费用报销管理制度.doc

广东西陇化工有限公司财务制度汇编费用报销管理制度第一章 借支管理第一条 原则1.1.只允许因公借款，未办妥入职手续的员工不准借款。1.2.借支起点为500元以上，原则上500元以下的支出由个人预先垫支。1.3.除经批准的备用金外，实行“前款不清，后款不借”制度。1.4.发生费用支出后，应于7个工作日内报销冲账。月末逾期未还清借款者，财务部门须通知人力资源部从其工资中扣回；如有特殊情况，应事先向财务部门申请延期，未有申请者，财务部门照扣不误。1.5.借支差旅费用时，须凭审批后的出差申请单的限额填写借款审批单方可向财务借支款项（格式见附件）。第二条 借支流程及审批权限分公司经理子公司总经理/分管副总经理8000(含)元以下)8000元以上集团总经理 4000元(含)以下经办人付款财务主管/经理 副总经理级以上人员的借款，其借款余额在其审批额度内可先由财务经理事前电话请示审核后给予办理，并在当天内报总经理或董事长审批。第三条 异地借支和私人借款3.1公司严禁出差人员到异地公司借支，如有特殊情况须暂时在异地借支的，必须按第二条规定的流程及限权办理手续，同时把借支单传真到对方所在单位的财务部入账。3.2 公司原则上禁止私人借款，特殊情况需写详细的书面报告并经董事或董事长特批，写明借款的事由和还款计划，没有按计划还款的财务部门须通知人力资源部从工资中扣回。第二章 差旅费报销制度第四条 出差的定义4.1出差人员是指因工作需要，受公司委托，离开工作岗位所在地到异地执行任务的人员。公司派驻各地区的分公司经理、各办事处工作人员以及业务人员不在此定义之列。出差分长途出差和短途出差。4.2长途出差指出差地距离日常工作地（居住地）超过250公里以上或单程交通时间在3.5个小时以上，原则上当天不能回来应安排住宿的情况。4.3短途出差指出差地距离日常工作地（居住地）超过150公里以上250公里以内或单程交通时间在2个小时以上3.5个小时以内的情况。第五条 出差申请5.1长途出差事前应填写出差申请单，三个工作日内（含三日）由直接主管审批，超过三个工作日由所在公司负责人审批。审批后须交到人力资源部备案，分公司交财务主管备案，报销时取回作为报销凭证的附件。5.2出差申请单是财务部费用审核的依据之一，报账时必须附上，否则财务不予报销。5.3出差人员的出差地、出差时间段的安排，必须由其主管领导决定。擅自更改出差地及时间者，其费用除自理外，公司可追究其行政责任。5.4长途出差必须按次在出差返回公司后的七个工作日内报销，短途出差的报销可以每周汇总一次，并且集中在每周三报销。第六条 交通费及伙食费补贴6.1交通工具：一般职员原则上按乘坐汽车或火车硬坐的标准报销；特殊情况乘坐飞机或火车软卧必须经过职能中心总经理同意，分公司经理或生产基地公司部门经理级以上人员，除选择飞机或火车软卧两项需征得公司职能中心总经理或生产基地公司总经理级以上人员同意外，可自由选择适当的交通工具。6.2公司部门经理级以上人员因工作需要，可乘市内出租车，但应在每张出租车票上注明时间、起止地点、事由、实际支付金额（严格要求机打票）等，未按上述要求详细注明的票据，财务不得报销。6.3公司分管副总经理级以上管理人员可根据工作需要本着节约成本的原则，可自由选择适当的交通工具。6.4市内交通费及出差期间伙食补贴：6.4.1出差期间的伙食补贴标准为每餐10元，出差期间每日按三餐标准计算（指出差当地公司没有安排伙食的情况下才适用）。6.4.2所有人员在所在单位的市内办理事务时原则上不享受伙食补助，有伙食补助的外派人员不适应此条款。6.4.3市内交通费是指在出差地发生的公共汽车费和摩托车费，可以按工作需要实报实销（驾驶公司车辆出差的人员不得报销交通费）。报销时须在单据背面上填写起止地点和日期。6.4.4对取不到票的摩托车费，须填写取不到车票的证明并注明起止地点日期，经分公司经理或部门经理以上证明方可报销。6.4.5经理级以下人员原则上不可以报销“的士”车费，如有特殊情况，必须在征得部门经理（分公司由经理）同意的情况下可以根据实际情况给予部分或者全部报销，但必须在车票后写明起止地址、时间和原因方能报销。6.4.5公司副总级以上管理人员出差地市内交通费及伙食费可以根据实际需要报销，原则上伙食费控制在100元/天以内，财务凭发票报销。6.5上述补助填报原则：（1）出席会议，有工作餐安排的，不得另填补助；（2）跟公司高层管理人员出差，有安排的，不得另填补助；（3）经公司同意，当天凡有一次招待活动的，则扣除当天一餐的补助；（4）出差地公司的办事机构及工厂有客餐安排的，不得另填伙食补助；（5）长期出差、工作借调及受指派到异地蹲点工作的工作人员，凡在同一地区连续滞留10日以上时，对超过日数的补贴按每天15元标准进行伙食补助。