速达基础资料.docx

基础资料会计工作是严谨而又规范的，特别是在实行网络化、数字化管理时更应认真对待各项工作。会计信息系统的基础资料录入关系到整个系统运行状况和结果，因此须引起重视。基础资料的设置是开展各项工作的前提，首先需要根据单位的实际情况，赋予各会计人员相应的权限，然后根据分工的不同，进行基础资料的录入。在本系统中绝大多数的资料采用列表形式显示，少数资料以树状的形式显示。这此资料均提供了新增、编辑、删除、刷新、查找、打印的功能。对列表的操作（刷新、查找、打印）请查看第三章 常见操作。考虑到各企业在使用本系统时有些模块不一定选用，因此与出纳管理、固定资产管理模块、现金流量模块相关的基础资料设置将在各业务章节进行介绍。值得注意的是所有的基础资料均具有如下特点：1、 同一资料的编号不可重复2、 己使用的基础资料不可删除3、 所有的资料提供暂停使用和恢复暂停使用的功能4、 名称、编号为必录入项目会计科目一、功能简介会计中最基本的汇总工具就是账户。它是在一定时期内详细登记某项资产，负债或所有者权益等要素变化的相关科目。为了获得更详细的会计信息，科目往往分为多级，我们常常所说的分类账就是这些账户集中起来的统称。在会计电算化中，对科目的设置需从企业的各项管理需要出发认真细致、科学地设置好会计科目。二、操作路径资料会计科目。会计科目共分六大类（本系统以2006年会计准则为例），每次在窗口中显示的仅是一类会计科目，单击窗口上端的某一个页面，则可显示相应类别的会计科目。会计科目操作指南一、新增会计科目(一)新增同级科目（1）选择任意一级的某个会计科目，然后单击编辑增加同级；（2）编辑该科目的所有信息，包括科目编码、名称、余额方向等；A. 编码：系统会提供一个缺省值，用户也可以自行定义，但其宽度须与系统初始设置的该级科目编码的宽度一致；B. 名称：输入该科目相应的名称。对己使用科目的编码或名称进行修改时，将会更新以前的历史资料，请您务必注意；C. 科目助记码：帮助记忆会计科目的符号。在录入凭证时，为了提高会计科目的输入的速度可以用助记码来帮助科目录入；D. 核算现金流量：为了正确编制现金流量表，凡是现金流量表中所涉及到现金流入流出的科目必须定义此项设置。在本系统将现金、银行存款、其它货币资金默认设置须核算现金流量；E. 核算外币：用于设定该科目是否有外币核算。如需核算，先单击“核算外币”前的空格打“”，再单击“外币币种”栏中的下拉按钮，从中选择您所需核算的外币币种，一个科目只能核算一种币种。这里的外币币种是您在币种资料中录入的。您在此处对核算币种的定义将会涉及到今后的会计业务处理，如果定义为核算外币，则该科目发生业务时，系统将允许使用外币处理窗口（如凭证录入），否则将只允许使用记账本位币处理；F. 余额方向：定义该科目的余额方向。余额方向的设置关系到该科目期初余额的计算，请务必设置正确；G. 辅助核算项目：系统设置了货品、部门、员工、项目、数量等多个辅助核算项目。一方面可以简化科目体系，例如：企业的往来客户单位有1000个以上，如果将往来客户设置成明细科目，那么，应收账款的二级科目至少达到1000多条；另一方面可以对同一个数据，提供多口径分析，可实现多项目的组合关系查询。辅助核算项目应针对最低一级明细科目进行设置，否则无法满足您的要求。账套启用后，如果对科目的辅助核算项目进行设置时，您无法录入该项辅助项目的初始数据；这种情况会造成总账与辅助项目总账汇总出的数据会出现不一致的情形，请您务必注意；其中：“核算数量”：用于设定该科目是否有数量核算。如需核算，还需设置对应的计量单位。您在此处对核算数量的定义将会涉及到今后的会计业务处理，如果定义为核算数量，则该科目发生业务时，系统将要求您输入数量、单价资料（如凭证录入），并自动登记数量金额账，否则将不作要求；H. 凭证需要经过出纳签字才能被登账：如果选择此项，则在凭证分录中含有此科目的凭证必须经出纳签字后才能登账。系统将现金、银行存款、其它货币资金默认设置为凭证须经出纳签字；I. 暂停使用：科目的使用状态。选择此项，该科目在编制凭证时将不能被使用。（3）设置完毕后，单击保存新增，保存此项设置，并增加新的科目；单击保存退出按钮保存该会计科目并关闭对话框；单击取消退出按钮则放弃对该科目的编辑操作并关闭对话框。（二）新增下级科目（1）选择任意一级的某个会计科目，然后单击编辑增加下级；（2）下级科目由系统自动编号，您也可以手工修改；（3）其他项目的操作与增加同级科目的操作完全相同，请参照执行。