签证部流程手册.doc

签证部流程手册签证部流程手册 第一版第一版 2008 年年 7 月月 24 日日 签证部整理签证部整理 目目 录录 签证下单签证下单 4 1 11 1签证咨询签证咨询 4 1 1 1成团前期咨询 4 1 1 2个人材料的咨询 4 1 1 3签证成本的咨询 5 1 2确定送签方案确定送签方案 5 1 2 1领区的判断 6 1 2 2送签日期的判断 6 1 2 3个人材料的初步判断 6 1 31 3ERP 签证派单签证派单 6 1 41 4预约签证预约签证 11 团队制作团队制作 11 1 51 5接收材料接收材料 11 1 5 1提前准备 11 1 5 2接收材料 12 1 5 3整理资料 12 1 5 4审核资料 13 1 5 5复印录入 整理名单 14 1 61 6公共材料公共材料 16 1 6 1接收派单 16 1 6 2制作照会 16 1 6 3制作邀请 17 1 6 4制作机位订单 18 1 6 5购买保险 19 1 6 6领队信息 20 1 6 7制作签证检查表 20 1 6 8公共材料的检查 21 1 6 9面试出签 21 1 6 10备案 21 1 71 7个人材料个人材料 21 1 7 1接受派单 21 1 7 2核实客人信息 22 1 7 3担保 22 1 7 4翻译 24 1 7 5填写签证申请表 25 1 7 6复印 27 1 7 7整理检查 27 1 7 8 瑞士 ADS 签证 27 1 7 9 与送签证员交接材料 28 使馆签证与出团使馆签证与出团 28 2 1 送签送签 28 2 2 出签出签 28 2 2 1 签证检查 28 2 2 2 退保险 29 2 2 3 签出不走 29 2 2 4 团队变更 29 2 32 3 送团送团 29 2 3 1 接送团下单 29 2 3 2 按照下单项目领取送团物品 29 2 3 3 按照集合时间送团 30 结团管理结团管理 30 3 1 接团接团 30 3 2 消签消签 30 3 2 1 面试消签 30 3 2 2 护照消签 31 3 33 3 证照发放证照发放 31 签证部工作文档 附表目录 签证部工作文档 附表目录 31 签证常识签证常识 31 各国驻华使馆领区划分各国驻华使馆领区划分 32 团队护照及操作进度团队护照及操作进度 34 使馆送签 消签时间使馆送签 消签时间 35 团队消签所需材料团队消签所需材料 36 预约签证须知预约签证须知 37 申根申根 ADS 签证所需材料表签证所需材料表 39 美国签证所需材料表美国签证所需材料表 40 接送团及证照领取下单接送团及证照领取下单 43 收取押金通知收取押金通知 43 瑞士照会表格瑞士照会表格 44 瑞士断号照会模板瑞士断号照会模板 46 酒店预订标准 酒店预订标准 46 境内 外 旅行意外伤害保险投保单及承保确认书境内 外 旅行意外伤害保险投保单及承保确认书 47 常用申根常用申根 ADS 签证保险模板签证保险模板 48 领队护照首页领队护照首页 50 领队签证页领队签证页 50 领队证复印件领队证复印件 51 签证检查表签证检查表 52 ADS 公共资料检查表公共资料检查表 53 北京领区申根 瑞士签证合格资料模版及问题资料说明 55 审核客人情况表审核客人情况表 93 担保模板担保模板 95 送签后通知书送签后通知书 101 翻译件翻译件 103 各国签证材料摆放顺序各国签证材料摆放顺序 113 签证下单签证下单 1 11 1 签证咨询签证咨询 1 1 1 成团前期咨询成团前期咨询 中台在咨询前需要仔细阅读的签签证证常常识识 各国驻华使馆领区划分各国驻华使馆领区划分 申根申根 ADS 签证所需材料签证所需材料 表表 签证费明细 签证保险 a中台将咨询邮件发至 visa b尽量把需要咨询的团队叙述的完整真实和详细 至少列出咨询签证问题的四个基本要素 签证类型 例 北京德国商务签证 武汉法国 ADS 签证 客人的领区构成 例 本领 人 外领 人 预计团队出发时间 预计材料到达签证部的时间 c签证部公共邮箱收到邮件 由公共材料组长负责回复 