美国国家科学基金会的《设备监管指南》.doc

美国国家科学基金会的设备监管指南(一)相关介绍 1背景与合理性在所有联邦机构中，国家科学基金会(NSF)是为学术界提供所需先进使用仪器的方面的领先者，用以研究先进技术，教育下一代的科学家、工程师和技术工人。由这些器械而产生的知识维持着美国在科学和工程(SE)方面的领导地位，为美国经济提供动力，保障美国的未来。国家科学基金会的职责是确保研究和教育界能够利用这些资源，提供支持服务以达到最佳使用效果，并且及时进行设备升级。先进仪器设备的范围比较广泛，既有小型研究设备，也有可供全体社会使用的共享资源和设备。伴随着科学发现的增多，人们对这些先进使用设备的需求日益增长。尤其是对大型设备和共享基础设施的需求特别高。在过去的10年中，国家科学基金会在大型设备和基础设施方面的投资已经翻了一倍多，截至2002年，已经达到了550000000美元。随着研究和教育人员数量的增加，他们依靠这些大型设备、仪器和数据库来帮助理解，以实现下一次知识飞跃，这种趋势在未来将会日益增强。国家科学基金会授权外部实体，主要大学，大学联合会或其他非盈利组织承担设备的建造、管理和运作事宜。除南极站外，国家科学基金会并不直接涉及设备的建造或运营。国家科学基金会保留了其监视项目发展，管理和成功运营的职责。这种方式提供了划算的、高效监管的同时，保证了能够适应科学技术变化的弹性。国家科学基金会目前主要基于两个主要账户为设备建造提供支持：大型科研设备及器械账户(MREFC)，与研究与相关活动账户(RRA)。大型设备及器械账户创立于1995年，是一个独立的预算项目，为各政府机构提供了一种机制，允许政府成员在不严重违反项目预算的情况下，承担从价值千万美元到数亿美元的大型设备项目。而价值在百万到千万的建造项目依然是由研究及相关活动账户(RRA)提供支持。这两个账户之间的进一步区别在于大型科研设备及器械账户(MREFC)为设备的建造和购置提供资金支持这些活动的资金与那些慢性资金不同而其他活动，如规划，设计，发展，运营和维护保养都是由研究与相关活动账户(RRA)提供资金支持。时至今日，大型科研设备及器械账户(MREFC)已经为16个项目提供了资金支持(参见附录1的项目列表)，这些项目的规模(总建造成本)从26 000 000美元到376 000 000美元不等。当这些项目的规模，成本和复杂度增加的时候，他们也会更多的牵涉到跨部门和国际关系。此外，现在大型科研设备及器械账户(MREFC)已经从支持单一目的的大型项目转变到只为大型基础设施项目和网络提供资金支持，这些项目能够影响更加广泛的研究团体。大型设备项目的增多和多样性要求国家科学基金会时刻留心他们在规划、建造、运营和监管过程中出现的挑战和变化。而且更为重要的是，热忱精干的国家科学基金会及工作人员他们对项目负有直接责任和义务需要监管这些项目，关注这些项目，监督普遍实施的规定，并应纳税人和国会的要求做出解释。总之，国家科学基金会的这些项目管理人员以及那些接受资助的大型项目人员需要理解并采用一个一致的、成文性规定和程式。同时也需要改进对项目的理解，在项目中考虑生命周期成本，准备一套获取所需营运资金，且被社会有效利用的方式。从这个角度来看，制定该指南的目的如下：促使国家科学基金会职员和受助者更加关注项目管理力度和监督原则；清楚表述设备项目的每个阶段贯穿设备整个生命周期的政策、程序和要求；为了优化不断改进的过程，以学习最优方法为基础，对过去数年的经验，知识和最优方法进行书面总结。该指南并不是要取代现有对国家科学基金会受助者所要求的正式程序，相反，为了提供有关国家科学基金会项目监管和每个阶段的需求和期望的一个清晰、逐步的指导，该指南利用了现有的程序，并将其中的最优方法结合在一起。该指南并没有为国家科学基金会职员及其受助者增加任何新的要求。然而，它并不要求就当前政策、要求和实践应用方面增强关注和一致性。例如，虽然总是要求项目监督和评估，但该指南制定了一个更一致全面的监督评估程序。具体来说，该指南的内容如下：强调对受助者的要求，提供一个综合全面的项目执行规划，明确表达需要做什么，以及完成的方式；提出一个综合全面的内部管理规划，确定国家科学基金会管理项目代理方的方式；确定了国家科学基金会内一个用于监管整个大型项目的新职务设置于预算、财务和奖励管理办公室内的大型设备项目(LFP)代理一职。大型项目代理的职责是始终对所有大型项目进行监管，其中包括涉及业务和财务的各个方面；明确了国家科学基金会内部设备委员会(internal facilities panel)的职责，该委员会包括许多从事过大型项目管理的技术和义务人员，主要是对内部管理规划(Internal Management P1an)进行评估，帮助国家科学基金会的项目管理人员总结经验和最优方法；强调始终有效利用项目顾问团(PAT)建议的需求，项目顾问团主要是为项目管理人员提供有关业务，财务和法律，以及其他涉及项目和项目管理方面的建议。