对公司安排到汕头、四川化工厂或紫光厂开展业务的人员按第（4）条办理。第七条 住宿费用7.1基本报销费用标准（1）出差地为京、津、沪、穗、经济特区其基本住宿报销标准为每天160元，部门经理级住宿报销标准为每天200元。（2）其他地方出差的，基本住宿报销标准为每天120元，部门经理级住宿报销标准为每天160元。（3）公司高层管理人员住宿标准根据公务情况自行安排，原则上控制在350元以内。（4）随同高层人员出行的低职人员，确实无法按原标准执行时，住宿费可由高层人员统一报销。（5）同行出差办事的人员，必须协同办理交通和住宿事宜，避免人为浪费现象。报销费用时安排一人报销，在单据上注明同行人员并经同行人员签字证明，不得分开报销及重复报销。7.2公司与当地的宾馆饭店签订协议，出差人员须优先考虑到签约宾馆住宿。7.3住宿发票应详细填列住宿人员姓名或所属公司名称、住宿起止时间、人数等。7.4住宿费用超过标准，出差人员要承担超支部分的30%，有节约的可按节约部分奖励30。特殊情况经请示单位负责人的除外。7.5出差地在出差人家庭所在地城市的，不允许报销当地住宿费。第三章 业务招待费报销制度第八条 业务招待费的定义是指企业为经营开展业务的合理需要而支付的费用，严格控制业务招待费的开支，非招待客户或其他公务用餐，原则上不得报销。第九条 招待费开支具体规定9.1业务招待费总体控制标准：按实现销售额的比率核定限额，财务部门凭发票在限额内据实入账。具体比率标准为：（1）全年销售额1500万元的，在不超过年销售额的5内开支；（2）1500万元全年销售额5000万元的，不超过该部分的3；（3）5000万元全年销售额1亿元的，不超出过该部分的2；（4）全年销售额1亿元的，不超过该部分的1。；此处销售额定义：为扣除折让后的销售净额。此总额控制标准为考核业务招待费开支的最高限额，财务部门每月应按上月销售净额计算并预提招待费，并且以当月已累计预提减去累计核销后的余额作为控制标准，严禁超标准开支。9.2具体执行办法9.2.1职务招待（指联络感情、沟通工作的企业内部员工招待）费用报销最高限额如下: 职能部门 月度最高限额生产基地或职能部门（总经理/副总经理 ） 1000/800副总级以上干部招待内部员工，要本着节约的原则，严格控制费用支出，原则上控制在50元/人/次范围内。非聚餐的娱乐招待，不能同时与聚餐举行。娱乐招待费用控制标准同聚餐标准。原则上，副总级以上的干部招待内部员工聚餐或娱乐，一月内不能超过两次，招待同部门或同批次人员原则上一个季度不超过一次。副总级以上的干部到分公司或生产基地出差，原则上，不能接受当地的招待。同时，也要严格控制内部招待，确实需要鼓舞士气或对当地成绩优异给予奖励性的招待，原则上，一个季度不超过一次，同时当次对当地人员的内部招待费用控制标准不超过50元/人/次；10人以上，不超过40元/人/次。副总级以上的干部一个月度总的内部招待费用不能超过上述规定的月度限额。部门经理级人员对本部门人员的内部招待原则上禁止，特殊情况下，报所分管职能中心负责人（生产基地报基地负责人）批准，原则上，审批部门经理级人员对本部门人员的内部招待半年度不超过一次，当次招待控制标准不超过50元/人/次。9.2.2非营销部门的业务招待费单笔招待费开支的审批权限规定：单笔招待费审批审批人200元以下分公司经理/生产基地公司总经理200元以上-500元以下职能中心分管总经理500元以上集团总经理9.2.3 营销部门的业务招待费控制标准：销售业务人员当月的招待标准按其上月负责区域的销售额计提招待限额，原料销售额按1预提，试剂按销售额的1.5预提，年度计划开发客户的特殊招待费用可以提出申请并经部门经理及分管副总经理和财务中心总经理以及集团总经理批准后交财务部备案方可执行，见客户开发计划费用申请表（无具体的控制标准）。9.2.4营销部门单笔招待费开支的审批权限规定：单笔招待费审批审批人200元以下分公司经理/子公司部门经理200元以上-500元以下分管副总500元以上-800元以下营销中心总经理/子公司总经理800元以上集团总经理9.3所有招待费的发生必须先填写招待申请单或预先电话请示并征得同意，同时在一个工作日内补签招待申请单，报销时作为附件，并由财务审核填上“本年度招待余额”和“已超标金额”。9.4财务部门必须严格按限额标准控制，并每月初提醒分公司经理或子公司总经理，如总额超标准则必须先向财务中心副总经理和集团总经理申请并经批准方能报销，否则，追究财务部门的责任。9.5所有副总以上级别人员的招待费用开支必须由财务副总经理审核、集团总经理批准方能报销，所有超费用限额标准的招待费必须经财务副总经理审核、集团总经理批准方能报销。