人力资源管理业务内部控制测评报告2.doc

人力资源管理业务内部控制测评报告一、 测评项目概述测评目的：检查人力资源管理业务内部控制设计的健全性、合理性及执行的有效性。测评范围：依据人力资源管理业务运转的领域，确定本业务流程内部控制测评（以下简称“内控测评”）包括人事规章制度管理，劳动合同管理，人力资源规划及需求管理，招聘、试用、转正及离职管理，员工绩效管理，薪酬、福利管理，保险、住房公积金管理，员工发展与任职资格管理共8个子流程，主要内容为员工绩效管理、任职资格管理。测评依据：财政部等五部委颁布的企业内部控制基本规范等内部控制规范，国家相关法律法规，公司相关制度规范、任务目标，以及最佳实务案例、管理惯例或原则。二、 内控测评结果1）经测评，初步构建出人力资源管理业务流程的风险矩阵。审计监察部在开展人力资源管理业务内控测评的基础上初步构建出该业务流程的风险矩阵，人力资源管理业务流程风险矩阵的构建有利于该业务内部控制管理体系的完善，也有利于人力资源部检查和评价该业务流程的风险及其控制措施。 2）经测评，人力资源管理业务流程发现如下缺陷：任职资格管理工作未对岗位标准化工作程序进行有效地指导及推广；部分部门绩效考核未遵循制度要求；员工考勤管理、服务中心员工录用管理工作存在缺陷；部分人事制度规定与相关法律法规要求不符。3）分歧事项说明：人力资源管理测评属于对管理工作效率效果的认知与评价，且其审计依据是公司任务目标，以及最佳实务案例、管理惯例或原则。因此，在测评结果无法得到责任部门认同的情况下，按公司内部审计制度7.6规定的工作程序，我们将发现事项的原因分析、评价、改进建议呈报董事会复审。后续，按董事会复议意见，由责任部门对需要改进的缺陷进行整改，制定有效且具体的改进措施。于2012年2月20日前按审计发现闭环管理作业规范的要求向审计监察部反馈改进措施，审计监察部负责汇总各部门的改进措施并报董事会进行审批。三、 内控测评发现一）、任职资格管理工作未对基层岗位标准化工作程序进行有效地指导及推广，导致难以实现提升基层员工职业化水平的目标。任职资格管理的一项基础工作（基于华为案例及德为咨询方案）是通过对标准化工作程序的总结、学习、借鉴达到提升基层员工职业化水平的目的，即通过挖掘、梳理最佳的岗位标准化工作程序，以此作为工作的标准推动同岗位的员工学习借鉴以获得相应的任职能力。*【2011】31号关于2011年任职资格管理体系深化推行重点的通报3重点要求：各部门须及时完善相关工作制度流程规定及作业规范进行固化。通过检查公司任职资格管理相关制度，未见指导任职资格岗位标准化工作程序的规范；工作实践中未见有关任职资格岗位标准化工作程序推广应用的成果，导致难以实现提升基层员工职业化水平的目标。人力资源部意见： 任职资格管理工作是09年才开始正式推行的，对于推行新的工作是有一个循序渐进的过程，现阶段任职管理工作内容是制订与推广行为标准，目前还在梳理一级部门领导的行为标准，还不到推行员工标准化工作程序的阶段。审计监察部回复： 任职资格管理工作有两个使命，一是将工作目标使命化，二是将工作行为职业化。在开展该项工作中，对领导干部是侧重于目标，对基层员工应侧重于职业化，二者应该根据侧重点采取不同的措施。二）、部分业务部门绩效管理工作未遵循相关制度规范的要求，绩效管理部门未履行审核、反馈问题的职能，导致绩效考核结果不准确，影响绩效管理效果。 1、部分部门员工未能遵循公司绩效管理制度关于各指标权重设定的要求，导致绩效考核结果不准确。公司绩效管理制度4.1.2.3规定单项行动计划权重设定在1%-20%之间；关键行动计划需对应KPI，对应KPI的关键行动计划权重之和与该KPI的权重差需5%；4.1.1.2规定单个KPI指标的权重不能低于5%，不能高于35%。抽样2011年三季度不含供应链管理部、技术与设计部在内的总部6个部门83位员工的绩效考核数据发现： 28位员工（占比为33.73%，涉及质量经营部、总裁办、市场部）的单项行动计划权重超过20%的限定比例； 33位员工（占比为39.76%，涉及质量经营部、总裁办、财务部、销售支持部、人力资源部、审计监察部）的关键行动计划权重之和与该KPI的权重差5%。人力资源部意见：一方面制度要求的权重是作为原则性的规定，各部门可以根据部门目标进行调整，各部门领导对员工的工作十分清楚，可以通过打分的方式对员工得分进行调整；另一方面权重设置对绩效结果的影响很小，且基于部门人力资源的限制，无法对普通员工的绩效数据进行复核，目前监控的重点是一二级部门。