下面几章的结构如下：第二章概括叙述了在整个项目生命周期中，大型项目审批，管理和监督的要求和关键因素；第三章详细介绍了项目的不同生命周期阶段概念阶段，发展阶段，实施阶段，运行维护阶段，更新或其他阶段进行项目监管的程序和最优方法；第四章则进一步详细讨论了一些更复杂，但依然很重要的特殊主题，它对促进项目监管起着基础作用。在进入下一章之前，有必要弄清楚设备是什么，以及在五个项目生命周期阶段设备的特点各是什么。2设备是什么? 本着该指南的宗旨，“设备”被定义为由广泛的研究人员和域教育人员分享使用的基础设施，器械和设备。他们要么是集中的，要么是分散的，但本质上，他们是一体的。他们可以是大规模的网络或计算机基础设施，可供多用户使用的器具或可供多用户使用的器具网络，或者是其他对广泛的科学学科或工程学科能够产生主要影响的基础设施，器械和设备。过去，我们已经把基金投入到各种活动当中，如加速器，望远镜，船，飞机以及地理位置上分散的，但已形成网络的地球工程动力模拟设备。国家科学基金会发展支持了一系列范围广泛的设备，并非所有的都会得到同等程度的规划，评估和审查。然而，他们都能确定受助者的管理水平，以及根据他们的复杂度和风险性，国家科学基金会会承担与之相当的监督水平。该指南适用于表l中所定义的“大型”设备，对于这些大型设备，将会得到最严格的监管。表1“大型”设备设备建造和/或设备购买受资助设备的资金是由大型设备及器械账户(MREFC)支付设备建造和/或设备购买以及符合资助条件的设备是由大型设备及器械账户(MREFC)支付设备运行和设备更新费用在规模上与MREFC所资助设备和符合MREFC资助条件的设备投资相当 由大型科研设备及器械账户(MREFC)支付的，符合资助条件的投资指的是设备建造费用和/或设备购买费用超过了理事会价公室年度运行预算的10，经调整费用要排除那些不会对设备合理有益，或不能从设备中受益的活动费用(此类活动费用有SBIR项目或OPP运行资金)。有关符合大型科研设备及器械账户(MREFC)支付条件的信息也可以在国家科学基金会大型科研设备建造规划和管理指南(http：/wwwnsfgov/home/about/mre01html)中找到，此外在方案与资助手册的第十三章也有相关资料。设备的“大型”与否标志着设备是否适用于该指南，其他设备和非设备项目将会从健全的项目管理条例中不同程度的受益。并且，设备的“大型”并不是只取决于设备费用，其他因素诸如复杂度，风险性和项目周期也在决定是否适用该指南，以及指南中的要求和在最优方法中起作用。国家科学基金会职员应对他们监管的申请项目要求和做出相适应的判断。而由大型设备项目(LFP)代理主持的设施小组将会提高相关帮助，该小组包括各种经验丰富的项目和业务运作人员。设施小组将会协助项目负责人确定适当的管理水平(如受助者项目执行规划)和监督水平(如项目负责人内部管理规划)，并将在项目提交给国家科学基金会管理层理事评估委员会和国家科学委员会之前，提供评价意见。在国家科学基金会内有很多设备监管方面的专家。设施小组的目的是要分享学习到的许多监管教训。虽然并没有必要确保项目的严格一致，当然也没有必要重新学习这些教训。国家科学基金会相信，在其过程中引人一致性将会避免对项目之间一致性的严格需求。国家科学基金会的项目多种多样的。3框架结构在形成对受助者管理和国家科学基金会设备监督方面框架结构的过程中，这份文件利用项目管理中已普遍接受的原则确定了国家科学基金会的职责和受助者的职责。这种方式使我们可以在多样的国家科学基金会内形成共识，找到共同语言，同时促使我们充分利用已广泛使用的项目管理工具和技术。为了描述设备的整个生命周期，我们采用了一些不同的阶段：概念阶段，发展阶段，实施阶段，运行维护阶段，以及更新或报废阶段。科学工程界提供了学术领导，是这些机遇的直接受益者。每个阶段，国家科学基金会的作用都不尽相同，但它的总体职责是研究教育类企业的服务员，是联邦基金的督导。表2中叙述了每个阶段的活动(在第三章中，将更详细的讨论每个阶段以及每个阶段国家科学基金会和受助者对应的职责)。虽然每个阶段都是按顺序说明的，但需要强调的是，这些阶段常常相互重叠。表2 设备生命周期阶段活动概念(初步设计)阶段表达清楚对设备的想法，开始项目规划和设计这一阶段包括的活动有初步研发；佐证需求和要求s评估技术可行性，费用，益处和风险；形成设计概念；探求合作资助的可能性；确定初步费用(相对于最终费用)，程序和业绩目标发展阶段完成项目规划和项目设计，提交建议书在本阶段，要完成研发，建立原型刷试床(如果可行)，完成风险分析，为了系统整合确定最终的设计规划；确定最终费用，建立程序和成果底线；创建工作明细结构表(WBS)；最终确定内部(NSF)管理规划和外部(受助者)项目执行规划；最终确定合作资助伙伴，签订谅解备忘录实施阶段受助者执行和控制受助者项目执行规划，并由国家科学基金会监督这一阶段包括设备建造和或购买；系统整合，授权，测试和接受；向运行阶段转移；管理协调这些工作运行维护阶段为了特定的目的使用这些设备这一阶段包括要求支持和处理教研活动的日常工作，确保设备的运行有效，且符合费用合算的要求，在需要确保先进的研究能力时，提供小规模和中等规模的技术改进更新或报废阶段决定有关设备持续服务在这一阶段，运行维护阶段得到的信息，以及各种对研究结果和教育活动，设备管理的评估将确定是否更新，升级，终止或报废该设备4如何使用该指南 该指南为我们的项目负责人提供了有效的项目监督方法，并对我们的受助者传达了要求健全项目管理的期望。