采购与供应管理实务1 项目二.ppt

采购与供应管理项目课程 采购与供应管理实务 项目二采购申请及采购计划制订 要进行采购 首先要分析弄清采购部所代理的需求部门的需求 确定各个需求部门需要什么 需要多少 什么时候需要的问题 从而明确应当采购什么 采购多少 什么时候采购以及怎样采购 这个环节可称为需求分析 是采购工作的第一步 是制订采购计划的基础和前提 导入语 项目二采购申请及采购计划制订 本项目分为以下三个工作任务 任务一 确定物料的采购量任务二 采购申请任务三 编制采购计划与预算 职业和岗位能力 项目二采购申请及采购计划制订 任务导入 胡家饺子馆在重庆小有名气 每天客人络绎不绝 生意兴隆 很是让同行羡慕 可虽知店主胡小艾却高兴不起来 原来 尽管生意不错 可由于原料采购不准确 每天都有大量的剩余 造成极大的成本浪费 利润并不象生意那么红火 三年前 胡小艾在南肖埠开了第一家饺子馆 靠着地道的手艺 货真价实的质量和童叟无欺的信誉 生意一天比一天好 到现在已经在当地成功开设20家直营连锁饺子馆 饺子馆的成本主要来源于原料 人工 房租和水电费用等项目 其他费用都较好控制和计算 只有这原料采购成本不好预计 饺子的原料饺子皮还具有隔天不能使用的特点 胡老板算起了细帐 如果每份饺子10个 卖5元钱 直接成本为饺子馅 饺子皮 佐料和燃料 每个饺子成本大约2角钱 虽然存在价差空间 可是 由于每天的大量的剩余原料 这些采购的原料又不能隔天使用 算上人工 水电等经营成本 饺子的成本就接近4角钱了 如果每个店一天卖出1000个饺子 同时多于500个饺子的原料 相当于亏损了100元左右 每个饺子的物流成本最高时有1角钱 加上每年的粮食涨价 因此利润越来越薄 最大的问题是做饺子的数量挺难掌握 做少了吧 有时候客人来了没有馅儿了 也等不及先做 眼看着到手的生意飞走了 做多了吧 就要剩下 假如你是胡小艾 你觉得你的问题出在哪 你将如何解决 任务点评 胡老板遇到的问题是一个典型的采购需求预测问题 不少企业特别是餐馆店家都在寻找快捷路径 以便合理控制进货数量 准确预测市场 有效降低采购成本 提高物流效率 这已成为一道企业经营的关键问题 你在现实生活中 去采购物品时 是根据什么来确定采购时间和采购数量呢 任务 大家都知道学校进来的发展很快 新生开学后将成为万人大学 学校各项设施设备材料的需求也越来越大 为了维持学校的正常教学 先需要提前采购一批粉笔 供教学使用 请大家讨论 应该如何确定采购需求 才能达到最优 想一想 任务一 确定物料的采购量 采购数量过多 就会造成物料积压 占用大量资金 而采购数量过少 又会使物料不能满足生产所需 影响生产活动的正常进行 确定采购数量是维持正常的产销活动所必须的 确定采购需要量的目的 1 预计材料需用数量与时间 防止供应中断 影响产销活动 2 避免材料储存过多 积压资金 占用堆积的空间 3 配合公司生产计划与资金调度 4 使采购部门事先准备 选择有利时机购入材料 5 确立材料耗用标准 以便管制用料成本 三个关键因素 生产计划 用料清单 库存量信息 情景2 采购需要量决定的程序 任务一 确定物料的采购量 计划期末库存数量主要是指安全库存 企业内部可利用的资源 是指企业内可以进行改制 代用 修旧利废以及计划期初前到货而没有入库的物资 在上式中某种物资的采购量只表示某一物料某月份应需要订购的总量 至于某一物料应在何时订购 订购多少及何时到货 可以通过相应的订购法来计算 某种物资的采购量 该种物资本期的需要量 计划期末库存数量 计划期初库存量 企业内部可利用资源 一 一 任务一确定物料的采购量 决定最适当的采购需要量常用的方法 定量预测法 经济订购数量法固定期间法固定数量法批对批法物料需求计划法ABC分析法 1 2 3 4 5 每次发出的数量都相同 每次订单涵盖的期间是固定的 每个月的第一周下订单 但是订购数量每次都变动 发出的订购数量与每一期净需求的数量相同 最佳订货批量公式 6 情景2 经济订购数量法 E0Q 经济订货批量直观图 任务一确定物料的采购量 任务一确定物料的采购量 所谓订货批量 就是一次订货所订的商品数量 经济订购批量EOQ 指通过对采购订货成本和仓储保管成本核算 以实现采购订货成本和保管仓储成本的总和为最低的最佳订货批量 任务一确定物料的采购量 计算公式EOQ EOQ为该时期内的经济订购批量 