审计监察部回复：审计的依据是公司现有的制度，如果是原则性要求应该在制度中明确是原则性要求。2、部分员工绩效考核标准不是绩效目标，影响了绩效管理效果。抽样2011年三季度总部不含供应链管理部、技术与设计部在内的总部6个部门83位员工的绩效考核数据发现：其中61位员工（占比为73.49%，涉及质量经营部、人力资源部、总裁办、市场部等）关键行动计划中的部分完成标准不是绩效目标，未体现绩效承诺人要实现的工作成果，导致无法实现在绩效目标牵引下开展工作的绩效管理目标。人力资源部意见：目前对部门领导的绩效数据有复核，但基于部门人力资源的限制及管理的难度，还无法对普通员工的绩效数据进行复核，同意督促有关部门改正标准不是目标而是过程的问题。审计监察部回复：问题集中出现在个别部门，可有针对性地进行管理。三）、部分员工未如实申报考勤信息，部分部门考勤工作违反公司制度，考勤记录不准确，考勤工作管理部门也未对员工考勤信息进行必要的审核，导致工资、福利发放金额的不准确。差旅费管理规定6.6.2“同一天只能享受一种补助”；6.6.7“员工在享受出差补助期间，不得同时申报误餐补助”。员工关系管理作业规范3.3.1 提交考勤：服务中心销售秘书及总部各部门负责考勤的人员根据部门员工实际出勤情况，于每月26日向人力资源事业部上报本月1至30日部门考勤表及请假统计表；4.2.5员工关系管理部对考勤信息进行审核，并将相关信息录入工资系统进行工资核算。1）经对比2011年1-8月总部人员的考勤登记表与业务出差餐饮费、业务出差补助费信息发现： 9个部门、25名员工未能准确填报考勤信息，导致其同一天的出差享受了两种或三种补助：在现金报销了20元/人天的误餐补助或50/70/80元的业务出差补助费的同时申报了6元的午餐补助，部分员工还同时申报了15元的出关补助，涉及653人次，按6元/天核算多报3918元餐补。如2011年7月，司机艾诚华在考勤登记表中同时申报了21天餐补和平时出关补助18天，即他在7月享受了39天的工作日（非周六、周日、节假日）误餐补助，并在出关时由其他用车同事现金报销了20元/天的业务出差餐饮费，而7月正常的工作日误餐补助天数为21天。（详见附件统计数据）。2）经对比2011年1、2月员工的考勤登记表与2011年春节员工报销的探亲路费信息发现：计划运作部仓库员工（江浩、戚地荣）报销的探亲路费票据显示的行程日期与其考勤登记表里填报的请假信息不符，即少填报缺勤天数，导致多发工资。仓库反馈其中1人信息未予记录的原因是内部调休。人力资源部意见：1、出差人在报销出差补助的同时申报误餐补助，是因为报销由财务核算，导致在审核考勤表时无法发现；2、出关补助系历史问题，尽管现在深圳撤关了，但仍沿袭惯例就是只要司机出关了，不管有没有误餐都有出关补助，出关可能是半天出关，所以同样可以享受午餐补助。审计监察部回复：出差人在报销出差补助的同时申报误餐补助，原因在于申报者未如实申报，考勤员未如实记录，人力资源部可对填报提出明确的要求。出关补助的存在导致了员工可以重复享受2种补助，与现有差旅费管理规定6.6.2“同一天只能享受一种补助”的规定冲突。四）、服务中心人员录用的面试、背景调查、录用环节均由服务中心完成，公司采取抽查的方式对服务中心员工入职资料的真实性进行核查存在缺陷，导致增加服务中心通过虚构员工侵占公司财产的风险。经测试，1、抽样a、b、c、d4个行业各5个（共计20个）办事处115位2011年入职员工档案（占期间服务中心入职员工总数7.70%）进行测试发现：7位员工的毕业证书，3位员工的离职证明查询结果异常，存在伪造的可能。2、经对*服务部已离职员工*（2011年4月25日入职， 9月15日离职，在职时间5个月）的有关资料的核查发现存在以下疑点：1）在其在职的5个月内，签订合同39.88万，均在合同签订的次月回款，仅在6月报销过一次5月21-24日*往返*的差旅费及入职体检费用合计191元，但据财务报销单据显示服务中心为其申领过6月25-26日，7月16-17日例会补助，未见其前往*开例会的报销票据，其经理*在例会期间的OA显示地点为*，也未报销前往*参加例会的差旅费，但也同时有领取例会补助的记录； 2）仅在6月24日、7月24日、7月27日及8月30日登陆过4次OA，仅7月27日显示地址为*，其余3次为在*，但从费用报销记录看，并没有对应或临近时点往返*的差旅费发生；从其OA登陆时点看，地点与其主任登陆的地点一致，时间接近；3）学历、离职证明经核实均为伪造；档案内的体检表记录身高150CM、已婚，在电话询问其经理、秘书时描述其身高超过160CM，填写的员工信息表为未婚；4）员工信息表记录的家庭联系电话为其填报的哥哥*的公司联系电话，在网络上可以查询到，其哥哥的联系手机通话人为女性；上述异常表明存在虚构员工套取员工工资及业务提成的可能性，但因员工离司，所留的2个手机号码全部停机，无法进一步证实有关推测的正确性。