在这样做的过程中，它记录了所有的项目必须遵守的基本要求，和设备事前和事后监管的最优方法从最早的项目规划到最终做出有关设备更新或报废的决定。每个国家科学基金会的设备都是独一无二的，在建立和运行这些设备的过程中所产生的挑战将导致发展可接受的最优方法。因此，在编写该指南的过程中，编委们总结了国家科学基金会内部的，其受助者和联邦合作机构的丰富经验。为了加强该指南中包含的原则，我们鼓励并期望项目负责人不断确定最优方法。依靠这种方式，国家科学基金会保持着自己的弹性，这正是国家科学基金会的特色，它促使NSF能够为教研界提供最高效的，成本最合算的工具。以上注：“升级”也可能会发生在运行维护阶段。如果预计的升级费用属于MREFC或符合MREFC标注的项目，他们自身就成为一个项目，这将遵从设备生命周期，从概念(初步设计)阶段开始。在第二章中，概括总结了基本作用，职责和所有项目必须遵守的要求。第三章包括最优方法，它们适合从初步设计阶段到更新或报废阶段的整个设备生命周期。单击第三章的标答，将会引导你进入第三章的详细信息。为了在一个地方收集齐全有关同一主题的所有指南，在附录中也包含了许多主题。该指南假定都是通过一个合作性协议进行资助的。那些被支持的项目通常采用合作性协议，它要求在项目成果阶段国家科学基金会的大量介入。例如，当一项活动技术上或管理上较复杂，或者是要求与其他联邦服务机构的广泛或亲密合作的时候，就需要采用合作性协议。合作性协议详细规定了国家科学基金会和受助者双方的职责，正是通过合作性协议中的条款和条件，项目负责人会要求并接受各种不同的信息，文件，计划，报告等，这都将在本指南中予以讨论。有关发展和执行这些授权工具的指南可在方案和资助手册的第八章中找到。本指南中包含的要求和最优方法现有NSF的政策和程序，以及联邦条例的补充。例如，国家科学基金会政府绩效法案(GPRA)战略计划就包括了所有NSF支持的基本合理建议。与此正好相反，方案和资助手册则是对授权和其他协助合约相关指南的补充；例如，授权建议手册，授权政策手册和授权中通用条件，合作性协议，协议手册。此外，大型科研设备及器械账户规划与管理指南也可以完全在方案和资助手册的第十三章中找到。为了更新现有信息，反映国家科学基金会政策和程序方面的变化，结合在应用联邦规定中变化和补充，本指南将会定期修订。(二)总览 作用，职责和要求 本章对以下内容进行了概括：1项目遴选过程；2涉及项目不同内外实体的作用，职责，义务和权利；以及第3所有大型设备项目必须遵守的要求。第3部分还包括：(1)在第一章(概念阶段，发展阶段)中阐述框架中的决策点；(2)预算与资金；(3)相关文件和(4)监督，评估与报告。虽然在此也会提出一些要求，但符合要求的方式将在第三章中通过讨论设备生命周期各个阶段发生的活动和程序进行阐述。以上注：在有些例子中，授权或答订协议是比较合适的方式。授权被用在完成项目目标时需要国家科学基金会介入的程度最少。协议则通常适用于主要针对NSF和其他政府用途，购买产品，服务和研究成果的时候。在协议当中，国家科学基金会的角色是购买商或买方，由它确定具体要求和规定，判断产品和服务是否适合他们的要求和规定。在尽可能最早的时期，项目官员应该咨询大型设备项目代理，授权与协议分部，以及采购与预算服务分部的协议小组，确定这些资助机构是否要比合作性协议更适合该项目。 1如何确定和舀选大型设备工程通常而言，大型设备项目后面的概念来自科学界或工程界，它是学术界集合的结果，决定了一个新设备或新的基础设施对该领域的发展起着基础性作用。学术界的工作过程也因研究领域的不同而存在很大差别。比较典型的活动包括长期规划活动，工作场地，会议室，合作建造，与基金机构之间的对话，挖掘潜在国外合作者的兴趣。国家科学基金会的项目负责人是其中的关键人员，他必须使学术界清楚的明白使这些项目批准所要求的条件。项目负责人在国家科学基金会内部也是很关键的，他必须为国家科学基金会的高层管理人员提供项目报告。为了争取到项目基金，必须进行项目优先界定这既要在科学工程界进行，也要在国家科学基金会内进行。因此，理解那些直接影响国家科学基金会项目优先决策的基本因素就变得非常重要。这些因素包括：为科学工程界提供了进行前沿研究和教育的很好机遇；能够转化有关科学工程的影响；在相关科学工程界处于高度优先地位；有着相对广泛的用户群；探求合作伙伴的可能性；技术可行性和要应对的风险；处于高度准备状态。国家科学基金会将会围绕这些因素来处理问题；因此，科学工程界和项目负责人也采用同样的方法处理问题。国家科学基金会的主任和国家科学基金会委员会也会应对这些问题，并会在各领域之间平衡这些问题。设备建造项目会通过大型科研设备及器械(MREFC)账户或者研究与相关活动账户(RRA)提供。选择哪个账户主要取决于以总建设费用计算的项目大小。