d所有邮件将在 4 个工作小时内作出响应 如需使馆和其它公司配合的邮件 例如 寻找 送签的签证名额 咨询不常见或未送过的签证问题 将在 2 个工作日内联系后给予答复 1 1 2个人材料的咨询个人材料的咨询 a各类签证的所需材料和注意事项请参见申申根根 ADS 签证所需材料表签证所需材料表 b关于个人材料有任何问题 可邮件发至 visa 进行咨询 c遇到长期未送过的签证需要由送签员到使馆再次核实 在一个工作日之内回复中台 d如需制作担保函的模板 请注明团号和客人的基本信息 包括姓名 性别 出生日期 护照号 月薪 单位名称 单位地址 单位电话 非本人的单位负责人的名单和手机号 e个人材料的咨询由个人材料组长负责回复 四个工作小时内对邮件作出响应 制作担保 信的邮件在一个工作日之内回复中台 如需使馆和其它公司配合的邮件 将在两个工作 日内联系后给予答复 1 1 3 签证成本的咨询签证成本的咨询 a签证成本 包含签证费 签证中心服务费 代送费 保险费 由于个人资料组长每周五 维护到 ERP 系统当中 保证系统中签证费成本的准确性 中台按照系统中价格的报价 即可 b签证成本的咨询由个人材料组长负责回复 四个工作小时内对邮件作出响应 常用签证 费如下表 各国使馆签证费 使馆名称签证类型签证费用代送费 北京 ADS654 260100 北京商签654 260无 北京个人旅游654 260无 成都法 ADS654 260150 成都商签654 260无 法国 成都个人旅游654 260无 挪威北京 ADS650 德国北京商签640无 北京 ADS654100 北京商签654 180无 北京个人旅游654 180无 意大利 广州 ADS654 50150 北京 ADS640100荷兰 北京商签640无 奥地利北京 ADS654无 匈牙利北京 ADS660无 北京 ADS 北京 ADS 加急 290 435 50 50 北京个人旅游380无 北京商务380无 瑞士 广州 ADS29080 一次入境510 250无加拿大 多系入境510 250无 北京 ADS655无 北京商务945无 英国 北京个人旅游 探 亲 945无 美国B1 B2904无 其余不常送签的签证 签证费用需要由送签员到使馆再次核实 在一个工作日其余不常送签的签证 签证费用需要由送签员到使馆再次核实 在一个工作日 之内回复中台之内回复中台 1 2 确定送签方案确定送签方案 收到中台关于咨询签证方案的邮件 公共资料组长将于 2 个工作小时给予回复 1 2 11 2 1领区的判断领区的判断 a根据团队属于哪个领区进行判断 有些使馆按照签发地划分 例如瑞士 有的使馆按照 工作地划分 例如德国 详见各国驻华使馆领区划分 b根据团员外领情况进行判断 有些使馆可以接受大量外领人员 则不用分开到其它领区 送签 例如荷兰 50 有些使馆不接受外领人员 则需要按照领区归属地送签证 例如 奥地利 1 2 21 2 2送签日期的判断送签日期的判断 a根据使馆规定的送签证日期判断 参见各国旅游签证使领馆需预约 工作日 送取签证各国旅游签证使领馆需预约 工作日 送取签证 时间表及面试情况表时间表及面试情况表 b根据预计材料到达时间判断 确认客人护照等原件是否可以提供 c出发时间是否已被确定 是否已订票 如果未确定 大概在哪个时间段内 送签时间也 由此被限定于一个时间段 d根据出发地点判断 如果团队从非北京地区出境 需要计算护照到达出发地的时间 1 2 31 2 3个人材料的初步判断个人材料的初步判断 a不建议送签的情况 刚刚被使馆拒签 半年之内要送的客人 客人情况很差 无正当的收入和工作 有滞留倾向的客人 b限制送签的情况 无出境纪录的白本护照 需要多提供本人良好记录 必须提供完整资料或者提供使馆认可的替代证明 1 31 3 ERP 签证派单签证派单 中台提前三个工作日进行下单 下单时必须将一个团同时选中签证部和欧洲地接部将一个团同时选中签证部和欧洲地接部 成交 的团队录入到 ERP 由主管经理审批后 签证部经理审核 信息完整通过下单 信息不 