记录管理程序流程图形式.doc

程序文件 作业指导文件编号COP -02文件名称：记录管理程序版 本A页 码4 OF 4修订状态版本修订记录编制审核批准生效日期A首次发行2006年11月1日发放部门份数签收记录发放部门份数签收记录受控状态1 目的：制定各种记录的收集、编写、防护、保管和管理等标准，并为质量管理体系有效的运作提供相关的证明等。2 使用范围：适用于本公司质量管理体系内所有与质量活动有关的文件的记录。3 职责：3.1行政部-文控中心：各种记录格式的管制；3.2 相关部门：各种记录格式的制定、使用及保存。4 定义：（无）5 作业流程：序号流程图流程说明责任人支持文件记录1表单设计1、各部门文件制作人设计好表单格式，必须满足以下内容：企业名称及LOGO；：表单美观性；：表单的用途（主要是适用性）。见附件一表单格式一览表，表单上下左右页边距及横竖纸张选择可根据内容而定。各部门文件制作人表单格式一览表2表单编号1、各部门文件负责人将设计好的表单格式交文控中心，由文控中心进行统一编号。具体按照文件管理程序要求进行。文控中心文件管理程序3表单审批1、各部门负责人对表单的适用性进行签字确定；2、文控中心对表单的格式进行确定；3、审批合格的表单保存一份原稿存放在文控中心，文控中心将其在三日内记入记录一览表中各部门负责人文控中心记录一览表4表单更改1、表格的修改一般为各部门的表格使用人，由各部门负责人审核确定后交文控归档。 2、新版表格确定使用时，各部门将旧版表单使用完后再使用。3、如在现场有发现未按以上执行，由各部门负责人负责。各部门文件制作人5表单填写1、不得使用铅笔；2、字迹须清晰可辨认；3、记录要完整，各栏需填写清楚，不须填写的地方须划掉；4、各种记录填写的内容需更改时，应当由更改者在更改处签字/签章。各部门文件制作人6记录更改1、在错误的地方，以笔划线表示该数据错误，并填上正确的数据以后，再签上更改者姓名或盖章以示负责。各部门文件制作人7记录收录1、各部门文件负责人根据本部门记录一览表进行整理收集。各部门文件负责人记录一览表8记录保管防护1、各部门文件负责人保存好本部门记录；2、对于保存的文件应注意防潮及防虫；各部门文件负责人9记录查阅/检索1、当客户/供应商/第三方认证机构需查阅目录时，由相关部门人员陪同，记录负责人应能迅速提供相关记录。2、当公司内部查阅和追溯相关记录时，各部门记录负责人应能找出所要查阅和追溯的记录，公司对各部门记录的检索方法统一以目录和其相关对应的编号，阿拉伯数字流水号进行。各部门文件负责人10记录保存时间1、记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，享有这种要求时，公司应按政府、安全和法规及顾客的要求进行保存，保存期限详见记录一览表。各部门文件负责人记录一览表11记录销毁处理1、各部门记录负责人按规定的保管期限进行保存，对于已过保存期限且无继续保存价值的记录，经文件制作人确认后，呈报部门负责人批准，给予销毁，对于仍需保存的记录，按记录保管防护要求执行。2、销毁时可用碎纸机式销毁的方式进行，销毁工作必须由两人以上进行，也可作再生纸使用。