日常费用管理规定.doc

编号：KM-Z06001 版次：第一版，1-4页日常费用管理规定1、目的为了明确各项日常费用标准，规范日常费用使用程序和核销流程，促进财务管理的制度化和规范化，特制定本制度。2、适用范围适用于嘉铭工业器材有限公司的日常费用管理。3、主要内容差旅费、业务接待费、用品采购4、差旅费4.1、使用标准4.1.1、车船费：业务人员跨出办公所在地市区范围并按规定办理出差手续的按实报实销处理，非业务类人员参考此标准执行。4.1.2、住宿费：离开原办公地区跨市出差的，按每人每天60元（含）以内的标准执行，跨省出差的按每人每天150元的标准内执行进行实销。4.1.3、出差补助：离开原办公地区跨省市出差的，按每人每天补贴15元。4.2、申请程序、审批权限4.2.1、省内出差申请程序：业务员出差：个人写申请部门主管审批出差回来写访客报告报销。部门负责人出差：个人写申请总经理审批出差回来写访客报告报销。4.2.2、跨省出差申请程序：个人写申请部门主管审核总经理审批出差回来写访客报告报销。4.3核销程序：4.3.1、业务员出差费用核销程序：出差人提交访客报告和住宿费、车船费凭证及填写费用报销单 部门业务助理核对、证明部门主管审核财务经理审批财务核销。编号：KM-Z06001 版次：第一版，2-4页日常费用管理规定4.3.2、部门负责人出差费用核销程序：出差人提交访客报告和住宿费、车船费凭证及填写费用报销单 部门业务助理核对、证明财务经理审核总经理审批财务核销。5、业务接待费5.1业务接待费标准因业务需要进行用餐接待的，每次每人用餐标准为50元以内。5.2、申请程序：宴请人因业务需要需要宴请客户时原则上必须提前填写业务接待宴请申请表，内容包括：宴请对象、职务、业务项目、宴请人数、地点和时间和预计费用总额等内容。申请程序是：宴请人申请主管审核财务经理复核总经理审批。如属于临时性的必须通过电话向总经理汇报，获得同意后才能进行，但三天内必须补办有关申请手续。5.3、核销程序和手续报销人填写费用报销单，用餐发票和申请审批表进行申请核销，具体程序是：报销人进行报销 部门主管证明财务经理审核总经理审批财务核销。6、用品采购6.1、范围、额度标准日常正常办公用品采购由行政根据每月各类办公用品的使用情况和库存情况直接进行采购申请和购买。6.2、申请程序6.2.1、日常正常办公用品采购申请程序：统一采购：行政专员填写办公用品采购申请表部门主管审核财务经理审批采购购买行政专员签收。62.2、临时采购：编号：KM-Z06001 版次：第一版，3-4页日常费用管理规定A、属于办公用品用具类并且金额在50元以上的：使用人填写申请表部门负责人审核行政复核财务经理审批采购购买使用部门签收。B、属于办公用品用具类或备件临时需要并且金额在50元以下的：使用人填写申请表部门负责人审核行政审批（特殊情况可在报销时补签）采购购买或使用人直接购买使用部门签收。C、工程用件临时需要采购（100元以下），使用人填写申请表部门负责人审核行政审批（特殊情况可以部门先审核购买，报销时交行政补签）采购购买或使用人直接购买使用部门签收。其他按以上A程序审批办理。6.3、核销程序：采购申请人填写费用报销单（附上采购申请审批表、购买发票或收据）部门负责人证明财务经理审核总经理审批财务报销。7、费用预支涉及以上费用需要预先借支时，差旅费每次不超过200元，其它费用按预算提出借支申请（在提出采购申请时同时办理）。8、费用核销时间：规定报销时间：每两周一次，逢双周的周六报销。办事处每月统一报销一次。9、执行管理本制度由财务部负责监督实施，并负责在核销时审核是否符合审批权限和具备齐全的报销凭证与核对报销数据的准确性；各部门负责人按相应的审批程序享受对应的权限，各部门人员按以上相关规定执行。 10、违规处理10.1、超过费用规定标准又未经过批准的，超过部分由个人负责。10.2、对不按程序办理或越权审批，财务有权拒绝报销，相应后果由个人负责。 编号：KM-Z06001 版次：第一版，4-4页日常费用管理规定10.3、除每月最后一周发生的费用可以跨月核销外，其它当月发生的费用必须在当月进行核销；各办事处每月发生的费用必须在每月5日前按费用分类并附贴好所有凭据统一交回总部财务核销。对超过核销时间的，财务有权拒绝核销。10.4