全返回中台 将信息补充完整再派单 所有到达签证部页面的有效下单将在一个工作小时 完成派单 公共材料组长完成派单时将约签时间 约签人数 预计出签时间 公布到下单 名细 ERPERP 内部便笺出现提示信息 内部便笺出现提示信息 点击标题 弹出窗口点击标题 弹出窗口 公司邮箱同步显示有新团需要操作的提示邮件公司邮箱同步显示有新团需要操作的提示邮件 点击邮件点击邮件 查看新派单团的信息 点击成团管理中的签证任务 将接到派单的团号输入到团号栏中 查看新派单团的信息 点击成团管理中的签证任务 将接到派单的团号输入到团号栏中 提交查询提交查询 ERPERP 将显示派单团队的基本信息将显示派单团队的基本信息 查看下单明细查看下单明细 查看行程 1 41 4 预约签证预约签证 a公共材料专员预约时需要参考 各国旅游签证使领馆需预约 工作日 送取签证时间表各国旅游签证使领馆需预约 工作日 送取签证时间表 及面试情况表及面试情况表 b预约签证由制作公共材料专员负责 以使馆要求的方式约签 或者与代送社联系约签 见到派单 一团一约 单团由单团公共材料专员负责 散团和非欧团队由散团公共材料 专员负责 c属于批量约签证的签证类型 例如 意大利签证每月 15 号预约整个下月送签名额 由 公共材料组长联系约签事宜 每月 10 日将所需送签时间和名额发给代送社约签 公共 材料专员提供约签材料 d公共材料组长负责将约签时间 人数 送签号维护到共享的送签名细的约签表上 时时 更新 e使馆名额已满的情况 由公共材料组长在一个工作日之内 将无法预约到名额原因录入 到下单名细栏中 中台需要调整行程和签证类型 f取消操作的团队 中台需要在一个工作日之内下单名细的写明取消签证操作 注明原因 和是否推迟待定 已约的名额协调后面的团队补充 如无合适团队 取消此团 团队制作团队制作 1 51 5 接收材料接收材料 1 5 11 5 1提前准备提前准备 a资料专员查看 ERP 下单 预知送签大概人数 签证类型 b资料专员对不常见 近期不长送的签证类型 及时核查使馆信息是否变更 c资料专员按照送签日期提前三个工作日与中台沟通客人资料到齐情况 1 5 21 5 2接收材料接收材料 a中台与资料专员交接客人材料时要同时填写资料交接表 下图扫描件 资料交接表 下图扫描件 交接表上左上 角需填写完整的团号 出团回团时间 签证类型 客户信息 陈总审资料时需参考 人员名单 以及所交资料情况 b资料专员与中台当面点清资料本数 尤其是新旧护照本数 c客人护照的所有原件 包括客人提供所有的旧护照 需要在资料交接表中注明 送签不 需要的原件 复印后退给中台 所有旧护照与新护照订在一起 d资料专员与 ERP 中的下单核对签证类型 送签日期 无误后开始收资料进行整理 1 5 31 5 3整理资料整理资料 a资料专员边整理边录入 按以下表格信息 b有关系的在资料表上方标明关系 c对某些特殊团队 比如夏令营团 可在上方表格再加入列来统计 班级 委托人 等 所需信息 d在遇到比较好的资料 比如单位好 签证记录好的资料 随时可以提到排序的前几位 e一定要注意一些细节 比如有没有小孩的公证要去认证 还要给中台下单收款及时认证 等 f资料缺齐情况资料专员在接收材料后一个工作日邮件通知中台 在送签证前一个工作日 补齐缺少材料 1 5 41 5 4审核资料审核资料 a根据已整理的关系电话审核及陈总审核 若查出有假资料 通知中台 补来真实资料 最好同一客户的客人全部电话核实之后一起告诉中台 b陈总审核后会在个人资料表的右上角注明审核结果 例 OK 陈 不用交保证金 5 万 陈 需要交纳保证金 5 万元 等 c资料专员将审核的押金结果登记在名单当中 在收到材料 2 个工作日内 资料专员制作收取押金通知收取押金通知 将押金审核表邮件给中台 押金 通知需抄送给主管经理 签证部经理 同时送签前确认押金 填写团队收款通知单 下图扫描件 收款通知单 下图扫描件 让中台签字 若中台请示陈总 可以少收或不收押金 须请陈总书面确认 a送签前与中台确认送签产生的费用 如认证费照片翻拍费等 