财务支出审批制度.doc

财务支出审批制度1、目的为了加强财务支出的统一监督管理，合理使用资金，有效实施财务支出控制，特制定本制度。2、适用范围本制度适用于遵义县世纪有色金属有限责任公司。3、财务支出类型公司日常经营中发生的所有财务支出，按其业务性质可划分为以下三类： 公司员工在日常经营中发生经济业务时，费用支付所引起的货币资金的流出，如差旅费、业务招待费、市内交通费、通讯费、工作餐费、办公费以及其他此类的报销支出和转帐支出； 采购支出：公司在取得办公用品、原材料、低值易耗品、固定资产时所引起的货币资金的流出； 工程项目支出：公司工程款的支出、土地征用费用、工程材料购置、设备购置、勘查设计费、监理费、广告费、销售佣金等业务的付款。公司日常经营中财务支出，按其支付方式可分为：现金支出（含报销和借款）、支票支出、汇款支出。4、财务支出审批程序4.1 资金计划：公司所有资金支出实行计划管理，严格控制计划外支出。4.1.1填报时间公司各部门及下属单位应在每月25日前将及本月资金计划执行情况、下月资金计划报财务部，财务部在26日进行汇总，27日召开资金计划会议。上述时间如有临时变更，由财务部报财务总监、总经理同意后另行通知。4.1.2填报部门资金计划含采购支出计划、工程项目支出计划、采掘作业支出计划、薪酬福利计划、销售及收款计划、非生产性费用计划等项，具体填报部门如下： 采购支出计划：本月计划执行情况及下月计划均由采购部填报。 工程项目支出计划：本月计划执行情况由财务部填报；下月计划中地面工程部分由基建部填报，井巷工程部分由生产技术部填报。 采掘作业支出计划：本月计划执行情况由财务部填报，下月计划由生产技术部填报。 薪酬福利计划：本月计划执行情况及下月计划均由人力资源科填报 销售及收款计划：本月计划执行情况由财务部填报，下月计划由销售部填报，销售部未成立前由冶炼厂填报。 非生产性费用计划：本月计划执行情况由财务部填报，下月计划由预计会发生相关费用的部门填报。4.1.3资金计划的执行：资金计划经资金计划会议讨论，财务总监、总经理同意后确定为最终执行计划，各部门必须严格执行。4.2 基本程序4.2.1计划内支出审批程序 公司在资金计划内的款项支出，遵循以下审批程序：付款申 请业务审 核财务审 核分管副总审 核财务总监审 核总经理审批支出申请公司员工在工作中发生对外经济业务需要支付款项时，应当及时、正确填写有关申请单，向各级审核、审批人逐级提交申请。申请单中应当正确、清楚说明款项用途、内容及金额；必要时，一并提交经正式批准的相关文件和说明材料。业务审核业务审核由申请部门经理负责（矿山、冶炼厂分别为矿长、厂长），审核人应当依据公司有关费用支出管理制度对付款申请进行审核，具体内容是：此项业务是否符合工作需要，是否符合经济合同约定，是否在计划内，预计相关费用开支是否合理。对于差旅费报销应当审核出差地点、时间、人数安排，以及相关费用的合理性。对于业务招待或接待来访人员应当审核招待地点、时间、人数安排，以及招待标准的合理性。有关差旅费的报销标准和规定，参见公司差旅费管理相关制度；有关业务招待费的报销标准和规定，参见公司业务招待费报销制度。上述审核完成后，符合公司要求的，批准同意并签字，否则退还业务申请人重新办理。财务审核财务审核由财务部经理或指定财务人员负责。审核人应当对付款单据填报的准确性、合法性、合规性进行审核，具体内容是：付款申请原始票据数据是否准确，汇总金额是否准确。所附票据是否符合税务法规要求，报销金额是否符合公司相关费用支出制度。付款金额是否符合经济合同约定，收款单位和个人与公司是否存在未结往来账。上述审核完成后，符合公司要求的，批准同意并签字，否则退还业务申请人重新办理。分管副总审核分管副总充分考虑业务审核，财务审核的意见，把握支出的合理性、必要性，符合公司要求的，批准同意并签字，否则重新办理支出手续。财务总监审核财务总监总体把握业务支出的合理性以及支出手续的合规性，符合要求的签字同意，否则重新办理支出手续。总经理审批总经理充分考虑上述各级审核和审批的意见，总体把握支出的合理性，符合公司要求的，批准同意并签字，否则重新办理支出手续。付款结算付款单据经过各级审核、审批后，交出纳办理付款结算手续。出纳付款前还应当进行以下复核：审批程序、权限是否正确，相关文件是否齐备，付款金额是否准确。