市建筑市场稽查大队办公自动化系统.doc

秦皇岛市建筑市场稽查大队 办公自动化系统 用户需求说明书 文档状态文档编号 YSU TEMP RMD 用户 需求说明书 编 撰 陈玉波 编撰日期2009 08 16 保密级别 机密 草稿 已发布 修改中 文档版本0 5 燕软燕软CMMICMMI过程文档过程文档 地址 中国 燕山大学国家大学科技园 软件园网址 用户需求说明书 1 文档控制文档控制 版本历史版本历史 日期版本说明作者 2009 08 160 5初稿陈玉波 EPG 版本历史版本历史 日期版本说明作者 2009 08 160 5初稿陈玉波 文档审批记录文档审批记录 日期审核人职务备注 文档去向记录文档去向记录 拷贝份数接收人职务备注 保密等级定义保密等级定义 公开资料 内部资料 保密资料 机密资料 用户需求说明书 2 目目 录录 一 概述一 概述 3 二 目标二 目标 3 三 功能需求描述三 功能需求描述 4 3 1OA 系统定制功能需求 4 3 1 1行风建设 4 3 1 2账务管理 4 3 1 3工会管理 4 3 1 4县区工作管理 4 3 1 5奖惩 4 3 1 6后勤保障 5 3 1 7劳资管理 5 3 1 8处罚明细 5 3 2个人办公 5 3 2 1文件传输 5 3 2 2共享下载 5 3 2 3工作日程 6 3 2 4通讯录 6 3 3公文管理 6 3 3 1公文收发 6 3 3 2收文审阅 6 3 3 3发文审阅 7 3 3 4公文归档 7 3 4行政管理 8 3 4 1会议管理 8 3 4 2员工档案 8 3 5公共信息管理 8 3 5 1通知发布 8 3 5 2内部论坛 8 3 5 3内部短信 9 3 6档案管理 9 3 7全文检索 9 3 7 1模糊查询 9 3 7 2精确查询 9 3 8后台维护管理 9 3 8 1后台管理 9 3 8 2权限管理 10 3 8 3日志管理 10 用户需求说明书 3 一 概述一 概述 秦皇岛市建筑市场稽查大队隶属市建设局领导 并受建设局委托行使行政执法职能 是秦皇 岛市建设系统唯一具有综合执法职能的建筑稽查机构 在国家依法治国 依法治建方针政策指引 下 稽查大队认真贯彻执行 建筑法 招标投标法 行政处罚法 等有关法律法规 不断总 结提高 逐步探索出了多方位稽查 规范化管理的建筑市场稽查运行机制 在秦皇岛市建筑市场稽查大队的业务管理多元化的前提下 需要有一个成熟的信息化管理软 件来提高工作效率 办公自动化系统 以下简称 OA 系统 是全新的基于 BROWSER SERVER 方式的无纸化办公软 件 提供个人办公 公文管理 行政管理 公共信息管理 档案管理 全文检索 后台维护管理 等应用 它涵盖了大型企事业单位日常办公管理的基本流程 具有很强的通用性 适用于不同类 型的企业 事业单位 为企事业机关办公 事务处理和辅助决策提供准确 有效 广泛 及时 可靠 安全的信息服务 实现办公现代化 信息资源化 传输网络化和决策科学化 二 目标二 目标 1 信息的充分共享 2 为领导决策提供最大的支持 3 用电子流程逐步实现无纸办公 文档一体化 4 节约企事业办公成本 5 极大地提高工作人员的工作效率 6 保证信息的及时获取 规范企事业的管理体制 用户需求说明书 4 三 功能需求描述三 功能需求描述 3 1OA 系统定制功能需求系统定制功能需求 3 1 1 行风建设行风建设 用户可自行编辑行风建设内容 编辑完整后进行发布操作 将最新的行风建设展现在 OA 系 统中的行风建设版块 3 1 2 账务管理账务管理 通过对财务数据的录入 由 OA 系统输出月报表 决算报表及预报表 3 1 3 工会管理工会管理 用户可自由编辑维护工会活动内容及财务的收支情况 编辑完成后即可将实时的工会信息发 布到 OA 系统中 3 1 4 县区工作管理县区工作管理 由市稽查大队用户编辑对县区检查工作的通报内容 保存到 OA 系统中 县区工作人员可查 询最新或历史通报内容 县区用户可使用 OA 系统的工作计划 