并填写团队收款通知单团队收款通知单 上图扫描件 上图扫描件 让中台签字确认 交到财务收款 1 5 51 5 5复印录入 整理名单复印录入 整理名单 a资料专员在送签前两个工作日 最晚不少于一个工作日 与中台进行书面确认的内容 下列内容都确认后才送签 否则不予送签 整团押金金额 送签名单 补充资料到齐情况 b资料专员用单面纸复印护照首页留底 如有延期页同时复印留底 c资料专员在 ERP 里录入护照首页信息 法签等需提供身份证号 若新版护照还需从个 人资料里将身份证号找出输入 d排序导出 ERP 将公务员 教师 医生 企事业单位职员等个人资料较好的客人排前面 同一关系排一起 同一地区尽量排一起 法签家庭关系的 按照先由小到大 再由女到 男排列 导出的信息必须重新核对一遍 以前就发生过性别为 男 填成 女 的情况 导致后期操作分房错误等 导出的格式信息如下 e将导出的客人信息 与护照首页核对 以护照信息为准 f荷兰签证需提供组团社信息 组团社中文全称 英文全称 联系人 联系方式 与中 台核实整理 附在表格最右侧 g资料专员录完名单后 将名单信息发送公共资料专员做公共材料部分 发送给个人材料 专员进行排序 将名单同进保存在 ERP 的协同办公网签证部文档和资料专员的电脑文档 里 1 61 6 公共材料公共材料 1 6 11 6 1接收派单接收派单 aERP 内部便笺和邮件同时提示有新团 你有团号号为 P 9A17 40080 的团的下单 请进行操作 在 ERP 中成团管理的签证任务中录入团号 了解签证类型 出发时间 核对签证类型与中 英文行程是否一致 1 6 21 6 2制作照会制作照会 b照会首页 包含送签证使馆的名称 送签社的名称 人数 领队姓名及护照号 出入申 根国 瑞士日期 地接社名称 出入境次数 瑞签照会不需提供 送签社联系人 联系 方式 上述信息按照模板打在送签社信纸上 由在使馆备案过的领导签字 盖公章 c照会名单 包含姓名 性别 出生日期 护照号 在照会人名单中注明关系 d行程 包括机票信息的英文行程 e照会所需组团社信息表 荷签 f在照会人名单中输入申根号 瑞签 g瑞士照会表格 包含人数 团号 导游信息 行程 地接社信息 瑞士酒店信息 附上 公章 h如果有客人签出不走 需要制作断号照会 解释原因提供客人申根号 同断号的团队一 起递进瑞士使馆 各国照会所需信息表 照会 领区使馆首页所需信息人名单页行程页备注 法国 人数 导游 姓名及护照号 出入申根国日期 出入境次数 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 关系 含机票信息 需要提供签证费 表格 德国 人数 导游 姓名及护照号 出入申根国日期 出入境次数 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 含机票信息 意大利 人数 导游 姓名及护照号 出入申根国日期 出入境次数 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 关系 含机票信息 西班牙 人数 导游 姓名及护照号 出入申根国日期 出入境次数 地接社名称 含机票信息 奥地利 人数 导游 姓名及护照号 入申根国日期及停留天数 出 入境次数 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 含机票信息 荷兰 人数 导游 姓名及护照号 出入申根国日期 出入境次数 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 含机票信息 芬兰 人数 导游 姓名及护照号 入申根国日期及停留天数 出 入境次数 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 含机票信息 瑞典 人数 导游 姓名及护照号 出入申根国日期 出入境次数 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 含机票信息 北京 