（汕头工作的副总级以上人员的报销可由汕头财务经理审核后直接交集团总经理或董事长批准。）9.6报销业务招待费时必须凭有效的发票或合法的单据填写，填写时必须注明招待的单位或人员、招待的内容、招待的时间、地点，否则财务有权不予报销。9.7公司各级管理人员或业务人员到各分公司出差，一律不得参加分公司安排的招待宴请，分公司也不得主动招待出差人员，否则财务一律不得报销。9.8副总级以上人员出差期间如果确因工作需要可在其招待限额内安排一次招待，费用由副总级人员向总部报销（在职务招待费用限额内核销）。9.9各单位务必严格控制陪客人数，无论对方客户来人多少，原则上只能安排本单位1-2人陪客。9.10个人必须自行承担的业务费：（1）超出限额部分；（2）无计划或未经请示的招待费。第四章 通讯费报销制度第十条 固定电话按部门年度预算控制，严禁使用办公室电话办私事或闲谈。各级行政部门负有管好办公室电话的责任。第十一条 本公司员工符合下列条件之一者，其使用手机用于公司业务的电信费用单据给予报销。（1）公司主管级以上职务者及营销业务人员。（2）其他受公司委派临时出差、确需使用手机的人员。（3）本人因工作需要提出申请，按程序经所在部门及分公司负责人、集团行政与人力资源部总监及财务中心副总经理审核后，报集团总经理批准。第十二条 报销及补助标准：见附页费用报销审批制度-手机通讯费报销限额第十三条 实行激励机制或通讯费在工资总额内核定者，费用自行负责。第十四条 实际报销金额应按费用发票的数额内且在上述标准范围内，超过限额部分营销人员承担20%，其他人员承担100%，副总级以上人员当月因出差等原因手机费用超出月度额度30%部分自行承担，董事会成员手机费用实报实销。第十五条 所有通信费用报销凭证必须是打印发票，并且是本人在人力资源部备案使用的电话号码，其他充值发票不允许报销。第五章 其他费用报销制度第十六条 办公物品、生产易耗品16.1所有办公用品、电脑耗材及相关易耗品的购买发放归口行政部门管理，没有设置行政部门的销售分公司其购买管理权归财务部，未经授权其他部门不得自行采购。16.2 耐用办公物品（暂定50元以上）的购置必须填写物资购置申请单，由有管理权的部门集中购买。16.3预算内的子公司由总经理（分公司由经理）审批后交行政部门（分公司由财务部）购买，预算外的购置一律由集团财务中心副总经理及集团总经理审批才能购置。16.4购买办公用品须有验收手续，对办公用品应建立领用登记制度，详细登记领用发出情况并每月报送明细清单给财务部，以便财务部进行相应的核算，销售分公司由财务主管指定的专人负责购置和领用登记。50元以上的耐用办公物品须建立办公物品清单。第十七条 驻外房租管理17.1 驻外人员的住宿统一由公司按排，住宿的租赁或重租变更须填写房屋租赁申请表，经集团行政与人力资源部和财务中心副总经理审批后报集团总经理批准方可租赁。17.2 原则上外派销售代表由公司统一住宿，二个或三个人一个房间，驻外副经理级以上人员可以享受单人房间，驻外副总经理级以上人员的房租和费用由集团总经理审批，住宿标准为2000元以内（只限广州、上海、北京），其他地方须作相应下调500-1000元。17.3 针对广州、上海、北京的特殊情况，因家庭或其他原因，不在公司提供的租房居住者，而自行租房，经申请审批同意由公司提供住房津贴，与当月薪资一同发放。具体规定如下：17.3.1 下列人员享受住房津贴A. 部门经理级以上人员；B. 资深销售代表且在广州、上海、北京无自有住房者；C. 特殊情况，集团总经理特批者。17.3.2 有下列情况的人员，不能享受住房津贴：A. 新入职者并与人力资源部门在面试时已经约定不提供住房者；B. 广州、上海、北京已有自有住房者；C. 非新入职，公司原及现在未提供住房者(原入职时与人力资源部门在面试时已经约定不提供住房)；D. 主管级以下人员。17.3.3 住房津贴标准A. 主管级及以下人员(含资深销售代表)，400元/人/月；B. 部门经理级人员（含副经理），800元/人/月；C. 副总级以上人员，2000元/人/月。（包括水、电等杂费）17.3.4 自行租房，并享受公司住房津贴者，不再享受公司规定（下面第十九条规定）的水电费用补贴。17.3.5 其他地方欲自行租房者，按以上标准的70%给予补贴。第十八条 水电费管理办公场所水电费的开支按在预算内开支，外派驻外工作并由公司统一安排租宿的员工，其水电煤气等费用的控制标准为60元/人/月，夏季为80元/人/月（只限广州、上海、北京），其他地方相应下调20元，其超预算的个租和水电费煤气费按人平均分摊并从工资中扣回。