当月工程情况上报功能 填写完整的计划保存到 OA 系 统 市稽查大队用户便可进行查阅 3 1 5 奖惩奖惩 具备维护权限的用户可自行编辑单位内部制度 奖金发放情况及表扬信息 以上发布的信息可以 在 奖惩 模块进行浏览 查看 3 1 6 后勤保障后勤保障 该模块针对采买审批的流程进行操作 由各中队或办公室在 OA 系统中录入采购申请单 上报后 用户需求说明书 5 办公室或办公室领导可查看到采购申请情况 由办公室或办公室领导决定是否同意采购 填写采 购意见后批复 各中队或办公室可登录后勤保障模块查看审批结果 3 1 7 劳资管理劳资管理 薪金 保险 人员基本情况等公开的信息由具备相应权限的用户进行登记 维护 如果需要对薪 金 保险等信息进行查看 可登录到劳资管理模块进行查阅 3 1 8 处罚明细处罚明细 该模块主要显示对违规单位的处罚明细情况 以增强处罚结果的透明度 处罚明细模块由用户录入 编辑处罚明细情况 最终由 OA 生成处罚报表提供给相关部门查阅 3 2个人办公个人办公 3 2 1 文件传输文件传输 文件传输 可轻松选择用户对象发送 一次可最多发送 6 个文件 同时也可直接传给自己 可查看文件传输历史记录 查看接收人阅读下载记录 包括时间 IP 等信息 整合短信系统 提 供文件回执与小秘书提醒服务 进入文件系统后 可对文件进行在线阅读 下载 转发 回复 删除等 同时 本 OA 系统还按照部门对文件分类 便于查阅与管理 系统还提供对已发送文件 和接收文件查询检索服务 为最大保证系统文件传输安全 程序内部加强了对文件类型及容量的 安全与高速传输 这些设置可由管理员在后台轻松设置与调整 系统支持来信文字动画 语音提 示服务 并提供快速连接 本文件传输 根据各部门与系统用户姓名生成 2 级列表 可轻松选择 接收对象 3 2 2 共享下载共享下载 提供部门内部信息共享上传下载通道 用户可对需要共享的文件 图片 动画 视频 音乐 等进行快速上传 进入共享区后可在线浏览与下载等 支持实时共享开关 删除等 同时提供共 享文件的快速分类与查询服务 用户需求说明书 6 3 2 3 工作日程工作日程 用户可按需撰写工作日程安排 包括工作日程与个人日程 部门领导可查看本部门员工日程 最高领导可查看所有日程列表 也可按部门查询日程 部门领导可查看下属日程 同级别的工作日 程是不可见的 注 个人日程 只有其本人可见 支持自行修改 删除 开关日程操作 日程更 新时间显示 以红字不加粗显示 领导与部门主管可对日程进行批示 增强互动性 有利于工作 管理与指导以及知识平台建设 有批复内容的 将在下行显示批复内容 批复人与部门 批复时 间与更新时间 支持日程全文检索引擎系统 3 2 4 通讯录通讯录 用户可录入同事好友的通讯方式 包括姓名 部门 类别 地址 邮编 传真 电话 手机 小灵通 email QQ MSN 拥有自己的通讯录 同时 可在线查看单位内部通讯录列表与部门通 讯分类 提供快速查询通讯信息服务 建立企业级通讯录 用户可实时更新个人通讯方式 部门 可上传部门最新通讯信息 上传与修改删除通讯信息权限可由管理员在后台自由设置 3 3公文公文管理管理 3 3 1 公文收发公文收发 支持一对一部门发送及群发公文 可在线阅读 下载公文 整合短信系统 提供公文回执与小 秘书提醒服务 同时也可在线签阅 对签阅意见进行修改与删除 实时查看他人审批意见 公文 发送人可查看与删除发送记录 支持公文阅读下载统计 包括阅读人姓名 部门 时间 IP 等 公文接收部门可对公文进行催办提醒 同时为接受提醒人并提供公文快速连接 同时 为公文接 收人与发送人提供公文信息包括公文文件 签阅意见 发送与接收人信息的查询服务 3 3 2 收文审阅收文审阅 1 由收文岗位人员拟稿 发送给相关人员或领导审稿 2 相关审稿人 接收到短信提醒 点击连接进行审稿 或者直接进入收文模块的 待审收文 对收文提交审稿意见 用户需求说明书 7 3 审批人可对该收文进行修改和转交审稿 转交办理 转交签阅 即向最高领导转交签阅 