瑞士 人数 导游 姓名及护照号 出入瑞士日期 地接社名称 姓名 性别 出 生日期 护照号 申根号 含机票信息 需要提供含行程 导游信息 地接 信息及瑞士酒店 信息的表格 1 6 3 制作邀请制作邀请 a邀请首页 包括使馆名字 送签社的英文名称 出发日期和回团日期 车公司信息 意 大利 地接社负责人签字 b英文名单 包括名字 性别 护照号 出生日期 c英文行程 行程中要含机票信息 d行程中所有居住城市的酒店名字 地址 电话和传真 e操作部按照 预订酒店标准 提前酒店订单 f酒店由操作部于送签证前一个工作日 12 00 之前维护到 ERP 将酒店订单排序交给签 证部公共材料专员 g四页信息贴签名 调号 过传真 h每月最后一天 填写费用确认单子 签证部经理签字 结算 Holland 邀请费用 和财务 张娟核对 各国邀请所需要信息表 邀请 HOLLAND 领区使馆首页所需信息人名单页行程页酒店一览表备注 法国 地接社名称 送签社名称 姓名 性别 出生 日期 护照号 含机票信息 城市 酒店名 地址 电话 传真 德国 地接社名称 送签社名称 人数 出入申根国日期 导 游 姓名和护照号 姓名 性别 出生 日期 护照号 含机票信息 城市 酒店名 地址 电话 传真 需要全程酒店 确认单 送签国 的需带抬头 提 供邀请原件 意大利 地接社名称 送签社名称 人数 出入申根国日期 导 游 姓名和护照号 车公 司 名称 地址 电话 传真 姓名 性别 出生 日期 护照号 含机票信息 城市 酒店名 地址 电话 传真 西班牙地接社名称 送签社名称 姓名 性别 出生 日期 护照号 出 生地 含机票信息 奥地利地接社名称 送签社名称 姓名 性别 出生 日期 护照号 含机票信息 需要全程酒店 确认单 送签国 的需带抬头 荷兰 地接社名称 送签社名称 姓名 性别 出生 日期 护照号 含机票信息 需要全程酒店 确认单 送签国 的需带抬头 芬兰 瑞典 北京 瑞士 不需要邀请 1 6 4 制作机位订单制作机位订单 a中台在下单名细栏中提供机票信息 b根据行程与机票信息进行核对 如果进出城市与行程不符 需要立即与中台联系 变更 为正确的机票和行程 c根据机票订单的模板 更改序号 客人姓名 导游姓名 航班号及起飞中转和抵达的时 间及地点 出票时间 d机票订单注意加上导游的名字 机位订单模板 1 6 5 购买保险购买保险 a填写 境内 外 旅行意外伤害保险投保单及承保确认书 写明送签社名称 出发回 来时间 人数 单价和总价 b盖世纪公章传真到保险公司 商务签证购买 SOS 救援险 ADS 购买 PICC 意外伤害险 c公共资料专员将团队的出发和回团日期 全团名单发邮件至保险公司 d通过电话与保险公司确认购买的保险是否需要原件 还是回复传真件即可 原件需要复 印留底 参考常用申根 ADS 签证保险模板 e如购买 SOS 意外险 需要与保险公司联系 将保单原件与 SOS 救援卡同时快递到签证 部 SOS 救援卡交给资料专员 待出发前一个工作日 由接送团专员在领取护照时一 同领走 f每月最后一天 填写费用确认单子 签证部经理签字 交到财务结算保险费用 常用送签国保险费用明细常用送签国保险费用明细 商务签 商务签 PICCPICC 境外救援境外救援 C C 款 款 国家名称国家名称 旅游签旅游签 ADSADS 境外旅行意外伤 境外旅行意外伤 害保险 害保险 保险时间为 1 15 天 每超出 1 天加 5 元 天数天数价格价格 意大利意大利100100 元元1 1 1010 天天130130 元元 荷兰荷兰100100 元元1111 1515 天天158158 元元 法国法国100100 元元1616 2020 天天188188 元元 德国德国100100 元元2121 3030 天天300300 元元 匈牙利匈牙利100100 元元3131 6060 天天560560 元元 西班牙西班牙100100 元元6161 9090 天天830830 元元 捷克捷克100100 元元91 18091 180 天天15801580 元元 