说明 D为年需求量 S为每次订货成本 Q为单次订货批量 H为单位年储存成本 任务一确定物料的采购量 甲仓库A商品年需求量为30000个 单位商品的购买价格为20元 每次订货成本为240元 单位商品的年保管费为10元 求 该商品的经济订购批量 最低年总库存成本 每年的订货次数及平均订货间隔周期 解 经济批量EOQ 2 240 30000 10 1 2 1200 个 每年总库存成本 30000 20十10 1200 612000 元 每年的订货次数 30000 1200 25 次 平均订货间隔周期 365 25 14 6 天 任务一确定物料的采购量 固定期间法 FPR 前提 缺点 任务一确定物料的采购量 固定数量法 FOQ 任务一确定物料的采购量 批对批法 LFL 任务一确定物料的采购量 ABC分析法 ABC管理方法是把物资分为三种不同的重要性 一般的标准 A类 总价值80 种类数20 B类 总价值15 种类数30 C类 总价值5 种类数50 方法 把物资按总价值排序 分别算出总价值和总数的百分比 按照百分比的原则划分出A B和C类 任务一确定物料的采购量 任务一确定物料的采购量 例 XX电脑公司库存ABC表 16 8 25 4 57 8 75 6 18 3 6 2 ABC分类法应用举例第1步 对物资进行调查 ABC分类法应用举例第2步 计算消耗的成本与比例 ABC分类法应用举例第4步 计算累计的比例 ABC分类法应用举例第5步 总结 ABC分析法在采购中的应用1 一个单位买多个品种这是一种最普遍的情况 一个单位一般都是要采购多个品种的 但是如果某一次采购 可能由于以下原因不能够一次全采购齐时 就要进行分类分批次采购 采购资金不够 运力不够 采购地区不同 采购资源不够 如供应商没有那么多产品 等 为了确定产品采购的优先顺序 就要进行产品的重要程度分析 如某商场经营十种商品 上个月销售盈利情况 如以其利润大小为分类依据 生产企业中有一些情况不能简单地采用上述方法 例如配套产品 企业为了生产某种产品 需要成套的零部件 少了某一个零部件 就不能生产出一个产品 在这种情况下 一般要成套采购 在品种上不能够分类 但可以在采购数量上进行比例控制 并且持续进行库存数量跟踪监控 多次轮番采购轮番供应 切实保障成套供应 2 多个单位购买同一种产品多个单位购买同一种产品 一般是一次订货 然后一次进货 如果使用持续时间长 也可以多次进货 在不能一次采购齐的情况下 一般是采用多次轮番采购轮番供应的方式 依次保障各个单位的供应 这时每个单位的供应优先顺序 一般是根据各个单位需求时间的先后次序确定 先需要的先供应 后需要的后供应 3 多个单位多个品种采购这是一般情况 它是以上两种情况的综合运用 既要用到ABC分析法确定各个品种的采购优先程度 又要根据需求单位的情况 确定各个单位之间的供应先后顺序 合理采用适时轮番采购 依次轮番采购等办法进行多单位多品种的采购供应工作 1 用料部门 需求人员 调查法2 采购人员 销售人员 经验判断法3 专家意见法 定性预测法 知识链接 用料部门 消费者 调查法 用料部门调查法就是对需要用料的部门或者个人挨个进行调查 让用料部门或个人写出需要的采购量 可以通过让用料部门事先填写请购单的方式进行 然后进行汇总 进而确定总的采购量的方法 知识点一采购市场调查 采购需求分析的前提和基础 采购需求调查 功能与成本比较找到成本更低的替代品 生产过程的可替代性 商品的用途 商品的需求 供应量 供应价格等 管理人员水平专业技术能力机器设备情况材料供应状况品质控制能力财务状况管理规范制度 如何改进采购系统管理 知识链接二 采购人员 销售人员 经验判断法 指公司根据销售人员 采购人员 对其负责区域内的销售量 购买量 或顾客未来需求量的估计进行综合预测一种方法 优点 简单明了 容易进行可靠性强 风险小适用范围广有助于销售预测值的分解有助于销售配额的完成缺点 销售人员可能对宏观经济形势及公司的总体规划缺乏了解销售人员受知识 能力或兴趣的影响 其判断总会有某种偏差 有时受情绪的影响 也可能估计过于乐观或过于悲观有些销售人员为了能超额完成下年度的销售配额指标 获得奖励或升迁的机会 可能会故意压低预测数字 知识链接三 专家意见法 专家意见法最常见的有专家意见集合法 头脑风暴法 和德尔菲法 德尔菲法专家小组法或专家意见征询法是以匿名的方式 