符合MREFC要求的条件是：项目建设资金超过提交给理事会/办公室预算的10；项目资金规模将会使提交机构的基础预算失真。由AD开始启动程序，大型科研设备及器械(MREFC)小组进行评估，并建议一个方法。如果决定使用大型科研设备及器械(MREFC)账户，遴选过程就如图l所示，如果决定采用研究与相关活动账户(RRA)，遴选过程就如图2所示。这些图解释了项目生命周期的前两个阶段概念（初步设计）阶段和发展阶段。这两个阶段也是批准项目建造的阶段。 在MREFC的流程图中，概念（初步设计）阶段开始于学术界，终止于大型科研设备及器械(MREFC)小组将该项目放入“运行表”中。在这个决策点中，潜在的存在一些未来向国会申请预算的项目。在该阶段，需要进行大量的前期工作，如确定学术联合体和优先事项，寻求合作伙伴的相关事宜。发展阶段则开始于进行基础的研发(如果需要)，然后形成并提交建议报告，进行同行评议，最终给大型科研设备及器械(MREFC)小组提交，在开始基金资助之前，该项目必须获得高度优先权。国家科学基金会主任将凭借他她的判断力，把报告提交给国家科学理事会(NSB)审批，于是项目资金将被包含在提交给国会的预算当中。如果国会认为资金合理，建议报告就会进入审批的最后阶段DD，AD，理事评估理事会(DRB)，O/D，和国家科学基金会委员会(NSB)。与研究与相关活动(RRA)基金相对应的项目透选和资助过程如图2所示。主要变化是缺少了MREFC小组的职能和工作过程。对项目的资助更直接的变为管理理事会/办公室的职责，这在对OMB和国会的请求中表现的比较明显。在许多案例，MREFC项目和由RRA账户提供资助的项目，在上面所述的项目候选者阶段都有明确的建议书，可以进行价值评估。然而，在有些案例中，项目负责人将通过其他方式来核实项目价值和需求，从而能够清楚的表述该案例，为项目提供支持。在一个案例中，建议书请求紧随着资金提出，就是这样一个例子。2作用与职责 所有设备项目的概念(初始设计)阶段，发展阶段，实施阶段，运行阶段和更新阶段都需要国家科学基金会，其他机构以及提议项目的科学工程界的通力合作。为了进行这样的合作性活动，有关参与者有必要理解项目生命周期中的所有作用和职责。这些不同的作用和职责如表3所示。表3 设备项目生命周期的角色职责报废概念(初始设计)阶段发展阶段实施阶段运行维护阶段更新阶段科学工程界工作场地，研究，委员会，其他审查程序研发；建议形成谅解备忘录；同行评议外部同行评议的技术进展评估，现场参观；设备用户；运行建议评估潜在受助者与NSF讨论初步设计；提交主动提供的建议书进行研发；形成建议，项目执行计划实施项目执行计划；给NSF提交报告；起草运行建议和计划书运行设备；为用户分配资源；为NFS提交报告；起草设备更新计划参与设备的更新和淘汰(如果适合)NSF发起组织，NSF项目负责人与潜在受助者和外部合作伙伴初步讨论；内部审查外部审查；评估主动提交的建议书为研发活动提供资金；应要求提供请求书；价值评估建议书；推荐的资助项目；内部管理计划；提供资金通过现场参观，进度评估监督业绩；评估批准所有变动；价值评估运行建议书处理现场参观评估；提交价值评估更新建议书；起草更新，复用，升级或报废计划实施设备更新，或有关设备的其他计划，包括设备淘汰和退役计划合作机构与政府与NSF讨论相互兴趣，包括潜在的费用分配谅解备忘录(MOU)；帮助管理项目全面评估；提供资金帮助提供项目监督；共同评估运行建议书帮助提供运行监督；共同评估更新建议书参与更新计划的实施大型设备项目(LFP)代理为项目负责人提供有关项目管理的建议和帮助为项目负责人就设备监管提供非技术方面的建议起草项目监管的事前和事后协议与项目负责人组成小组共同处理监管评估报告；就潜在的问题提出建议应项目负责人的要求提供帮助项目顾问团为项目负责人提供与项目规划和资助方法有关的业务，金融，法律和政策建议为项目负责人提供与项目监管有关的业务，金融，法律和政策建议为项目负责人提供与项目监督和设备更新有关的业务，金融，法律和政策建议为项目负责人提供与设备更新朋废有关的业务，金融，法律和政策建议设施小组(由LFP主持)评估项目内部管理计划；为项目负责人提供有关项目监管的建议为项目负责人提供有关项目监管的建议业务监督小组协助NSF项目管理人员进行规划和预算初步预算和非技术评估；帮助起草评估报告，批准请求和资助方法(与项目负责人一起进行相关工作)在恰当的时候参与项目评估对资助工具的变动进行评估/审批(如，费用，程序项目范围)施行总体监督控制；参与监管评估MREFC小组(如果适用)初步对处于MREFC运行列表中项目进行评估为NSF主任提供包含预算在内的项目评估建议定期对所有项目的状态进行评估定期对所有项目的状态进行评估定期对所有项目的状态进行评估理事评估理事会(DRB)对提交给国家科学理事会(NSB)的项目作为信息款目进行评估评估并批准MRE项目其他提交给NSB的项目对可行的建议请求，推荐资助的项目进行评估评估项目状态；批准可行性资助项目评估项目状态；批准可行性资助项目国家科学理事会国家科学理事会(CPP)对处于运行列表中的项目进行评估审批包含预算请求的设备项目审批可行的建议请求和资助(参见建议资助手册PAM)评估项目状态；批准可行性资助项目评估项目状态；批准可行性资助项目NSF主任与NSB和OMB一起对项目进行评估/讨论挑选包含某一特定预算请求的项目批准/签订谅解备忘录(MOU)；批准/分配资金评估项目状态；审批年度预算请求；分配资金评估项目状态报告；审批年度预算请求；分配资金 以上注：理事评估理事会(DRB)评估大型的NSF资助。