瑞典瑞典100100 元元 瑞士瑞士 如果申请申根签证已购买全程如果申请申根签证已购买全程 保险 瑞士保险 瑞士 ADSADS 无需再次购买 无需再次购买 送签时提供复印件即可送签时提供复印件即可 奥地利奥地利 奥地利奥地利 ADSADS 签证需要提供签证需要提供 PICCPICC 境外救援境外救援 C C 款款 美国美国送签不需要保险送签不需要保险 英国英国送签不需要保险送签不需要保险 澳大利亚澳大利亚送签不需要保险送签不需要保险 新西兰新西兰送签不需要保险送签不需要保险 TIPS 最晚退保险的时间为团队出发前一个工作日 团队出发后保险公司不予退保 最晚退保险的时间为团队出发前一个工作日 团队出发后保险公司不予退保 境外旅行意外伤害保险价格为五折 例 境外旅行意外伤害保险价格为五折 例 100 元的保险 实际财务支付元的保险 实际财务支付 50 元 元 PICCPICC 境外救援险价格为七折 如果有签出不走不能退保 拒签客人退保需要提供拒签境外救援险价格为七折 如果有签出不走不能退保 拒签客人退保需要提供拒签 信 信 1 6 6 领队信息领队信息 送签需要提供领队护照首页 有效申根签页 领队证复印件 领队境内与境外联系方式 荷兰 原则上由操作部安排真实导游送签证 在不影响签证的前提下 如遇到提供不及时 或者 无领队的情况 由签证部公共材料组长安排导游 1 6 7 制作签证检查表制作签证检查表 a公共材料专员制作签证检查表 根据行程填写 团号 人数 签证类型 出入境日期 出入境次 境外天数 b客人名单的录入 内容如下 1 6 8 公共材料的检查公共材料的检查 公共材料专员按照公共材料检查表及公共材料摆放顺序检查整理公共材料 1 6 9 面试出签面试出签 a由使馆和代送社将面试名单告知公共材料专员 b公共材料专员根据使馆规定面试时间 制作面试出签通知单 邮件发送给中台负责人和 送签员 c送签员按照约定的时间 引领客人到使馆面试 面试前将为客人做面试培训 讲解使馆 会询问的问题和需要注意的事项 1 6 10备案备案 北京世纪东方备案工作由孟凤仪负责 其它旅行社的备案工作由吴春燕负责 外办的备案 由孟凤仪协助外办签证专员完成 1 71 7 个人材料个人材料 1 7 1 接受派单接受派单 a个人资料专员按公共组共享文档中的约签表确定需要做的团 序号团员中文名英文名出入境日期出入境次数有效期天数签证类别护照号照片使馆盖章签证官签名 b个人资料专员从收资料专员处 接收需要做的团队的整团材料 1 7 2 核实核实客人信息客人信息 1 7 2 1 从互联网上查询信息从互联网上查询信息 个人资料专员从互联网上查询客人名字与单位是否相符 若相符 则此人应为此单位员工 若不相符或未体现则需下面环节中仔细查询 1 7 2 2 114 查询信息查询信息 a个人资料专员拨打 114 反查客人提供的单位电话是否在 114 中登记 若登记 则直接打 此电话问本人所缺的信息即可 b若未登记 则需查询该单位登记的行政人事或财务电话 若提供的电话为其他单位或私 人电话 则在下面环节中仔细查询 1 7 2 3 拨打单位电话确认本人信息拨打单位电话确认本人信息 a如果在 1 7 2 2 中已经在网上查到客人提供的信息真实 则只需要问缺少的信息 b个人资料专员如果经过以上步骤还对客人情况有疑义则需拨打单位行政人事或财务部门 电话进一步确定信息 单位证实有此人的则一次性询问所缺少的个人信息 c单位不确定有此人工作的 则要拨打本人手机 进一步询问本人工作情况确定是否为假 单位 d表格要求填写的信息详见 审核客人情况表 1 7 2 4 发送签叮嘱发送签叮嘱 a 如单团 则收资料专员发送签叮嘱 送前叮嘱发送给销售抄送给个人资料组组长 b 如散拼团 则由中台人员发送送签叮嘱 c 送签叮嘱应提前一个工作日发送 详见 送签后通知书 1 7 3 担保担保 1 7 3 1 个人资料专员上个人资料专员上 ERP 查询行程 确定担保时间查询行程 确定担保时间 具体担保格式详见 担保模板 1 7 3 2 根据签证类型确定担保格式根据签证类型确定担保格式 