逐轮征求一组专家各自的预测意见 最后由主持者进行综合分析 确定市场预测值的方法 任务一确定物料的采购量 实训练习在我们的日常生活和工作中 经常会遇到有价格折扣的采购项目 这种情况下我们该选择什么方法确定采购数量 影响采购决策的因素又有哪些 任务二采购申请 相关知识采购申请的提出采购申请的内容采购申请常见的文件及表格采购申请的审核 采购和购买 制定采购计划 做到 有的放矢 不能盲目的进行 否则会造成企业成本的增加或者不能保证生产的顺利进行 根据各部门的采购申请进行 有需求 采购申请是采购作业流程的第一步 任务二采购申请 一般物料 办公室制式用品 一 含义 指由企业各需求部门向负责采购的部门提出在未来一段时间内所需物品的种类以及数量等相关的信息 并填制一定的表格交由采购的部门 存量管制的物料 由使用单位开出 由总务管理部门统计各需求集中进行 由仓储单位开出 如果工厂进行扩建计划 所有采购申请单应由扩建专案小组开发 任务二采购申请 二 注意事项 任务二采购申请 采购申请流程控制点确定 任务二采购申请 采购申请单是采购作业的起点 通常由使用部门 仓储部门 列入存量管制之物料 生产部门或扩建专案小组等 所签发的单据 主要记载了所需申请采购物料的名称 规格 料号 申请采购数量 需要日期等 并涵盖了请购 采购 验收三种签核流程 这种一单多功能的采购申请单 通称为 物料管制单 任务二采购申请 采购申请单 纺织公司物料管制单 多联式请购单 物料管制单 比较适用于一般消耗性的物料采购的申请或机器设备的申请维修 任务二采购申请 资本支出请购单机器设备等固定资产之购置 采购申请单的格式与内容 与物料采购申请单大不相同 任务二采购申请 特殊支出申请书 任务二采购申请 采购申请单 采购申请单因性质不同由不同的部门负责 如表所示 表采购申请的负责部门 生产性质的采购申请单包括原料 辅助料 机具设备 技术及服务 工程发包等 消费性质的采购申请单包括日常事务用品 后勤服务等 专业服务性质的采购申请单包括会计师签证产品目录设计等 任务二采购申请 实训练习请走访某连锁超市的终端门店 调研其销售商品的采购类别和采购申请的流程操作 了解请购单据的格式和内容 任务三编制采购计划与预算 相关知识采购计划1 采购计划的概念2 采购计划的作用3 采购计划的编制过程 采购计划是企业整个采购运作的第一步 采购计划的制订可以保证物料及时供应 同时降低库存及成本 减少紧急订单 降低风险采购率 计划的编制 计划的执行 计划的制订是为了组织执行 而执行又是检验计划正确与否的过程 是采购决策的落实和具体化 计划的审批 审批后的计划才能作为物资采购的依据 准备阶段 平衡阶段 编制采购计划 任务三编制采购计划与预算 一 制订采购计划的目的与基础 一 制订采购计划的目的1 预估物料采购需用的数量与时间 防止供应中断 影响产销活动 2 避免采购物料储存过多 积压资金 占用堆积的空间 3 配合公司生产 采购计划与资金的调度 4 使采购部门事先准备 选择有利时机购入物料 5 确立物料合理耗用标准 以便控制采购物料的数量与成本 任务三编制采购计划与预算 二 制订采购计划基础1 采购环境2 年度生产计划和销售计划3 用料清单 用料清单 任务三编制采购计划与预算 4 存量管制卡 仓储部门专用 任务三编制采购计划与预算 5 物料标准成本的设定6 生产效率7 采购预算与价格预期8 供应商供货能力及质量状况 采购计划表 任务三编制采购计划与预算 二 采购订单计划的编制 一 订单计划准备1 销售预测 2 物料需求计划 3 准备订单环境资料 4 订单计划说明 任务三编制采购计划与预算 二 计算订货量月度计划订货量 1 物料需求计划 物料部门根据生产计划制订的物料需求计划 2 安全库存量 企业为预防供货意外中断或物料质量状况发生变化而建立的最低库存 3 现有库存量 制订订单计划时 期初的库存量 4 已订在途量 制订订单计划时 预计将要到货量 任务三编制采购计划与预算 任务三编制采购计划与预算 相关知识采购预算1 采购预算的概念及类别2 采购预算编制流程 一 采购预算的目的1 促进企业计划工作的开展与完善 减小企业的经营风险与财务风险 2 使企业高层管理者全盘考虑企业整个价值链之间的相互关系 明确各部门的责任 便于各部门之间的协调 促成企业长期目标的最终实现 3 使部门之间合理安