1B1C1D1：A1为经办部门代号，B1为大类号，C1为小类号，D1为档案目次。五、档案名称及编号1档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜含混；2编号以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而定；3档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆；6编号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编号；7编号应自左而右编列，右方装订的案件，应将编号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。六、归档与档案清理1归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅；2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。七、调阅程序1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调阅单”经其部门经理核准后再向管档人员调阅；2管档人员接到“调阅单”经核查后，取出该项档案，并于“调阅单”上填明借出日期后，将档案交与调阅人员。“调阅单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催；3于档案室当场借阅者，免填“调阅单”；4档案归还时，经管档人员核查无误并于“调阅单”填明归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调阅单”由管档人员留存备查。八、调阅管理1“调阅单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理；2调阅人员对于所调案件，不得抽换增损，且未经批准不得复制；3调阅人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受；4调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。九、销毁管理档案保管的时间长短由档案的保存价值而定，已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期销毁。属