庄雨五金有限公司岗位职责.doc

莊雨五金有限公司岗位职责（一）外贸部总经理1.根据董事会的战略安排，制定海外市场开发方案并组织实施；2.制定各阶段各国市场的营销策略（价格、产品、分销、促销）和销售目标，并组织外贸业务员实现该目标；3.领导部门员工贯彻、落实和执行各项公司制度；4.审核外销合同并最终审批；5.定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天内做出合理解释或给予明确答复，并布置短期内的工作；6.制定业务人员培训和学习计划，并定期组织实施；7.执行董事长和董事会布置的其他任务；副总经理1.行使好外贸业务员职责，发挥模范带头作用；2.协助部门经理工作，如总经理不在公司，代为行使其职能。执行董事1.行使好外贸业务员职责，发挥模范带头作用；2.协助部门经理工作，贯彻公司文化和进行组织建设，并向董事长汇报员工所反应的意见及部门内的重大问题。外贸业务员1.根据公司安排，向海外客户推销公司优势产品，收集海外订单。2.协助部门经理制定海外市场开发战略及市场布局规划，实施市场开发计划。3.发布和与其他同事交流本人所了解的国内同行和海外市场信息。4.使用公司邮箱进行报价、确认订单、接收客户调查表、发送合同草稿及正本。5.外出时向本小组同事交接工作；本小组同事外出，须处理好其交接的工作。6.处理客户询单（1）于1小时内回复客户询单，须在答应客户报价日期之前做出明确回复；（2）如后收到与其他同事相同的询单，须与先收到者主动沟通；（3）根据公司的利润要求和报价规定，依据采购价格、海运费以及税收成本等按照公司规定方式进行成本核算，报出目标市场可接受的最高价格；（4）报价要求：统一编号（客户编号+日期，如MYSNW0515）、条款完整无歧义。7.客户调查与备案登记：于新客户确认订单后签订合同前，整理补充客户调查表并存储在指定文件夹或转交合同管理员，同时提醒合同管理员备案发放客户编号。8.签订合同（1）起草合同草稿，在采购专员确认资源和交货期，通知成本会计预计利润表，其他同事复核合同草稿后，与客户签订外销合同。（2）统一合同编号规则：客户编号+日期，如MYSNW0515（3）复核其他同事的合同草稿。9.合同执行跟踪（1）提醒备案：将新签合同扫描件于签回后30分钟内存储在指定文件夹，并提醒合同管理员备案合同；（2）审核信用证开证行资信，在确认预付款到帐或确认LC双人审核无误后（有误须通知客户修改LC），在论坛进行采购备案，并提醒合同管理员对采购备案进行组货排序；（3）将合同进展情况及时通知客户，并随时通知客户相应单据；（4）交单后，通知客户公司关于付款速度的奖惩制度并跟踪合同收汇；（5）收汇后，根据成本会计的合同利润表进行合同分析；（6）货抵达客户后，征询客户对公司的意见并发布在论坛上，同时提醒和跟踪佣金的支付情况。10.完成公司上级布置的其他任务。（二）采购部总经理1.根据董事会的战略安排，制定资源开发方案并组织实施；2.部署供应商信息的整理与汇总，落实供应商认证及备案制度，确保台帐管理员的账目准确无误。3.落实采购招标制度，领导部门员工贯彻和执行其他各项公司制度；4.审核采购合同并最终审批；5.定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天内做出合理解释或给予明确答复，并布置短期内的工作；6.制定业务人员培训和学习计划，并定期组织实施；7.执行董事长和董事会布置的其他任务；副总经理1.行使好采购专员职责，发挥模范带头作用；2.协助部门经理工作，如总经理不在公司，代为行使其职能。执行董事1.行使好采购专员职责，发挥模范带头作用；2.协助部门经理工作，贯彻公司文化和进行组织建设，并向董事长汇报员工所反应的意见及部门内的重大问题。采购专员1.