注意：您可以在己经使用的最低一级明细科目下增加明细科目，系统自动将原科目中的所有数据，转入新增加的明细科目中，包括科目的期初数据，己填制凭证中的有关数据，己经登账的有关数据等。二、修改会计科目1、选择一个您将要修改的会计科目。2、单击【修改】按钮，弹出【修改科目】对话框（同新增科目对话框）。3、修改任何您需要修改的部分。4、单击【保存退出】按钮保存对该会计科目的修改，并关闭对话框，单击【取消退出】按钮则放弃对该科目的修改操作并关闭对话框。注意：对于发生过会计业务后的会计科目，则不允许修改会计科目的代码和币种（该项目以不能编辑的灰色状态显示），其他项目允许修改。三、删除会计科目1、选择一个您将要删除的会计科目。2、单击【删除】按钮。3、如果该科目未发生过任何业务包括初始数据的设置，则系统弹出一对话框，询问您是否确实要删除该会计科目。选择【确定】，则相应的会计科目被删除，选择【取消】，则放弃删除会计科目的操作。4、如果该会计科目已经发生过业务，或者已有过初始数据，系统将提醒您不能删除该会计科目。往来单位功能简介企业每时每刻会与各种交易实体发生各种经济行为，在此过程中需要将基于经济活动的往来业务进行真实，详细记录。本系统将上述交易实体设置为供应商、客户、其他单位三种类型，您可以利用本模块记录上述实体的档案资料。操作路径资料往来单位。操作指南（一）新增往来单位1. 在基础资料往来单位窗口，单击【编辑】按钮，在弹出的菜单中选择【增加】，系统进入新增往来单位的对话框； 2. 该对话框中其有两个页面：联系信息和其他信息页面。您可根据需要录入所需的信息。其中名称、编码、往来类型不能为空，编码项必须唯一。其它各项可以根据需要自己决定是否录入； 3. 以上数据完毕，单击【保存新增】或【保存退出】按钮，即可保存此项数据。 （二）修改往业单位资料在往来单位列表中选择要修改的往来单位，单击【编辑】按钮，在弹出菜单中选择【修改】，或直接双击该往来单位，均可以修改当前往来单位。（三）删除往来单位在往来单位列表中选择要删除的往来单位，单击【编辑】按钮，在弹出的菜单中选择【删除】按钮，可以删除被选择往来单位。【提示】己经使用的往来单位不能被删除，只能被修改或暂停使用。部门一、功能简介如果需要进行固定资产管理以及部门项目的辅助核算时，均会引用到部门。因此部门资料的设置是开展上述工作的前提。二、操作路径资料部门。操作指南（一）新增部门（1）在部门列表中，单击【编辑】下拉按钮，在弹出的窗口中选择【增加】,系统进入新增部门的对话框；（2）在该对话框部门名称框中录入相关数据； （3）单击【保存新增】或【保存退出】,即可保存此项数据。（二）修改部门（1）从部门列表窗口中选择一个您要修改的部门； （2）单击编辑菜单下的【修改】按钮，弹出一“基础资料-部门”窗口； （3）在该窗口中，修改部门名称资料； （4）单击【保存退出】按钮，保存对该部门资料所做的修改，并关闭该窗口； （5）单击【取消退出】按钮，则放弃对当前部门的修改操作。（三）删除部门（1）从部门列表窗口中选择一个您要删除的部门； （2）单击编辑菜单下的【删除】按钮； （3）如果该部门资料未在任何业务中使用过，则系统弹出一对话框，询问您是否确实要删除该部门资料。选择【确定】，则相应的部门资料被删除，选择【取消】，则放弃删除部门资料的操作； （4）如果该部门资料已在业务中使用过，则系统给出提示，您不能删除该部门资料。项目一、功能简介本模块用来记录您的公司中所有需要单独核算项目的项目名称资料，方便您在以后的业务处理中使用。二、操作路径资料项目。三、新增项目资料1、单击编辑菜单下的【增加】按钮，弹出一窗口。2、在“项目名称”编辑框中输入项目的名称。3、单击【保存新增】按钮保存当前的项目名称，并继续新增其他项目名称。4、单击【保存退出】按钮则保存当前新增的项目名称，并关闭该窗口。5、单击【取消退出】按钮则放弃对当前项目名称的编辑操作。6、单击“暂停使用”前的方框打，在发生核算业务时将不允许选择该项目资料。四、修改项目资料1、从项目资料列表窗口中选择一个您要修改的项目资料。2、单击【编辑】按钮，在弹出的下拉菜单中选择修改3、在:“基础资料修改”窗口中，修改项目名称资料。4、单击【保存退出】按钮，保存对该项目资料所做的修改，并关闭该窗口。5、单击【取消退出】按钮，则放弃对当前项目资料的修改操作。五、删除项目资料1、从项目资料列表窗口中选择一个您要删除的项目资料。