房地产开发公司销售部资料管理.doc

房地产开发公司销售部资料管理 房地产开发公司销售部资料管理提要：各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件源自于建筑资料 房地产开发公司销售部资料管理 一资料内容 文字部份： 1送董事会资料。 2公司下发文件。落款为XX公司、董事会的通知、通告、指示、决定、决议等。 3会议纪要。 4内部资料。包括一般资料和重要资料（需长期保存）。 5送其他部门资料，主要指部门衔接函。 6其他部门送本部门资料。衔接函、落款为*部的通知、通报、决定等。 7策划部送行业信息。包括：策划部送来的简报、其他楼盘信息等。 8活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则，实施方案，请柬，门票样本等。 9报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。 10法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。 11各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。 12各项目运行中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。 13各项目售后资料。主要指物管公司送来的，如客户住宅电话等资料。 14销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。 15各项目销售日报表。 16每天各销售代表的工作日志及每周、每月汇总。 电脑部份： 1销售资料。主要指商品房销售一览表、合同摘要，营业用房合同摘要，车库购销情况，已售房、余房信息。 2工作日志。 3客户档案。 4销售代表档案。 二资料的管理。 销售助理负责本部门的资料管理工作，主管进行监督和督促。 销售助理作为资料的管理人，应及时做好资料的收集、整理、归档，确保资料的完整、正确和安全。 1文字资料。 报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。 公司下发文件。在收文的次日早会宣读，会后存档。 销售日报表。由经办的销售主管当日详细填写，销售助理每天早会检查，会上汇总（包括当日汇总、截止当日汇总），经理会后检查。一本填完后存档。 工作日志。由各销售代表每天下班前完成，主管助理当日汇总，分项目销售时间存档。 合同书的管理。详见预定单合同的管理。 预定单的管理。详见预定单合同的管理。 工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。 项目售前资料。长期保存。 项目售后资料。长期保存。 注意事项：1.每份资料编写目录，建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失，须原样弥补，并罚款200元，如造成其他资料的遗失，须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。 2.大部分文字资料需长期保存，有些资料需永久保存，这些资料主要是指与客户签署的易引起争议的书面资料，如a、客户的更名、转让资料（见更名、转让手续的办理）；b、优惠客户的情况说明；c、公司对客户的赔偿资料（含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明）；d、退房资料（见退房手续的办理）。 二电脑部分。 主管机要加密，除经理、主管、主管助理以外的人员使用需征得主管以上一级领导同意。 涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理，邮件删除。 合同及预定（退款）单的管理 一填写 1由经办的销售代表填写，如该经办人员不在，由主管或经理安排人员填写，该被安排的工作人员有义务保质、保量地完成，否则将作为责任人受到处罚。 2字迹要工整、清楚，使用黑色钢笔或签字笔。如有修改，使用涂改液或刀片后再填写。如发现字迹潦草、模糊者，用笔不合要求者，一份罚款50元。 3合同内容的填写。 A.合同包括：主合同、补充协议、物管协议。 B.严格执行规定的单价、付款时间、既定的条款，如出现金额的优惠，合同条款的修改，补充条款的增加等被视作特殊合同，按照评审要求进行合同评审， c.