经复核符合要求的履行付款手续，不符合要求或付款金额有变的，应及时通知申请人。对于需要支取现金的，一般应当先由出纳将现金如数支付给员工，并在相关票据联上加盖“现金付讫”章，员工收到现金并当面点清后在相关单据上签字。对于需要领用支票的，应由经办人提供书面的收款单位名称、金额等，之后由出纳填好支票日期、收款单位、用途、支付金额，将支票号登记在支票领用簿上，员工签字后领用。对于需要汇款的，应由经办人提供书面的汇款单位名称、银行帐户、帐号、金额等，之后由出纳办理汇款。4.1.2计划外支出审批程序资金计划外开支除单独申报获批的事项外，财务部一律不予支付。计划外支出的申报，支出人及相关负责人必须提交详细的书面材料及其他有说服力的证据，由总经理作专项审核。书面说明内容应包括：（1）业务介绍、原因、背景；（2）未列入当月计划的原因；（3）该笔支出的合理性、业务需要程度、效益分析等。总经理进行专门审核后，出具意见，同意支出的，调整增加本月资金计划，经办人履行正常申请审批手续，未获批准的，则停止办理相关业务。5、具体规定5.1报销 公司员工按照公司有关制度发生的费用、因公发生经济业务需要对外支付的款项可以报销。不包括员工因私发生的对外款项支付。 员工取得发票时，除飞机、火车、汽车、轮船等交通工具发票外，其它原始票据必须印有当地税务局或财政厅（局）监制章，并应加盖开票单位发票专用章或财务专用章，如属行政事业单位收据的必须见“行政事业单位通用票据”或“行政事业单位收款收据”字样。发票中的单位名称、内容、金额、日期应完整、齐全发票抬头公司名称为全称“遵义县世纪有色金属有限责任公司”或“遵义县世纪有色金属有限公司”。不符合上述规定的单据视为无效单据，不能报销。有关发票有效性的鉴定，报销人取得发票或其他原始单据前，如有疑问，应提前及时与财务部进行沟通确认。 员工报销差旅费时，应当填写差旅费报销单；报销其他费用时，应填写费用报销单。按照原始单据的大小顺序由右至左粘贴，严禁将有文字、数字、签章的部分粘贴在一起。除报销的原始凭证外，报销员工应当将有关申请表、请示文件等附在费用报销单后面。 特定业务的报销，主要指按照公司已正式公布实行的制度，规定的费用支出报销，如手机通讯费等，由统缴部门报销，审核时的报销标准详见各相关制度。 费用报销原则上应由经办人本人亲自报销，特殊情况下，由行政文员代替公司领导及其他员工报销的，报销人应当正确填写经办人姓名。 报销时间：每周一、三为出纳日常业务报销时间。如遇特殊情况，应提前与财务部联系，财务部尽责妥善安排，每周二、四为出纳办理银行付款时间，相关款项需银行支付的，经办人应在前一天将付款手续交财务部。员工应当在每月的23日前报销当月费用，每月24日至月末最后一天暂停报销。除因特殊情况，当月未报销的费用不能在次月报销。除另有规定外，上年费用支出最迟应在次年1月31日前结算报销，否则跨年度费用将不予报销。员工填写各种申请单的有效期为一个月，超过有效期的，应重新申请。5.2借款 借款是指公司员工在工作中发生各类经济业务需要支付款项，按照公司规定的程序从财务部借出现金或支票。 借款人必须是公司的在岗正式员工，借款用途必须用于公务。 员工需要借款的，需向所在部门经理口头汇报，获得允许后填写借款单，借款单需写清借款人姓名，所在部门，借款用途，借款金额大小写。填毕后依次向各审核审批人提交，审批完毕后交财务部出纳领取现金或支票。 借款人应在完成工作、付款结算后5个工作日内办理报销还款手续。如业务工作没有如期开展，应及时如数归还所借款项，除司机、采购人员、总经办主任等需要长期借支备用金的岗位外，其他人不得长期占压资金。如借款人未按规定及时进行还款，则借款人不能报销或进行下一笔借款业务。 财务部每季度末对个人欠款清理一次，对超过一季度挂帐不还欠款的个人，经汇报财务总监、总经理批准后，可将在其工资中扣除欠款部分。借款人在离职时，应结算还清借款。5.3其他由于库存现金限额的限制，业务人员在有提取单笔金额人民币5000元以上（含5000元）的需求时，应提前一天通知财务部出纳，以便准备足额现金。所有支出单据均由财务部统一设计，未经财务部许可，员工不得自行设计、使用其他支出单据。6、违反本制度的处理方式 业务经办及审核人员应熟悉和掌握与所经办业务相关的制度、合约等，在报账过程中发生下列情况的