由主任代理/首席运行官主持，包括国家科学基金会的高级生产线管理人员。 下面对表3中的参与方进行进一步解释：科学工程界 是一些研究墩育性团体，他们使用设备或基础设施项目，或对项目进行同行评议，或开展科学或工程作用的领域内其他活动；潜在受助者 是一些组织和员工，或者是接受资助组织的成员，他们接受的资助被用来购买或建造设备，或者是用于设备运行；国家科学基金会发起组织 负责项目管理的国家科学基金理事会或办公室，他们是从项目负责人到助理理事或办公室领导延伸出来的；合作机构 美国其他的联邦机构，各州的机构，教育或研究院，私人企业，其他政府，或者是参与项目基金和监督的其他实体；大型设备工程代理 在国家科学基金会预算，金融和资助(BFA)管理办公室内，代理办公室是管理和监督大型设备工程(LFP)的领导者；项目顾问团 顾问团是由管理大型设备工程(LFP)的项目负责人召集，涉及到授权管理，协议合同，以及项目管理中法律，立法和国际事务等各个方面的专家，并且要定期与项目负责人会晤；设施小组 是NSF在项目管理和授权管理及监管方面的专家小组，由大型设施小组代理负责主持，并为项目负责人监管大型设备提出建议，此外，还要在项目开展和进行更高水平的评论之前，对NSF的内部管理计划做出评价；业务监督小组 是BFA的成员，其职责包括进行正式的资助，并对项目的业务方面进行监督；大型科研设备及器械(MREFC)小组 是由NSF助理理事和办公室领导下的一个专门小组，由国家科学基金会代理理事负责主持，它可以通过大型科研设备及器械(MREFC)账户对所有项目进行评估，确定优先发展项目，并把这些项目推荐给NSF理事，考虑把这些项目划入NSF的预算需求中；理事评估理事会(DRB) 评估所有大型的NSF提案，不仅仅是大型设备项目(LFP)，对于基金来讲，尤其是哪些将要提交给国家科学理事会批准的项目，还有那些在第四章方案与资助手册中符合DRB条件的项目；国家科学理事会(NSB) 该委员会由美国总统指定，负责国家科学基金会的所有监管活动；国家科学基金会理事 国家科学基金会的首席执行官，由美国总统任命。科学工程界有许多作用 从项目的初步设计，到指导研发，合作起草建议书，进行同行评议，再到建设和运行设备，协助现场参观和项目监督，积极从事设备使用的教研工作等。国家科学基金会许多时候会得到其他机构和政府的帮助，它有责任管理项目挑选，基金和对过程进行监管。大型设备项目需要国家科学基金会内许多独特组织的关注。与其他的普遍的单个投资资金相比，国家科学基金会的资金非常庞大，因此它采用了一套精确设定的管理控制程序。程序的一致性要求不同的参与者从科学工程界到外国合作伙伴，再到国会深入理解项目的整个流程。在国家科学基金会内，承担的大型项目变得越来越多时，这些程序也在不断的演变，它清晰的界定了平衡制约原则，这是考虑纳税人投资规模和创造使用新设备中劳动力规模的基础。国家科学基金会作用的核心是项目负责人，他是机构中应对科学工程界新感知的需求的关键。国家科学基金会另一个重要作用是大型科研设备及器械(MREFC)小组流程。这个由NSF助理理事组成的小组要进行评估，并为理事推荐一系列具有优先权重的项目列表。他们要提供跨领域、跨学科的意见。其中的轴心角色是NSF理事和国家科学理事会。他们会基于战略目标，总体预算，平衡事宜和管理政策，决定最终的优先项目，以及决定是否该项目需要转入到实施阶段。监管大型设备项目中的权利和义务如下图所示：当事人(组织) 对项目实施负有主要管理职责。国家科学基金会不会保留合作或将项目活动与其他项目活动相联系的职责，同时也不会在项目的特定方面进行某种程度的职责分享，当事人负有所有责任。当事人的管理架构中必须包括业务和财务控制，同时要有恰当的报告机制。当事人必须任命一名具有很强项目管理经验的人员担任项目主任，在当事人组织中可以总体控制，并承担项目责任NSF部门主任与/或助理理事/办公室负表人 要求具备一名专职项目负责人技术本质方面的知识，要事前对大型、复杂项目的监督进行培训，获取相关经验(如果有可能)，使用最先进的项目管理工具对项目进行监督项目负责人(program officer) 在国家科学基金会内对项目各个方面承担主要责任，包括计划合作；协调相关机构组织；为项目审批和评估准备所需的项目文件；对建议进行价值评估；全部资助运行费用，维护费用和相关项目活动费用；监督项目项目顾问团 该团体由项目负责人和她/他的部门主任共同召集和主持，在确定实际费用，建立程序以及确定业绩目标中，为项目负责人提供建议和帮助；起草合作协议的条件和条款；在项目通过遇到的“雷区”时，主动提供帮助。