如为意大利签证 则需根据行程前后各增加两天 目的是防止销售更改出团时间导致担保 过期 各国特殊情况如下 国家国家特殊要求特殊要求 意大利需要写具体出行日期 可根据行程前后各增加两天 法国需要写组织机构代码证号或营业执照注册号 同一单位担保信必须打在一 起 德国需要写申请人的家庭地址 其他国家使用一般担保即可 1 7 3 3 个人资料专员打出担保个人资料专员打出担保 1 7 4 翻译翻译 1 7 4 1 根据签证类型确定需要翻译的内容根据签证类型确定需要翻译的内容 如果使用配偶存款证明需翻译结婚证 客人提供的所有证明均需翻译 各国需翻译的内容如下 国家国家内容内容 法国身份证 户口本本人页 英国 加拿 大 西班牙 客人提供的全部材料 包括身份证 全家户口本 营业执照 房产证 车 产等等 1 7 4 2 根据翻译模板翻译具体内容根据翻译模板翻译具体内容 详见 翻译件 1 7 4 3 个人资料专员打印出来盖翻译章个人资料专员打印出来盖翻译章 1 7 5 填写签证申请表填写签证申请表 1 7 5 1 上上 ERP 确定行程的具体情况确定行程的具体情况 a 个人资料专员看下单明细 行程有没有变动 b 看行程 确定入境次数 停留时间 首进城市 法国表的首进城市写国家 邀请方信息 个人旅游写酒店信息 保险日期 填表日期及地点 1 7 5 2 根据签证类型确定所需填写的表格根据签证类型确定所需填写的表格 注意某些国家需填写电子表格 如美国 加拿大 德国 西班牙等等 芬兰签证需填写原 表 不能复印 1 7 5 3 填写表格之后签名填写表格之后签名 a 表格签名必须与护照上签名一致 签名不得涂改 b 若为 18 周岁以下未成年人则需签父母或法定监护人的名字 c 若护照未签名 则个人资料专员需在护照上签名 护照签名应与个人资料表一致 d 若个人资料表未签名或几个个人资料表字体相同 则需客人传真签名到我司 1 7 6 复印复印 1 7 6 1所有提供给使馆的材料均需复印成所有提供给使馆的材料均需复印成 A4 纸纵向纸纵向 具体模板详见 北京领区申根 瑞士签证合格资料模版及问题资料说明 1 7 6 2 个人资料专员根据签证类型确定所需复印的材料个人资料专员根据签证类型确定所需复印的材料 1 7 6 3 复印所需提供的材料复印所需提供的材料 1 7 7 整理检查整理检查 a个人资料专员根据签证类型和送签社确定整理顺序 详见 各国签证材料摆放顺序 b按顺序整理全部材料 包括贴 别照片 彩笔标示客人的名字等 c护照右上角贴口曲纸 并根据送签社填写口曲纸所需信息 d根据签证类型确定是否在表格上标注关系 如 1 2 the same family 3 4 the same unit e根据资料专员提供的客人名单排列客人的资料 f检查每本资料的表格和整理顺序有无错误 有错误改正 g每 10 本护照和材料为一组用皮筋捆绑好 最终剩余材料为 5 本以下的与最后一组十本 护照按照顺序捆绑好 最终剩余材料为 5 本以上得按照顺序单独捆绑好 h将公共材料根据要求与个人资料放在一起 普通 ADS 签证公共材料与第一本材料放在 一起 西班牙 ADS 签证公共材料每人一份 商签 英国 美国 加拿大等每人一份公 共材料 i将留底材料归档 瑞士表格等按要求收好 待出签后送瑞士签证 j待材料整理完后 由个人资料组长最后统一检查 1 7 8 瑞士瑞士 ADS 签证签证 个人资料专员制作申根材料时 将瑞士 ADS 表格一并填写好 复印时瑞士需要提供护照前 七页复印件及当前护照上所有签证页复印件 若为 18 岁以下 需提供全家户口本复印件及 公证书复印件 待申根出签后 根据签证具体有效时间填写表格上的申根有效期 并将此申根签证页复印 后与其他签证页放在一起 1 7 9 与送签证员交接材料与送签证员交接材料 个人材料专员将制作完成的签证资料交接给送签员 使馆签证与出团使馆签证与出团 2 1 送签送签 a 送签员在共享约签表上获取约签送团信息 与公共资料组长口头确认 b 个人资料组长于送签前一个工作日通知财务准备签证费 c 个人资料组长请款 填写借款单 