人力资源部意见：1、学历、离职证明的真伪要求服务中心进行核查，基于费用及人力角度考虑要求总部行业人力资源分管进行抽查。2、2012年将重点跟踪新员工，要求行业人力资源分管与新员工进行电话沟通。审计监察部回复： 这个问题我们谈的是虚构员工的风险，举例的目的是说明这种风险是确实存在的。一般情况下，虚构员工的同时需要虚构员工入职资料。因此，我们抽取部分服务中心入职员工档案进行测试，发现伪造入职资料的事项并不是个案，说明现有的抽查的控制措施存在缺陷。五）、部分人事制度规定、工作流程与相关法律法规要求不符，存在劳资纠纷风险；部分福利管理细则规定不完善，存在误导员工错报的缺陷。1、员工离职工资逾期支付，存在被追索赔偿金的风险。1）深圳市工资支付条例第十三条 “用人单位与员工的劳动关系依法解除或者终止的，支付周期不超过一个月的工资，用人单位应当自劳动关系解除或者终止之日起三个工作日内一次付清”公司现行工资结算流程不能满足上述时间要求，如服务中心离职人员的工资限定在每周五发放，总部人员如遇发放工资的特殊时期也不能保证在三天之内发放。通过查阅2010、2011年度已结案并归档的6例劳资纠纷案件（2例劳动诉讼、4例劳动仲裁）发现：申请人均以公司拖欠其离司工资为由将申请25%的赔偿金列为请求事项，且该请求由于公司违法事实清楚均得到了仲裁机构/法院的支持，由此导致公司支付了不必要的赔偿金。2、现行病假工资的核算与法规不符，存在导致劳资纠纷的风险。公司人事手续办理规程4.3.2规定“转正员工每月享有三天带薪病假，超过三天以上的病假扣除当天工资”。深圳市员工工资支付条例第二十三条“员工患病或者非因工负伤停止工作进行医疗，在国家规定的医疗期内的，用人单位应当按照不低于本人正常工作时间工资的百分之六十支付员工病伤假期工资，但不得低于最低工资的百分之八十”。公司现有制度与深圳市相关规定存在明显差异，也发现员工将此作为仲裁或诉讼请求。3、部分福利管理细则存在缺陷，存在误导员工错报的风险。如员工子女学杂费补助：福利细则要求员工子女期末主科平均成绩90分以上者（或平均为A级）按实际学杂费的100%比例报销。但现高中语文、数学、外语三门课程的总分为150分制，90分为及格，与成绩平均为A级的要求冲突。人力资源部意见：1、总部基本上能确保三天内支付，服务中心因区域性问题，有管理跨度，现在确实没有按法规执行。而且2011年至今存在劳动诉讼的案例中，没有说单独因为“离司工资发放时间延长”这一个原因来申请仲裁，肯定有其它事情为主因（比如解除劳动合同需要赔偿等）； 2、第2条病假的核算方法：此事董事长已知悉。 审计监察部回复： 上述公司规章与相关法规不符，存在劳资纠纷风险是客观存在的。风险的特征是具有不确定性，即当风险发生概率小或者带来的损失在可接受范围内时公司可以选择接收风险，而不用修改相关的违规条款，此次测评的目的是提示风险，是否接受风险按公司意见处理。四、审计监察部对测评发现的建议 1、审计工作中陆续发现基层员工存在按各自的理解开展工作导致制度执行不力的问题，我们分析原因在于：行为标准（即要达成的目标）、工作标准（即怎样达成目标的流程）缺失。检查任职资格管理工作发现未见工作标准化的成果，人力资源部的解释是，现阶段的重点是制订与推广行为标准。我们认为这有违一般的管理惯例：行为标准（即要达成的目标）需要工作标准（即怎样达成目标的流程）去落实。建议公司逐个岗位同步建立基层员工的行为标准和工作标准。2、针对绩效管理工作的检查(即PDCA循环的C、A环节)未能覆盖至基层员工的问题，建议人力资源部加强基层员工绩效管理工作的监控，逐个部门实施检查、辅导、反馈工作。 3、人力资源部对考勤信息不准确的问题加强管理：1）针对出差人员在现金报销了20元的误餐补助或50/70/80元的业务出差补助费的同时申报了6元的午餐补助及未如实填报缺勤天数的问题，建议人力资源部发出整改通知，要求各部门考勤员认真履行职责，并在发布的考勤通知中提示填报注意事项；建议财务部追回多报金额。2）针对总部司机