项目顾问团包括大型设备项目代理(或被任命人员)，技术专家，以及来自预算，金融，授权和协议，购买，大律师，立法与公共事务，国际项目方面的代表。如果合适，应当建立定期(如每周，双周，每个月或每个季度，这主要取决于项目的规模和复杂度)会晤机制大型设备项目代理 是为NSF项目负责人提供有关项目管理建议的主要代理，他要监督设备的业务运作，为了转化学到的经验教训，要确保在项目顾问团中的一致代表，主持召开设施小组会议。大型设备项目代理应该就设备的所有政策问题提供咨询意见，这包括对NSF管理层，NSF监察办公室，管理与预算办公室，以及国会的询问做出回应设施小组 由大型设备项目代理负责主持，包括富有经验项目和业务运作人员，协助项目负责人确定适当的管理水平(如受助者项目执行计划)和监督水平(如项目负责人内部管理计划)，并且是作为该项目提交给NSF管理层，主任评估理事会和国家科学理事会考虑之前的一个评估点 3要求总览 这一部分规定了项目生命周期中的关键活动，他们必须符合国家科学基金会制定的大型设备项目原则。我们在此明确了对受助者和NSF提出的高要求，这是所有大型设备项目必须遵守的。在第三章中包括了详细的程序。本部分的内容包括：(1)第一章中所阐述框架的决策点(概念阶段，发展阶段)，(2)预算与资金，(3)文献，(4)监督，评估与报告。虽然在此也会提出一些要求，但符合要求的方式将在第三章中通过讨论设备生命周期各个阶段发生的活动和程序进行阐述。(1)决策点通常，项目生命周期的不同阶段是按照时间先后顺序排列的，但在实际进展中可能会有间断(如基金不到位)，或重叠(后一阶段的活动可能在前一阶段末完之前就已开始)。然而，在大型设备项目的有序发展中，必须认可这些清晰界定的决策点。以下有关决策点的描述涉及到NSF的评估要求和提议进程，他们虽然复杂且篇幅较长，但项目负责人，收益方及其他合作者都必须熟悉理解。1)概念阶段在概念阶段，受益者向项目负责人提交想法或提议。项目负责人则向他/她的部门主任和助理理事外公室领导提交概念(初步设计)计划(相对于最终计划)。该计划包括有：项目设计，成本，程序和业绩目标。此外，还有她他对发展阶段，实施阶段，以及最终设备的运行和维护阶段，该设备对研究人员和教育者所提供的支持等诸多方面的看法。部门主任和助理理事价公室领导授权项目负责人推进到发展阶段。对于那些通过MREFC账户寻求基金的项目，助理理事/办公室领导将会通知MREFC小组把该项目包括在执行列表内。2)发展阶段在发展阶段，开始执行所有的研发活动，为了管理受助者的项目，确定最终计划，这集中体现在受助者提交的建议书中，它包括：科学/工程方面的价值；所期望进行的研究和教育活动，以及其他更广泛的影响和成果；项目执行计划(PEP)，它确定了项目的范围，费用和程序，并且强调了项目该如何组织管理。就其他一些主题而言，该计划还必须应对风险管理，这包括对一些不可预测事件和变动的管理。有关项目执行计划的细节将在第三章中详细阐述。项目负责人根据建议资助手册第五章包含的价值评估程序对建议进行评估，提出资助建议，和内部管理计划以解决国家科学基金会对项目的监管，从项目申请理由，到项目整体成本(整个项目生命周期内)，现金流分析，与合作伙伴的合作，一直到运行阶段的过渡计划都要涉及。项目负责人将这份计划提交给他/她的部门主任，助理理事/办公室领导。有关项目执行计划的细节将在第三章中详细阐述。助理理事/办公室领导授权项目负责人按如下程序进行。对于通过研究及相关活动账户(RRA)和域教育与人力资源账户(EHR)提供基金的项目，项目负责人将根据建议资助手册(记录了几乎所有设备建议，理事评估理事会(DRB)的一系列评估，以及国家科学理事会(NSB)需要准备的措施)第六章中的建议处理程序提出推荐资助项目，并同授权协议部共同起草合作性协议，然后根据建议资助手册第八章中的程序对项目进行管理。一旦合作性协议由双方开始执行，授权协议部就会进行资助。对于所有寻求资金的大型设备项目，以及由大型科研设备账户(MREFC)或相关活动账户(RRA)提供资助的账户，在做出资助决定之前，还有两步程序。对潜在合作伙伴而言，理解这个程序是非常重要的。首先，项目资金必须由国会合理化，并由理事来分配。这个过程如下图3所示。合理化处理与分配过程。其次，国家科学理事会批准了资助申请，最终要核查开始设备建设或购买的准备工作。该过程如图4所示批准与资助过程；有关准备资料和为不同评估批准机构提交的信息可以在大型科研设备与设备建造账户管理规划指南中找到。3)实施阶段在整个项目实施阶段，受助者依据合作性协议和项目执行计划，执行和控制项目要么购买，要么建造而项目负责人则依据内部管理计划对项目实施监督。该阶段的项目活动包括有设备的安装，测试，委托与接收。项目实施阶段结束时，受助者给项目负责人提交一份运行维护阶段的建议书。项目负责人将根据第五章建议资助手册中的价值评估程序对该建议书进行评估，并为他她的部门主任和助理理事价公室领导提交资金资助建议。理事评估理事会(DRB)对资助建议书进行评估，这是是理事评估理事会工组的开始(参见建议资助手册第六章)。紧跟着理事评估理事会，国家科学基金会理事将为国家科学理事会推荐资助项目，等待国家科学理事会批准。