合同金额四舍五入保留到元，并保证分项金额之和等于总金额，单价乘以面积等于总价。 合同中须注明定金金额，定金统一为壹万元。 大写金额处有数据前的零可用/代替，数据中的零不得简写。 D.填写不得有空白栏，无内容填写应用/划去，否则造成后果者自行承担一切后果。 合同上一定要留有客户的身份证号、通讯电话、通讯地址。 4合同签写的程序。包括从书写到交由主管助理管理。 合同书分格式化合同与特殊合同，格式化合同由经办销售代表填写内部审核表，后需另外一位销售代表、销售主管复核签字，复核内容包括合同书是否各文本都签写了及其中的每一条、每一款及确保正确性和未经过任意修改。特殊合同要进行单独合同评审，是否有相关领导签字认可，之后再交给客户去办理交款等以后的手续。 合同一式份，客户、 房地产开发公司销售部资料管理提要：各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件源自于建筑资料公司财务、销售各一份，销售保留的一份由主管、经理核查后交开发公司管理，核查的内容同上。 不规范合同的责任三方除查出问题的人以外均将受到50元-1000元的处罚，并承担由此造成的一切后果，公司不承担由于工作人员原因造成的任何损失。 5预定单内容的填写。 严格执行规定的单价、预定截止期限（从签预定单次日起3天），如有调整视作特殊预定单，单价的优惠由经理以上一级领导签字，预定截止日期的延长由主管以上一级领导签字，否则将视情况给责任人以处罚。 填写不得有空白栏，无内容填写应用/划去，否则造成后果者自行承担一切后果。 单上一定要留有客户的通讯电话、通讯地址 特别注意单价与付款方式的对应一致，否则自行承担一切后果。 6预定单签写的程序。 1）填写电脑确认单，写明预定单号、客户姓名、房屋位置、型号、定房日期及销售代表姓名，将此单交至经理处进行电脑输入，确认无误； 2）填写房屋预定单，由另外一位销售代表进行复核，客户签字后交至经理处签字确认； 3）带客户到财务部进行交款，加盖经济合同章； 4）将预定单的第一联（白色）交至经理处进行存档，第二联交给客户，第三联交给财务。 签预定单须交纳_元以上的预定金。 7.退房程序 1.）定金：由客户打电话说明要退房，且定金可不予退还者，由销售代表填写情况说明，写明客户姓名、定房位置，定房时间及退房原因，交至经理处进行存档。（此种情况大多为已过预留截止日期者） 2.）退房且退定金：由于公司及其他原因造成客户要求退房的： A.预定退房：收回客户的预定单，经理签字后由相应销售员带客户到财务部退款，退款后将预定单交至销售经理（财务部）处进行存档； B.合同退房：收回客户的合同、业主卡等，要求客户填写退房申请单，交由财务核算应退金额并签字确认，销售主管签字确认，金额在5万元以上者由公司领导签字确认，之后由财务部与客户约定时间进行退款,退款后将退房申请单原件交至财务部，复印件交至销售助理处进行存档。 二合同管理。此工作由经理助理承担，经理进行监督。 1合同的管理。 时间：从客户签合同开始到移交给实业公司之前。 内容：分项目、分住宅和铺面；建立借阅签字制。 注意事项：应作为机密资料保存，不得遗失，不得将信息告诉他人；除公司领导、销售经理、合同经办人员以外，其他人员查看合同须经主管同意，借阅须签字。 2预定单的管理。 时间：从客户签单开始须长期保存，该预定单无论是有效的、作废的、过期的都需长期保存，以备查。 内容：分项目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。 三.关于合同评审 1.格式化合同 A.定义：对开盘前的合同进行统一内容的拟订，在经过合同评审后，即成为格式化合同。 B.合同评审程序：销售部拟订内容-填写合同评审表格-有关部门负责人签字-管理者代表签字-总经理签字 c.签定此类合同时，须经过销售部内部审核过程：销售代表与客户签定合同-经办销售代表填写内部审核表并签字确认-复核销售代表签字-销售主管签字确认-销售经理签字确认客户签字-盖经济合同章。 D.对于复核人员应确认客户在现场，对于条款未进行任意修改和增加，如在未修改的前提下增加了条款，确认此条款属客户对于公司的约束还是属公司对客户的约束，如是前者，则应进行特殊合同的评审，如属后者，则应在增加条款上进行盖章确认后进行内部审核（此类增加内容应首先由销售主管在审核表上进行书面确认后填写）。 2.特殊合同： A.定义：对格式化合同内容进行了改变（增加或删除，其中增加条款属客户对公司的约束类），即称其为特殊合同。 B.评审程序：销售