4 收文按照 1 拟稿 2 审稿 3 签阅 4 办理 流程进行完毕后 第 1 2 是必须流程 3 4 流程无先后顺序要求 也非完全必需 该收文办结 5 收发文拟稿人员可全程看到文件办理过程 文件办结后 由其存档 6 收文阅办单据最终能够满足内控要求 能够汇总显示全程批办痕迹及个人签名 7 提供 拟稿 审稿 签阅 办理收文数据检索系统与记录 待办 已办 列表分类 3 3 3 发文审阅发文审阅 1 由发文岗位人员拟稿 发送给相关人员或领导审稿 2 审稿人员审稿后 发给相关人员定稿 并提出会签意见 3 会签的文件应该先由会签的公司领导依次会签完毕后 才能由主要领导签发 即没有会签 完毕的文件 不会到主要领导那里 4 收发文岗位人员可全程看到文件审稿 签阅过程 5 发文阅办列表最终能够满足内控要求 能够汇总显示全程批办痕迹及个人签名 6 提供 拟稿 审稿 签阅收文数据检索系统与记录 列表分类 3 3 4 公文归档公文归档 对收发的公文进行归档保存 3 4行政行政管理管理 3 4 1 会议管理会议管理 会议管理实现了会议的申请 审批 安排通知 会议记录 记录核准等功能 申请人在申请 会议时可察看会议室的使用情况 并根据会议室的使用情况合理地安排自己的会议时间及会议地 点 用户需求说明书 8 3 4 2 员工档案员工档案 用于内部的员工档案管理 包括员工基本信息 工资福利 考核情况 奖惩情况 职务变动 技术职称等管理功能 3 5公共公共信息管理信息管理 3 5 1 通知发布通知发布 通知发布采用 office 在线编辑器 良好的可视环境 可插入文件 图片 数据库 动画 视 频 音乐等附件 支持图文编排系统 立发布即刻显示在系统首页 支持点击统计 发布后 可 自由管理 修改与删除 实时开通与关闭 支持大附件上传 精确用户点击与人次 阅读记录 查询 已更新通知 系统以红色注明 3 5 2 内部论坛内部论坛 提供机关内部快速沟通与信息传播平台 利于效率提高与机关文化建设 包括发帖 查看 列表 回复 快速回复等功能 支持图片上传 远程图片 文件上传 自定义头像 健全的帖子 删除机制 最高领导可删除部门下属帖子 部门领导可删除本部门员工帖子 员工可删除自己的帖 子 无法删除他人帖子 领导可删除员工帖子 但不授权修改他人帖子 论坛支持含版块系统 由 管理员后台控制管理 可随时建立 修改 删除 开关 对各版块帖子进行统计 支持更新与未 更新帖子日期区分显示 更新帖以红字不加粗显示 支持论坛帖子全文搜索系统 根据性别 识 别头像导航 3 5 3 内部短信内部短信 支持短信点对点 点对多发送及系统群发与部门群发 可自由定制好友群组 选择常用对象 集中发送 支持在线回复与转发继续发送 删除等 短信接收支持 未读 标记 同时可在线查看 短信发送记录与时间 系统支持来信文字动画 并提供快速连接 本短信系统 根据各部门与系 统用户姓名生成 2 级列表 可轻松选择接收对象 用户需求说明书 9 3 6档案管理档案管理 档案管理 在日常办公过程中 将会产生大量的文档 比如各种收文 发文 会议纪要 技 术资料 政策法规 人事档案 项目文档等 经过一定时间后 就需要将这些文件统一归档管理 文件的归档操作分别在相应的子系统 模块 中完成 归档后的文件流转到文档资料管理子系统 中 由该系统对归档文件实行统一的管理 包括分类档案的建立 组卷 归档 检索 借阅 销 毁等 3 7全文检索全文检索 3 7 1 模糊查询模糊查询 可根据一知半解输入不准确字眼 标题或全文内容中的字眼 在站内所有信息中查询中所包 含该字眼的全部信息 新闻 通知或内部论坛都在查询范围之内 3 7 2 精确查询精确查询 可根据所输入的新闻标题或通知标题在不同信息领域进行精确查询 3 8后台维护管理后台维护管理 3 8 1 后台管理后台管理 提供系统部署与日常管理维护平台 包括帐号增加 开通与关闭 删除 部门增加 删除 开关管理 登陆日志 密码查询 通知 短信 公文管理 文件类型 大小设置 考勤时间设置 工