国家科学理事会对理事推荐的资助进行评估和审批。在此之后，助理理事价公室主任通过部门主任授权项目负责人根据建议资助手册第六章中的建议书处理程序，推荐资助列表。项目负责人同授权协议部共同起草合作性协议，它将根据建议资助手册第八章中的程序对项目进行管理。一旦合作性协议由双方开始执行，授权协议部就会进行资助。4)运行维护阶段在整个运行维护阶段，受助者运行设备，并对设备进行维护，然后根据合作性协议开展教研项目。项目负责人将会根据合作性协议，从高效和成本划算着手，对设备的运行维护，教研项目的实施进行监督。基本上是在运行维护阶段的中期，项目负责人会对设备进行评估，从而预先确定她或他是否有必要建议对设备进行更新，升级，复用或报废处理。业务运作人员将在他们的专业范围内，对设备管理的各个方面进行评估，从而为项目负责人提供帮助。在做出决定时，项目负责人将会参考国家科学理事会有关NSF资助竞争，复用和更新决议(NSB-97-224，1997年11月13日)，在决议中有一段话，“对到期资助原则有力肯定的支持将需要重新争取，除非它被认为符合美国科学工程的最佳利益，否则就需要重新争取。之所以持这种态度，是因为深信同行评议竞争和重新竞争是确保充分利用NSF的资金为教研服务的最好程序。” 项目负责人随后将为他他的部门主任和助理理事价公室领导提交有关设备更新，升级，重新竞争，或报废方式，和程式管理(考虑到评估的本质和其他因素)的建议。影响有关设备更新或其他事项提出建议的因素将在第三章中列出。他们包括机会成本，成本地益考虑，以及其他不同的开放事项。助理理事胁公室主任通过部门主任授权项目负责人进行设备的更新或报废。5)更新或报废阶段在设备更新或报废阶段初期，项目负责人会根据他或她的建议，以及适当的外部评估，为陈旧设备起草一份设备更新，升级，复用或报废计划，并执行该计划。这一阶段的报废事项将包括必要的设备退役，净化，或环境补救。合作性协议应该就上述活动，为当事人，国家科学基金会，或其他合组机构，政府，或其他实体，规定清楚每一个特殊条款或职责。(2)预算和资金在预算过程中，受助者有责任进行预算以建立和/或运作一项设备。项目负责人有责任对受助者预算进行评估，为了项目最后的完成，妥当与合理化，有必要提出使用预算的预先设想，最后提出推荐建议。然后，项目负责人设计出资金图，并进行现金流分析，确定所有内外资金源的合理参与。对活动(概念阶段，实施阶段，运行阶段)的实际资助来自于国家科学基金会的预算账户研究或相关活动账户(RRA)，教育与人力资源账户(EHR)，或者大型科研设备账户(MREFC)。研究或相关活动账户(RRA)/教育与人力资源账户(EHR)将用于资助概念阶段，运行维护阶段，更新或报废阶段的费用，而大型科研设备账户(MREFC)则用来资助实施阶段的费用。如果不适合后者的账户，那么研究或相关活动账户(RRA)/教育与人力资源账户(EHR)也会用来支付实施阶段的费用。当基金来自各种分散的拨款时，则必须将其划人一个单独的款项，合作性协议必须包括相关条款，具体指明款项花费，而且要限制受益方进行任何改动。(3)文件项目负责人有责任制定并保留与评估、提案进程及资助活动相关的文件。建议资助手册的第六章要求必须清晰记录提议决定，而建议资助手册的第七章则要求保留资助记录档案，对档案的报废或处理必须依照联邦法律规定。受益方有责任保留财务记录，支持性文件，统计记录，以及其他自提交期末项目报告起至少三年内的相关记录。此外，必须使NSF理事，美国大审计官和其他经过授权的代表能够接触到这些相关的账簿，文件，论文和记录，从而可以进行审计，核查，摘录和转录。项目负责人和受助者都有责任及时建立一套保留与项目相关的基础文件和重要文件的文件管理系统。另外，如果有可能，项目文件应最大程度的采用电子处理；然而，有些纸制记录也是很有必要的。特别重要的是，完好保存的项目报告，预算记录和程序表现，项目范围和变动，有利于进行规则变动和提案。而且也应当保留出现的一系列问题，行动目录及其解决方法。(4)报告，监督及评估受益方有责任遵守合作性协议的报告要求(如，技术财务报告，政府绩效法(GPRA)报告，期末报告，以及终止资助的清理要求)。而且，受助者有义务对自己内部的活动进行内部监督。这或许就要求有内部报告和由受益机构委员会为了监督而进行的内部评估。项目负责人要依据内部管理计划通过评估和报告，不断监督工作进程。在项目的实施阶段尤其重要，此时项目已经从计划转变为现实。在该阶段，要求进行下列操作：应用项目管理原则，特别要关注成本和程序变动，以及参照计划进行的项目跟踪；对季报进行评估分析，评估技术进展；定期现场参观，至少半年一次，与受助项目主任和项目技术人员会面获取第一手的进展资料；每半年或每年要会同外部评估师对技术，预算和程序进展进行评估，确定项目进展，发现问题，并形成解决问题的计划(措施列表)；每半年或每年要会同大型设备代理对项目进行一次评估，包括管理和业务操作评估； 与受助机构高层管理人员对业绩和管理中的重要问题进行讨论。运行阶段的监督和报告也是很重要的。