注明 资金性质 现金 借款单位 签 证部 借款理由 写清团号 送签社 送签使馆名 团队性质 人数 找 相关人员 签证部经理 签证部副总 财务总监 签字 复印 留底 登 记 最后由送此团的送签员签字领款 d 送签员从个人资料组取完整的团队资料 检查人数 送签社名称 团号 e 送签员将材料和签证费在与使馆约定好的时间内送到使馆 并填写登记团 队护照及操作进度表 使馆送签时间详见附件 团队护照及操作进度表见 附件 f 使馆受理后将告知送签员何时 或大概时间 来取此团签证 并给予签证 费收据 2 2 出签出签 a 出签之前三天 送签员去使馆询问是否有面试出签的团员名单 送签员通 知公共资料组面试人员名单 公共资料专员会以邮件方式通知相应中台 按约定的时间 地点 带其面试 面试完毕之后 向使馆询问确切出签时 间 b 送签员出签的前一天再次向使馆询问此团情况 出签或拒签 c 送签员打印签证检查表 带到使馆 拿到护照及签证之后 在使馆内检查 客人签证页是否正确 在签证检查表上签字 归档 详细步骤见 1 9 1 签 证检查 d 送签员将护照交给公共资料组 标好团号及人数及护照状态 e 如果此团有客人签出不走 走团前一个工作日需带护照及照会一起交到使馆处消签 要登记到团队护照及操作进度表上 团队如果去瑞士 一定要确认团队进入瑞士之前 使馆修改相应瑞士入关单 2 2 1 签证检查签证检查 a送签员在公共材料共享文档中 查找本团的签证检查表 并打印 b在取签时送签员根据签证检查表上的信息 对出签的签证页进行仔细检查 如果无误 将护照交到公共材料组长处登记 如果查出错误 立即退回使馆 更改为正确的签证页 2 2 2 退保险退保险 公共资料专员将拒签和签出不走的人员在出发前一个工作日传真给保险公司进行退保 保 险公司将确认回传 将回传后的保险单留底 2 2 3 签出不走签出不走 出发前一个工作日公共资料专员与中台确认是否有签出不走的客人 制作签出不走照会与 护照一同交给相关送签人员送进使馆消签 2 2 4 团队变更团队变更 a出发前一个工作日公共资料专员核对导游 行程 机票 酒店是否与送签时一致 如果 不符 需要制作变更照会交给相关送签人员补进使馆 b团队在境外遇到特殊情况 由公共材料专员 了解情况 请示相关负责人 制作解释照 会交给相关送签人员补进使馆 2 32 3 送团送团 2 3 1 接送团下单接送团下单 a中台在团队出发前二个工作日将 接送团及证照 物品领取下单 表 经主管经理 财 务 签证部经理签字 下单给公共材料组长 b公共材料组长与接送团专员联系 告知领取此单 c接送团专员接到下单后 与销售再次核对下单中的各项内容 出发日期和时间 抵达日期和时间 航班号 护照本数 注意事项 d出发前一个工作日接送团专员到财务部门查询此团的到款情况 2 3 2 按照下单项目领取送团物品按照下单项目领取送团物品 a领取护照领取护照 接送团专员与资料专员领取全团的护照 当面清点 领取护照的同时仔细检 查核对团员护照及领队护照 团员如有旧护照则保存在本社 回团销签后与全团护照一 起发给客户 b瑞士入关单瑞士入关单 如有瑞士行程的团队一定要检查是否有瑞士入关单 c出境名单出境名单 如澳大利亚 ADS 签证需携带旅游局打印的四联出境名单 该名单由领队保 管 回团后与护照一起交给接送团专员 由接送团专员带回公司后上交旅游局 d领取机票船票 领取机票船票 与中台确认是否需要带机票 船票带给导游和客人 e保险 保险 送签证时购买的 SOS 救援卡带给导游和客人 2 3 3 按照集合时间送团按照集合时间送团 a在团出发的前一天接送团专员通知机场送关人员 b在集合当天接送团专员于集合时间提前半小时到达机场指定集合的地点 c接送团专员在集合前两小时与公司财务联系再次确认到款情况 如果款不齐 与签证部 经理联系 是否放行 d接送团专员升起本公司的旗杆 拿好该团的客人名单集合 e见到集合客人接送团专员首先收取客人身份证原件并在客人名单上进行确认 如果客人 没有携带身份证 应当场收取消签保证金 2000 元整 如果客人不交现金 需要与签