开发供应渠道，考察和认证供应商，整合供应商期货和现货资源，将所考察的供应商资料存储在指定文件夹，同时将考察报告发布在论坛上。2.落实部门制定的产品系列开发计划，在论坛公布某一产品新开发资源的详细资料，同时汇总到资源数据库。3.完善和及时更新涉及公司业务的全部产品的FOB报价成本表。4.对外销业务员的询价，于4小时内报出可供产品或相近产品的准确价格、交货期、交货地以及价格走势意见。5.于外销业务员提醒后30分钟内在外销合同草稿首页的背面确认资源，须注明组货付款方式（如：预付10%，提货后15天付清，确认XXX，X年X月X日）。6.安排组货招标：外销合同备案后，于合同管理员提醒后1小时内发布完招标信息，并通知唐山办、天津办、上海中平报价，含资源总部在内，在决定采购前至少得到3个部门联系的报价公布在公司论坛采购招标板块。7.考察供应商：对于招标过程中出现的低价供应商于招标信息发布后一周内完成资质考察，并报董事会审批。得到审批后，须与30分钟内将资料备案到指定文件夹。8.签订采购合同：按照合同管理员签发的组货通知，根据采购总部经理决定的供应商，签订采购合同。9.对出口管理部询问的待上岗货物数量，当天给予准确答复，不得有误。10.催收和审核供应商开具的增值税票，增值税票须于付清全款的当月收回并确保品名、金额无误。11.开展内贸业务和完成公司上级布置的其他任务。台帐管理员1.采购合同备案：于采购合同签回后30分钟内备案于指定文件和文件夹。2.申请采购合同项下的预付款并跟踪付款情况，将付款凭证传真供应商。3.建立供应商台帐（包括总账和明细帐），根据预付款凭证登记台帐。4.供应商发货后：（1）将准确的发货明细通知物流部，并在台帐总账内登记实发货物金额；（2）在公司论坛上，详细备案此次发货应收回的增值税发票明细；（3）将发货明细通知资金管理部，申请余款并跟踪付款情况和将付款凭证传真供应商。（4）根据余款付款凭证，登记供应商台帐，台帐必须随时反映出公司对每个供应商的在途预付款和应付货款。5.每月25日，通知资金管理部在途预付款金额合计和应付货款金额合计，同时将每月的供应商台帐总账发送给资金管理部。6.完成公司上级布置的其他任务。（三）出口管理部总经理1.统筹安排出口管理部工作，整体把握跟踪全部外销合同的执行进度；2.部署海运费价格的汇总及更新，落实船代与货代认证及备案制度，确保组货跟单员的港口库存帐和外贸台帐员的台帐准确无误；3.落实船务招标制度，同时领导部门员工贯彻和执行其他各项公司制度；4.审核租船协议或租船合同，并最终审批；5.定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天内做出合理解释或给予明确答复，并布置短期内的工作；6.制定业务人员培训和学习计划，并定期组织实施；7.执行董事长和董事会布置的其他任务。副总经理1.行使好物流专员或组货跟单员职责，发挥模范带头作用；2.协助部门经理工作，如总经理不在公司，代为行使其职能。执行董事1.行使好物流专员或组货跟单员职责，发挥模范带头作用；2.协助部门经理工作，贯彻公司文化和进行组织建设，并向董事长汇报员工所反应的意见及部门内的重大问题。物流专员1.开发更多的优秀货代和船代，提交其详细资料交董事会认证，并随时备案认证过的货代和船代。2.全面了解海运市场信息，登记VPN上的海运价格汇总表，并根据市场行情随时更新海运价格汇总表；对外贸业务员的海运费询价，两小时内予以准确答复。3.安排船务招标，根据合同管理员提醒，于半个工作日内发布完毕租船招标信息，招标的有效期为货物预计生产完毕的日期。4.根据租船招标结果和出口管理部经理的批示，在采购专员确认预到港货物日期和数量后，起草租船协议并提交出口管理部经理审批。5.租船协议签订后，在VPN指定文件和文件夹内进行备案。根据租船协议出具出口委托书，通过出口委托书确保提单和其他文件符合信用证的规定。