此外应该理解上述因素，他们只有在强调评估的时候才会相应变动，例如确定与下面相关的问题：设备表现，用户满意度，资源分配，设备维护，必需的设备升级和强化，环境或安全问题，管理以及对科学工程的重要影响。(三)细则及最优方案本章对围绕仪器设施生命周期中各个阶段的活动进行了描述，并且还在授权前期或者后期为项目负责人和受助方设计管理和监督计划提供信息，以上两点都同第二章要求相符，并且适用于目前特定的项目。本章所述大部分内容是从NSF、受助方、联邦合作机构提出的最优方案中选取而立。鉴于本指南所涉及的首要问题是设施的监管。因此，在实践中涉及提出建议、审查和授权等工作时，末对建议和授权手册中具体指导再复赘述。本指南为项目负责人指出了建议和授权手册具体所应参引之处，但是项目负责人有责任了解建议和授权手册中的具体要求，而不是仅仅依赖本指南。此外，由于各个阶段的工作都以前一阶段的工作为基础，项目负责人和受助方有责任熟悉各个阶段所包涵的信息。为各个阶段设计的程序步骤仅仅作为指南，并非适用于所有的项目。尽管如此，项目负责人应当对其所负责各个项目的重要性进行评估，以免遗漏关键步骤。 A概念阶段 阶段活 动概念明确设施意向，开始项目计划和设计此阶段包括早期研发、需求分析、技术可行性、成本、收益以及风险评估、概念设计开发、概念(同终期相对)成本、日程和绩效目标定义设施意向由外部科技组织或者由NSF内部科技人员根据具体需求或者根据相关学科的条件来产生。需求或者条件发生的情况多种多样。例如，为了取得进展必须提高或者扩展设施的性能、能够解决新的科技问题的研究或者能够为研究方向提供新思路的技术突破。长期有计划的实践、特殊研究或者学术讨论、职业协会会议或者咨询委员会都有可能促成上述意向。项目负责人通常不直接负责推出某个意向。通常是由研究者或者教育工作者团体通过建议的形式向NSF表达需求或者条件的存在。在概念阶段，无论项目负责人是否参与，这些团体都要对需求进行分析，对技术可行性、成本、收益和风险进行评估，确定概念设计、成本、日程和绩效目标。在概念阶段，这些团体不一定能够得到NSF基金资助。如果得到基金资助，通常仅仅将资金划拨于研发或者计划会议和研讨会。如果这些活动得到资助，是从NSF的RRA和/或者EHR账户中划拨的。概念因素明确之后，项目负责人同其部门主管或者助理主管/业务主管就可能项目进行讨论。项目负责人还应当准备讨论同设施投资相符的研究和教育需求和条件，并且为以下问题进行准备：如何完成必要的研发工作；如何展示未知的技术可行性；项目负责人本人对为研究人员和教育工作者提供发展、实施以及运行、维护和支持的观点。一些理事会矽务采用了正式技术审查过程，有些则使用非正式的过程；项目负责人应当就信息提供形式做出决策。如果助理主管业务主管同意项目的意义，项目负责人就得到开展项目的授权。对于从MREFC账户寻求资助的项目，助理主管/业务主管要通知WREFC小组并且将项目加入工作表。程序步骤初始计划步骤(1)项目负责人同设计项目意向的团体、协会通过以下方式进行沟通：向潜在的受助方传达NSF对于设施的预想；从最终用户处搜寻和评价信息；支持和审查研发、计划会议和研讨会；分析需求，对技术可行性、成本、收益和风险进行评估，确定概念(同终期相对)设计、成本、日程和绩效目标；对建议投资和其他替代项目的成本及收益进行考察。(2)项目负责人要从两点对意向进行评估：第一，该意向是否符合“设施”定义要求；第二，该意向是否包含以下NSF支持项目的必备属性：项目必须是符合理性要求，要同NSF的目标、战略保持一致，并且要能为本国科学和工程技术单位带来发明、研究和教育上的特殊机会；其中可能包括扶持已建立或者建立新的团体的可能性。对于项目的需求必须同现存或者计划资源情况、不实施项目而导致丧失的机会以及项目对于平衡和集中研究和教育的情况相吻合。项目必须能够得到相关研究和教育团体的广泛支持。项目从最初的计划开始，就要通过外部会议或者研讨会由评论和顾问团体通过计划文件和报告的形式进行严格审查；项目必须有可能对学生和未来科学工程技术领域领导者的教育及培训起到积极作用。项目还需考虑如何通过额外工作来提高投资的效率；项目必须尽可能寻求合作机会，必须理清合作原则、成本、收益、风险、合作程度以及基金安排等问题；项目必须从规模和操作上符合所陈述的研究和教育的目标，并且满足既定数量用户的需求。(3)项目负责人同潜在合作者相互协作对于科研设施来说，合作关系起着至关重要的作用，它可以使受资金困扰的团体到所需设备。合作关系还存在很多的影响因素。例如，为教育或者其他领域带来新的机遇是NSF投资的结果。项目负责人应当同所有合作者相互协作，以使得科研设施的影响和研究潜质相互结合并且实现最大化。如果合作者同意除了负担项目成本外愿意提供额外资助，额外资助应当能够带来新的重要性能，而且对于这种性能的需求也应当予以清楚表达。在计划过程中，应当尽早全面和积极地发掘潜在的合作关系。为了设计和证明共同设想、相关资助和监管安排，对于所有可能的合作关系，项目负责人应当同可能的合作者进行早期的联系。对于同其他联邦部门、私人机构、基金和其他国家等外部实体建立的合作关系，可以参考下列过程：评估N