行政文员工作指引.doc

工 作 职 责 指 引一、住宿的办理及水电费用的核算二、饭卡的管理及伙食费用的核算三、工伤保险及养老保险四、车辆出入费用统计记录五、工衣的发放六、办公用品登记和保管七、行政文件的收发工 作 细 则一、水电费用的核算：（在每月5号前核算好交工资核算文员，并发邮件给财务黄发明。）1首先在上月水电费用总明细表中，把本月的离职人员删除，新进人员名单添加进去。（指有分宿舍）2收集维修部提供的宿舍水表、电表的度数。例如，A12栋二楼是共用一个水表，计算方法是：水表总数-（宿舍的总间数*公司补助的数量）*每度的金额/宿舍的总间数=每个宿舍的水费/房间住的人数=个人的水费用3一般情况下的水电费计算方法： （总的水吨数-公司补助的吨数）* 每吨水的金额+（总的电数-公司补助的度数）*每度电的金额/房间的人数=每个人的水电费用4每个人的水电费用后面小数点以0.5元为单位。5有辞职或新进的员工没满一个月就相应的减少费用。6外住93栋主管宿舍的计算方法同上。（其中702房唐小青的水电公司有提供一部份。） 冬季（12月1日-3月31日）：水公司提供5方/月，电公司提供60度/月。 夏季（4月1日-11月30日）：水公司提供10方/月，电公司提供190度/月。二、伙食费用的核算： （在每月5号之前核算好交工资核算文员，并发邮件给财务黄发明。）1首先在本月伙食费用总明细表中把本月的新进人员名单添加进去，把本月离职人员的离职时间在表中注明，如果是没有领饭卡的可以从中删除。2在IMS里把本月的请假人员名单打印出来，在本月伙食费用总名单里注名。3在核算伙食费用的明细表中，有请假的必需从中扣除。（在饭堂用餐之人员请假一次性超过五天以上（含五天）的在表中注名并且要在补饭堂伙食费用中扣除请假天数，若没有在饭堂用餐的人员请假半天以上（含半天）需扣除）4员工餐补助4元一天，主管餐补助6元一天，在算补饭堂伙食费用中一律是6元一天。（所有在饭堂用餐人员）三、饭卡的管理：1每月底26号前各部门把下月用餐人员名单发电子邮件形式发于我，统计好，在员工档案里把所有人员名单导出来，制作一份下月的领用饭卡总名单，注明用餐或用中餐，制作一份用餐人员名单在下月初交饭堂主管(备注好夜班人员的人数)，另一份自己保存在电脑里,以后核算伙食费。2每月底26号饭堂主管把饭卡送我处，照各部门发的用餐名单写好饭卡加盖人事部章，在月底30号发邮件给各部门领饭卡。四、工伤保险的办理：参工伤保险：工伤参保在每月26日或29日统计好该月的新进人员和辞职人员，先插入3.5磁盘，新进人员在桌面上的参保系统里输入，后保存到3.5磁盘里,辞职人员在桌面上的退保系统里的参保人员名单的表中,在姓名前有个方框里打上钩即可，然后保存到磁盘里。报工伤：工伤部门应填写好工伤报告一份，打印工伤者的当月上、下班考勤记录，我处填写好证明给工伤者至医院加盖工伤保险专用章，医疗费用收据需让医院就诊的医生加盖工伤保险专用章，需填写好工伤申请认定表并且工伤者签名按指模（确认工伤者工伤部位），工伤报告复印一份保存，原件交陈生，医疗费用收据交并复印交陈生，带好工伤者的考勤记录、身份证原件及复印件各一份，工伤者的病历卡和疾病诊断证明书到社保部报工伤。（工伤发生一个月内申报有效，周一至周五办理）工伤赔付（终结）：1、工伤者完全治疗好，是否需做鉴定，不做鉴定者，带工伤本人、身份证、回执单、病历卡、工伤费用收据到社保部办理终结。办理后把所有资料带回公司加盖公章后交社保站，深圳市工伤保险基金偿付核定单第三、四交财务龚生。（工伤终结每三、五办理）2、需做鉴定者，带工伤本人、身份证及复印件各一份、回执单一份、病历卡及疾断证明，两张一寸彩照相片到社保部领取鉴定表。工伤本人带起资料到所指定的医院去鉴定，鉴定结果出来后再由办理人员带工伤本人和身份证、回执单、病历卡、工伤费用收据、社会保险金收缴核定单复印件各一份到社保站办理终结手续。若工伤者工伤鉴定有评到级别的另需提供：个人帐号（工行、农行、中行、建行）和四寸彩照相片一张。以上终结深圳市工伤保险基金偿付核定单、深圳市工伤保险待遇补偿审批表需加盖公司公章，深圳市工伤保险待遇核定书、深圳市工伤认定书需加盖公章并工伤者需签名按手印、办理者也需签名。五、养老保险： 按公司规定办理养老保险，需办理养老保险人员需提供身份证及身份证复印件各一份，填写好参加社会保险申报表，让刘生签字后带齐资料（申报表和身份证、身份证复印件各一份）到社保站办理。六、退养老保险： 如有参养老保险人员辞职的，就需填写好退保证明给退保本人到社保站办理退保手续。（每周二、四办理）七、车辆费用：(半月一次统计)每半个月统计一次月度总费用且填写好费用报销单，每个司机分开填写。每天输入的车辆费用明细表要准确，白联上填写的费用与附的小票的费用相等，各司机分开输入，半月统计一次费用并打印好且填写好费用报销单，陈生、刘生、小佘生签名后交财务小蔡。外请车一月做一次，到了月末再统计一次下半月各司机的总费用（同前半月一样）。再把一整个月的各车辆总费用统计好并打印交陈生。八、工衣： 1所有新进员工一律发一旧一新登记好，每天下午四点钟发放工衣。（绿色的工衣）2每周六下午四点换工衣，以旧换旧，其它时间不办理。 3所有管理服一律发两件新的工衣。（男的是短袖，女的是长袖） 4QA部的工衣是粉红色的，在三楼办公的QA人员发的是两件新的长袖工前，其它普通的QA人员发的是一新一旧的短袖工衣。5维修部的是深色的工衣。九、办公用品登记和保管：1 所有办公用品