6.办理报关装船事宜：（1）申请许可证、办理商检、准确填写报关委托书并协助货代通关，同时索要下货纸复印件转交外贸制单员；（2）领取核销单时，须提交详细的装船出库单并完成核销单备案登记；（3）协调好货代与船代的关系，确保货船的按时衔接，保证货物安全出运。7.办理货物通关后的相关事项：（1）通关后一个工作日内索取报关单预录入明细，并转交采购专员；同时督促货代跟踪报关信息，直至信息录入电子口岸。（2）于通关后一个工作日内向船务公司索取大副收据或场站收据复印件；（3）经本人与另外同事双人审核提单后，确认提单样本，同时在船公司寄出正本提单前，须再次确认提单正本的传真件；（4）装船后尽快索取提单，如第4天仍未取得提单，须向总经理汇报。8.于通关后第20天，催收核销单和报关单直至收回；9.完成公司上级布置的其他任务。外贸台帐员1.货物装船出运后，登记外销合同利润表、港杂费明细账、海运费明细账以及佣金明细账。2.提前一周报港杂费、海运费和佣金的支付计划，支付时凭相应发票和协议向资金管理部请款。3.跟踪港杂费、海运费以及佣金的支付情况，在确认款项付出后，及时处理相应明细账目。4.完成公司上级布置的其他任务。组货跟单员1.打印新签订的外贸合同，并以纸质文件形式进行建档；2.根据外销合同及LC要求，制定组货说明，须明确以下内容：组货数量、包装明细、包装数量、产品技术参数、最晚交货期，确保其符合合同及LC要求；3.审核采购合同，保证采购合同符合组货说明的要求；4.建立和管理好港口库存总帐和明细账：货到港口后，及时进行入库登记；货物装船后，及时办理出库，确保港口实际库存与账目一致；5.每周联系天津办进行一次盘库，如账物不符，须当天找出原因；6.联系唐山办或与采购部沟通，管理组货台帐，明确货物在产数量、已产数量、港口库存数量和装船数量，确保货物所处状态划分得清晰明确；7.安排唛头的喷、挂或粘贴工作，保证每捆货物有2-4个码头和货抵达客户后唛头不受损。8.完成公司上级布置的其他任务。制 单 员1.严格审核信用证，确保信用证条款的收汇安全性和押汇的可行性，如需改证，于半天之内通知外贸业务员。2.审核信用证时，与船务专员沟通，确保船公司可以实现信用证对船只、提单及船证的要求。3.信用证审核无误后3个工作日内制作全套议付单据样本；租船协议签订后，复核出口委托书；装船后，复核提单确认件和最终的提单正本传真件。4.对照下货纸或大副收据，确保议付单据上的货物数量与实际装船数量一致。5.保证押汇，如因特殊情况不能押汇须公布在论坛上或报董事长批准，但须保证正点交单。6.每周五，报资金管理部下一周的预计交单情况，包括预计交单日期和金额。7.于交单后半个工作日须完成以下工作：（1）在论坛应收款管理板块，备案交单明细情况；（2）将全套单据正本扫描件存储在VPN指定文件夹；（3）将全套单据打包上传至公司网站客户服务系统8.完成公司上级布置的其他任务。（四）资金管理部会计主管1.调度和管理公司流动资金，及时办理出口退税，复核检查财务会计和成本会计的工作2.开拓公司的融资渠道，降低资金成本，办理融资手续，负责公司资金筹措及投放工作；3.主持制定各项财务制度，编制财务成本计划、信贷计划，并监督其贯彻执行；4.领导部门员工落实贯彻各项公司制度；5.定期召开部门会议，听取工作汇报和建议，对员工反应的问题须于两天内做出合理解释或给予明确答复，并布置短期内的工作；6.制定部门员工培训和学习计划，并定期组织实施；7.完成董事长布置的其他任务。财务会计1.及时登记登记总帐和明细帐，编制全套会计报表并进行核对;2.管理会计凭证、帐簿、报表等档案，保管与记录各种有价证券及所有权状况；3.记录并复核各项成本帐，核算经营利润，并负责税金的核实与缴纳；4.定期开展经济活动分析，分析利润增减原因，发现管理薄弱环节，提出改善经营管理的建议；5.