2、单击编辑菜单下的【删除】按钮。3、如果该项目资料未在任何业务中使用过，则系统弹出一对话框，询问您是否确实要删除该项目资料。选择【确定】，则相应的项目资料被删除，选择【取消】，则放弃删除该项目资料的操作。4、如果该项目资料已在业务中使用过，则系统给出提示，您不能删除该项目资料。员工一、功能简介在员工辅助核算项目中，会引用到员工，因此必须事先在基础资料模块中设置好员工资料。二、操作路径资料员工。操作指南（一）新增员工1、在员工列表窗口中，单击编辑增加；2、在该对话框员工名称框中录入相关项目数据：（1）编号：是区分不同员工的唯一标识，不允许重复； （2）部门：员工所属的部门，在计提工资费用以及计提三费时可以按部门分配；（3）员工类别：除了按员工进行分类管理外，还可以按员工类别分配工资费用以及计提三费；（4）工资计算方法：选择【月度】时，工资的组成形式不含计件工资数据，选择【计件】时，工资的组成形式包括计件工资，你可以在计件工资模块录入该员工的计件工资数据；（5）工资银行账号：在使用银行代发工资模块时，将引用每个员工的工资银行账号；（6）在职标志：取消此项，该员工将不会显示在工资表以及相关的工资报表中，编制凭证分配员工辅助项目数据时，不会显示在该下拉列表中。注意：员工项目一旦被其他项目引用，该员工资料即不允许被随意删除，因此对于离职的员工，您可以选择取消此选项达到使用目的。3、单击【保存新增】或【保存退出】,即可保存此项数据。（二）修改员工（1）从员工列表窗口中单击某一条记录，选择一个您要修改的员工；（2）单击编辑菜单下的【修改】按钮，弹出一“基础资料-员工”窗口；（3）在该窗口中，修改员工资料；（4）单击【保存退出】按钮，保存对该员工资料所做的修改，并关闭该窗口；（5）单击【取消退出】按钮，则放弃对当前员工资料的修改操作。（三）删除员工（1）从员工列表窗口中选择一个您要删除的员工；（2）单击编辑菜单下的【删除】按钮；（3）如果该员工资料未在任何业务中使用过，则系统弹出一对话框，询问您是否确实要删除该员工资料。选择【确定】，则相应的员工资料被删除，选择【取消】，则放弃删除员工资料的操作；（4）如果该员工资料已在业务中使用过，则系统给出提示，您不能删除该员工资料。货品一、功能简介本模块用来记录您的公司中所有需要单独核算的项目的货品名称资料，方便您在以后的业务处理中使用。二、操作路径资料货品。三、新增货品资料1、单击编辑菜单下的【增加】按钮，弹出一窗口。2、在“货品名称”编辑框中输入货品的名称。3、单击【保存新增】按钮保存当前的货品名称，并继续新增其他货品名称。4、单击【保存退出】按钮则保存当前新增的货品名称，并关闭该窗口。5、单击【取消退出】按钮则放弃对当前货品名称的编辑操作。6、单击“暂停使用”前的方框打，在发生核算业务时将不允许选择该货品资料。四、修改货品资料1、从货品资料列表窗口中选择一个您要修改的货品资料。2、单击【编辑】按钮，在弹出的下拉菜单中选择修改。3、在:“基础资料修改”窗口中，修改货品名称资料。4、单击【保存退出】按钮，保存对该货品资料所做的修改，并关闭该窗口。5、单击【取消退出】按钮，则放弃对当前货品资料的修改操作。五、删除货品资料1、从货品资料列表窗口中选择一个您要删除的货品资料。2、单击编辑菜单下的【删除】按钮。3、如果该货品资料未在任何业务中使用过，则系统弹出一对话框，询问您是否确实要删除该货品资料。选择【确定】，则相应的货品资料被删除，选择【取消】，则放弃删除该货品资料的操作。4、如果该货品资料已在业务中使用过，则系统给出提示，您不能删除该货品资料。凭证模板一、功能简介面对相同的经济业务每次编制凭证均需重复地编制会计分录，这是一件非常令人繁琐的事情。本系统提供了在编制凭证时引用凭证模板的功能达到快速编制凭证的目的，但需要您首先在凭证模板库事先设置各种经济业务对应的会计分录。二、操作路径资料凭证模板。操作指南（一）新增凭证模板1、单击【编辑】按钮，在下拉菜单中选择【增加】。2、在弹出的窗口中，在模板名称方框中录入模板的名称、在凭证类型中选择所属凭证类型。然后依次录入该模块应录入的各项分录数据，您还可随时通过单击【删除选定分录】按钮，删除某条分录。3、模板定制完毕后，单击【保存新增】,将保存此项模板，并新增一新的模板，供您定义。（二）修改凭证模板1、在上图中选择某凭证模板，单击【编辑】按钮，在下拉菜单中选择【修改】按钮或双击该模板，系统会弹出凭证模板的修