享受住房津贴者不适应此条款。第十九条 汽车费用的管理19.1设有行政部门的子公司所有车辆由行政管理部门负责日常的调配和维护管理，没有设立行政部门的销售分公司由总部行政与人力资源部负责管理。19.2汽车费用实行按车辆考核制度，无论是个人还是专职司机报销汽车费用时都必须填写汽车费用报销明细表，报销汽车过路过桥费，应在发票上注明事由、时间、地点等，经相关人员证明方可作为报销依据，填报时必须把单据按实际发生日期分开粘贴，否则不予报销。19.3公司车辆管理部门每月应组织编制车辆费用支出月报表，详细记录反映车辆费用开支情况，作为财务审核和公司领导审批的重要依据。19.4凡因司机违规而被交管部门罚款，其费用原则上应由当事人承担。特殊情况下，经所在公司负责人审定并报集团总经理审批可酌情予以报销。19.5公司行政管理部门可出具车辆管理细则经集团总经理审批后颁布执行。19.6路桥费应由本公司乘车人员支付；如果接送外单位人员，应由申请用车人支付。19.7车辆年审费、路桥费年票，统一行政与人力资源部负责办理。19.8车辆修理费按行政与人力资源部发布车辆维修管理办法执行。19.9如果车辆不幸发生事故，根据有关责任认定书，扣除保险公司赔款后所发生的净损失原则由当事人负责。特殊情况，应由行政与人力资源部提请集团财务副总经理及集团总经理酌情处理。第六章 报销及付款程序第二十条 报销及付款20.1 费用的报销由经办人依据公司相关的费用报销制度的规定，取得正规票据单据填列费用报销单，差旅费报销须填写差旅费报销单，汽车费用、办公费、业务招待费实行按月考核制，一般情况下一月一报，最多不超过两次，最迟不得推迟两个月报销。确实没法取得正规的单据须经财务主管同意并分开另行填列说明，否则财务不予报销。20.2 销售分公司报销实行直线归口管理原则，费用报销按相应的报销制度规定由财务审核，报分公司经理批准，财务主管和分公司经理的费用由直接上司审批方能报销。（流程如下：）符合制度规定权限的费用报销分公司经理和主管财务中心副总经理集团总经理职能中心分管副总经理财务主管审核出纳复核付款分公司经理经办人超过权限和标准的费用报销20.3集团总部及子公司的费用审批实行上级负责制，一般职能部门的符合制度规定的费用由部门经理审批后，报财务部审核，报子公司总经理或生产基地总经理批准即可报销。（流程如下：）子公司总经理及职能中心总经理或分管副总经理费用和超标准费用报销符合制度规定权限的费用报销经办人部门经理出纳复核付款财务经理审核子公司总经理职或能中心总经理财务中心副总经理集团总经理20.4副总级以上人员的费用报销以及所有超规定标准的费用报销必须由报集团财务副总经理审核，集团总经理批准。（汕头工作的副总级以上人员的报销可由汕头财务经理审核后直接交集团总经理或董事长批准）20.5 所有签名必须标明签字日期，按年月日顺序排列，如2006年9月1日应写为：2006-9-1。第二十一条 原始凭证有效性的规定22.1经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销：=税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；=财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；=邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。22.2经办人取得的合法凭证，按以下要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予报销：=“客户名称”一栏按其所属单位的名称填写，例如：总部管理人员其“客户名称”为“广东西陇化工有限公司”，其他分支机构按相应的公司名称填定；不允许采用“*办事处或*分公司”的名称，必须是完整的公司名称。=“品名规格”一栏按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单；=“金额”一栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“”封头，尾数为“0”时以“零”填充；=开票人：填写具体完整的开票人姓名；=发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见；=票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造；=经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起