检查出纳收付款情况，督促收付款票据的及时收回并审核是否合法；6.每月20日，提醒相关采购专员催收增值税发票；7.完成公司上级布置的其他任务。成本会计1.拟订成本核算办法，加强成本管理，外销预算合同毛利，提出可行意见。2.协助财务会计管理港口存货及存货的成本结转。3.跟踪合同执行成本与费用，在论坛及时公布超出预计成本的合同并提醒相关同事做出说明。4.协助会计主管制定资金使用计划。5.审核业务人员的请款资料是否齐全、是否属实。6.每月25日，出具准确的庄雨五金香港有限公司所有者权益表。7.负责核销单的网上申请和海关备案；审核装船出库单和核销单使用备案情况后，发放核销单；使用备案后第20天，提醒催收核销单；核销单从海关退回后，进行网上交单和退税数据报送。8.于装船后半个工作日内核算已装船合同的利润并进行简要分析，指出发生变动的成本项目，并提醒相关外销业务员进行深入分析。9.于交单后的第五个工作日，提醒相关外销业务员催收货款或押汇余额。10.完成公司上级布置的其他任务。人民币出纳1.按照国家现金管理办法和银行结算制度以及公司相关规定，办理货币资金的收付业务。2.审核各项办款手续是否合格（包括：领导签字、经手人、证明人签字，日期、用途、大写小写金额相符，单价、数量、金额正确，印章齐全），审核无误后，办理款项的收付业务。3.确保各项经费收入具备凭证，及时准确登记现金日记和银行帐，做到日清月结。保证货币资金账面余额与库存现金和银行账面相符，并保证现金和有价证券的安全与完整。4.办理行政经费现金及支票的收付工作，发放员工薪资及扣缴申报个人所得税，按时转拨补贴到各职工帐户，并及时做好报销工作。5.整理会计凭证和会计资料并妥善保管，同时保管好印章、现金及有价证券，并做好现金的库存和送存银行工作。6.做好业务收入和银行对帐，准确编制收款凭证和付款凭证。7.完成公司上级布置的其他应急工作。外汇出纳1.办理美元结汇业务和海运费、佣金的外汇支付业务；2.登记香港庄雨及香港中平离岸帐户的银行流水账，并妥善保管银行对账单；3.完成公司上级布置的其他任务。（五）综合管理部合同管理员1.客户备案:（1）审核业务人员与新客户的洽谈过程是否经过公司邮箱；（2）于外贸业务员与新客户签订合同前，审核外贸业务员提交的客户调查表是否完整，并备案登记到指定表格，同时发放客户编号。2.合同备案：（1）审核签订合同的客户是否已经备案；（2）审核合同洽谈过程是否经过公司邮箱；（3）审核外销业务员是否将合同扫描件存储在局域网内，如已经存储，须于30分钟内将外销合同备案至指定汇总表中。3.组货排序:（1）合同备案后10分钟内对五星级客户进行组货计划中排序，并提醒采购专员安排采购招标。（2）T/T预付款合同，与财务确认是否收到预付款，收到后于10分钟内进行组货计划中排序，并提醒采购专员安排采购招标；（3） L/C结算的合同，询问外销业务员和制单员两人是否签字确认L/C审核无误，如已签字，须于10分钟内进行组货计划中排序，并提醒采购专员安排采购招标。（4）排序原则：a.集装箱装运或采购现货的合同，以LC或预付款确认日期的先后顺序排序；b.散货装运且货物需要排产时，按照生产日期和散货预计船期排序，生产完毕之日即为预计船期。4.根据LC审核结果和采购招标结果，发布采购组货通知，提醒船务专员发布租船招标信息。5.根据公司资金情况或董事会决议，在论坛通知外贸部可签订的新合同金额及利润情况。6.完成公司上级布置的其他任务。信息专员1.确保网络正常运行，管理公司数据信息及安全，管理论坛、VPN等登录口令；2.采购计算机、办公设备、耗材、办公用品等；3.每月跟踪检查公司所有计算机、网络以及其他电子办公设备，若出现故障，应与24小时内检修完毕；4.代表公司签订有关网络、邮箱、信息网站方面的合同，并妥善保管；5.负责管理信息化建设，